45
(Nguồn: Phịng nhân sự cơng ty CJ Vina Agri)
Hình 2.4: Sơ đồ đào tạo lao động của cơng ty
Trách nhiệm Tiến trình Nội dung
Giám đốc nhân sự /Trưởng phịng ban/Cá nhân Giám đốc nhân sự, Ban giám đốc Nhân viên phịng nhân sự
Ban giám đốc, Giám đốc nhân sự
Người đào tạo, Người được đào tạo
Nhân viên nhân sự
Người đào tạo, Người được đào tạo
Đối tác
Nhân viên nhân sự
F-R-M05- 01(03) F-R-M05- 02(03) F-R-M05- 03(03) F-R-M05- 04(03) (a) F-R-M05- 06(03) Lên chương trình đào tạo Ngồi Nhu cầu đào tạo
Trong
Nhu cầu đào tạo
Hủy bỏ Duyệt
Lập kế hoạch đào tạo
Đào tạo Chọn đối tác ký HĐ đào tạo Thực hiện Thực hiện Đánh giá Cấp Chứng chỉ
Lưu hồ sơ/cập nhật dữ liệu Nhu cầu Cĩ Cĩ Duyệt Khơng Khơng Khơng
download by : skknchat@gmail.com
46
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo:
Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên mới: Khi cĩ nhân viên mới vào nhận việc, thì tất cả nhân viên mới điều phải được tiến hành đào tạo theo các bước (F.3, a).
Đào tạo phát triển (đào tạo nội bộ): Căn cứ các kế hoạch, mục tiêu chiến lược của cơng ty và tác nghiệp trong tương lai (chọn những nhân viên cĩ năng lực cao để đào tạo). Nhu cầu chuẩn bị tổ chức cấp quản lý, cơng nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ. Các yêu cầu về phát triển tổ chức của cơng ty.
Đào tạo kỹ năng (Đào tạo bên ngồi): Căn cứ vào nhu cầu phát kỹ năng làm việc cho cơng nhân viên, hàng năm phịng Nhân sự sẽ khảo sát nhu cầu của nhân viên về các kỹ năng cần đào tạo.
- Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo, phịng Nhân sự sẽ lên kế hoạch đào tạo chi tiết cho từng khĩa đào tạo và báo cáo ban giám đốc.
- Đối với đào tạo nhân viên mới thì khơng cần phải báo cáo ban giám đốc, mà chỉ tổ chức theo những nội dụng cơ bản theo mẫu F-R-M05-03(03).
- Ghi chú: Các nhu cầu đào tạo đột xuất phải trình ban giám đốc phê duyệt trước khi chuyển cho phịng nhân sự để hỗ trợ.
Bước 2: Lên kế hoạch đào tạo:
Đào tạo nhân viên mới: Căn cứ vào danh sách nhân viên mới nhận được từ nhân viên tuyển dụng, nhân viên phụ trách đào tạo lên kế hoạch theo mẫu F-R- M05-03(03) gồm các yếu tố sau:
- Số lượng tham gia đào tạo trong đĩ gồm các đối tượng: Cấp quản lý bao nhiêu người? Cấp cơng nhân kỹ thuật bao nhiêu người? Nhân viên kinh doanh bao nhiêu người?...
- Nội dung đào tạo? - Thời gian đào tạo? - Người đào tạo?
47
Đào tạo phát triển và đào tạo kỹ năng: Căn cứ vào nhu cầu đã được tổng hợp, nhân viên phụ trách lập kế hoạch đào tạo cụ thể hàng năm bao gồm nội dung sau:
- Đối tượng: Cấp quản lý bao nhiêu người? Cấp cơng nhân kỹ thuật bao nhiêu người? Nhân viên kinh doanh bao nhiêu người?...
- Nội dung đào tạo (phải thảo luận cụ thể với các trưởng phịng ban)? - Xác định năng lực hiện thời của nhân viên cần đào tạo.
- Nội dụng cần đào tạo cho từng cấp bậc. - Xác định tiêu chuẩn để đánh giá.
- Thời gian đào tạo?
- Người đào tạo: Giảng nội bộ hay giảng viên bên ngồi? - Nơi đào tạo: đào tạo tại cơng ty hay tại các trung tâm? - Chi phí đào đạo?
Để cho chương trình đào cĩ tính hiệu lực và hiệu quả, phịng Nhân sự làm báo cáo trình Ban Giám Đốc xem xét các nhu cầu đào tạo (Khơng áp dụng cho đào tạo nhân viên mới):
- Ban Giám Đốc thấy việc đào tạo chưa cần thiết hoặc đối tượng đào tạo chưa phù hợp hay cần bổ sung các nhu cầu khác thì nhân sự làm lại chương trình hoặc hủy bỏ.
- Nếu xét thấy nhu cầu đào tạo là hợp lý, đúng người đúng việc, thì chấp thuận cho thực hiện chương trình đào tao như sau:
Bước 3: Triển khai đào tạo:
a. Đào tạo nhân viên mới:
Triển khai thực hiện: Khi cĩ nhân viên mới vào nhận việc, nhân viên nhân sự phải triển khai đào tạo theo các bước sau:
- Lên lịch đào tạo
- Để những đối tượng tham gia đào tạo để chuẩn bị sắp xếp thời gian tham gia khĩa học (bao gồm nhĩm đào tạo nội bộ). Nhân viên nhân sự phại thơng báo nội dung đào tạo và lịch đào tạo cho họ và trưởng phịng bằng cách gửi mail, hoặc điện thoại.
48
- Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện phục vụ cho cơng tác đào tạo (phịng học, máy chiếu, máy tính, viết, bảng…).
- Trong suốt quá trình đào tạo, phịng nhân sự phải cử người theo dõi chặt chẽ lớp học và đề nghị các người tham dự phải chấp hành tốt nội quy, chương trình đào tạo.
Sau khi đào tạo phần kiến thức tổng quát cho nhân viên mới, nhân viên phụ trách đào đạo phải thảo luận và thống nhất nội dung đào tạo cho nhân viên mới với trưởng phịng ban liên quan trong thời gian thử việc với các nội dung sau:
- Nội dung đào tạo là gì? - Đào tạo ở đâu?
- Thời gian đào tạo mỗi nội dung là bao lâu?
- Ai là người chịu trách nhiệm hướng dẫn cho nhân viên mới? Đánh giá kết quả:
- Đánh giá thi lý thuyết: Sau khi đào tạo, người tham gia khĩa huấn luyện phải thực hiện bài kiểm tra lý thuyết theo mẫu F-R-M05-04(03) (Nội dung bài thi do các trưởng phịng ban liên quan soạn), bài kiểm tra phải đạt 80 điểm trở lên mới được đánh giá là đạt. Nếu dưới 80 điểm, phịng nhân sự phối hợp với các phịng ban liên quan lên kế hoạch huấn luyện lại.
- Đánh giá bằng kết quả thực hiện cơng việc: sau một thời gian (1 tháng, 2 tháng…, tùy tính chất cơng việc), Trưởng phịng Nhân sự, các Trưởng phịng ban liên quan (Trong trưởng hợp này, việc đánh giá hiệu quả đào tạo là với việc đánh giá thử việc).
- Nếu nhân viên mới khơng vượt qua đợt đánh giá sau thời gian thử việc, nhân viên đào tạo phải thảo luận lại nội dung, phương pháp đào tạo cho hiệu quả hơn.
- Nếu nhân viên mới vượt qua đợt đánh giá, thì nhân viên phịng nhân sự báo cáo ban giám đốc kết thúc thử việc và ký hợp đồng với họ.
b. Đào tạo phát triển:
Triển khai thực hiện: Căn cứ vào kết hoạch đã được ban giám đốc duyệt nhân viên phụ trách triển khai hoạt động động đào tạo theo các bước sau:
49
- Chọn đối tượng đào tạo
- Đánh giá năng lực, kiến thức hiện tại
- Xem xét những kiến thức, kỹ năng cần đào tạo cho vị trí trong tương lai - Những kỹ năng sẽ đào tạo bên trong cơng ty hay gửi đi đào tạo
- Thiết kế tiêu chuẩn đánh giá cho từng đối tượng, vị trí
Đánh giá: Kết thúc chương trình đào tạo, căn cứ vào nội dung đã đào tạo, chúng ta tiến hành đánh giá lý thuyết hoặc thực hành theo tiêu chuẩn đã được thảo luận.
c. Đào tạo bên ngồi:
Chọn đối tác và ký hợp đồng đào tạo: Căn cứ vào kế hoạch đã được phê duyệt, phịng Nhân sự phải liên hệ với các đơn vị đào tạo phù hợp nhất và ký hợp đồng đào tạo:
- Nội dung và chương trình đào tạo. - Địa điểm đào tạo
- Thời gian đào tạo - Kinh phí đào tạo
Cách đánh giá sau đào tạo: Để việc đào tạo được hiệu quả và phù hợp với thực trạng, yêu cầu của cơng ty chúng ta nên thực hiện các bước sau trước khi triển khai đào tạo:
Thảo luận với người huấn luyện về thực trạng cũng như các yêu cầu hiện tại của cơng ty, căn cứ vào đĩ, người huấn luyện thiết kế nội dung bài giảng cho phù hợp với cơng ty chúng ta hơn (người tham gia thảo luận là các trưởng phịng ban liên quan/Ban giám đốc).
Sau khi thiết lập xong nội dung bài giảng, người huấn luyện phải gửi cho chúng ta xét duyệt lại. Nếu nội dung đúng với yêu cầu của cơng ty thì ký hợp đồng và triển khai đào tạo.
Triển khai thực hiện: Sau khi đã ký hợp đồng đào tạo, phịng Nhân sự phải triển khai đào tạo theo các bước sau:
50
- Thơng báo trưởng bộ phận liên quan để bố trí, sắp xếp nhân viên được chọn tham gia các khĩa đào tạo.
- Trình ban giám đốc ký duyệt quyết định cử đi học cho từng cá nhân được chọn tham gia các khĩa đào tạo với các nội dung quyền lợi, nghĩa vụ trong và sau khi được đào tạo.
- Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện phục vụ cho cơng tác đào tạo (xe đưa rước…)
Đánh giá kết quả:
- Đánh giá thi lý thuyết: Sau khĩa đào tạo, nhân viên được cử đi học phải làm bài kiểm tra lý thuyết và nộp giấy chứng nhận (hoặc văn bằng) về phịng Nhân sự xem xét kết quả học tập. Đồng thời, nhân viên đĩ phải làm báo cáo kết quả và khả năng vận dụng vào cơng việc (nếu được yêu cầu).
- Đánh giá bằng kết quả thực hiện cơng việc: Sau một thời gian (1 tháng đến 3 tháng…, tùy tính chất cơng việc), phịng Nhân sự, các trưởng phịng ban liên quan đánh giá kết quả học tập thơng qua hiệu quả thực hiện cơng việc.
- Nếu khơng cĩ sự thay đổi chất lượng và hiệu quả trong cơng việc so với trước khi đào tạo thì các trưởng phịng ban, trưởng phịng Nhân sự phải xác định lại các yếu tố trong chương trình và kế hoạch đào tạo cho phù hợp.
- Nếu thơng qua chương trình đào tạo, các nhân viên được đào tạo nâng cao hiệu quả và biểu hiện tích cực trong cơng việc. Phịng Nhân sự làm báo cáo Ban Giám Đốc kết quả đào tạo.
b. Hình thức đào tạo
Các hình thức đào tạo tại cơng ty đang áp dụng gồm cĩ: Đào tạo nhân viên mới do cơng ty tổ chức, đào tạo phát triển nội bộ và đào tạo kỹ năng bên ngồi.
51
Bảng 2.8: Thống kê lao động đào tạo qua các hình thức của cơng ty
Hình thức đào tạo 2012 Người 2013 Người 2014 Người 2013/2012 2014/2013 Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1. Đào tạo nhân viên mới
do cơng ty tổ chức
47 60 130 13 27,66 70 116,67
2. Đào tạo phát triển nội bộ do cơng ty tổ chức
110 115 146 5 4,55 31 26,96
3. Đào tạo kỹ năng bên
ngồi
44 56 78 12 27,27 22 39,29
(Nguồn: Phịng Nhân sự cơng ty CJ Vina Agri)
Qua bảng 2.8 thống kê về tình hình đào tạo nhận thấy số lượng nhân viên được đào tạo cĩ xu hướng tăng qua các năm cho thấy cơng ty rất chú trọng đến cơng tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực. Số lượng nhân viên được đào tạo mới năm 2014 tăng đột biến 70 nhân viên (tăng 116,67%) do năm 2014 cơng ty đưa vào hoạt động trang trại nuơi heo Long Nguyên nên tăng lượng cơng nhân mới để đáp ứng nhu cầu sản xuất và vận hành.
Bảng 2.9: KPI hoạt động tuyển dụng của cơng ty năm 2014
Tiêu chí ĐVT Kế hoạch Thực tế Nhận xét
Giờ đào tạo trung bình= Tổng số giờ
đào tạo/ Tổng số lao động Giờ 40 43 Tốt
Chi phí huấn luyện trung bình = tổng chi phí/tổng nhân viên
Đồng/
người 2.000.000 2.238.000 Kém Tỷ lệ hồn thành số lượng đào tạo = số
nhân viên đã được đào tạo/tổng số nhân viên cần đào tạo
% 90 70 Kém
Hiệu quả đào tạo = Tỷ lệ nhân viên áp dụng sau đào tạo/tổng số nhân viên được đào tạo
% 80 95 Tốt
(Nguồn: Thống kê tác giả và ý kiến của chuyên gia từ số liệu cơng ty CJ Vina Agri)
52
Từ bảng 2.9 ta thấy cơng ty đã thực hiện tốt kế hoạch thời gian đào tạo trung bình cụ thể tăng từ 40 giờ lên 43 giờ. Tuy nhiên, điều này làm chi chi phí huấn luyện trung bình tăng từ 2.000.000VND lên 2.238.000VND. Tỷ lệ hồn thành số lượng đào tạo 70% thấp hơn dự kiến là 90% nhưng hiệu quả đào tạo lại cao, hầu hết các nhân viên được đào tạo sẽ tham gia vào các cơng việc cụ thể.
Bảng 2.10: Thống kê mơ tả về hoạt động đào tạo của cơng ty
DTPT (DTPT1) Anh/Chị được cơng ty đào tạo đầy đủ các kỹ năng chuyên mơn khi nhận cơng việc của mình (DTPT2) Kiến thức được đào tạo giúp ích cho cơng việc của Anh/Chị (DTPT3) Cơng ty luơn
tạo mọi điều kiện để Anh/Chị học tập nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên mơn (DTPT4) Cơng tác đào tạo được tiến hành thường xuyên (DTPT5) Anh/Chị được đào tạo các kỹ năng khác ngồi kỹ năng chuyên mơn Mẫu Hợp lệ 276 276 276 276 276 276 Lỗi 0 0 0 0 0 0 Trung Bình 3,6123 3.0174 3,70 3,58 3,56 3,56 Độ lệch chuẩn ,80525 .78457 ,979 ,929 ,957 1,048 Cao nhất 1,20 1.40 1 1 1 1 Thấp nhất 5,00 4.60 5 5 5 5 (Nguồn: Trích phụ lục 02)
Qua kết quả phân tích ta thấy các biến cĩ trung bình đều lớn hơn 3 chứng tỏ cơng tác đào tạo và phát triển của cơng ty được thực hiện tốt, nhân viên hài lịng với việc đào tạo và phát triển của cơng ty chiếm tỷ lệ cao. Tuy nhiên, các biến độc lập DTPT3, DTPT4, DTPT5 cĩ trung bình thấp hơn trung bình của tổng thể là 3,6123 vì vậy muốn nâng cao sự hài lịng của người lao động thì cơng ty cần tạo mọi điều kiện để nhân viên học tập để nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên mơn, cơng tác
53
đào tạo cần tiến hành một cách thường xuyên hơn để đáp ứng nguyện vọng của cơng nhân viên, ngồi ra cơng ty phải chú trọng đào tạo các kỹ năng khác ngồi kỹ năng chuyên mơn như tiếng Hàn, tiếng Anh, giao tiếp, ra quyết định….
c. Ưu điểm và nhược điểm hoạt động đào tạo và phát triển
Ưu điểm:
(1) Xây dựng được quy trình đào tạo một cách cĩ hệ thống chi tiết. Các bước thực hiện được trình bày cụ thể, đảm bảo cho quá trình thực hiện cơng tác đào tạo luơn luơn được chi tiết, tránh sai sĩt
(2) Số lượng người lao động hàng năm được đi đào tạo khơng ngừng được tăng lên, chất lượng nhân viên sau đào tạo khơng ngừng được tăng lên. Điều này do ban lãnh đạo cơng ty luơn coi trọng vấn đề phát triển nguồn nhân lực, khẳng định con người là yếu tố then chốt tạo ra sự khác biệt trong hoạt động kinh doanh
(3) Người lao động được đào tạo đầy đủ các kỹ năng chuyên mơn khi tiếp nhận cơng việc được giao.
(4) Tỷ lệ lao động được sử dụng khi được đào tạo cao cho thấy hoạt động đào tạo của cơng ty phù hợp và cĩ ý nghĩa.
Nhược điểm:
(1)Việc xác định nhu cầu đào tạo cịn thực hiện khá đơn giản. Các trưởng bộ phận xác định nhu cầu đào tạo chỉ dựa trên cơ sở đánh giá khả năng thực hiện cơng việc của từng nhân viên theo cảm tính là chính.
(2) Các hình thức đào tạo cịn ít, chưa khuyến khích người lao động tự học tập nâng cao kiến thức bằng cách tham gia vào các lớp học bên ngồi cơng ty như các lớp đào tạo dài hạn.
(3) Cơng ty chỉ chú trọng đào tạo người lao động các kỹ năng chuyên mơn khơng chú trọng đào tạo các kỹ năng mềm.
