Phân tích cơng việc là quá trình nghiên cứu nội dung cơng việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện cơng việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải cĩ để thực hiện tốt cơng việc.
Phân tích cơng việc là cơng cụ khá hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần cĩ sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Phân tích cơng việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp.
Khi phân tích cơng việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bàn là bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc:
- Bảng mơ tả cơng việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ và các mối quan hệ trong cơng việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện cơng việc. Bảng mơ tả cơng việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của cơng việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện cơng việc.
- Bảng tiêu chuẩn cơng việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm cơng tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho cơng việc. Bảng tiêu chuẩn cơng việc giúp ta hiểu được cần loại nhân viên nào để thực hiện cơng việc tốt nhất.
11
(Nguồn: Trần Kim Dung (2015). Quản trị nguồn nhân lực. NXB Kinh Tế TP. HCM, Tr. 66)
Hình 1.2: Lợi ích của phân tích cơng việc
Nội dung, trình tự thực hiện phân tích cơng việc thường khơng giống nhau trong các doanh nghiệp. Theo Dessler, quá trình thực hiện phân tích cơng việc gồm 6 bước:
- Bước 1: Xác định mục đích của phân tích cơng việc, từ đĩ xác định các hình thức thu thập thơng tin phân tích cơng việc hợp lý nhất.
- Bước 2: Thu thập thơng tin cơ bản cĩ sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình cơng nghệ và bảng mơ tả cơng việc cũ (nếu cĩ).
- Bước 3: Chọn các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích cơng việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm thời gian hơn trong việc phân tích cơng việc tương tự như nhau.
- Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thơng tin phân tích cơng việc. Doanh nghiệp cĩ thể sử dụng phương pháp thu thập thơng tin và phân tích cơng việc sau đây: phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát xem xét.
- Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thơng tin. Những thơng tin thu thập để phân tích cơng việc cần phải được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thơng qua nhân viên thực hiện cơng việc hoặc các vị trí lãnh đạo, cĩ trách nhiệm thực hiện cơng việc đĩ.
- Bước 6: Xây dựng bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc.
12