2.2.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực
STT Thâm niên làm việc Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
1 Dưới 2 năm 315 37,23 2 Từ 2-4 năm 215 25,41 3 Từ 4-6 năm 169 19,98 4 Trên 6 năm 147 17,38 Tổng Cộng 846 100,00 download by : skknchat@gmail.com
34
Hoạch định nguồn nhân lực là một trong những cơng tác được quan tâm hàng đầu tại CJ Vina Agri. Việc lập kế hoạch cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty bao gồm nhiều nội dung, trong đĩ cơng tác hoạch định nguồn nhân lực là một trong những nội dung cũng được đề cập đến. Dựa vào dự báo tình hình cơng việc phát sinh cơng ty sẽ hoạch định nhu cầu về số lượng, cơ cấu cũng như trình độ nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình.
Trước khi trang trại nuơi heo Long Nguyên của cơng ty đưa và hoạt động thì cơng ty đã dựa vào khối lượng cơng việc và quy trình vận hành trang trại đã đưa ra nhu cầu về nguồn nhân lực như sau:
Bảng 2.5: Dự kiến nhân nhu cầu nhân lực cho trang trại Long Nguyên
STT Chức danh Tuổi Trình độ Kinh nghiệm Giới tính Số lượng 1 Quản lý 35-45 ĐH 5 - 1 2 Trợ lý 30-35 CĐ 2 Nữ 2
3 Kỹ thuật điện 25-35 CĐ 2 Nam 10
4 Thống kê 20-35 CĐ 2 - 8
5 Kỹ sư thú y 25-35 ĐH 5 - 5
6 Cơng nhân trang trại 20-35 PT - - 78
Tổng Cộng 104
(Nguồn: Phịng Nhân sự cơng ty CJ Vina Agri)
Thực tế việc triển khai thực hiện của cơng tác hoạch định nguồn nhân lực tại cơng ty chưa thật sự tốt, vẫn tồn tại một số mặt chưa được. Cơng tác hoạch định nguồn lực của cơng ty hiện nay chưa dự báo được nguồn nhân lực theo sự phát triển của cơng ty trong dài hạn mà chỉ hạn chế trong việc dự báo ngắn hạn. Vì vậy, khi cĩ sự thiếu hụt hay khuyết vị trí cơng việc thì điều chuyển cán bộ từ phịng ban, bộ
35
phận này sang phịng ban, bộ phận khác, điều nay mang tính chất xử lý, giải quyết tạm thời chưa đáp ứng được yêu cầu chuyên sâu, khơng tạo điều kiện cho người cĩ chuyên mơn phát huy hết đúng với năng lực của họ; chưa gắn kết nguồn nhân lực với các yêu cầu hoạt động của cơng ty, sự liên kết giữa việc tuyển chọn, đào tạo với phân cơng bố trí, sắp xếp lao động, trả lương, chia thưởng chưa thật sự hợp lý.
2.2.1.2 Phân tích cơng việc
Thơng qua kinh nghiệm của các quản lý về nhân lực của cơng ty và thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, phịng nhân sự tiến hành phân tích cơng việc. Khi tiến hành phân tích cơng việc thì nhân viên phịng nhân sự tiến hành xác định mục đích của phân tích cơng việc. Sau đĩ áp dụng các biện pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc như phỏng vấn các nhĩm phụ trách cơng việc cụ thể, và quan sát thực tế tại nơi làm việc. Cơng ty đã xây dựng được các bảng mơ tả cơng việc của từng vị trí cơng việc.
Sau đây là bảng mơ tả cơng việc của trợ lý nhân sự của phịng nhân sự: Bảng mơ tả cơng việc của trợ lý nhân sự
Nhĩm cơng việc chính
Cơng việc chi tiết
1/ Liên hệ các
Trường đại học, cao đẳng, trung cấp tuyển chọn nguồn ứng viên cĩ chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu nhân sự
- Lập kế hoạch liên hệ với các Trường đại học, cao đẳng, trung cấp để cập nhật thơng tin về các khĩa học, ngành đào tạo, chỉ tiêu tuyển sinh cho từng ngành học và cơng tác đào tạo của trường để tư vấn cho Ban Giám Đốc các chương trình tài trợ học bổng, tài trợ đề tài khoa học của sinh viên nhằm thu hút nguồn nhân lực giỏi cho cơng ty.
- Nắm rõ danh sách sinh viên xuất sắc và các đề tài nghiên cứu thuộc lĩnh vực chăn nuơi, thú y của sinh viên để cĩ nguồn ứng viên giỏi cho nhu cầu nhân sự của cơng ty. - Liên hệ với các giáo sư, tiến sĩ và giảng viên của các trường đại học, cao đẳng, trung cấp thiết lập mối liên hệ bền vững để nhận được sự phối hợp trong cơng tác tuyển
36
chọn ứng viên từ nguồn sinh viên của trường. Lập dữ liệu thơng tin cá nhân về các giáo sư, giảng viên các trường đại học, cao đẳng, trung cấp nhằm tăng cường mối quan hệ tốt đẹp.
- Thực hiện các chương trình tài trợ học bổng và tài trợ đề tài nghiên cứu khoa học cho sinh viên.
- Tìm hiểu thơng tin tài trợ của các cơng ty đối thủ cho các trường đại học, cao đẳng, trung cấp.
2/ Phụ trách các hoạt động phong trào trong cơng ty, các hoạt từ thiện, nhân đạo, hoạt động xã hội, tài trợ để xây dựng hình ảnh cơng ty chuyên nghiệp hơn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chịu trách nhiệm trong việc xây dựng, hoạch định các chương trình, hoạt động văn hĩa, phong trào, đồn hội trong tồn cơng ty nhằm mục đích:
+ Tạo tinh thần gắn kết trong doanh nghiệp và phát triển văn hĩa doanh nghiệp;
+ Là đầu mối kết nối, truyền đạt và chuyển giao thơng tin về quan hệ nhân sự nhiều chiều một cách hiệu quả trong cơng ty;
+ Là cầu nối kết nối các hoạt động phong trào của cơng ty với các hoạt động cộng đồng, đưa các hoạt động hướng tới cộng đồng, trách nhiệm xã hội là một trong các giá trị của cơng ty nhằm mục tiêu phát triển bền vững;
- Quản trị thương hiệu trong cơng ty và tổ chức thực hiện các chương trình truyền thơng.
Quan hệ trong cơng việc
Bên trong: - Ban Giám Đốc
- Trưởng Phịng Nhân sự
- Phịng Nhân sự của văn phịng đại diện CJ Group Bên Ngồi:
- Các Trường đại học, cao đẳng, trung cấp. - Các cơ quan, tổ chức chính quyền, đồn thể.
37
Yêu cầu trình độ và kinh nghiệm
- Tốt nghiệp đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành marketing, báo chí, ngơn ngữ, văn học….;
- Cĩ ít nhất 03 năm kinh nghiệm
Kiến thức, Kỹ năng & Thái độ trong cơng việc
- Tiếng Anh thành thạo;
- Cĩ kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, thuyết phục tốt; - Tư duy nhạy bén, năng động, sáng tạo, cĩ đầu ĩc tổ chức và triển khai cơng việc tốt, nhiệt tình, chịu được áp lực cao trong cơng việc;
Quyền quyết định được giao
- Theo sự phân cơng của Trưởng Phịng Nhân sự
(Nguồn: Phịng Nhân sự cơng ty CJ Vina Agri)
Cơng ty khơng xây dựng bảng tiêu chuẩn cơng việc một cách cụ thể, rõ ràng mà lồng ghép vào bảng mơ tả cơng việc. Bảng mơ tả cơng việc thì khơng kèm theo các tiêu chí đánh giá gây khĩ khăn cho việc đánh giá khen thưởng, kỷ luật cũng như thăng tiến.
2.2.1.3 Chiêu mộ và tuyển chọn nhân sự
Cơng ty đã thực hiện tuyển dụng theo một quy trình chuẩn chung
Bước 1: Yêu cầu tuyển dụng
Tuyển dụng thêm nhân sự mới: Khi cĩ nhu cầu bổ sung nhân sự, các bộ phận phải lập phiếu yêu cầu nhân sự theo mẫu F-R-M06-01(02) và bản mơ tả cơng việc theo mẫu F-R-M06-02(02) vị trí cần tuyển cĩ xác nhận của trưởng bộ phận và trình ban giám đốc xem xét phê duyệt. Nếu khơng được sự chấp thuận của Ban giám đốc thì khơng tuyển.
Tuyển nhân sự thay thế: Khi cĩ nhân viên nghỉ việc, thì phịng nhân sự phải tuyển người thay thế, trường hợp này các phịng ban cũng cần phải lập phiếu yêu cầu F-R-M06-01(02) nhưng khơng cần cĩ sự phê duyệt lại từ Ban giám đốc.
38
(Nguồn: Phịng Nhân sự cơng ty CJ Vina Agri)
Hình 2.3: Sơ đồ tuyển dụng của cơng ty CJ Vina Agri
Trách Nhiệm Lưu Đồ Nội dung (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ phận liên quan Ban Giám Đốc Nhân viên phịng Nhân sự Nhân viên phịng Nhân sự Giám Đốc Nhân sự Nhân viên phịng Nhân sự Bộ phận liên quan Giám Đốc Nhân sự Bộ phận liên quan Nhân viên phịng Nhân sự Ban Giám Đốc Nhân viên phịng Nhân sự Bộ phận liên quan Nhân viên phịng Nhân sự Giám Đốc Nhân sự Ban Giám Đốc F-R-M06- 01(02) F-R-M06- 02(02) F-R-M06- 03(02) F-R-M06- 03(02) F-R-M06- 04(02) F-R-M06- 05(02) (a,b,c) F-R-M06- 06(02) F-R-M06- 07(02) F-R-M06- 08(02) F-R-M06- 09(02) F-R-M06- 10(02) (a,b)
Yêu cầu tuyển dụng
Khơng Ký hợp đồng Document records Duyệt Hủy Tìm hồ sơ ứng viên Tiếp nhận và chọn hồ sơ phù hợp Duyệt Lên lịch phỏng vấn Phỏng vấn Kết quả Duyệt Thử việc
Lập báo cáo tuyển dụng
Từ chối Từ chối Cĩ Cĩ Đạt Cĩ Đạt Khơng Khơng Khơng Khơng
39
Bước 2 : Tìm hồ sơ ứng viên
Căn cứ vào các yêu cầu đã được duyệt, nhân viên phịng nhân sự viết thơng báo tuyển dụng và gửi đến các trung tâm cung ứng lao động, đăng báo, đăng thơng tin tuyển dụng trên các trang website giới thiệu việc làm hoặc kênh người thân để tìm ứng viên.
Bước 3: Tiếp nhận và chọn hồ sơ phù hợp:
Nhân viên phịng nhân sự tiếp nhận các hồ sơ từ các ứng cử viên, phân loại để chọn lựa một số hồ sơ đạt yêu cầu và lập danh sách các ứng cử viên cần phỏng vấn theo mẫu F-R-M06-03(02) (nếu số lượng ứng viên từ 10 người trở lên thì lập danh sách phỏng vấn). Danh sách này sẽ được gửi cho giám đốc nhân sự xem xét và phê duyệt trước khi mời các ứng viên đến phỏng vấn.Trường hợp, dưới 10 ứng viên thì nhân viên nhân sự cĩ thể báo cáo trực tiếp bằng miệng hoặc bằng email.
Trường hợp giám đốc nhân sự khơng duyệt danh sách ứng cử viên, nhân viên phịng nhân sự tiến hành tiếp việc thu thập hồ sơ để chọn lựa các ứng cử viên khác.
Bước 4: Lên lịch phỏng vấn:
Nhân viên phịng nhân sự lên lịch phỏng vấn và báo đến các trưởng bộ phận liên quan tham gia phỏng vấn bằng điện thoại, email. Nhân viên phịng nhân sự thơng báo lịch phỏng vấn đến từng ứng viên bằng điện thoại hoặc email.
Bước 5: Phỏng vấn & tuyển dụng:
Chuẩn bị phỏng vấn:
- Nhân viên phịng nhân sự sắp xếp phịng để phỏng vấn và thơng báo cho người được phân cơng tham gia phỏng vấn biết.
- Nhân viên phịng nhân sự yêu cầu các ứng viên điền trước các thơng tin cá nhân vào mẫu thơng tin ứng viên theo mẫu F-R-M06-04(02) của cơng ty.
- Làm bản tĩm tắt thơng tin cho mỗi ứng viên theo mẫu F-R-M06-06(02). - In phiếu đánh giá sau phỏng vấn theo mẫu F-R-M06-05(02) (a,b,c) tùy vào mỗi vị trí cần tuyển.
Các bước phỏng vấn:
40
- Người được phân cơng phỏng vấn căn cứ vào thời gian, địa điểm bố trí của lịch phỏng vấn tiếp xúc trực tiếp từng ứng viên và phỏng vấn theo trình tự sau:
- Giới thiệu về gia đình, mức độ giáo dục và kinh nghiệm làm việc.
- Người được phân cơng phỏng vấn sẽ phỏng vấn trực tiếp trình độ tiếng anh, vi tính, kiến thức cĩ liên quan và kỹ năng.
- Nếu đĩ là cơng nhân đã qua đào tạo thì nên được kiểm tra tay nghề tại phân xưởng và nơi vận hành máy mĩc thiết bị.
- Sau khi phỏng vấn, kiểm tra kỹ năng mỗi ứng viên, người được phân cơng phỏng vấn ghi phiếu nhận xét từng ứng viên - phiếu đánh giá sau phỏng vấn theo mẫu F-R-M06-05(02) (a, b, c) và chuyển cho nhân viên phịng Nhân sự để tổng hợp. Nhân viên nhân sự sẽ lập phiếu lý lịch ứng viên cho những ứng viên F-R-M06- 06(02) đậu phỏng vấn.
Bước 6 : Báo cáo tuyển dụng:
Nhân viên phịng nhân sự cĩ trách nhiệm tổng hợp phiếu đánh giá sau phỏng vấn. Làm báo cáo tuyển dụng theo mẫu F-R-M06-08(02) trình giám đốc nhân sự & Ban giám đốc phê duyệt và liên lạc qua điện thoại thơng báo cho những ứng viên trúng tuyển bổ sung những hồ sơ cần thiết và nộp cho phịng nhân sự khi nhận việc. Đồng thời nhân viên tuyển dụng phải thơng báo danh sách ứng viên trúng tuyển cho nhân viên đào tạo để lên kế hoạch huấn luyện.
Khi đến nhận việc, ứng viên trúng tuyển điền thơng tin cá nhân vào lý lịch nhân viên theo mẫu F-R-M06-09(02), thơng tin tài khoản, số xe gắn máy (nếu là nhân viên kinh doanh), làm namecard, ký cam kết bảo mật và hợp đồng thử việc.
Bước 7: Theo dõi thử việc & ký hợp đồng lao động:
Nhân viên phịng Nhân sự gửi danh sách trúng tuyển đến trưởng bộ phận liên quan theo mẫu F-R-M06-07(02). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trưởng bộ phận liên quan phân cơng cơng việc cho các nhân viên thử việc và giám sát họ trong quá trình thử việc.
41
Sau thời hạn thử việc, Trưởng bộ phận liên quan lập phiếu đánh giá nhân viên thử việc theo mẫu F-R-M06-10(02) và gửi lại cho nhân viên phịng nhân sự trình giám đốc nhân sự xác nhận kết quả thử việc và trình ban giám đốc phê duyệt.
Bước 8: Tạo và lưu hồ sơ nhân viên:
Nhân viên phịng nhân sự tập hợp tất cả các thơng tin ứng viên theo mẫu F-R- M06-04(02), phiếu đánh giá sau phỏng vấn theo mẫu F-R-M06-05(02) (a,b,c), phiếu đánh giá nhân viên thử việc theo mẫu F-R-M06-10(02), hợp đồng lao động mới được ký kết…
Nhân viên phịng nhân sự tập hợp lý lịch ứng viên và những hồ sơ liên quan thành một bộ hồ sơ cá nhân với mã hiệu riêng và lưu hồ sơ.
Bảng 2.6: KPI tuyển dụng của cơng ty năm 2014
Tiêu chí ĐVT Kế
hoạch Thực tế Nhận xét
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu= Số lượng ứng viên đạt yêu cầu/Tổng số ứng viên nộp hồ sơ
% 90 83 Kém
Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng =Tổng chi phí quảng cáo tuyển dụng/ tổng số ứng viên nộp hồ sơ
Đồng/
người 10.000 6.730 Tốt
Chỉ số hồn thành thời gian tuyển dụng = thời gian tuyển dụng thực tế/thời gian tuyển dụng mong muốn
ngày 30 38 Kém
Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới sau 1
năm % 20 12 Tốt
(Nguồn: Thống kê của tác giả và phịng nhân sự cơng ty CJ Vina Agri)
Qua bảng 2.6 nhận xét KPI tuyển dụng năm 2014 của cơng ty ta thấy chỉ số hiệu quả tuyển dụng của cơng ty là rất tốt do cơng ty đã lựa chọn các kênh đăng
42
quảng cáo tuyển dụng cĩ hiệu quả cũng như uy tín của cơng ty lớn cĩ sức thu hút đối với người lao động. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cũng thấp hơn so với kế hoạch đề ra cho thấy mơi trường làm việc cũng như chế độ đãi ngộ của cơng ty tốt cĩ thể giữ chân nhân viên. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu thấp hơn so với kế hoạch thấp hơn là do mơ tả cơng việc và yêu cầu chưa được rõ ràng. Chỉ số hồn thành thời gian tuyển dụng dài hơn 8 ngày so với dự kiến do cơng ty khơng cĩ kế hoạch tuyển dụng trong dài hạn nên gây khĩ khăn cho việc tuyển dụng số lượng lớn nhân viên phù hợp với các tiêu chuẩn đề ra.
Kết quả khảo sát
Qua kết quả khảo sát thu được phụ lục 03, số lượng các câu trả lời đồng ý và hồn tồn đồng ý của nhĩm chức năng thu hút nguồn nhân lực là rất cao (dao động từ 50,2%- 63,7%). Tuy nhiên cĩ 4 người hồn tồn khơng đồng ý và 22 người khơng đồng ý về việc “được bố trí cơng việc đúng với chuyên mơn” tương đương với 1,4% và 8%, 5 người hồn tồn khơng đồng ý và 31 người khơng đồng ý về việc “luơn hồn thành đúng tiến độ cơng việc” tương đương với 1,8% và 11.2%, 4 người hồn tồn khơng đồng ý và 28 người khơng đồng ý về “cơ cấu lao động tại bộ phận làm việc phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh” tương đương với 1,4% và 10.1%, 7 người hồn tồn khơng đồng ý và 28 người khơng đồng ý về “số lượng lao động tại bộ phận làm việc đáp ứng yêu cầu cơng việc” tương đương với 2,5% và