4 Bảng thanh toán tiền thưởng Kế toán X
5 Giấy đi đường Các phòng ban X
6 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương HCNS X
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Kế toán X
8 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Kế toán X
II. Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho BP kho, kế toán X
2 Phiếu xuất kho BP kho, kế toán X
3 Biên bản kiểm kê BP kho, kế toán X
4 Bảng kê mua hàng Các phòng ban X
5 Bảng phân bổ công cụ, dụng cụ Kế toán X
III. Bán hàng
1 Phương án bán hàng Kinh doanh X
2 Lệnh xuất hàng Kinh doanh, kho X
Hai là, hoàn thiện quy định về lập chứng từ kế toán. Như những phát hiện đã được trình bày: Phiếu thu, Phiếu chi của Công ty vẫn còn hiện tượng lập bỏ cách số thứ tự; một số chứng từ chưa được ký duyệt đầy đủ đã được thanh toán. Để thay đổi, tác giả xin đề xuất như sau: toàn bộ Phiếu thu, Phiếu chi phải được lập liên tục, không bỏ sót, bỏ cách, trường hợp Phiếu thu, Phiếu chi bị hủy bỏ do sai sót, kế toán thanh toán để nguyên số thứ tự chứng từ và ghi diễn giải: xóa bỏ, giá trị giao dịch bằng không. Chứng từ gốc phải được gạch chéo và ghi “Xóa bỏ”, nguyên nhân xóa bỏ và lưu cùng tập chứng từ thu, chi hàng tháng. Với các chứng từ khác như: đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, phương án kinh doanh, hợp đồng kinh tế,... phải được kiểm tra, ký duyệt bởi trưởng bộ phận trước khi chuyển sang phòng kế toán. Mỗi bộ phận, phòng ban trong Công ty phải hiểu được quy trình luân chuyển chứng từ kế toán cũng như các yếu tố bắt buộc phải có để đảm bảo chứng từ hợp lệ, hợp pháp và tuân thủ đúng quy định về tiếp nhận, lập, lưu trữ và bảo quản chứng từ.
Thứ ba, thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Công ty cần thiết kế bản mô tả chu trình luân chuyển chứng từ để phục vụ cho công tác kế toán. Trong đó, đưa ra các mục như người viết quy trình, người kiểm tra, người xét duyệt, danh mục chứng từ sử dụng, quy định thời gian luân chuyển chứng từ và thời gian có hiệu lực. Tác giả xin đề xuất một số quy trình luân chuyển chứng từ như sau:
(1) Quy trình bán hàng có hợp đồng: Theo quy trình này sau khi bộ phận kinh doanh tổng hợp tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng mua theo hợp đồng, nhân viên kinh doanh sẽ lập phiếu đề xuất bán hàng kèm theo bảng báo giá trình trưởng phòng kinh doanh và ban giám đốc xét duyệt. Người có thẩm quyền sau khi xét duyệt đơn hàng và giá bán, nhân viên kinh doanh chuyển đơn hàng đã được xét duyệt cho bộ phận kế toán bán hàng lập hợp đồng, hóa đơn gửi cho khách hàng, đồng thời chuyển một bản đơn hàng đã được xét duyệt cho phòng công nghệ để tạo lập license bản quyền sử dụng cho khách hàng.
(2) Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt: Bước 1: người đến nộp tiền đưa chứng từ yêu cầu nộp tiền; Bước 2: kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ và lập phiếu thu rồi chuyển sang thủ quỹ; Bước 3: thủ quỹ thực hiện thu tiền mặt nhập
---
► quỹ và gửi một liên cho người nộp tiền; Bước 4: kế toán trưởng duyệt phiếu thu; Bước 5: ghi sổ và lưu trữ chứng từ.
(3) Quy trình luân chuyển chứng từ chi bằng tiền mặt: Bước 1: người thanh toán lập giấy đề nghị thanh toán, lập bảng kê chứng từ thanh toán và các chứng từ gốc kèm theo; Bước 2: kế toán thanh toán kiểm tra, lập phiếu chi và ký đề nghị duyệt chi; Bước 3: kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt; Bước 4: thủ quỹ chi tiền; Bước 5: ghi sổ, lưu trữ. Với quy trình này đảm bảo chứng từ được kiểm soát chặt chẽ, kịp thời nhanh chóng và áp dụng với hầu hết các khoản chi như chi công tác phí, chi thanh toán các khoản liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp....
3.3.3. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ để thu nhập những thông tin cần thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng để cung cấp thông tin kế toán theo như cầu của người sử dụng. Để hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, công ty cần thực hiện theo hướng sau:
Đối với hệ thống tài khoản kế toán dùng cho KTTC phải được xây dựng với nguyên tắc đơn giản, dễ làm, dễ vận dụng đồng thời phù hợp với trình độ chuyên môn của kế toán trong Công ty, đảm bảo sự thống nhất tương đối với hệ thống tài khoản theo Thông tư số 133/2016/TT - BTC ngày 26/08/2016.
Công ty nên vận dụng tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán để phản ánh giá vốn của phần mềm xuất bán. Qua thực trạng việc Công ty không sử dụng tài khoản 632 đã dẫn đến hệ quả không theo dõi được chính xác chi phí trong quá trình sản xuất, xây dựng phần mềm, không phân tách rõ chi phí quản lý kinh doanh và chi phí sản xuất sản phẩm.
Vì vậy, tác giả đề xuất Công ty Cổ phần công nghệ VCS Việt Nam cần phải sử dụng tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” và phương pháp kế toán như sau:
Phương tiện trung gian
Đối với hệ thống tài khoản kế toán dùng cho KTQT, công ty cần tổ chức xây dựng danh mục tài khoản chi tiết trong từng phần hành kế toán cụ thể đến cấp 3, cấp 4, cấp 5.. theo hướng sau:
Đối với kế toán quản trị các khoản phải thu: cần mở các tài khoản chi tiết để theo dõi cho từng khách hàng về các khoản phải thu ngắn hạn, dài hạn trong thời hạn thanh toán và quá hạn thanh toán nhằm có được các thông tin về các khoản nợ, các khoản khách hàng đã thanh toán và khoản khách hàng chưa thanh toán.
Đối với KTQT chi phí quản lý kinh doanh: cần mở các TK kế toán chi tiết theo từng loại chi phí quản lý kinh doanh, theo từng loại, nhóm hàng hóa, dịch vụ.
Ví dụ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh có 2 TK cấp hai là: TK 6421 - Chi phí bán hàng
TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Công ty có thể mở các TK chi tiết cấp ba theo từng hoạt động, nhóm hàng hàng hóa dịch vụ được mã hóa như sau:
- Ba chữ số đầu tiên là số hiệu TK cấp 1, chữ số tiếp theo là số hiệu TK cấp 2 theo quy định.
- Chữ số thứ năm: chi phí bán hàng (chi phí quản lý doanh nghiệp) theo hoạt động: dịch vụ mua ngoài (điện, nước,.), chi tiếp khách, tiền lương, bảo hiểm.
- Chữ số thứ sáu: phí bán hàng (chi phí quản lý doanh nghiệp) theo nhóm hàng hóa, dịch vụ: sản phẩm phần mềm VCS - ACS, VCS - Ebugdet, dịch vụ nâng cấp phần mềm..
TK 6422 được mở chi tiết như sau:
TK 642211: Chi phí quản lý tiền lương nhóm phần mềm VCS - ACS TK 642212: Chi phí quản lý tiền lương nhóm phần mềm VCS - Ebugdet
3.3.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế có liên quan đến Công ty. Để hoàn thiện hệ thống sổ kế toán của Công ty và đảm bảo việc cung cấp đầy đủ thông tin cho báo cáo tài chính thi phòng kế toán cần phải hoàn thiện lại hệ thống sổ kế toán theo hướng sau:
Thứ nhất, hoàn thiện quy trình ghi sổ kế toán. Trưởng phòng kế toán cần rà soát quy trình ghi sổ kế toán hiện tại, bổ sung quy định mới (nếu thực sự cần thiết) và yêu cầu các kế toán viên phụ trách phần hành tuân thủ đúng quy trình kế toán đã xây dựng, không được bỏ sót hay cắt giảm quy trình trong thực tiễn kế toán. Ví dụ: Quy trình ghi sổ mua hàng hóa phát sinh trong kỳ yêu cầu kế toán viên khi nhận được bộ chứng từ phải tiến hành kiểm tra chứng từ đảm bảo hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, được phê duyệt đầy đủ mới tiến hành ghi sổ kế toán, thực hiện thanh toán chuyển khoản/tiền mặt khi đến hạn phải thanh toán theo hóa đơn, hợp đồng. Kế toán viên bắt buộc phải kiểm tra bộ chứng từ bao gồm: hợp đồng mua bán ký kết giữa Công ty VCS và bên cung cấp dịch vụ; biên bản bàn giao hàng hóa; hóa đơn giá trị gia tăng do bên cung ứng dịch vụ cung cấp và các chứng từ khác kèm theo (nếu có) để đảm bảo: hóa đơn giá trị gia tăng phản ánh đầy đủ các thông tin bắt buộc như tên Công ty, mã số thuế, địa chỉ theo đăng ký kinh doanh, ngày trên hóa đơn phải sau ngày hợp đồng bán hàng, đơn giá trên hóa đơn khớp với đơn giá thỏa thuận trên hợp đồng, hóa đơn đã có đầy đủ dấu, chữ ký theo quy định. Tránh trường hợp, kế toán viên làm ẩu, không kiểm tra chứng từ cẩn thận mà vẫn tiến hành ghi sổ kế toán, thanh toán cho khách hàng. Đến cuối kỳ khi làm thủ tục kê khai thuế mới phát hiện hóa đơn giá trị gia tăng có sai sót, sai thông tin, thiếu dấu của đơn vị cung ứng dịch vụ hay số tiền bằng chữ trên hóa đơn không khớp với số tiền bằng số.
Thứ hai, hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung trên phần mềm kế toán VCS Enterprise do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, các mẫu sổ này đã đáp ứng được nhu cầu theo dõi và cung cấp thông tin kế toán tại đơn vị tuy nhiên chỉ đáp ứng yêu cầu quản lý ở
mức độ tổng thể, công ty vẫn phải lập các sổ chi tiết như sổ tổng hợp chi phí, sổ theo dõi công nợ chi tiết ngoài excel. Công ty nên thiết lập thêm hệ thống sổ chi tiết này trên phần mềm kế toán để có thể cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, giảm khối lượng công việc thủ công.
3.3.5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Công tác tổ chức lập báo cáo kế toán tại công ty được thực hiện khá tốt, mặc dù có sự phân chia thành báo cáo kế toán và báo cáo quản trị nhưng kế toán quản trị chưa được quan tâm đúng mức, chưa chi tiết theo yêu cầu, chưa đi sâu vào phân tích đánh giá để tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp, vì vậy chưa phát huy hết hiệu quả của các báo cáo này. BCTC hiện nay của công ty không phản ánh một cách toàn diện về các dòng tiền thu chi trong công ty do công ty không lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ, dựa trên các báo cáo này không thể đánh giá được khả năng thanh toán các khoản vay khi đến hạn của công ty. Để khắc phục hạn chế này, công ty cần hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính của mình như sau:
Thứ nhất, lập bổ sung báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thể hiện các nguồn tạo tiền và các mục đích sử dụng tiền của công ty. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ cho biết tính cân đối giữa dòng tiền tạo ra trong kỳ với các khoản tiền đã chi tiêu trong kỳ và sẽ thể hiện hiệu quả quản lý tài chính trong công ty.
Thứ hai, xây dựng hệ thống báo cáo quản trị chi tiết theo từng yêu cầu quản lý như:
- Báo cáo bán hàng hàng tuần, báo cáo tuổi nợ khách hàng.
- Báo cáo tổng hợp chi phí, báo cáo tồn quỹ... báo cáo định kỳ hàng tháng cho kế toán trưởng để lên dự trù kế hoạch chi phí, kế hoạch tài chính.
Tên gọi của các báo cáo kế toán quản trị phải phán ánh rõ nội dung chỉ tiêu kinh tế trong báo cáo. Các chỉ tiêu cấu thành báo cáo, các chỉ tiêu liên quan phải được
ghi rõ và cụ thể, được sắp xếp khoa học, hợp lý đảm bảo dễ hiểu, dễ sử dụng thông tin báo cáo. Đồng thời, các chỉ tiêu thực hiện cần có căn cứ để so sánh, đánh giá (kế hoạch, chỉ tiêu kỳ trước), đáp ứng được yêu cầu quản lý theo từng thời gian (thời gian
báo cáo được tăng cường và giảm thiểu thời gian công sức cho các cán bộ kế toán thì công ty cần chủ động xây dựng các biểu mẫu và yêu cầu bộ phận IT can thiệp để dữ liệu có thể lấy được trực tiếp từ hệ thống mà không phải làm thủ công, xây dựng phần
mềm chi tiết chuyên biệt phục vụ cho từng yêu cầu, mục đích quản trị.
3.3.6. Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là một trong những vấn đề rất quan trọng, đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện theo đúng quy định, ngăn ngừa các hành vi tiêu cực và tăng cường kiểm soát rủi ro trong quản lý tài chính và các hoạt động khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tại công ty công tác kiểm tra kế toán vẫn còn tồn tại những hạn chế như: hoạt động kiểm tra chưa được liên tục, một số sai sót chưa phát hiện kịp ngay trong ngày làm việc, chưa có cơ chế theo dõi tình hình thực hiện các khuyến nghị tại bộ phận nghiệp vụ, quy trình kiểm tra chưa được logic và chặt chẽ, do đó đã làm giảm hiệu quả của công tác kiểm tra kế toán. Để thực hiện tốt công tác kiểm tra kế toán cần thực hiện các nội dung sau:
- Thực hiện kiểm tra chéo giữa các nhân viên kế toán và có sự kiểm tra, ký duyệt của trưởng phòng phụ trách, kế toán trưởng.
- Tăng cường tính tự giác của từng cán bộ trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình, kịp thời phát hiện những sai sót, sai phạm của các cá nhân, các khâu tổ chức công việc. Khi phát hiện ra những sai phạm, cần phải báo cáo với người phụ trách trực tiếp để có biện pháp xử lý ngay.
Hơn nữa, công ty nên lập kế hoạch kiểm tra định kỳ cụ thể về chế độ chính sách, quy chế nội bộ, tình hình ghi chép của kế toán thông qua các tài liệu, báo cáo kế toán do hệ thống in ra, đánh giá mức độ sai phạm (nếu có), nghiên cứu và đưa ra giải pháp khắc phục. Nếu có sai sót phải yêu cầu kế toán viên phụ trách sữa chữa kịp thời. Sau khi có kết quả kiểm tra tiến hành lập và báo cáo kết quả kiểm tra để ban giám đốc nắm bắt được, phục vụ cho công tác điều hành có hiệu quả tốt hơn.
Khi xây dựng quy chế kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Những quy định chung: Nêu rõ vai trò, trách nhiệm của kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán tại công ty.
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý; bộ máy kế toán; làm rõ vai trò, vị trí bộ phận kiểm tra kế toán trong bộ máy đó; đồng thời cụ thể hóa mối quan hệ giữa các phòng ban trong toàn công ty.
- Quy chế tài chính bao gồm: Quy chế quản lý tiền mặt; quy chế về quản lý vật tư; quy chế về quản lý công nọ';...
- Quy chế về phân cấp hạch toán: Quy định về nhiệm vụ hạch toán của từng kế toán viên; phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm trong việc ghi chép ban đầu, luân chuyển chứng từ kế toán,..
Một số giải pháp nhằm tổ chức thực hiện tốt hơn công tác kiểm tra kế toán tại Công ty:
Thứ nhất, tổ chức lại bộ máy kế toán đảm bảo kế toán tổng họp có đủ năng
lực, trình độ chuyên môn để có khả năng bao quát, kiểm tra, soát xét toàn bộ các hoạt động kinh doanh.
Thứ hai, xây dựng quy trình, kế hoạch kiểm tra chi tiết áp dụng trong nội bộ
Công ty. Công ty cần xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong từng khâu công việc, từng đối tưọng, nội dung và thời gian kiểm tra.
Thứ ba, xác định nội dung và phương pháp kỹ thuật kiểm tra. Nội dung kiểm
tra kế toán phải bao gồm các công việc sau:
- Kiểm tra việc thực hiện nội dung công tác kế toán: tổ chức kiểm tra việc