2.2. Thực trạng tổ chức công tác kếtoán tại công ty cổ phần công nghệ VCS
2.2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kếtoán và luân chuyển chứng từ tạ
chứng từ tại công ty
Hệ thống chứng từ có ý nghĩa quan trọng với việc tổ chức kế toán trong Công ty. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo tính quản lý chặt chẽ, tính hợp lý và hợp lệ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
* Lựa chọn chứng từ
Hệ thống chứng từ của Công ty được xây dựng dựa trên danh mục chứng từ do Bộ Tài chính ban hành - Phụ lục III kèm theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa về chứng từ kế toán. Doanh nghiệp đã xác định đầy đủ các loại chứng từ cần dùng phù hợp với quy định hiện hành và chu trình kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, như chứng từ kế toán
tiền mặt gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê quỹ. Chứng từ kế toán về TSCĐ gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ...Tác giả xin minh họa danh mục chứng từ đang sử dụng tại Công ty theo phụ lục 02 - Một số biểu mẫu chứng từ đang sử dụng tại Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam.
Việc lập và luân chuyển chứng từ được thực hiện tương đối khoa học, hợp lý. Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty đã được phân thành các bước cụ thể như sau:
Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty CP công nghệ VCS Việt Nam * Lập chứng từ
Đối với các chứng từ bắt buộc: Kể từ khi thành lập Công ty tính đến ngày 31/12/2016 chứng từ của công ty đều được lập theo đúng biểu mẫu đã ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006, từ ngày 01/01/2017, theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 - Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, tất cả các chứng từ đều thuộc loại hướng dẫn, doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu và phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán, do đó công ty vẫn sử dụng các mẫu chứng từ theo QĐ 48/2006. Hệ thống chứng từ kế toán được chia thành 5 nhóm: Lao động tiền lương, Hàng tồn kho, Bán hàng, Tiền tệ, và Tài sản cố định.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của Công ty đều được lập chứng từ. Chứng từ được lập đầy đủ số liên theo quy định. Hóa đơn sử dụng tại Công ty là hóa đơn tự in và được Cục thuế TP Hà Nội cho phép ban hành (Tác giả xỉn minh họa mẫu hóa đơn giá trị gia tăng sử dụng tại Công ty theo
phụ lục 02- Một số biểu mẫu chứng từ đang sử dụng tại Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam).
Ngoài các mẫu biểu chứng từ bắt buộc được sử dụng, Công ty sử dụng thêm một số mẫu biểu chứng từ mang tính hướng dẫn và được nghiên cứu, thiết kế lại cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình. Cụ thể, các mẫu chứng từ hướng dẫn đã và đang áp dụng tại Công ty: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng thanh toán công tác phí... (Minh họa theo phụ lục 02 — Một số biểu mẫu chứng từ đang sử dụng tại Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam)
* Kiểm tra chứng từ
Công tác kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ được tiến hành kịp thời và chặt chẽ, đảm bảo chứng từ gốc phản ánh đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo sự phân công trách nhiệm của kế toán trưởng Công ty: kế toán phụ trách phần hành nào thì có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm trạ chứng từ nghiệp vụ liên quan tới phần hành đó.
Trước khi chuyển chứng từ sang phòng kế toán kiểm tra và trình Giám đốc ký duyệt thì trưởng các bộ phận phát sinh nghiệp vụ kinh tế phải ký xác nhận nội dung của chứng từ. Sau chi chứng từ được ký duyệt đầy đủ, kế toán tiến hành thu tiền hoặc thanh toán tiền hoặc ghi nhận công nợ khách hàng.
* Sử dụng chứng từ
Sau khi hoàn tất các thủ tục thanh toán, kế toán tiến hành phân loại chứng từ, nhập liệu vào phần mềm kế toán VCS Enterprise và in phiếu thu, phiếu chi hoặc phiếu kế toán tổng hợp lưu kèm với chứng từ gốc. Công việc này được thực hiện hàng ngày ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền mặt tại quỹ.
Việc ghi sổ kế toán được thực hiện hoàn toàn bằng phần mềm trên máy vi tính với các loại chứng từ được mã hóa sẵn trên máy. Công việc này được thực hiện bởi kế toán viên phụ trách từng phần hành. Các máy tính của Công ty được kết nối mạng với nhau do đó dễ dàng thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu và thực hiện các công việc khác khi cần thiết. Khi có yêu cầu của người sử dụng thông tin, kế toán có thể in ra các sổ kế toán chi tiết của các tài khoản, báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết phát sinh các tài khoản.
Công ty đã tiến hành phân quyền truy cập, sử dụng các phần hành trên hệ thống phần mềm kế toán VCS Enterprise, đảm bảo cho các kế toán viên đều thực hiện thuận lợi phần hành mình đảm nhiệm. Các kế toán viên khác có thể truy cập để tra cứu thông tin phần hành liên quan nhưng không có quyền sửa đổi hay xóa thông
tin của kế toán phụ trách trực tiếp phần hành. Việc phân quyền truy cập, xem thông tin trên hệ thống phần hành kế toán VCS Enterprise đảm bảo cho thông tin đã được tạo, chỉ được phép chỉnh sửa, xóa bởi người thực hiện, tránh việc chỉnh sửa, xóa dữ liệu do nhầm lẫn của kế toán viên.
Ví dụ về trình tự lập và luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền: Khi có yêu cầu mua phần mềm của khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành ghi nhận thông tin của khách hàng đồng thời gửi yêu cầu cho kế toán bán hàng để lập hóa đơn, hợp đồng đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán thanh toán tiến hành theo dõi công nợ phải thu và tình hình thanh toán của khách hàng. Hiện tại công ty hạch toán theo nguyên tắc phải thu (cơ sở dồn tích), theo đó mọi nghiệp vụ bán hàng của công ty phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì các bộ phận nghiệp vụ có liên quan phải kịp thời báo phát sinh cho kế toán để hạch toán và theo dõi công nợ trên sổ sách kế toán.
Ví dụ về trình tự lập và luân chuyển chứng từ tại công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
Hóa đơn giá trị gia tăng
Sơ đồ 2.4. Trình tự lập và luân chuyển hóa đơn giá trị gia tăng tại công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam.
Ke toán bán hàng lập hóa đơn giá trị gia tăng thành 3 liên, một liên gửi khách hàng còn 2 liên lưu tại quyển sử dụng để kê khai thuế GTGT.
Tiep đó, kế toán bán hàng chuyển hóa đơn đã lập sang kế toán thuế kiểm tra thông tin về khách hàng, giá, các thông tin kỹ thuật của sản phẩm và ký nháy. Hóa đơn tiếp tục được chuyển cho Giám đốc Công ty ký, đóng dấu, ghi họ tên. Người mua hàng ký ghi họ tên vào hóa đơn. Trong trường hợp người mua sản phẩm ở các tỉnh thành, kế toán bán hàng chuyển liên thứ hai của hóa đơn GTGT cho bộ phận triển khai để gửi tới khách hàng hoặc gửi qua đường bưu điện cho khách hàng.
Ba liên của Hóa đơn được phân chia và luân chuyển như sau: Một liên lưu tại quyển (liên 1), sử dụng để kê khai thuế GTGT; một liên giao cho khách hàng (liên 2); và một liên thủ kho giữ lại ghi thẻ kho (liên 2). Định kỳ hàng ngày, kế toán bán hàng tiến hành ghi sổ kế toán. (Tác giả xin minh họa mẫu hóa đơn giả trị gia tăng theo phụ lục 02)
Sau khi xem xét thực trạng về công tác tổ chức vận dụng chứng từ tại Công ty, tác giả nhận thấy còn một số tồn tại sau:
Sổ tay kế toán Công ty có quy định: Kế toán viên phụ trách phần hành thực hiện nhập liệu số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ một cách kịp thời và đầy đủ vào hệ thống phần mềm kế toán VCS Enterprise. Sau đó, kế toán viên phải in đầy đủ chứng từ kế toán (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ thu chi, tiền gửi Ngân hàng, phiếu kế toán tổng hợp...) lấy đầy đủ chữ ký và lưu trữ cùng các chứng từ gốc kèm theo. Tuy nhiên, qua thực tế rà soát chứng từ thu chi tiền mặt, các phương án bán hàng, hóa đơn mua vào, bán ra tại Công ty cho thấy vẫn còn tồn tại một số thiếu sót sau:
Một là, Phiếu chi chưa được đánh số liên tục, hàng tháng vẫn còn hiện tượng số Phiếu chi bị bỏ trống, bỏ cách; đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng vẫn còn thiếu chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng.
Hai là, hóa đơn bán ra đa phần không có chữ ký của người mua hàng. Nguyên nhân này xuất phát từ thực tiễn kinh doanh của Công ty: kinh doanh sản phẩm cho khách hàng tỉnh ngoài. Sau khi phương án bán hàng được phê duyệt, kế
toán tiến hành chuyển hồ sơ hợp đồng cho bộ phận triển khai đưa tới khách hàng hoặc qua đường bưu điện nên các hóa đơn bán hàng đa phần không có chữ ký của người mua hàng. Một số hóa đơn bị sai, hủy bỏ hàng tháng do các nguyên nhân: Sai thông tin khách hàng (tên kế toán, thủ trưởng đơn vị, số tài khoản, địa chỉ), sai sót của kế toán viên, hàng bán trả lại...Tất cả các trường hợp hủy hóa đơn đều được tiến hành đúng thủ tục quy định và báo cáo với cơ quan chức năng quản lý của đơn vị.
Từ thực tiễn lưu trữ và quản lý chứng từ cho thấy: Các chứng từ tại Công ty đang được tổ chức quản lý theo cách thức: kế toán viên phụ trách từng phần hành sẽ có trách nhiệm sắp xếp và lưu trữ chứng từ vào các tệp liên quan. Sau khi kết thúc ghi sổ kế toán trên máy, các chứng từ kế toán được bảo quản, lưu trữ vào tủ tài liệu tại phòng kế toán. Các Phiếu thu và Phiếu chi được lưu trữ theo thứ tự thời gian phát sinh để dễ dàng cho việc kiểm tra chi tiết khi cần thiết.
Tuy nhiên, Công ty chưa thiết kế mẫu gáy tệp chung cho các loại chứng từ. Đa phần, kế toán tự tạo mẫu gáy tệp, mẫu bìa sổ nên khi quan sát hình thức tổng thể của tủ tài liệu, cách thức sắp xếp chứng từ sẽ thấy: chưa khoa học, chưa thực sự thuận lợi cho người tra cứu thông tin.
Phiếu chi
- Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt tại quỹ: quy trình lập và luân chuyển phiếu chi được minh họa như sau:
Sơ đồ 2.5. Trình tự lập và luân chuyển phiếu chi tại công ty Cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
. 511303. . Doanh' thu PM Ngân sách xã Quy trình lập và luân chuyển chứng từ bắt đầu khi nhân viên có nhu cầu chiVCS-EBUDGET tiền mặt (chi tạm ứng, chi mua VPP, xăng xe...) lập đề nghị tạm ứng hoặc đề nghị thanh toán theo nhu cầu thực tế chi tiền. Đề nghị này phải được trưởng bộ phận phê duyệt trước khi chuyển sang kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán khi nhận được đề nghị tạm ứng; đề nghị thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý của việc chi tiền, kiểm tra việc tuân thủ quy chế chi tiền mặt theo quy chế chi tiêu nội bộ tại Công ty cũng như tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kèm theo (nếu có). Sau khi đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán được kế toán trưởng, giám đốc duyệt chi, kế toán tiến hành lập Phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 3 liên theo quy định và sử dụng biểu mẫu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán VCS Enterprise.
Phiếu chi là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán thanh toán ghi sổ kế toán. Cuối ngày, thủ quỹ tập hợp các Phiếu chi cùng chứng từ gốc kèm theo giao cho Kế toán thanh toán để hạch toán vào phần mềm kế toán VCS Enterprise. Định kỳ cuối tháng, trưởng phòng kế toán soát xét lại chứng từ đi kèm Phiếu chi, đảm bảo Phiếu chi được chi đúng đối tượng, đúng mục đích, tuân theo quy chế tài chính Công ty và đã được ghi sổ chính xác. Phiếu chi được bảo quản trong phòng kế toán trong năm và hết năm được chuyển sang lưu trữ.