1.2. Những nội dung cơ bản của tổ chức công tác kếtoán trong doanh nghiệp
1.2.6. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác kếtoán và
toán và thiết lập hệ thống thông tin kế toán
Cùng với sự phát triển của nền sản xuất xã hội, sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, nhu cầu ngày càng cao về thu thập, xử lý thông tin nhanh nhạy để có những quyết định kịp thời, việc tổ chức trang bị và ứng dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông tin, chủ yếu là máy vi tính là một tất yếu.
Việc trang bị kỹ thuật tính toán cho công tác kế toán phải thích hợp với quy mô hoạt động của đơn vị, với khối lượng công việc tính toán và ghi chép cũng như phù hợp với khả năng cho phép. Để thực hiện tốt việc cơ giới hoá công tác kế toán, ngoài việc trang bị phương tiện kỹ thuật, phải thực hiện thống nhất chế độ kế toán ban đầu và chứng từ gốc, thống nhất hệ thống tài khoản, thống nhất hình thức kế toán, các mẫu sổ và chỉ tiêu kế toán.
Công nghệ thông tin có ảnh hưởng rất lớn đối với công tác kế toán trong doanh nghiệp, nếu biết ứng dụng công nghệ thông tin thì doanh nghiệp sẽ thu được những lợi ích sau:
- Giảm khối lượng công việc tổng hợp, tính toán, xử lý số liệu kế toán nhưng vẫn đảm bảo thu được kết quả nhanh chóng và chính xác.
- Giảm khối lượng nhân sự cần sử dụng để làm những công việc tổng hợp, tính toán, số liệu vì đã có máy vi tính làm thay.
- Giảm khối lượng ghi chép thông tin và không gian lưu trữ dữ liệu vì chúng ta có thể sử dụng đĩa cứng của máy để lưu trữ.
- Có thể đem dữ liệu từ nơi này đến nơi khác dễ dàng nhờ chép dữ liệu vào ổ đĩa di động.
- Có thể lưu trữ dữ liệu an toàn nhờ sử dụng mật khẩu, khi đó chỉ người nào biết mật khẩu mới có thể tiếp cận được dữ liệu trong máy.
công cụ hỗ trợ của máy. Việc điều chỉnh, thay đổi số liệu cũng được thực hiện dễ dàng mà không phải mất nhiều thời gian và cũng không phải tẩy xóa dữ liệu cũ.
Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích do công nghệ thông tin mang lại, người sử dụng cũng cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Chi phí về đầu tư tương đối lớn: Bao gồm chi phí mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị và chi phí đầu tư cho nhân viên hoặc chi phí thuê những nhân viên có trình độ chuyên môn để sử dụng, điều khiển máy móc thiết bị.
- Xây dựng một hệ thống kiểm soát tốt để ngăn chặn những người không liên quan tiếp xúc với dữ liệu và thông tin nhằm phá hoại hoặc thay đổi dữ liệu và thông tin trong máy.
- Đội ngũ nhân sự phải có trình độ chuyên môn nhất định mới có thể sử dụng máy móc thiết bị hiện đại và điều khiển chúng phục vụ hiệu quả.
Tin học hoá công tác kế toán và bồi dưỡng đào tạo cán bộ kế toán là một công việc cần thiết, lâu dài. Trong điều kiện tin học phát triển cao và được ứng dụng rộng, kế toán nên có kế hoạch áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác kế toán, thực hiện áp dụng kế toán trên máy vi tính, đồng thời có kế hoạch đào tạo cán bộ kế toán về trình độ nghiệp vụ để sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời chính xác đồng thời giảm thiểu chi phí.