2.1. Giới thiệu công ty TNHHManabox Việt Nam
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty TNHH Manabox Việt Nam có quy mô nhỏ nên bộ máy quản lý tương
đối đơn giản, gọn nhẹ. Cơ cấu tổ chức được xây dựng chặt chẽ gồm đầy đủ tất cả các bộ phận thực hiện những nghiệp vụ cơ bản của một công ty tư vấn thuế. Cơ cấu các phòng ban được phân theo chức năng, mỗi phòng thực hiện nhiệm vụ chuyên biệt, tuy vậy, vẫn có sự phối hợp với các phòng ban để đảm bảo tính liền mạch trong công tác hoạt động của công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm các bộ phận sau:
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty
Nguồn: Phòng Tư vấn - Công ty Manabox
* Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
Hội đồng thành viên: Là một công ty liên doanh, hội đồng thành viên của
Manabox bao gồm 3 thành viên - 2 người đến từ Nhật Bản và 1 người từ Việt Nam. Là bộ phận nắm quyền hạn cao nhất, hội đồng thành viên có nhiệm vụ chỉ đạo, xây dựng các chiến lược, chính sách cho công ty cũng như đưa ra các quyết định quan trọng đối với công ty.
Ban giám đốc: Thành viên của ban giám đốc gồm 2 người, đều là những
chuyên gia công tác lâu năm trong lĩnh vực kế toán - thuế, có trách nhiệm trực tiếp điều hành quá trình hoạt động, cung cấp dịch vụ của công ty. Tại Manabox, tổng giám
đốc đóng vai trò là người đại diện pháp luật và cũng là người đại diện công ty ký kết các hợp đồng với đối tác.
Phòng Hành chính:
- Bộ phận hành chính - nhân sự: Nhiệm vụ chính của bộ phận này bao gồm: Phụ
trách tuyển dụng; Chịu trách nhiệm về công tác quản lý lao động trong công ty; xây dựng quy chế trả lương, quy chế khen thưởng, phúc lợi, theo dõi tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện công tác lao động - tiền lương trong công ty; Quản lý bảo hiểm xã hội; Soạn thảo một số loại văn bản báo cáo của công ty. Ngoài ra, nhân viên hành chính - nhân sự cũng trực tiếp quản lý, lưu trữ chứng từ, tài liệu và con dấu công ty.
- Bộ phận kế toán: Bộ phận kế toán có chức năng tham mưu, quản lý các công tác
tài
chính - kế toán tại Manabox, giám sát và đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty theo quy định. Nhân viên kế toán sẽ đảm nhiệm một số nhiệm vụ chính như: ghi nhận
hóa đơn, chứng từ ban đầu, thực hiện hạch toán vào sổ và lưu trữ giấy tờ, dữ liệu sổ sách. Bên cạnh đó, bộ phận kế toán cũng phụ trách lên kế hoạch, tính toán, kê khai các khoản thuế nội bộ công ty cũng như lập báo cáo thuế, báo cáo quyết toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm...
Phòng Tư vấn: Nhiệm vụ chính của phòng tư vấn là hỗ trợ trực tiếp cho
khách
hàng trong lĩnh vực tư vấn thuế, kế toán, tư vấn pháp lý và đầu tư... Cụ thể hơn, công
việc của nhân viên tư vấn bao gồm thực hiện các nghiệp vụ kế toán ghi sổ, lập báo cáo tài chính, tạo và chỉnh sửa hợp đồng theo yêu cầu của khách hàng, giải đáp các vướng mắc liên quan đến việc kê và nộp thuế cho khách hàng,... Ở cấp độ quản lý, trưởng phòng sẽ trực tiếp giám sát quy trình cung cấp dịch vụ, cũng như kiểm soát chất lượng chuyên môn của nội dung tư vấn.
Đối với vị trí thực tập, sau khi được nhân viên hướng dẫn, thực tập sinh thực thao tác ghi sổ kế toán, lập bảng tính và lên tờ khai thuế TNCN, thuế GTGT, quyết toán thuế TNCN và thay mặt khách hàng đi nộp tờ khai, lệ phí. Ngoài ra, thực tập sinh cũng hỗ trợ nhân viên lên một số loại báo cáo như báo cáo sử dụng hóa đơn, báo
cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế, báo cáo tài chính và kiểm tra báo cáo kiểm toán.
Ngoài ra, thực tập sinh còn phụ trách một số công việc khác như sang văn phòng khách hàng thu thập chứng từ, chụp lại hoặc scan các thông tin cần thiết, sau đó in ra và kiểm tra hóa đơn, chứng từ để phục vụ công tác ghi sổ hoặc kiểm tra thuế. Bên cạnh các công việc trực tiếp liên quan đến tư vấn thuế, thực tập sinh cũng được phân công tìm hiểu, cập nhật các thông tin, quy định mới được ban hành và viết nội dung báo cáo (ở 2 ngôn ngữ Anh/ Việt) để phục vụ cho bản tin cập nhật (news) của Manabox.