2.2. Thực trạng tổ chức công tác kếtoán tại công ty cổ phần công nghệ VCS
2.2.5. Thực trạng tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác kế
Phương tiện tính toán, ghi chép trong kế toán được coi là công cụ chính để thực hiện các công việc kế toán. Việc trang bị phương tiện tính toán, ghi chép thích hợp sẽ góp phần nâng cao chất lượng của Công tác kế toán theo hướng giảm bớt khối lượng công việc phải thực hiện đồng thời nâng cao tốc độ xử lý, cung cấp và độ chính xác của thông tin.
Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, các Công ty rất chú trọng đến việc trang bị các phương tiện tính toán, ghi chép trong đó đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin. Là công ty hoạt động trong lĩnh vực phần mềm kế toán, Công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam đã viết riêng chương trình kế toán áp dụng cho công ty mình giúp giảm thiểu tối đa các lỗi hạch toán do nhầm tài khoản góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán đồng thời tiết kiệm chi phí quản lý do giảm nhẹ được bộ máy kế toán.
Chứng từ kế toán được cán bộ phụ trách từng phần hành cập nhật vào máy vi tính, các máy này được nối mạng với nhau qua máy chủ cho nên dữ liệu có thể được sử dụng chung, đồng thời tại bất kỳ máy tính nào có cài đặt chương trình kế toán, vào bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể in ra được các báo cáo và sổ sách theo yêu cầu quản lý. Bên cạnh đó việc phát hiện và sửa chữa sai sót cũng được thực
hiện tương đối đơn giản do kế toán có thể sửa chữa các lỗi kế toán trực tiếp trên máy. Như vậy hình thức và chất lượng sổ sách, báo cáo kế toán sẽ đảm bảo các yêu cầu đặt ra.
Đồng thời, phần mềm cũng cho phép phân chia người sử dụng theo các nhóm:
- Chức năng nghiệp vụ: kế toán thanh toán, kế toán bán hàng, kế toán thuế - Quản lý: kế toán trưởng
Người sử dụng được cấp quyền truy cập vào hệ thống ứng dụng theo định danh người sử dụng, user ID & password, truy cập vào Menu riêng theo quyền hạn được phân. Cơ chế phân quyền rõ ràng của hệ thống công nghệ thông tin giúp hạn chế được tối đa việc nhân viên kế toán gian lận trong việc khai khống các bút toán.