3.3. Một số giải pháp hoàn thiện việc tổ chức công tác kếtoán tại công ty cổ
3.3.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kếtoán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế có liên quan đến Công ty. Để hoàn thiện hệ thống sổ kế toán của Công ty và đảm bảo việc cung cấp đầy đủ thông tin cho báo cáo tài chính thi phòng kế toán cần phải hoàn thiện lại hệ thống sổ kế toán theo hướng sau:
Thứ nhất, hoàn thiện quy trình ghi sổ kế toán. Trưởng phòng kế toán cần rà soát quy trình ghi sổ kế toán hiện tại, bổ sung quy định mới (nếu thực sự cần thiết) và yêu cầu các kế toán viên phụ trách phần hành tuân thủ đúng quy trình kế toán đã xây dựng, không được bỏ sót hay cắt giảm quy trình trong thực tiễn kế toán. Ví dụ: Quy trình ghi sổ mua hàng hóa phát sinh trong kỳ yêu cầu kế toán viên khi nhận được bộ chứng từ phải tiến hành kiểm tra chứng từ đảm bảo hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, được phê duyệt đầy đủ mới tiến hành ghi sổ kế toán, thực hiện thanh toán chuyển khoản/tiền mặt khi đến hạn phải thanh toán theo hóa đơn, hợp đồng. Kế toán viên bắt buộc phải kiểm tra bộ chứng từ bao gồm: hợp đồng mua bán ký kết giữa Công ty VCS và bên cung cấp dịch vụ; biên bản bàn giao hàng hóa; hóa đơn giá trị gia tăng do bên cung ứng dịch vụ cung cấp và các chứng từ khác kèm theo (nếu có) để đảm bảo: hóa đơn giá trị gia tăng phản ánh đầy đủ các thông tin bắt buộc như tên Công ty, mã số thuế, địa chỉ theo đăng ký kinh doanh, ngày trên hóa đơn phải sau ngày hợp đồng bán hàng, đơn giá trên hóa đơn khớp với đơn giá thỏa thuận trên hợp đồng, hóa đơn đã có đầy đủ dấu, chữ ký theo quy định. Tránh trường hợp, kế toán viên làm ẩu, không kiểm tra chứng từ cẩn thận mà vẫn tiến hành ghi sổ kế toán, thanh toán cho khách hàng. Đến cuối kỳ khi làm thủ tục kê khai thuế mới phát hiện hóa đơn giá trị gia tăng có sai sót, sai thông tin, thiếu dấu của đơn vị cung ứng dịch vụ hay số tiền bằng chữ trên hóa đơn không khớp với số tiền bằng số.
Thứ hai, hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung trên phần mềm kế toán VCS Enterprise do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, các mẫu sổ này đã đáp ứng được nhu cầu theo dõi và cung cấp thông tin kế toán tại đơn vị tuy nhiên chỉ đáp ứng yêu cầu quản lý ở
mức độ tổng thể, công ty vẫn phải lập các sổ chi tiết như sổ tổng hợp chi phí, sổ theo dõi công nợ chi tiết ngoài excel. Công ty nên thiết lập thêm hệ thống sổ chi tiết này trên phần mềm kế toán để có thể cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, giảm khối lượng công việc thủ công.