3.3.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Qua phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cho thấy do công ty có quy mô nhỏ do vậy việc tổ chức KTQT kết hợp KTTC trong từng phần hành kế toán trong bộ máy kế toán của công ty là phù hợp. Tuy nhiên để KTQT và KTTC phát huy được hết khả năng cung cấp thông tin thì phải tổ chức KTQT và KTTC một cách khoa học, bài bản, phù hợp với đặc điểm, cơ cấu tổ chức yêu cầu quản lý của công ty, các bộ phận kế toán của công ty phải có mối liên hệ chặt chẽ trong việc thu nhận và cung cấp thông tin KTTC và KTQT.
Bên cạnh những kết quả đạt được, tổ chức bộ máy kế toán của công ty vẫn tồn tại những hạn chế đã ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy, cần hoàn thiện phù hợp với điều kiện kinh doanh nhằm thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và trung thực phục vụ cho việc quản lý điều hành của Ban Giám đốc. Do đó, phải thực hiện các giải pháp sau để khắc phục những hạn chế còn tồn tại trên.
Thứ nhất, hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Để tổ chức bộ máy kế toán vừa phát huy được khả năng của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, chuyên môn hóa trong công việc như xây dựng định mức, dự toán,... vừa tổ chức được hệ thống thông tin KTQT có hệ thống phục vụ cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị, công ty nên tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp. Các phòng chức năng có nhiệm vụ xác định các nguồn lực tiêu hao về hiện vật, xây dựng định mức, dự toán về lượng, hiện vật, như phòng hành chính - nhân sự xây dựng và lập dự toán về lượng lao động, số thiết bị, vật tư văn phòng phẩm tiêu thụ., phòng kinh doanh xây dựng dự toán về lượng khách
hàng. Trên cơ sở các định mức, dự toán dưới dạng hiện vật, số lượng bộ phận KTQT sẽ xây dựng dự toán về tiền, phân tích tổng hợp và tư vấn ra quyết định cho ban giám đốc.
Sơ đồ 3.1. Mô hình tổ chức tổ máy kế toán theo hình thức hỗn hợp
Tại công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam có thể tổ chức các phần hành kế toán như sau:
- Kế toán tổng hợp và kiểm tra sẽ kiêm công tác kế toán về vật tư, TSCĐ và XDCB vì thực tế tại công ty thường không phát sinh nghiệp vụ liên quan đến XDCB.
- Kế toán thanh toán với người bán, thanh toán với người mua kiêm kế toán bán hàng
- Kế toán chi phí giá thành kiêm kế toán tiền lương vì khi tính lương và các khoản khác có liên quan đến tiền lương là cơ sở để hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm.
- Kế toán vốn bằng tiền không nên ghép với các phần hành khác vì các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền thường phát sinh nhiều và có quan hệ mật thiết với phần hành khác.
Thứ hai, tổ chức xây dựng bản mô tả công việc kế toán
Hiện nay công ty đã có bảng mô tả công việc của từng nhân viên kế toán, tuy nhiên chưa được chi tiết và gắn trách nhiệm của các nhân viên đó với công việc cần làm thì chưa được thể hiện, một nhân viên kế toán đang phải kiêm nhiệm rất nhiều
I. Lao động tiền lươngcông việc và chồng chéo nhau vì thế nên nếu có sai xót xảy ra sẽ có hiện tượng đổ
thừa trách nhiệm cho nhau dẫn tới khó kiểm soát. Vì vậy, Công ty nên xây dựng chi tiết công việc và thêm phần trách nhiệm của từng nhân viên về công việc các nhân viên đó đang phụ trách, khi đó gắn rõ trách nhiệm từng thành viên sẽ phải cố gắng trong việc được phân công, điều này giúp cho nhân viên kế toán có thể hoàn thành tốt vai trò của mình.
Thứ ba, đào tạo chất lượng của đội ngũ cán bộ của bộ máy kế toán.
Một thực tế tại công ty hiện nay là các nhân viên kế toán còn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm và chủ yếu hạch toán nghiệp vụ trên phần mềm theo các hướng dẫn tác nghiệp của từng nghiệp vụ được định khoản sẵn nên vẫn còn tình trạng không hiểu rõ bản chất nghiệp vụ, không hiểu rõ bản chất tài khoản kế toán dẫn đến việc hạch toán sai, sai sót phát sinh rất bối rối trong việc xử lý. Vì vậy, tác giả đề xuất một số giải pháp như sau:
- Bộ phận kế toán cần thường xuyên tổ chức các buổi trao đổi về nghiệp vụ chuyên ngành. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ mọi nhân viên trong bộ phận để họ hoàn thành tốt công việc được giao. Đối với cấp quản lý, Ban lãnh đạo Công ty tạo điều kiện cho nhân viên kế toán đi học các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán để từ đó nâng cao trình độ chuyên môn.
- Mặt khác, công ty cũng nên đề nghị một số nhân viên tranh thủ thời gian đăng ký học thêm các lớp nghiệp vụ chuyên sâu về kế toán, luật thuế để các nhân viên này ngày càng hiểu rõ và có thể đảm nhận việc đang làm tốt hơn, tham gia các phần hành kế toán khác khi có yêu cầu công việc.
- Bên cạnh đào tạo nghiệp vụ chuyên môn công ty cũng cần chú trọng xây dựng những chương trình đào tạo về đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên một cách hợp lý, nâng cao ý thức trách nhiệm của từng nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó, xây dựng chế độ khen thưởng, xử phạt nghiêm minh, công bằng với tất cả các đối tượng cũng là biện pháp tốt để tạo động lực cho nhân viên cống hiến hết mình.
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Để cung cấp thông tin ban đầu phục vụ kịp thời cho việc ra quyết định điều hành của Ban lãnh đạo Công ty, phòng kế toán cần phải xây dựng bổ sung hệ thống chứng từ phục vụ kế toán quản trị hoặc thiết kế bổ sung các nội dung chi tiết phục vụ yêu cầu kế toán quản trị trên cùng một hệ thống chứng từ kế toán. Bên cạnh đó, như những phát hiện đã thảo luận ở trên, để công tác tổ chức chứng từ tại Công ty hoàn thiện hơn nữa, luận văn xin đề xuất một số giải pháp như sau:
Một là, xác định lại danh mục chứng từ kế toán bằng cách chia chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh và tính chất của chứng từ. Các chứng từ này hiện tại chưa được phân loại theo từng bộ phận, từng nội dung phát sinh và được thiết kế chung trên phần mềm kế toán do vậy phòng kế toán cần tổ chức phân loại chứng từ theo tính chất. Đối với các chứng từ kế toán cùng loại nên lập thành bảng tổng hợp chứng từ để hạch toán vào sổ kế toán một lần, nhằm giảm khối lượng công việc hạch toán. Tác giả xin minh họa một phần của danh mục chứng từ kế toán mới như sau:
4 Bảng thanh toán tiền thưởng Kế toán X
5 Giấy đi đường Các phòng ban X
6 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương HCNS X
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Kế toán X
8 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Kế toán X
II. Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho BP kho, kế toán X
2 Phiếu xuất kho BP kho, kế toán X
3 Biên bản kiểm kê BP kho, kế toán X
4 Bảng kê mua hàng Các phòng ban X
5 Bảng phân bổ công cụ, dụng cụ Kế toán X
III. Bán hàng
1 Phương án bán hàng Kinh doanh X
2 Lệnh xuất hàng Kinh doanh, kho X
Hai là, hoàn thiện quy định về lập chứng từ kế toán. Như những phát hiện đã được trình bày: Phiếu thu, Phiếu chi của Công ty vẫn còn hiện tượng lập bỏ cách số thứ tự; một số chứng từ chưa được ký duyệt đầy đủ đã được thanh toán. Để thay đổi, tác giả xin đề xuất như sau: toàn bộ Phiếu thu, Phiếu chi phải được lập liên tục, không bỏ sót, bỏ cách, trường hợp Phiếu thu, Phiếu chi bị hủy bỏ do sai sót, kế toán thanh toán để nguyên số thứ tự chứng từ và ghi diễn giải: xóa bỏ, giá trị giao dịch bằng không. Chứng từ gốc phải được gạch chéo và ghi “Xóa bỏ”, nguyên nhân xóa bỏ và lưu cùng tập chứng từ thu, chi hàng tháng. Với các chứng từ khác như: đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, phương án kinh doanh, hợp đồng kinh tế,... phải được kiểm tra, ký duyệt bởi trưởng bộ phận trước khi chuyển sang phòng kế toán. Mỗi bộ phận, phòng ban trong Công ty phải hiểu được quy trình luân chuyển chứng từ kế toán cũng như các yếu tố bắt buộc phải có để đảm bảo chứng từ hợp lệ, hợp pháp và tuân thủ đúng quy định về tiếp nhận, lập, lưu trữ và bảo quản chứng từ.
Thứ ba, thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Công ty cần thiết kế bản mô tả chu trình luân chuyển chứng từ để phục vụ cho công tác kế toán. Trong đó, đưa ra các mục như người viết quy trình, người kiểm tra, người xét duyệt, danh mục chứng từ sử dụng, quy định thời gian luân chuyển chứng từ và thời gian có hiệu lực. Tác giả xin đề xuất một số quy trình luân chuyển chứng từ như sau:
(1) Quy trình bán hàng có hợp đồng: Theo quy trình này sau khi bộ phận kinh doanh tổng hợp tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng mua theo hợp đồng, nhân viên kinh doanh sẽ lập phiếu đề xuất bán hàng kèm theo bảng báo giá trình trưởng phòng kinh doanh và ban giám đốc xét duyệt. Người có thẩm quyền sau khi xét duyệt đơn hàng và giá bán, nhân viên kinh doanh chuyển đơn hàng đã được xét duyệt cho bộ phận kế toán bán hàng lập hợp đồng, hóa đơn gửi cho khách hàng, đồng thời chuyển một bản đơn hàng đã được xét duyệt cho phòng công nghệ để tạo lập license bản quyền sử dụng cho khách hàng.
(2) Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt: Bước 1: người đến nộp tiền đưa chứng từ yêu cầu nộp tiền; Bước 2: kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ và lập phiếu thu rồi chuyển sang thủ quỹ; Bước 3: thủ quỹ thực hiện thu tiền mặt nhập
---
► quỹ và gửi một liên cho người nộp tiền; Bước 4: kế toán trưởng duyệt phiếu thu; Bước 5: ghi sổ và lưu trữ chứng từ.
(3) Quy trình luân chuyển chứng từ chi bằng tiền mặt: Bước 1: người thanh toán lập giấy đề nghị thanh toán, lập bảng kê chứng từ thanh toán và các chứng từ gốc kèm theo; Bước 2: kế toán thanh toán kiểm tra, lập phiếu chi và ký đề nghị duyệt chi; Bước 3: kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt; Bước 4: thủ quỹ chi tiền; Bước 5: ghi sổ, lưu trữ. Với quy trình này đảm bảo chứng từ được kiểm soát chặt chẽ, kịp thời nhanh chóng và áp dụng với hầu hết các khoản chi như chi công tác phí, chi thanh toán các khoản liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp....
3.3.3. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ để thu nhập những thông tin cần thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng để cung cấp thông tin kế toán theo như cầu của người sử dụng. Để hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, công ty cần thực hiện theo hướng sau:
Đối với hệ thống tài khoản kế toán dùng cho KTTC phải được xây dựng với nguyên tắc đơn giản, dễ làm, dễ vận dụng đồng thời phù hợp với trình độ chuyên môn của kế toán trong Công ty, đảm bảo sự thống nhất tương đối với hệ thống tài khoản theo Thông tư số 133/2016/TT - BTC ngày 26/08/2016.
Công ty nên vận dụng tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán để phản ánh giá vốn của phần mềm xuất bán. Qua thực trạng việc Công ty không sử dụng tài khoản 632 đã dẫn đến hệ quả không theo dõi được chính xác chi phí trong quá trình sản xuất, xây dựng phần mềm, không phân tách rõ chi phí quản lý kinh doanh và chi phí sản xuất sản phẩm.
Vì vậy, tác giả đề xuất Công ty Cổ phần công nghệ VCS Việt Nam cần phải sử dụng tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” và phương pháp kế toán như sau:
Phương tiện trung gian
Đối với hệ thống tài khoản kế toán dùng cho KTQT, công ty cần tổ chức xây dựng danh mục tài khoản chi tiết trong từng phần hành kế toán cụ thể đến cấp 3, cấp 4, cấp 5.. theo hướng sau:
Đối với kế toán quản trị các khoản phải thu: cần mở các tài khoản chi tiết để theo dõi cho từng khách hàng về các khoản phải thu ngắn hạn, dài hạn trong thời hạn thanh toán và quá hạn thanh toán nhằm có được các thông tin về các khoản nợ, các khoản khách hàng đã thanh toán và khoản khách hàng chưa thanh toán.
Đối với KTQT chi phí quản lý kinh doanh: cần mở các TK kế toán chi tiết theo từng loại chi phí quản lý kinh doanh, theo từng loại, nhóm hàng hóa, dịch vụ.
Ví dụ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh có 2 TK cấp hai là: TK 6421 - Chi phí bán hàng
TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Công ty có thể mở các TK chi tiết cấp ba theo từng hoạt động, nhóm hàng hàng hóa dịch vụ được mã hóa như sau:
- Ba chữ số đầu tiên là số hiệu TK cấp 1, chữ số tiếp theo là số hiệu TK cấp 2 theo quy định.
- Chữ số thứ năm: chi phí bán hàng (chi phí quản lý doanh nghiệp) theo hoạt động: dịch vụ mua ngoài (điện, nước,.), chi tiếp khách, tiền lương, bảo hiểm.
- Chữ số thứ sáu: phí bán hàng (chi phí quản lý doanh nghiệp) theo nhóm hàng hóa, dịch vụ: sản phẩm phần mềm VCS - ACS, VCS - Ebugdet, dịch vụ nâng cấp phần mềm..
TK 6422 được mở chi tiết như sau:
TK 642211: Chi phí quản lý tiền lương nhóm phần mềm VCS - ACS TK 642212: Chi phí quản lý tiền lương nhóm phần mềm VCS - Ebugdet
3.3.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế có liên quan đến Công ty. Để hoàn thiện hệ thống sổ kế toán của Công ty và đảm bảo việc cung cấp đầy đủ thông tin cho báo cáo tài chính thi phòng kế toán cần phải hoàn thiện lại hệ thống sổ kế toán theo hướng sau:
Thứ nhất, hoàn thiện quy trình ghi sổ kế toán. Trưởng phòng kế toán cần rà soát quy trình ghi sổ kế toán hiện tại, bổ sung quy định mới (nếu thực sự cần thiết) và yêu cầu các kế toán viên phụ trách phần hành tuân thủ đúng quy trình kế toán đã xây dựng, không được bỏ sót hay cắt giảm quy trình trong thực tiễn kế toán. Ví dụ: Quy trình ghi sổ mua hàng hóa phát sinh trong kỳ yêu cầu kế toán viên khi nhận được bộ chứng từ phải tiến hành kiểm tra chứng từ đảm bảo hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, được phê duyệt đầy đủ mới tiến hành ghi sổ kế toán, thực hiện thanh toán chuyển khoản/tiền mặt khi đến hạn phải thanh toán theo hóa đơn, hợp đồng. Kế toán viên bắt buộc phải kiểm tra bộ chứng từ bao gồm: hợp đồng mua bán ký kết giữa Công ty VCS và bên cung cấp dịch vụ; biên bản bàn giao hàng hóa; hóa đơn giá trị gia tăng do bên cung ứng dịch vụ cung cấp và các chứng từ khác kèm theo (nếu có) để đảm bảo: hóa đơn giá trị gia tăng phản ánh đầy đủ các thông tin bắt buộc như tên Công ty, mã số thuế, địa chỉ theo đăng ký kinh doanh, ngày trên hóa đơn phải sau ngày hợp đồng bán hàng, đơn giá trên hóa đơn khớp với đơn giá thỏa thuận trên hợp đồng, hóa đơn đã có đầy đủ dấu, chữ ký theo quy định. Tránh trường hợp, kế toán