(Nguồn: Sổ tay kế toán Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam)
* Ke toán tổng hợp chi phí sản xuất phần mềm
TK 111, 112,331
Chi phí sản xuất chung ——---■'————►
(điện, nước, VPP....)
TK 214 TK 642
Tính và phân bổ khấu hao TCSĐ --- ---►
Sơ đồ 2.7. Ke toán chi phí sản xuất phần mềm
(Nguồn: Sổ tay kế toán Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam)
* Sơ đồ kế toán bán hàng
ghi nhận doanh thu
TK 242
Chi phí trả trước
(Tiền thuê nhà, thuê máy chủ..)
Sơ đồ 2.8. Ke toán bán hàng
(Nguồn: Sổ tay kế toán Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam)
* Ke toán xác định kết quả kinh doanh TK 635
K/c CP tài chính
TK 911
TK 511, 515 K/c doanh thu thuần k
TK 642
K/c CP quản lý kinh doanh ---►
(Nguồn: Sổ tay kế toán Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam)
2.2.4. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hiện nay, công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam áp dụng hình thức kế toán máy dựa trên hình thức Nhật ký chung, việc áp dụng sự tiến bộ của công nghệ thông tin cho phép công ty nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm tối đa sức người.
Do vận dụng hình thức này một cách khoa học, hợp lý nên đã tận dụng được nhiều ưu điểm của hình thức này, đó là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy; thông tin do kế toán cung kịp thời, đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý. Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu người sử dụng có yêu cầu, kế toán có thể in ra được các sổ kế toán chi tiết và các báo cáo kế toán theo cấp đảm bảo nhanh chóng, yêu cầu.
Hệ thống sổ kế toán của Công ty được thiết kế tương đối đầy đủ và rõ ràng trên giao diện của phần mềm kế toán VCS Enterprise theo hình thức Nhật ký chung, bao gồm sổ Nhật ký chung, các sổ kế toán chi tiết tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết được mở cho tất cả các tài khoản theo danh mục tài khoản đang sử dụng tại Công ty. Tác giả xin minh họa mẫu sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như Phụ lục 03: sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản.
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán gốc đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán viên xác định tài khoản ghi Nợ, Có và tiến hành nhập liệu vào các phân hệ kế toán đã được xây dựng sẵn. Các thông tin khi cập nhật sẽ tự động vào sổ Nhật ký chung, bảng kê chứng từ và các sổ kế toán chi tiết.
- Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán kết chuyển theo quy trình đã xây dựng sẵn, kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ, sổ kế toán và báo cáo để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế - tài chính được hạch toán đúng tài khoản, đúng kỳ, hợp lý... và tiến hành khóa sổ, lập báo cáo.
I Ghi cuối tháng
k Đối chiếu số liệu cuối tháng
Sơ đồ 2.10. Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam
(Nguồn: Sổ tay kế toán Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam) * Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ sổ kế toán:
Kết thúc năm tài chính (tại ngày 31 tháng 12 hàng năm), sổ cái, sổ chi tiết và các chứng từ ghi sổ kế toán phải được kế toán viên in ra và thực hiện lưu trữ cùng với các chứng từ kế toán. Qua quan sát thực tiễn tổ chức sổ kế toán tại đơn vị, tác giả nhận thấy:
Thứ nhất, tất cả các hoạt động kinh tế diễn ra tại Công ty đều được ghi nhận, phản ánh đầy đủ vào các mẫu sổ kế toán theo quy định dựa trên phương pháp đối ứng tài khoản và tương đối logic, đảm bảo sự liên kết về số liệu. Phần mềm kế toán VCS Enterprise hỗ trợ việc xem, chiết xuất mẫu sổ Nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết tài khoản rất tiện lợi.
Thứ hai, các mẫu sổ cung cấp thông tin trên góc độ kế toán quản trị chưa được triển khai cụ thể, chi tiết. Công ty cũng chưa thiết kế, xây dựng được các lưu đồ hệ thống để mô tả mối quan hệ giữa đầu vào, xử lý và đầu ra của các chu trình kinh doanh diễn ra hàng ngày tại Công ty để từ đó có thể mô tả được cách thức hoạt động của các quy trình cũng như đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty để đề xuất các giải pháp hoàn thiện.
2.2.5. Thực trạng tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ chocông tác kế toán và thiết lập hệ thống thông tin kế toán công tác kế toán và thiết lập hệ thống thông tin kế toán
Phương tiện tính toán, ghi chép trong kế toán được coi là công cụ chính để thực hiện các công việc kế toán. Việc trang bị phương tiện tính toán, ghi chép thích hợp sẽ góp phần nâng cao chất lượng của Công tác kế toán theo hướng giảm bớt khối lượng công việc phải thực hiện đồng thời nâng cao tốc độ xử lý, cung cấp và độ chính xác của thông tin.
Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, các Công ty rất chú trọng đến việc trang bị các phương tiện tính toán, ghi chép trong đó đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin. Là công ty hoạt động trong lĩnh vực phần mềm kế toán, Công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam đã viết riêng chương trình kế toán áp dụng cho công ty mình giúp giảm thiểu tối đa các lỗi hạch toán do nhầm tài khoản góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán đồng thời tiết kiệm chi phí quản lý do giảm nhẹ được bộ máy kế toán.
Chứng từ kế toán được cán bộ phụ trách từng phần hành cập nhật vào máy vi tính, các máy này được nối mạng với nhau qua máy chủ cho nên dữ liệu có thể được sử dụng chung, đồng thời tại bất kỳ máy tính nào có cài đặt chương trình kế toán, vào bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể in ra được các báo cáo và sổ sách theo yêu cầu quản lý. Bên cạnh đó việc phát hiện và sửa chữa sai sót cũng được thực
hiện tương đối đơn giản do kế toán có thể sửa chữa các lỗi kế toán trực tiếp trên máy. Như vậy hình thức và chất lượng sổ sách, báo cáo kế toán sẽ đảm bảo các yêu cầu đặt ra.
Đồng thời, phần mềm cũng cho phép phân chia người sử dụng theo các nhóm:
- Chức năng nghiệp vụ: kế toán thanh toán, kế toán bán hàng, kế toán thuế - Quản lý: kế toán trưởng
Người sử dụng được cấp quyền truy cập vào hệ thống ứng dụng theo định danh người sử dụng, user ID & password, truy cập vào Menu riêng theo quyền hạn được phân. Cơ chế phân quyền rõ ràng của hệ thống công nghệ thông tin giúp hạn chế được tối đa việc nhân viên kế toán gian lận trong việc khai khống các bút toán.
2.2.6. Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của DN nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo doanh nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Để đạt được mục đích này báo cáo tài chính phải cung cấp các thông tin về: Tài sản; Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Thu nhập hoạt động kinh doanh, thu nhập khác, chi phí hoạt động kinh doanh và chi phí khác; Lãi, lỗ và phân phối kết quả kinh doanh; Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước; Tài sản khác có liên quan; Các luồng tiền.
Ngoài những thông tin này, Báo cáo tài chính còn cung cấp các thông tin có liên quan khác trong bản “Thuyết minh báo cáo tài chính” nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên các báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và trình bày báo cáo tài chính và giải trình thêm về mức độ các loại rủi ro tài chính chủ yếu.
* Quy định cơ cấu và mẫu biểu báo cáo kế toán:
Hiện tại, hệ thống bảo cáo kế toán của Công ty được lập theo biểu mẫu của hệ thống Báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 133/2016/TT- BTC. Theo thông tư này, hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán (B01-DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B02-DN)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03-DN)
Tác giả xin minh họa một số Báo cáo tài chính được lập tại đơn vị cho năm tài chính 2017 như Phụ lục 04 - Mau báo cáo tài chính tại Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam.
* Quy định trách nhiệm lập báo cáo kế toán:
Việc lập Báo cáo tài chính của Công ty tuân thủ các quy định về nội dung và phương pháp lập Báo cáo tài chính theo chế độ hiện hành, chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày Báo cáo tài chính” và các chuẩn mực liên quan. Kỳ kế toán áp dụng tại Công ty là năm dương lịch. Niên độ kế toán được xác định từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm.
Căn cứ vào số liệu khi khóa sổ kế toán tại Công ty kế toán trưởng lập báo cáo tài chính có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật và nộp cho cơ quan thuế quản lý trong thời hạn yêu cầu.
Bên cạnh việc lập báo cáo tài chính, bộ phận kế toán Công ty cũng tiến hành lập các báo cáo nội bộ khác như:
- Báo cáo bán hàng hàng tuần, báo cáo tuổi nợ khách hàng.
- Báo cáo tổng hợp chi phí, báo cáo tồn quỹ...được báo cáo định kỳ hàng tháng cho kế toán trưởng để lên dự trù kế hoạch chi phí, kế hoạch tài chính. Đây chính là phần việc của công tác kế toán quản trị. Do Công ty chưa tổ chức bộ phận riêng thực hiện công tác kế toán quản trị, nên đa phần số liệu các báo cáo phục vụ quản trị, điều hành kinh doanh của Công ty được tổng hợp từ các bộ phận kinh doanh, phòng kế toán thu thập từ thông tin kế toán tài chính. Do đó, các báo cáo nội bộ chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của kế toán quản trị.
* Quy định nơi nhận báo cáo kế toán:
Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam tiến hành lập và nộp đầy đủ, kịp thời các báo cáo kế toán tháng, quý, báo cáo kết thúc năm tài chính cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, ban kiểm soát theo quy định. Hiện tại, hệ thống báo cáo hàng tháng bao gồm: Tờ khai thuế giá trị gia tăng (tháng), tờ khai thuế thu nhập cá nhân, báo cáo nội bộ hàng tháng nộp ban giám đốc (theo mẫu biểu quy định của Công ty). Hệ thống báo cáo quý thêm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và báo cáo nội bộ quý.
Như vậy, nhìn chung, việc quy định các loại báo cáo của Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam hiện nay là tương đối hợp lý, theo đúng quy định của các cơ quan chức năng và đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý về số liệu tổng hợp cũng như chi tiết các mảng nghiệp vụ, tình hình tài sản, nguồn
vốn của công ty, giúp cho lãnh đạo các cấp có các quyết định hợp lý trong công tác điều hành.
2.2.7. Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán
Công tác tự kiểm tra nội bộ trong công ty là hết sức quan trọng, biện pháp này sẽ giúp cho ban lãnh đạo có những thông tin chính xác và chất lượng, đồng thời cập nhật nhanh chóng về các chính sách kinh tế tài chính và các văn bản pháp quy nhằm điều chỉnh công tác chỉ đạo kinh doanh đúng hướng.
Việc tự kiểm tra kế toán, kiểm soát nội bộ được thực hiện nhằm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra tính xác thực của các thông tin kinh tế trên báo cáo tài chính, kiểm tra tính tuân thủ các quy định, quy chế của Nhà nước, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị đồng thời giúp Công ty phát hiện và ngăn ngừa được các sai phạm tiềm tàng phát sinh trong công tác hạch toán kế toán, tổ chức kế toán. Việc tổ chức kiểm tra kế toán được thực hiện hàng ngày, định kỳ hàng quý, 6 tháng dưới hình thức kiểm soát nội bộ là chủ yếu:
Việc tổ chức kiểm tra kế toán được thực hiện hàng ngày, các chứng từ kế toán phát sinh đều có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên kế toán và có sự kiểm tra, ký duyệt của trưởng phòng phụ trách, kế toán trưởng. Đồng thời, Công ty áp dụng một số biện pháp kiểm soát như sau:
- Mọi khoản thu đều nộp vào quỹ ngay trong ngày để hạn chế việc mất mát tiền. Sổ dư tồn quỹ tiền mặt hàng ngày của Công ty tối đa không quá 100.000.000 đồng.
- Mọi khoản chi đều phải có chừng từ đã được phê duyệt của trưởng phòng phụ trách, kế toán trưởng và Giám đốc.
- Kế toán thanh toán thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ chi tiết các tài khoản đã phát sinh.
Hàng tuần, kế toán bán hàng lập báo cáo công nợ, gửi thông báo cho nhân viên bộ phận triển khai phụ trách nhắc nhở khách hàng thanh toán công nợ tránh thất thoát tài sản, không để phát sinh tình trạng nợ phải thu khó đòi.
Định kỳ cuối tháng, kế toán tổng hợp tiến hành đối chiếu số liệu của các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính với sổ kế toán và chứng từ gốc, soát xét các số liệu trước khi khóa sổ lập báo cáọ hàng tháng để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng đều được hạch toán đúng tài khoản, đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không vi phạm các quy định kế toán, chế độ kế toán hiện hành.
Có thể thấy, công tác kiểm tra kế toán của Công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam được thiết kế khá chặt chẽ trong quy trình hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần côngnghệ VCS Việt Nam nghệ VCS Việt Nam
2.3.1. ưu điểm
Nhìn chung công tác tổ chức hệ thống kế toán tại công ty được thực hiện đúng
theo nguyên tắc đề ra và được vận dụng tương đối tốt từ tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán...
Hoạt động trong lĩnh vực phần mềm kế toán nên công ty có điều kiện thuận lợi
trong ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính, điều này giúp cho việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tiết kiệm được nhiều thời gian, nhanh chóng và chính xác. Kịp thời trong việc cung cấp thông tin theo yêu cầu của ban lãnh
đạo. Lưu trữ tài liệu kế toán tốt hơn, nâng cao trình độ quản lý và tiết kiệm được chi phí quản lý cho Công ty.
Đội ngũ nhân viên kế toán tại công ty đều có trình độ đại học trở lên nên việc vận dụng những quy định cũng như tiếp thu những công nghệ, kiến thức mới rất dễ dàng và nhanh chóng. Việc chấp hành chế độ kế toán tại công ty được thực hiện khá tốt, đã thực sự coi trọng vai trò của kế toán trong công tác quản lý kinh doanh. Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán được chấp hành theo chế độ kế toán bằng văn bản, thông tư hướng dẫn, công ty đều cập nhật và vận dụng một cách kịp thời.