2.1.1. Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần
công nghệ VCS Việt Nam
Công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam thành lập từ 2/7/2012 theo giấy phép số 010593356 do Sở Ke Hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp phép và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 4/7/2012. Công ty chuyên về nguyên cứu giải pháp phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kinh tế, tài chính, kế toán và thống kê trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong và ngoài khu vực công.
Trải qua hơn 5 năm hoạt động, VCS Việt Nam đã phát triển không ngừng về mọi mặt, trở thành một doanh nghiệp có quy mô, năng lực vững mạnh, khẳng định được thương hiệu, sức cạnh tranh của các sản phẩm, dịch vụ của mình trên thị trường với hơn 20.000 đơn vị khách hàng trải rộng trên hơn 20 tỉnh thành trên cả nước.
2.1.2. Hoạt động kinh doanh tại công ty cổ phần công nghệ VCS ViệtNam Nam
Ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm:
- Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính: chủ yếu là phát triển phần mềm ứng dụng và dịch vụ công nghệ thông tin trong quản lý kinh tế, các phần mềm chuyên sâu phục vụ quản lý chuyên môn, nghiệp vụ trong các cơ quan, tổ chức;
- Cung ứng các dịch vụ bồi dưỡng kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ, dịch vụ tư vấn hỗ trợ về chuyên môn, nghiệp vụ tài chính, kế toán;
- Các dịch vụ công nghệ thông tin khác như quản lý máy chủ, quản lý dữ liệu, hosting....
Tuy nhiên lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là cung cấp các sản phẩm phần mềm, công ty đã phát triển rất đa dạng các sản phẩm trên nhiều lĩnh vực như:
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ - Phần mềm kế toán đơn vị HCSN
- Phần mềm kế toán đơn vị Chủ đầu tư - Phần mềm quản lý tài sản công - Phần mềm quản lý thu
- Phần mềm quản lý nhân sự
- Phần mềm quản lý giáo dục trường học - Cổng thông tin điện tử trường học
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại công
ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
Công ty được tổ chức bộ máy theo mô hình Công ty cổ phần, cơ quan cao nhất Hội đồng quản trị, sau đó đến giám đốc điều hành và các phòng ban, đơn vị chức năng.
Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
2.1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần công nghệVCS Việt Nam VCS Việt Nam
❖ về lĩnh vực hoạt động kinh doanh sản xuất phần mềm:
Sản phẩm phần mềm là loại sản phẩm mang tính sáng tạo và có thể coi như một sản phẩm vừa mang tính hữu hình vừa mang tính vô hình, chính vì vậy nó có
sự khác biệt so với các sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất nói chung. Một số đặc điểm của sản phẩm phần mềm khác biệt với các sản phẩm khác như:
Thứ nhất, sản phẩm phần mềm có hàm lượng chất xám cao, được chứa đựng trong những vật mang tin như đĩa CD, USB..., giá thành chính của sản phẩm là những gì ghi trong sản phẩm mang tin đó và đó là chất xám thuần túy.
Đối với một doanh nghiệp sản xuất nói chung, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có vai trò rất quan trọng trong việc hình thành giá thành của sản phẩm, đây là chi phí chiếm tỷ lệ khá cao trong việc cấu thành giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp sản xuất phần mềm thì chi phí nhân công lại có vai trò rất quan trọng và chiếm tỷ lệ cao trong việc cấu thành giá thành của sản phẩm vì các sản phẩm phần mềm ngoài việc mang tính ứng dụng công nghệ nó còn thể hiện tính sáng tạo của người làm.
Thứ hai, sản phẩm phần mềm có khối lượng nhỏ gọn, sản phẩm dễ dàng vận chuyển, dễ bị sao chép.
Thứ ba, việc bị sao chép, nhân bản dễ dàng cũng là điều kiện để phần mềm dễ bị vi phạm bản quyền.
Thứ tư, tuổi thọ của sản phẩm phụ thuộc vào sự phát triển của ngành khoa học công nghệ nên khó xác định được tuổi thọ sản phẩm, có những sản phẩm chưa đưa ra thị trường đã bị lỗi thời không sử dụng được. Vòng đời của sản phẩm là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm do vậy hiện nay chưa có một phương pháp tính toán thống nhất để xác định giá thành mà mỗi doanh nghiệp đang tính theo kinh nghiệm của mình.
Thứ năm, chi phí đầu tư cho nguyên cứu và phát triển sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn chứ không phải chi phí đầu tư nhà xưởng, thiết bị.
Với những đặc điểm nêu trên của sản phẩm phần mềm đã chi phối không nhỏ đến việc tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, tạo nên sự khác biệt giữa ngành sản xuất phần mềm với các lĩnh vực sản xuất đơn thuần khác.
❖ Trình độ chuyên môn, kỹ thuật của đội ngũ lao động:
Hiện nay công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam có 55 nhân viên trong đó: trình độ cao đẳng 2 người, đại học 48 người, thạc sỹ 5 người, hầu hết đều tốt nghiệp chuyên ngành kế toán - tài chính, thuế.
❖ Trình độ quản lý của chủ doanh nghiệp:
Ban Giám đốc công ty là những người có kinh nghiệm, năng lực chuyên môn cao, năng động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đều có trình độ thạc sỹ tốt nghiệp
tại các trường đại học nổi tiếng trong và ngoài nước, được đào tạo bài bản về quản trị doanh nghiệp, kỹ năng lãnh đạo và chuyên môn nghiệp vụ cần thiết, luôn có ý thức chấp hành luật pháp và thực hiện chính sách đối với người lao động.
2.1.5. Đặc điểm phần mềm kế toán doanh nghiệp VCS Enterprise
Phần mềm kế toán doanh nghiệp (VCS Enterprise) là công cụ chuyên dụng cho công tác kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa; Được xây dựng trên nền công nghệ và kỹ thuật, tiên tiến; dễ sử dụng; Tuân thủ và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của công tác kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (thay thế Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 138/2011/TT-BTC ngày 4/10/2011 của Bộ Tài chính) và các quy định khác của nhà nước liên quan đến công tác kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Tiện ích của phần mềm:
- Hỗ trợ công tác quản lý, thiết lập chứng từ kế toán, đáp ứng yêu cầu đặc
thù
của công tác theo dõi, phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các tài
khoản
kế toán, đảm bảo tính thống nhất giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi
tiết; .
- Quản lý tài sản và hỗ trợ tính khấu hao TSCĐ và phân bổ khấu hao tài sản
cố định, tập hợp chí phí và tính giá thành;
- Hỗ trợ tạo lập dữ liệu để thực hiện báo cáo kê khai thuế hàng tháng;
- Cung cấp đầy đủ sổ kế toán, báo cáo tài chính theo quy định của Chế độ kế
toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo các yêu cầu theo dõi đặc thù của đơn vị.
- Hỗ trợ khóa sổ kế toán cuối năm, mở sổ đầu năm khi kết thúc niên độ kế
toán;
- Các tính năng, tiện ích khác:
+ Hỗ trợ phát hiện sai sót khi thực hiện các thao tác trên phần mềm; + Hỗ trợ thực hiện cơ chế an toàn dữ liệu;
+ Quản lý người sử dụng và thẩm quyền can thiệp vào dữ liệu.
Phần mềm kế toán VCS Enterprise quản lý truy cập chương trình theo tên và
mật khẩu người dùng, hỗ trợ phân quyền truy cập cho người sử dụng theo từng phân
trách các mảng nghiệp vụ con như kế toán bán hàng, kế toán thanh toán, kế toán kho.... được phân quyền các chức năng theo từng mảng nghiệp vụ chi tiết. Các kế toán viên có thể truy cập để tra cứu thông tin phần hành liên quan nhưng không có quyền sửa đổi hay xóa thông tin của kế toán phụ trách trực tiếp phần hành. Việc phân quyền truy cập, xem thông tin trên hệ thống phần hành kế toán VCS Enterprise đảm bảo cho thông tin đã được tạo, chỉ được phép chỉnh sửa, xóa bởi người thực hiện, tránh việc chỉnh sửa, xóa dữ liệu do nhầm lẫn của kế toán viên
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần công nghệ VCSViệt Nam