Mục đích của phỏng vấn ĐGTHCV là thúc đẩy nhân viên thông qua các kênh phản hồi hai chiều (phản hồi của tổ chức và cá nhân) và nâng cao hiệu quả của NLĐ trong việc đưa ra kết quả đánh giá và đưa ra quyết định bố trí nhân lực tiếp theo. Mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên trực tiếp và nhân viên thiết lập mối quan hệ thân thiện cởi mở tinh thần đồng chí trong việc trao đổi kết quả đánh giá, đồng thời giúp nhà quản lý cấp cao trực tiếp hiểu được tâm tư, nguyện vọng của cấp dưới, tìm hiểu lý do tại sao họ làm công việc của họ. Nếu nguyên nhân tích cực thì người quản lý được đề bạt trực tiếp giữa các nhân viên, nếu nguyên nhân tiêu cực thì phải có biện pháp giải quyết nhanh chóng, tránh ảnh hưởng lâu dài đến năng suất của NLĐ.
Mục đích chính của phỏng vấn đánh giá gồm hai phần: phỏng vấn đánh giá được sử dụng để trao đổi với nhân viên về kết quả của quá trình đánh giá (ví dụ, tăng lương, thăng chức, sa thải); thứ hai, phỏng vấn đánh giá được sử dụng để đánh giá hiệu quả, củng cố mong đợi các hành vi, và tìm ra điểm yếu và Xây dựng kế hoạch cải tiến. Do đó, đối với những mục đích này, cần phải có hai cuộc phỏng vấn riêng biệt. Do đó, cuộc phỏng vấn sẽ được thực hiện theo quy trình sau:
Trước lúc phỏng vấn:
Sắp xếp thời gian thảo luận và đánh giá với nhân viên trước một tuần; xem kết quả làm việc của cá nhân / nhóm và đưa ra các phương án để điều chỉnh và cải thiện kết quả làm việc của nhân viên.
Thu thập dữ liệu và thông tin cần thiết: thông tin mô tả công việc; thông tin tiêu chuẩn mẫu; kiểm tra hồ sơ cá nhân; đánh giá kết quả làm việc gần đây của nhân viên.
Chuẩn bị cho nhân viên: thông báo trước cho CBCNV; thu thập các câu hỏi và khiếu nại từ CBCNV; tập trung vào 2-3 vấn đề quan trọng.
Trong quá trình phỏng vấn:
Tạo bầu không khí thoải mái, sử dụng phản hồi mang tính xây dựng và phát triển.
Trong khi phỏng vấn, cần tránh tranh chấp, vì dễ dẫn đến bế tắc, sự hiểu biết về vấn đề thảo luận phải được kiểm tra thường xuyên.
Sau khi phỏng vấn:
Nhân viên phỏng vấn chuẩn bị một bản tóm tắt lại nội dung cuộc thảo luận. Hãy coi đó là bước kiểm tra cuối cùng để hiểu những gì đã được thảo luận. Nhân viên và những người có trách nhiệm giữ một bản sao của mọi người.
Cả nhân viên và người phỏng vấn đều thảo luận về bất kỳ thay đổi nào trong mục tiêu. Các cuộc thảo luận về hiệu suất và bình luận được tổ chức thường xuyên, và khi các vấn đề chỉ xảy ra một tháng hoặc lâu hơn sau cuộc thảo luận chính thức, bạn có thể bình luận hoặc thảo luận về bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
Ngoài ra, đối với hình thức truyền thông trực tiếp, cần xây dựng thêm các mẫu lấy ý kiến nhân viên để thông tin được thu thập đầy đủ và khách quan hơn.