Thực trạng lập kế hoạch nhân lực

5. Kết cấu của luận văn

3.3.2. Thực trạng lập kế hoạch nhân lực

a. Thực trạng phân tích công việc

Do đặc thù là cơ quan chính quyền Nhà nước nên Chi cu ̣c QLTT Hà Giang có các điểm riêng biệt trong công tác phân tích công việc đối với các khối cơ quan, tổ chức ngoài nhà nước. Các vị trí như lãnh đạo Chi cục, các trưởng phó phòng ban đều được Nhà nước ban hành quy chế và được thực hiện theo đúng quy chế đó. Các vị trí khác sẽ được trưởng phòng và phó phòng giao nhiệm vụ cụ thể. Có thể nói, quá trình phân tích công việc tại Chi cục QLTT Hà Giang vẫn chưa được chú trọng. Phòng Tổ chức - Hành chính tại Chi cu ̣c sẽ căn cứ vào các quy định của Nhà nước để xây dựng bảng mô tả công việc cho các lãnh đạo tại Chi cục. Đối với các vị trí khác tại các phòng ban thì nội dung của công việc sẽ do các trưởng phòng điều hành và trực tiếp phân tích công việc bằng các bản mô tả công việc cho từng vị trí của nhân viên trong phòng. Dưới đây là bản mô tả công việc của lãnh đạo Chi cu ̣c QLTT tỉnh Hà Giang:

Bảng 3.11. Tóm tắt bản mô tả công việc của cán bộ và lãnh đạo thuộc Chi cục QLTT tỉnh Hà Giang

Chi cục trưởng

- Lãnh đạo, quản lý điều hành Chi cục Quản lý thị trường tổ chức kiểm tra kiểm soát việc thực hiện vàchấp hành pháp luật các hoạt động sản xuất kinh doanh thương mại, dịch vụ, chấtlượng hàng công nghiệp lưu thông trên thị trường; tổ chức tuyên truyền, phổbiến pháp luật về thương mại cho các tổ chức, cá nhân hoạt động thương mại trênđịa bàn tỉnh; thực hiện nhiệm vụ thanh tra chuyên ngành thương mại và xử lý viphạm hành chính theo thẩm quyền.

- Chỉ đạo việc xây dựng và đề xuất với Giám đốc Sở Công Thương và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh kế hoạch,biện pháp về tổ chức thị trường, bảo đảm lưu thông hàng hoá theo pháp luật, ngănngừa và xử lý kịp thời các vi phạm trong hoạt động thương mại, dịch vụ, công nghiệp trên địa bàn tỉnh.

- Thay mặt Giám đốc Sở Công Thương tổ chức, phối hợp hoạt động giữa các cơ quan có chức năng quản lýthị trường, chống buôn lậu, chống sản xuất - buôn bán hàng giả, hàng cấm và cáchoạt động kinh doanh trái phép khác ở địa phương.

- Chỉ đạo việc sơ kết,tổng kết, đánh giá hoạt động của Chi cục theo chức năng, nhiệm vụ. Thực hiệnchế độ thống kê, báo cáo, cung cấp thông tin kịp thời theo quy định.

- Giải quyết theo thẩmquyền các đơn thư khiếu nại, tố cáo trong hoạt động kiểm tra của các Đội Quản lý thị trường và Kiểm soát viên thị trường.

- Chỉ đạo kiểm tra việcchấp hành pháp luật trong hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm hành chính của đơnvị và công chức Quản lý thị trường thuộc địa phương.

- Quản lý và thực hiện các chế độ chính sách đối với công chức trong Chi cục theo phân cấp quản lý cánbộ; quản lý tài chính, tài sản, xây dựng cơ sở vật chất và đảm bảo các điềukiện làm việc cần thiết cho hoạt động của Chi cục và các Đội Quản lý thị trườngtrực thuộc.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, Giám đốc Sở Công Thương và Cục Quản lý thị trường giao

Chi cục phó

Giúp Chi cục trưởng phụ trách và điều hành một số lĩnh vực công tác theo phân công trong lãnh đạo Chi cục; quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chi cục trưởng về quyết định của mình về lĩnh vực công tác được phân công.

Các trưởng

phòng

- Trực tiếp hỗ trợ, giúp lãnh đạo Chi cục, triển khai các công tác thuộc thẩm quyền quản lý của trưởng phòng.

- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của phòng.

chức năng nhiệm vụ.

- Quản lý các cán bộ công chức trong phòng theo phân công, phân cấp - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng và Chi cục phó giao.

Các đội quản lý thi ̣ trường

- Thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát thị trường, đấu tranh chống các vi phạm pháp luật trong hoạt động thương mại, công nghiệp trên thị trường theo các địa bàn được phân công quản lý. - Thực hiện vai trò cơ quan thường trực Ban chỉ đạo 127 tại địa phương; tổng hợp báo cáo tình hình thị trường, kết quả kiểm tra, xử lý về Chi cục để Chi cục nắm và tổng hợp báo cáo cấp trên. - Riêng Đội cơ động Quản lý thị trường thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát đấu tranh chống các hành vi vi phạm trong hoạt động thương mại trên địa bàn toàn tỉnh trong đó tập trung giải quyết các vụ việc lớn, phức tạp.

Nhân viên

- Chủ động thực hiện tốt nhiệm vụ được giao từ trưởng phòng và phó phòng.

- Xây dựng kế hoạch và báo cáo kết quả thực hiện với lãnh đạo phòng. - Chịu trách nhiệm với lãnh đạo phòng về công việc được giao.

(Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính Chi cục QLTT Hà Giang)

Căn cứ vào bảng 3.11 cho thấy công tác phân tích công việc tại Chi cu ̣c QLTT Hà Giang cũng đã được chú trọng tiến hành phân tích. Hoạt động phân tích công việc được phòng Tổ chức Hành chính Chi cục tiến hành phân tích và gửi đến các phòng ban, vị trí có liên quan. Tuy nhiên việc phân tích công việc cho từng chức danh vẫn còn rất chung chung và đơn giản. Công tác phân tích công việc vẫn chưa có một quy trình phân tích khoa học và cụ thể, chi tiết cho từng vị trí tại Chi cục. Điều này làm cho các cán bộ Chi cu ̣c vẫn khó hình dung được công việc cụ thể mình làm hoặc chỉ hình dung được một phần công việc của mình. Đặc biệt là bản mô tả công việc cụ thể của từng nhân viên các phòng ban là không có. Đây không chỉ riêng Chi cu ̣c mà là ở một số

cơ quan nhà nước nói riêng hiện nay. Bản mô tả công việc thực sự là chưa khoa học đối với các cán bộ trong các phòng ban, điều này sẽ rất khó khuyến khích cán bộ tại các phòng ban làm việc một cách hiệu quả, chủ động trong công việc. Hầu hết công việc đều theo sự chỉ đạo của trưởng phòng và phó phòng. Nếu không chú ý sẽ rất dễ đến hiện tượng chồng chéo công việc giữa những người cùng một phòng ban, do công việc không được phân công một cách rõ ràng. Do đó, trong thời gian tới, Chi cu ̣c cần phải tiến hành phân tích chi tiết công việc một cách rõ ràng hơn nữa và xây dựng bảng mô tả công việc có hệ thống, giúp cán bộ Chi cục có thể hình dung được công việc mình cần làm. Điều này sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả quản tri ̣ n nhân lực tại Chi cục QLTT tỉnh Hà Giang.

b. Xác định nhu cầu nhân lực

Xác định nhu cầu lao động tại Chi cu ̣c chính là hoạch định về nhu cầu nguồn nhân lực tại Chi cục. Trong phần lý thuyết, cho thấy công tác hoạch định nguồn nhân lực bao gồm nhiều bước: đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu, đề ra các chính sách, thực hiện các kế hoạch đề ra, kiểm tra và đánh giá. Tuy nhiên, việc xác định nhu cầu lao động tại Chi cục vẫn còn rất đơn giản. Hiện nay, tại Chi cục QLTT tỉnh Hà Giang công tác xác định nhu cầu nhân lực sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tại của các phòng ban, các đô ̣i quản lý thi ̣ trường thuộc Chi cục. Công tác xác định nhu cầu nhân lực chưa có kế hoạch dài hạn dựa trên mục tiêu và định hướng chiến lược của Chi cục. Việc xác định nhu cầu nhân lực chỉ mang tính chất ngắn hạn, tạm thời cuối mỗi năm, các trưởng phòng tại các phòng ban tiến hành phân tích nhu cầu nhân lực hiện tại của phòng ban mình về nhu cầu nhân lực của phòng ban. Vào cuối mỗi năm, các trưởng phòng sẽ lập báo cáo về tình hình nhân lực tại các phòng ban thuộc mình quản lý. Công tác xây dựng kế hoạch về nguồn nhân lực tại Chi cục QLTT tỉnh Hà Giang được thực hiện theo ba bước như sơ đồ:

Sơ đồ 3.1 Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực

(Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính Chi cục QLTT Hà Giang) Bước 1: Kế hoạch nguồn nhân lực tại các phòng ban

Cuối mỗi năm tổng kết báo cáo. Ngoài báo cáo về kết quả hoạt động của phòng ban và phương hướng nhiệm vụ trong năm tới, các phòng ban trong Chi cục sẽ tiến hành xây dựng chi tiết cụ thể về kế hoạch nguồn nhân lực của phòng ban gửi kèm theo đến phòng Tổ chức hành chính. Bao gồm tuyển mới đối với vị trí thiếu và tinh giản biên chế đối với vị trí không cần thiết.

Bước 2: Phòng Tổ chức Hành chính kiểm tra và giám sát

Phòng Tổ chức hành chính dựa vào bản phân tích và mô tả công việc của các phòng ban cũng như phương hướng và mục tiêu của các phòng ban. Nhu cầu về nhân lực và đào tạo phát triển nhân lực của các phòng ban, tổng hợp lại và đề xuất đến các phòng ban, tiến hành kiểm tra giám sát thực tế về tình hình nhân lực của các phòng ban , xét duyệt đề xuất của các phòng ban và trình duyệt với ban lãnh đạo Chi cục.

Bước 3: Ban lãnh đạo Chi cục phê duyệt

Sau khi xem xét đề xuất của phòng tổ chức hành chính, ban lãnh đa ̣o Chi cục sẽ họp và phê duyệt hoặc từ chối đề xuất của phòng Tổ chức Hành chính.

Có thể nói, công tác xác định nhu cầu lao động tại Chi cục QLTT Hà Giang được thực hiện khá khoa học. Quy trình xác định nhu cầu lao động được thực hiện khá bài bản và rà soát kỹ qua từng công đoạn. Điều này cũng

Kế hoạch nguồn nhân lực tại các phòng ban

Ban lãnh đao Chi cu ̣c phê duyệt

phù hợp với chủ trương và đường lối của Nhà nước trong việc tuyển chọn thêm công nhân viên chức mới và tinh giản biên chế đối với những vị trí thừa, không cần thiết.

3.3.3. Tạo nguồn nhân lực

Tuyển dụng và bố trí sử dụng nhân sự là công tác hết sức quan trọng đối với tất cả các tổ chức không phân biệt nhà nước hay tư nhân. Tuy nhiên, giữa khối nhà nước và khối tư nhân lại có sự khác biệt rất lớn.

Thông thường, đối với khối tư nhân thì công tác tuyển dụng rất đơn giản. Nhà tuyển dụng chỉ việc đăng thông báo tuyển dụng qua các phương tiện thông tin đại chúng. Người tuyển dụng sẽ nộp hồ sơ và thi tuyển, sau thời gian hợp đồng khoảng 1 -2 tháng thì lãnh đạo công ty sẽ quyết định nhận hay không nhận người được tuyển dụng vào làm việc chính thức tại cơ quan.

Đối với khối nhà nước, công tác tuyển dụng có sự khác biệt. Sau khi xác định nhu cầu lao động được phê duyệt, phòng Tổ chức Hành chính của Chi cục sẽ tiến hành văn bản về việc tinh giản biên chế đối với những vị trí không cần thiết và lên kế hoạch tuyển dụng các vị trí mới phù hợp mục tiêu và định hướng về nhu cầu nhân lực mà ban lãnh đa ̣o Chi cu ̣c đã phê duyệt.

Hiện nay, chính sách tuyển dụng nhân lực của lực lượng QLTT tỉnh Hà Giang không có gì nổi bật và khác biệt so với các đơn vị hành chính khác, tất cả các chính sách đều dựa trên Luật Cán bộ công chức năm 2008, Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/03/2010 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức. Việc thi tuyển được tổ chức theo hai hình thức: một là thi tuyển để xét hợp đồng; hai là, Sở Nội vụ tổ chức thi tuyển. Chi cục QLTT tỉnh giữ vai trò là đơn vị tiếp nhận lao động do đơn vị chuyên trách của tỉnh đưa xuống.

Biểu đồ 3.1. Mức độ hài lòng của nhân viên với chính sách tuyển dụng

(Nguồn: Kết quả điều tra của tác giả - năm 2015)

Biểu đồ trên chỉ ra rằng 35% người được hỏi không cảm thấy hài lòng, 25% hoàn toàn không hài lòng với quy trình tuyển dụng đó là những người không thuộc diện con em cháu cha có năng lực và trình độ cao. 28,3% cảm thấy có thể gọi là hài lòng và chỉ có 11,7% là cảm thấy rất hài lòng là những người thuộc diện con em cháu cha có năng lực và trình độ thấp. Công tác tuyển dụng của đơn vị. Rõ ràng, chính sách tuyển dụng hiện tại của Chi cục QLTT tỉnh Hà Giang là không có đột biến, nó chỉ mang tính ổn định và hài hòa với xã hội. Mặt khác, Chi cục QLTT Hà Giang cũng có thể rơi vào trạng thái buộc phải tiếp nhận những cán bộ không mong muốn như con em cháu cha với năng lực và trình độ thấp. Tóm lại, Chi cục QLTT tỉnh đang gặp phải những vướng mắc và hạn chế trong khâu tuyển dụng mà chưa có những lối thoát. Đó là những hậu quả do cơ chế chính sách quản lý lao động vĩ mô tác động làm ảnh hưởng đến tình hình nhân lực của đơn vị sử dụng như trường hợp của Chi cục QLTT tỉnh Hà Giang.

3.3.4. Quản lý và sử dụng nhân lực

a. Sắp xếp nhân lực

Phân công lao động là sắp xếp, bố trí người lao động vào công việc đảm bảo phù hợp mang lại hiệu quả công việc cao nhất. Trong đơn vị nếu

người cán bộ quản lý có trình độ phân công bố trí lao động đúng, hợp lý sẽ đảm bảo sử dụng lao động hợp lý, tiết kiệm sức lao động, phát huy tính chủ động và sáng tạo của mỗi người lao động, từ đó tạo điều kiện duy trì và nâng cao khả năng làm việc lâu dài cũng như sự hứng thú làm việc của người lao động. Đồng thời, điều đó cũng đảm bảo quản trị nhân lực có hiệu quả cao, hiệu quả công việc sẽ tốt. Nếu phân công lao động không đúng thì người lao động không phát huy được năng lực sở trường, làm việc trái ngành, trái nghề dẫn đến hậu quả người lao động chán nản, không hoàn thành nhiệm vụ được giao, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung của đơn vị.

Để tiến hành phân công bố trí lao động hợp lý, hàng năm lãnh đạo Chi cục căn cứ vào số lượng lao động, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng lực của cán bộ công nhân viên để xây dựng phương án bố trí phân công lao động cho phù hợp với trình độ, năng lực sở trường của họ. Đồng thời, đơn vị tiến hành kiểm tra đánh giá năng lực của nhân viên xem bộ phận nào cần phải thay thế, chuyển đổi cán bộ cho phù hợp với công việc.

Sắp xếp cán bộ quản lý: quản lý là công việc phức tạp, quan trọng nhất đòi hỏi cán bộ là người có trình độ chuyên môn cao, năng lực điều hành, quản lý chỉ đạo tốt.

Đối với cán bộ chuyên môn nghiệp vụ: Họ là những cán bộ được giao nhiệm vụ hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cán bộ lãnh đạo, làm công việc chuyên môn nghiệp vụ theo chức trách nhiệm vụ được giao. Do vậy Chi cục QLTT tỉnh Hà Giang bố trí cán bộ có trình độ nghiệp vụ theo chuyên ngành đào tạo phù hợp với công việc được giao.

Đối với nhân viên phục vụ: Họ là những người trực tiếp tham gia làm công tác thị trường và phục vụ công việc đòi hỏi phải bố trí những cán bộ có trình độ, kinh nghiệm phù hợp với công việc và năng lực sở trường của từng người.

b. Đề bạt và bổ nhiệm

Trong đề bạt và bổ nhiệm cán bộ lên chức vụ cao hơn, hoặc giao cho họ những nhiệm vụ, trách nhiệm quan trọng hơn Chi cục QLTT luôn chú ý 3 vấn đề:

- Thứ nhất, cần xác định cụ thể, rõ ràng những cơ sở tiêu chuẩn có tính nguyên tắc như dựa trên cơ sở phân tích công việc, thành tích, tiềm năng.

- Thứ hai, việc đề bạt phải góp phần thực hiện được mục đích quản lý của tổ chức: khuyến khích được những người lãnh đạo có năng lực, những bậc