3.2.1.1. Xác định mục tiêu và chu kỳ ĐGTHCV
a) Xác định mục tiêu đánh giá:
Tất cả nhân viên của công ty cần hiểu rõ ràng về mục đích của việc đánh giá, đặc biệt là đội ngũ quản trị của Thu Minh. Các nhà quản trị hiểu được tầm quan trọng của việc đánh giá có thể khiến nhân viên đánh giá đúng.
Mục tiêu của hệ thống ĐGTHCV tại CTCP Thu Minh:
- Nhằm mục đích đánh giá đúng năng lực và hiệu quả công việc của NLĐ Công ty, giao đúng người đúng việc, để NLĐ thể hiện kinh nghiệm, sức sáng tạo phục vụ mục tiêu phát triển bền vững của Thu Minh.
- Kết quả đánh giá công việc hàng tháng là căn cứ để đánh giá công việc và bình xét khen thưởng 6 tháng, hàng năm và cũng là căn cứ để tính lương hàng tháng cho NLĐ.
- Kết quả đánh giá còn là cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự khác của công ty và là cơ sở để lập kế hoạch đào tạo nhân sự của công ty.
Tuy nhiên, các mục tiêu của ĐGTHCV vẫn bị giới hạn ở một số mục tiêu cơ bản. Để nâng cao hiệu quả của ĐGTHCV của Thu Minh, kết quả đánh giá phải được coi là cơ sở cho việc tuyển dụng, bổ nhiệm nhân viên và các kế hoạch nhân sự khác của công ty. Ngoài ra, cần sử dụng các biện pháp công khai để nhân viên biết chính xác và đầy đủ các mục tiêu của việc áp dụng ĐGTHCV trong Thu Minh, làm động lực để người đánh giá và nhận xét đạt được mục tiêu. việc làm.
b) Xác định chu kỳ ĐGTHCV
Chu kỳ đánh giá không được quá ngắn, vì hầu hết các nhiệm vụ đòi hỏi một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành, điều này gây áp lực cho đánh giá viên và người được đánh giá, loại trừ tất cả các hoạt động công việc của tập thể CBCNV và NLĐ. Chu kỳ đánh giá cũng không được quá dài, nếu không, tính thời sự của giáo hoàng sẽ bị mất. Nói chung, ĐGTHCV được thực hiện theo hai cách: đánh giá dựa trên dự án và đánh giá định kỳ (hàng tháng, hàng quý và hàng năm).
Hiện tại, Thu Minh đang thực hiện chu kỳ đánh giá hàng tháng đối với cán bộ quản lý và chuyên viên, hàng ngày theo dõi, đánh giá công nhân trực tiếp làm công việc phụ trợ, tổng hợp kết quả đánh giá hàng tháng để tính lương. Theo kết quả đánh giá hàng tháng, đánh giá viên sẽ đánh giá toàn diện kết quả và đưa ra kết quả đánh giá trong 6 tháng và 1 năm, đồng thời lấy đây làm cơ sở để đưa ra các quyết định mô phỏng và công nhận. Tuy nhiên, đối với nhân viên chính thức, nhà quản lý nên thực hiện chu kỳ đánh giá ba tháng một lần, vì công việc ổn định và ít thay đổi nên kết quả đánh giá sẽ không nhiều chênh lệch trong cách tính lương hàng tháng, cũng như không có nhiều tác động. Theo giải pháp này, đánh giá viên thực hiện đánh giá dựa trên biểu mẫu đối với từng bộ phận theo các bước được áp dụng tại Thu Minh, với chu kỳ 3 tháng một lần, thay vì mỗi tháng một lần đối với vị trí
việc làm. Và mỗi tháng một lần, chu kỳ đánh giá được áp dụng cho các bộ phận sản xuất trực tiếp sản xuất.
3.2.1.2. Đào tạo đánh giá viên
Người đánh giá phải có trình độ và kiến thức vững chắc và phải đáng tin cậy, khi đó hiệu suất của mỗi nhân viên mới có thể được đánh giá một cách công bằng và chính xác. Mặt khác, đánh giá viên phải khách quan, tránh phạm phải những thành kiến, định kiến. Vì vậy, đánh giá viên là nhân tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả hoạt động của tổ chức nên việc chú trọng tuyển chọn và đào tạo sao cho phù hợp và hiệu quả nhất là vô cùng quan trọng.
Hiện tại, Thu Minh đang tiến hành đào tạo tự học bằng cách phát các hướng dẫn, quy định liên quan đến ĐGTHCV, tuy nhiên việc đưa các tài liệu này này còn nhiều hạn chế và vấn đề của đánh giá viên vẫn chưa được giải quyết kịp thời.
Có nhiều cách để đào tạo chuyên gia đánh giá hiệu suất, nhưng các nhân viên nhân sự của Thu Minh vẫn chưa học được cách quản lý nhân sự chính xác, cũng như chưa thực sự hiểu đánh giá hiệu quả công việc là gì. Vì vậy, công ty cần tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên tham gia các khóa học ngắn hạn và tham vấn ý kiến của các chuyên gia. Nghiên cứu xong, cần tổ chức lập kế hoạch tổ chức đào tạo trong bội bộ công ty với sự đồng hành của chuyên gia tư vấn ĐGTHCV, các bước cụ thể như sau:
Đầu tiên, Thu Minh cần phân phát các hồ sơ, dữ liệu liên quan đến các bước hoặc quy trình đánh giá, phương pháp đánh giá để trưởng phòng các bộ phận chức năng tìm hiểu, nghiên cứu, chuẩn bị trước các câu hỏi.
Tiếp theo, Thu Minh nên tổ chức hai khóa đào tạo để phổ biến trực tiếp những kiến thức về đánh giá hiệu quả công việc cho các cán bộ quản lý các phòng ban, nhóm. Kiến thức này là sự hiểu biết về đánh giá hiệu quả hoạt động, mục đích và tầm quan trọng của đánh giá hiệu quả hoạt động, để ban quản trị các bộ phận chức năng có hiểu biết cơ bản về ĐGTHCV. Tiếp đến, phổ cập sâu hơn các hoạt động đánh giá công khai như hình thức đánh giá, cách thiết lập tiêu chuẩn đánh giá, cách thực hiện đánh giá, quy trình thực hiện, ... và trả lời các câu hỏi của trưởng bộ
STT Nội dung Trọng sỏ Két quã thực hiện Đo luông Ghi chú 1 Tỷ lệ sãn phẩm nhập kho đáp
ứng được yêu cầu chất lượng
30% Vụ Sò ca có chi tièu thàp hơn chi tiêu kè hoạch
phận. Những vấn đề mà NLĐ chưa được hiểu rõ cán bộ nhân sự và chuyên gia thẩm định cần phải thảo luận và trả lời các câu hỏi một cách thẳng thắn. Đối với những câu hỏi chưa rõ, chuyên gia tư vấn có thể yêu cầu họ giải thích. Bộ phận nhân sự nên cố gắng đi theo còn đường dễ nhất để đánh giá viên dễ hiểu, tránh hiểu nhầm và hướng dẫn họ thực hiện. Cuối cùng, nó kết thúc bằng một khóa đào tạo thực hành để đánh giá viên có hiểu biết chuẩn chỉ và khách quan về việc ĐGTHCV chính xác.
Ngoài ra, trưởng các phòng chức năng phải có nhiệm vụ bổ sung kiến thức cho cán bộ, nhân viên của phòng mình. Hộp nhận xét có thể được thiết lập để nhân viên đóng vai trò dẫn đầu trong việc thực hiện và đánh giá. Từ đó, tạo mức giá thoải mái cho NLĐ, họ cũng được tham gia đánh giá.
Ngoài ra, việc đánh giá này cần được coi là một trong những tiêu chuẩn đánh giá kết quả hoạt động của lãnh đạo bộ phận chức năng.
3.2.1.3. Lựa chọn phương pháp ĐGTHCV
Phương pháp đánh giá chung dựa trên phương pháp thang đo đồ họa (GRS) và quản trị mục tiêu (MBO) thông qua các KPI để đánh giá, đồng thời cho điểm và trọng số của từng tiêu chuẩn. Theo các vị trí khác nhau, tầm quan trọng của mỗi tiêu chuẩn sẽ khác nhau.
Mỗi TCĐG phải có trọng số phù hợp thể hiện mức độ quan trọng của từng TCĐG. Cần nêu rõ tầm quan trọng của mỗi tiêu chí đánh giá, chẳng hạn (dựa trên tính sáng tạo, tinh thần trách nhiệm trong công việc của CBCNV hay sự thận trọng, tỉ mỉ và đúng mục tiêu).
Trọng số của mỗi tiêu chuẩn do giám đốc bộ phận và bộ phận nhân sự cùng xác định và phải được sự đồng ý của cấp quản lý.
Một số ví dụ về các tiêu chí đánh giá của các phòng ban, các CBCNV trong công ty nên triển khai và đề suất:
4 An toàn lao động trong ca sân
xuàt 20% Vụ
Sò vi phạm an toàn lao động vá tai nạn
lao động trong ca phụ trách.
5 Đăm báo nhàn lực cho ca sân xuàt 10% Vụ Sò ca thiêu nhàn lực khỏng có phương án bò sung trước đó.
6 Tỷ lệ nội dung báo cáo tông kèt
được lạp theo đủng yêu câu 10% Vụ đánh giá Tòng nội dung trong báo cáo đượclã "tôt" vá "đũng hạn" tông nội đung theo yèu càu 100% STT Nội dung Trọng SO Két quã thực hiện Đo lưỡng Ghi chú
1 Tỹ lệ sán phàm hư
phải sữa lại theo yêu cẩu
25% % Sỏ săn phàm hư trèn tòng sò sản phàm nhân viên sân xuàt làm ra. Phân ánh tay' nghè hav mức độ cân thạn cũa từng
nhàn viên sản xuàt. 2 Tý lệ háng hư 25% % Tỷ lệ háng hư cũa cã nhản có thè tinh
theo còng đoạn hay sân phàm 3 Dmh muc sử dụng
nguyên vặt liệu
30% % Sò lượng nguyên vặt liệu được sữ dụng cho 1 săn phàm. Lặp đinh mức giúp nhà quân lý định giã được săn phàm,
tièt kiệm nguyên vật liệu. 4 Tỹ lệ tièu hao nguyên
vật liệu cho phép
10% % Tý lệ % hao hụt cho phẽp cũa nguyên vặt liệu ưong một đơn hảng tùy theo loại đơn háng. Tv lệ nãy thướng ỡ múc
3-5%
J Tỷ lệ hư hỏng nguyên
vạt liệu 10% Sò Iucmg vá Tiên
Tông sõ nguyên vặt liệu bị hu hóng do
Ioi cũa nhàn viên sân xuàỵ đo bắng sô
lượng và giá trị bàng tiên. Giúp xem
xét, đanh giã cách thao tac, vặn hãnh
của cõng nhàn sân xuàt.
ST
T NỘI dung
Trọng
số Ket quả thực hiện Đo lường Ghi chú 1 Ti lệ nhản viên hài lòng với
chinh sách lương, thường, đài ngộ cùa còng ty.
10% % Chinh sách phải có sự cạnh
tranh cả trong nội bộ và ngoài thi trường. 2 So nhân viên được tuyền
dụng, đào tạo đúng thời gian và đáp ứng tiêu chuẩn cõng
việc đặt ra
10% Nhãn viên Yêu cảu về kỹ năng quan
sát, đánh giá cao. chinh xác.
3 Ti lệ nhãn viên đánh giá kết quã thực hiện công việc
đúng biêu mau quy định
15% % Yêu cầu về hiệu quả cũa
sự
tuyên truyền, phổ biển DGTHCV và sự sát sao trong còng tác kiềm tra.
hướng dẫn. 4 Ti lệ các trường hợp bồ
nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển được thực hiện đúng quy trinh thủ tục và đáp ứng
yêu cầu năng lực.
10% % Yêu cầu về kỹ năng nhìn
nhận, đánh giá và thực hiện cần thận, chinh xác
5 Ti lệ các vấn đề phát sinh, khiêu nại vè nhản sự được giái quyểt kịp thời và triệt
để.
30% % Nhanh chóng, kịp thời,
chinh xác và triệt đè
6 Ti lệ các yêu cầu về còng văn. giấy tờ. văn phòng phàm được xử lý kịp thời,
đủng yêu cẩu
5% % Nhanh chóng, kịp thời,
chinh xác.
7 Ti lệ tăng nàng suẩt lao động sau các hoạt động đào tạo.
thi tay nghề
10% % Hiệu quà công tác đào tạo
8 Ti lệ các quy định, chinh
sách của công ty được ban hành đúng quy trinh
10% % Ngẩn gọn, đơn giản, đẩy
đũ, đúng mục đích, thời gian
BAJC TIN
Ngày đãng Nội dung Các điềm Iuu ý Ngirfri liêu hệ giải đáp
Bảng 3.3: Ví dụ tiêu chí KPI ĐGTHCV của nhân viên nhân sự
Bằng cách cân nhắc từng tiêu chuẩn đánh giá và giải thích tầm quan trọng của các tiêu chuẩn đánh giá này, công ty sẽ khắc phục được khó khăn trong việc đánh giá kết quả hoạt động của các chức danh đạt tiêu chuẩn. Chất lượng công việc có thể so sánh được và có cùng tiêu chí đánh giá như cấp quản lý hoặc giữa quản đốc và phó giám sát, giữa quản lý và điều hành. Nhân viên sẽ hiểu chính xác hơn kết quả đánh giá của họ và giúp họ hiểu họ cần cải thiện những kỹ năng nào để đáp ứng yêu cầu công việc.
71 3.2.2. Hoàn thiện về triển khai ĐGTHCV 3.2.2.1. Truyền thông ĐGTHCV
Thu Minh cần tiếp tục thông báo rõ ràng những lợi ích của việc đánh giá hiệu suất cho CBCNV để thay đổi thái độ, hành vi, nhận thức của họ.
Ngoài việc tuyên truyền thông theo phương thức phát tài liệu để nhân viên tự xem. Công ty nên tổ chức một cuộc họp riêng để tuyên truyền về ĐGTHCV trong công ty, đối với CBCNV mới nên đưa yêu cầu “thực hiện chính xác nội dung và quy trình đánh giá hiệu quả công việc” vào bản tiêu chuẩn công việc.
Ngoài ra, do lĩnh vực kinh doanh của công ty là công ty sản xuất. Do đó, số NLĐ là lao động chân tay chiếm đa số, các gia đình không thường xuyên tiếp xúc với công nghệ và máy tính. Vì vậy, Công ty nên gắn thêm bảng thông báo chung tại vị trí nghỉ của nhân viên hoặc cồng vào để nhân viên nắm bắt thông tin nhanh chóng và đầy đủ nhất. Đặc biệt, bảng thông báo cần nêu rõ thời gian đánh giá, quy trình đánh giá và các vấn đề cần lưu ý trong một mục riêng và cần có thông báo của người chịu trách nhiệm trả lời các câu hỏi liên quan đến công việc đánh giá. Từ đó giúp CBCNV chủ động trong việc tìm hiểu và thực hiện ĐGTHCV.
Hình 3.1: Ví dụ bảng tin công ty
cụ thể: “Nội dung” và “những điểm cần lưu ý” nên đọc để nổi bật, gây chú ý khi nhìn; Màu xanh lá cây dành cho phần “người liên hệ trả lời”, vì vậy màu xanh lam nhẹ nhàng tạo cảm giác thoải mái, người liên hệ phải ghi rõ thông tin liên hệ: họ tên, chức danh, số điện thoại liên hệ. Bố cục trên bảng tin cũng cần sắp xếp theo thứ tự ngày đăng, tránh sự lộn xộn khiến người theo dõi khó nắm bắt được nội dung.
3.2.2.2. Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc
Mục đích của phỏng vấn ĐGTHCV là thúc đẩy nhân viên thông qua các kênh phản hồi hai chiều (phản hồi của tổ chức và cá nhân) và nâng cao hiệu quả của NLĐ trong việc đưa ra kết quả đánh giá và đưa ra quyết định bố trí nhân lực tiếp theo. Mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên trực tiếp và nhân viên thiết lập mối quan hệ thân thiện cởi mở tinh thần đồng chí trong việc trao đổi kết quả đánh giá, đồng thời giúp nhà quản lý cấp cao trực tiếp hiểu được tâm tư, nguyện vọng của cấp dưới, tìm hiểu lý do tại sao họ làm công việc của họ. Nếu nguyên nhân tích cực thì người quản lý được đề bạt trực tiếp giữa các nhân viên, nếu nguyên nhân tiêu cực thì phải có biện pháp giải quyết nhanh chóng, tránh ảnh hưởng lâu dài đến năng suất của NLĐ.
Mục đích chính của phỏng vấn đánh giá gồm hai phần: phỏng vấn đánh giá được sử dụng để trao đổi với nhân viên về kết quả của quá trình đánh giá (ví dụ, tăng lương, thăng chức, sa thải); thứ hai, phỏng vấn đánh giá được sử dụng để đánh giá hiệu quả, củng cố mong đợi các hành vi, và tìm ra điểm yếu và Xây dựng kế hoạch cải tiến. Do đó, đối với những mục đích này, cần phải có hai cuộc phỏng vấn riêng biệt. Do đó, cuộc phỏng vấn sẽ được thực hiện theo quy trình sau:
Trước lúc phỏng vấn:
Sắp xếp thời gian thảo luận và đánh giá với nhân viên trước một tuần; xem kết quả làm việc của cá nhân / nhóm và đưa ra các phương án để điều chỉnh và cải thiện kết quả làm việc của nhân viên.
Thu thập dữ liệu và thông tin cần thiết: thông tin mô tả công việc; thông tin tiêu chuẩn mẫu; kiểm tra hồ sơ cá nhân; đánh giá kết quả làm việc gần đây của nhân viên.
Chuẩn bị cho nhân viên: thông báo trước cho CBCNV; thu thập các câu hỏi và khiếu nại từ CBCNV; tập trung vào 2-3 vấn đề quan trọng.
Trong quá trình phỏng vấn:
Tạo bầu không khí thoải mái, sử dụng phản hồi mang tính xây dựng và phát triển.
Trong khi phỏng vấn, cần tránh tranh chấp, vì dễ dẫn đến bế tắc, sự hiểu biết về vấn đề thảo luận phải được kiểm tra thường xuyên.
Sau khi phỏng vấn: