2.3. Thực trạng dịch vụ tư vấn thuế tại công ty TNHHManabox ViệtNam
2.3.1. Quy trình cung cấp dịch vụ tư vấn thuế
Quy trình cung cấp dịch vụ tư vấn thuế tại Manabox thông thường sẽ trải qua 3 giai đoạn chính gồm: Khảo sát khách hàng - Thực hiện nghiệp vụ tư vấn - Báo cáo kết quả tư vấn.
Khảo sát Thực hiện nghiệp vụ Báo cáo kết quả tư
a. Giai đoạn 1: Khảo sát khách hàng
Ở bước đầu của việc cung cấp dịch vụ, Manabox sẽ khảo sát một số thông tin cơ bản của khách hàng như:
- Loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động (đặc biệt lưu ý đến thông tin về doanh nghiệp chế xuất, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, công ty có chi nhánh) - Các thông tin kế toán chung như: Phương pháp hạch toán hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, phương pháp khấu hao, phương pháp tính thuế giá trị gia tăng. Đối với các công ty đã đi vào hoạt động, khách hàng cần cung cấp thêm các
thông tin về: Tình trạng lãi, lỗ trong các năm gần đây, số lượng giao dịch ước tính hàng tháng, số lượng hóa đơn đầu ra, đầu vào bình quân hàng tháng, số lượng giao dịch tiền mặt, tiền gửi ngân hàng bình quân hàng tháng, số lượng nhân viên người Việt Nam, người nước ngoài (bao gồm cả nhân viên thời vụ)
- Khách hàng cũng cần xác định rõ một số nhu cầu khác của mình như: Khách hàng có yêu cầu bắt buộc thực hiện công việc tư vấn tại văn phòng công ty không? Công ty có người thu thập và gửi chứng từ hàng kỳ không? Hay công ty có cần Manabox hỗ trợ đi nộp tờ khai, giấy tờ cho cơ quan Nhà nước không?
Dựa trên khảo sát cơ bản, Manabox sẽ sắp xếp lịch họp và khảo sát thêm các yêu cầu cụ thể của khách hàng (ví dụ như khách hàng có nhu cầu sử dụng những gói dịch vụ nào), lập file ước tính giá và gửi báo giá cũng như phạm vi nội dung công việc tư vấn thuế và phạm vi chịu trách nhiệm của mỗi bên cho khách hàng.
Sau khi hai bên thỏa thuận thống nhất, công ty sẽ gửi hợp đồng, lịch làm việc và email cung cấp các thông tin cần thiết ban đầu cho khách hàng. Về phía nội bộ công ty, cấp quản lý sẽ phân bổ nhóm tư vấn phụ trách đối với từng khách hàng.
b. Giai đoạn 2: Thực hiện nghiệp vụ tư vấn
Giai đoạn thực hiện tư vấn cho khách hàng được Manabox thực hiện theo trình
tự như sau:
Tiếp nhận thông tin Phân tích &∖ Cung cấp dữ liệu theo ∖ ∖
cần tư vấn / xử lý thông tin / yêu cầu của KH /
Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng cần tư vấn
Những thông tin khách hàng cần tư vấn thường được thể hiện thông qua các chứng từ kế toán, thuế. Nhân viên Manabox sẽ nhận tài liệu do khách hàng gửi bằng bản cứng qua EMS hoặc bản mềm qua Email. Sau khi nhận tài liệu theo lịch thỏa thuận giữa hai bên, Manabox đưa ra yêu cầu bổ sung, hoàn thiện chứng từ sau 03 ngày kể từ ngày nhận đủ. Nhân viên tư vấn kiểm tra tài liệu và đưa ra các khuyến nghị đối với những tài liệu sai, thiếu cần lưu ý bổ sung. Khách hàng sẽ nhận được bộ tài liệu kế toán đầy đủ, đúng quy định cùng bảng khuyến nghị tài liệu kế toán cần hoàn chỉnh.
Bước 2: Phân tích và xử lý thông tin
Sau khi tiếp nhận số liệu sổ sách, Manabox kiểm tra việc ghi sổ kế toán, đưa ra ý kiến yêu cầu kế toán chỉnh sửa, bổ sung những bút toán sai sót cần điều chỉnh.
Đối với thuế TNCN, Manabox thực hiện thu thập một số dữ liệu cần thiết như
bảng lương, bảng chấm công, thông tin về hợp đồng lao động, thông tin về các khoản
lợi ích cho người lao động từ khách hàng. Trên cơ sở các dữ liệu nhận được, Manabox
tiến hành lập bảng tính thuế TNCN và lên tờ khai thuế, quyết toán thuế.
Đối với thuế TNCN và thuế TNDN, hai loại thuế này có trình tự thực hiện tương đối giống nhau. Sau khi khách hàng gửi chứng từ thuế hàng tháng và các thông
tin về giao dịch mua hàng, bán hàng như hóa đơn, tờ khai hải quan,.. .nhân viên tư vấn tiến hành kiểm tra chi phí được khấu trừ, chi phí không được khấu trừ, xác định nghĩa vụ thuế dựa trên dữ liệu kế toán và tính thuế, quyết toán thuế.
Bước 3: Cung cấp dữ liệu theo yêu cầu của khách hàng
Kết thúc quá trình phân tích và xử lý thông tin, công ty sẽ gửi khách hàng phiếu yêu cầu điều chỉnh và đưa ra lưu ý về các vấn đề rủi ro cao (như các khoản lợi ích của người lao động không hợp lý, chi phí không được trừ,.) cũng như gợi ý phương án giải quyết để khách hàng lựa chọn. Ngoài ra, nhân viên tư vấn cũng sẽ hướng dẫn khách hàng nộp thuế nếu khách hàng có nhu cầu.
c. Giai đoạn 3: Báo cáo kết quả tư vấn
Sau khi tư vấn cho khách hàng, Manabox sẽ có một báo cáo hoàn chỉnh về các
nguy cơ tiềm ẩn hay những tiềm năng có thể khai thác lợi ích về thuế tới khách hàng.
Báo cáo cũng khái quát thực trạng, đặc điểm thuế của công ty, từ đó đưa ra một số khuyến nghị về chiến lược thuế cùng các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro về thuế mang tính chất hệ thống có thể xảy ra.
Ngoài ra, trong quá trình làm việc, khách hàng tập hợp những vướng mắc và gửi sang nhân viên phụ trách của Manabox. Các vướng mắc của khách hàng sẽ được Manabox gửi email tư vấn đồng thời hỗ trợ giải thích, báo cáo bằng tiếng Anh/ Nhật cho lãnh đạo của phía công ty khách hàng. Để đảm bảo chất lượng tư vấn và lợi ích khách hàng, toàn bộ thông tin tư vấn đều được kiểm duyệt bởi các cấp quản lý của công ty. Đồng thời, Manabox cũng hỗ trợ trả lời những câu hỏi liên quan từ phía công
ty mẹ của công ty khách hàng thông qua email, điện thoại hoặc họp gặp mặt trực tiếp.
Cuối cùng, Manabox luôn khuyến khích khách hàng đưa ra phản hồi về chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp. Đã có nhiều đóng góp tích cực từ phía các doanh
nghiệp gửi đến và điều này giúp cải thiện hơn hiệu quả dịch vụ tại Manabox.