5.1 .2Công tác khen thưởng
5.1.3Công tác đo lường hiệu quả công việc
Để đánh giá chính xác mức độ hoàn thành của các cá nhân, bộ phân Công ty cần xây dựng cho mình các công cụ đo lường hiệu quả, các chỉ số xây dựng theo mục tiêu của Công ty và được toàn thể CBCNV cùng thống nhất thực hiện. Công tác đo lường hiệu quả công việc theo qui định KTTN là một nhân tố có tỷ lệ ảnh hưởng thứ ba đến công tác KTTN (18.17%). Hiện nay tác giả nhận thấy tại các công ty thường thực hiện chỉ số KPI.
KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về nhân sự: về tuyển dụng, về đào tạo, về năng suất của nguồn nhân lực, về an toàn lao động, về giờ làm việc, về lương, về đánh giá công việc, về hoạt động cải tiến, về lòng trung thành…; về tài chính, về sản xuất chất lượng, về quảng cáo…) và từng cá nhân, do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành
tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên.
Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.
Để thực hiện KPI, công ty cần xây dựng một hệ thống các mục tiêu từ cao xuống thấp theo phương pháp MBO, Management By Object, quản lý theo mục tiêu, là một tiến trình hoạt động dựa trên mục tiêu, trong đó nhà quản trị và nhân viên đều thống nhất về những mục tiêu chung và hiểu rõ vai trò của từng mục tiêu đó.
Xây dựng hệ thống dự toán cho các trung tâm để làm căn cứ đo lường hiệu quả công việc.
(1) Dự toán tiêu thụ.(Phụ lục 4)
(2) Dự toán chi phí bán hàng (Phụ lục 5) (3) Dự toán chi phí QLDN.(Phụ lục 6) (4) Dự toán giá vốn hàng bán.(phụ lục 7)
(5) Dự toán lợi nhuận (theo phương pháp toàn bộ).(phụ lục 8) (6) Dự toán lợi nhuận (theo phương pháp trực tiếp).(phụ lục 9) (7) Dự toán hiệu quả sử dụng vốn đầu tư.(phụ lục 10)
(8) Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh(phụ lục 11)
Xây dựng hệ thống định mức – tiêu chuẩn liên quan đến các chỉ tiêu của Báo cáo trách nhiệm
Để có được hệ thống dự toán hiệu quả, chúng ta phải xây dựng tốt hệ thống định mức trong từng hoạt động cụ thể, trên cơ sở định mức giúp cho công ty xây dựng dự toán trung tâm được nhanh chóng và hiệu quả.
Nhà quản lý cấp cao đánh giá trách nhiệm quản trị của cấp dưới thông qua các chỉ tiêu chi phí, doanh thu, lợi nhuận mà nội bộ Ban điều hành công ty ban hành. Do vậy, xây dựng tiêu chuẩn cho hệ thống chỉ tiêu nội bộ là cần thiết nhằm làm cơ sở đánh giá trách nhiệm được hợp lý và chính xác.
Xây dựng tiêu chuẩn cho hệ thống chỉ tiêu nội bộ về chi phí, doanh thu, lợi nhuận cần xác định cả về mặt định tính lẫn định lượng, đồng thời nhận diện các loại chi phí, doanh thu, lợi nhuận cần thiết trong điều hành hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
Đối với chỉ tiêu chi phí, tiêu chuẩn chi phí
Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế của công ty gắn liền với hoạt động kinh doanh. Như vậy, về mặt định tính, chi phí là khoản giảm lợi ích kinh tế của công ty; về mặt định lượng, chi phí là tổng mức giá trị các khoản giảm lợi ích kinh tế của công ty được lượng hóa. Tiêu chuẩn định tính nhằm xác định sự hiện diện của chi phí và tiêu chuẩn định lượng nhằm đo lường mức chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh.
Trong hoạt động kinh doanh, những yêu cầu quản trị khác nhau dẫn đến nhu cầu xem xét chi phí dưới những hình thức khác nhau. Vì vậy, chi phí phải được nhận diện về mặt định tính, định lượng theo những yêu cầu quản trị. Đặc biệt, khi xây dựng báo cáo trách nhiệm từng bộ phận, chúng ta cần nhận diện chi phí dưới các hình thức sau đây:
Phân biệt chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được
Phân biệt chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi lập báo cáo trách nhiệm bộ phận của trung tâm lợi nhuận. Chúng ta có thể khẳng định rằng, số dư bộ phận có thể kiểm soát được được xem là một tiêu chuẩn đánh giá tốt nhất về khả năng sinh lời của các trung tâm lợi nhuận, và đó cũng là thước đo đánh giá trách nhiệm của nhà quản trị, vì chỉ có các chi phí thuộc quyền kiểm soát (chi phí kiểm soát được) của nhà quản lý trung tâm mới được sử dụng cho việc tính toán chỉ tiêu này. Trong khi đó, chỉ tiêu Số dư bộ phận (Số dư bộ phận = Số dư bộ phận có thể kiểm soát được – Định phí không kiểm soát được) nên được dùng để đánh giá về mặt kinh tế sẽ hợp lý hơn là đánh giá trách nhiệm quản trị, vì chỉ tiêu này bao gồm những chi phí nằm ngoài tầm kiểm soát (chi phí không kiểm soát được) của các nhà quản lý bộ phận.
Tách bạch chi phí thành biến phí và định phí:
Căn cứ phân biệt một chi phí là định phí hoặc biến phí mang tính chất tương đối, còn tùy thuộc vào sự thay đổi của kết quả hoạt động có liên quan đến việc phát sinh ra
chi phí không đổi hoặc biến đổi. Mặt khác, một chi phí được xem là biến phí hay định phí còn tùy thuộc vào quan điểm và cách sử dụng các loại chi phí của từng nhà quản trị khác nhau. Trong thực tế có những chi phí được nhận diện ngay là biến phí hay định phí, mà cũng có những chi phí có thể vừa chứa một phần biến phí vừa chứa một phần định phí (gọi là chi phí hỗn hợp) thì chúng ta có thể dùng các phương pháp như phương pháp cực đại, cực tiểu; phương pháp bình phương bé nhất; phương pháp đồ thị phân tán của thống kê để phân tích chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí.
Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của từng loại chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh trong các công ty điện lực, Tôi xin được đưa ra phương hướng phân loại chi phí thành biến phí và định phí như sau:
Bảng 5.1: Bảng phân loại chi phí theo mức độ hoạt động
Khoản mục chi phí Tên tài khoản
Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp 1.Giá vốn hàng bán
2. Chi phí bán hàng
-Chi phí nhân viên bán hàng -Chi phí vật liệu
-Chi phí dụng cụ đồ dùng -Chi phí khấu hao TSCĐ -Chi phí chăm sóc khách hàng -Chi phí dịch vụ mua ngoài -Chi phí bằng tiền khác
3. Chi phí quản lý DN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Chi phí nhân viên quản lý -Chi phí vật liệu quản lý -Chi phí đồ dùng văn phòng -Chi phí khấu hao TSCĐ -Thuế, phí và lệ phí -Chi phí dự phòng
-Chi phí dịch vụ mua ngoài -Chi phí bằng tiền khác 632 641 6411 6412 6413 6414 6415 6417 6418 642 6421 6422 6423 6424 6425 6426 6427 6428 X - - - - - x - - - - - - - - - - - - - x - x x - - x - x x x x - x x - - x - x - - - x - x - - - - x - - X
Đối với chỉ tiêu doanh thu: Doanh thu là tổng giá trị làm gia tăng các lợi ích kinh tế DN một cách chắc chắn và đáng tin cậy. Như vậy, về mặt định tính, doanh thu là những lợi ích kinh tế của DN; về mặt định lượng, doanh thu là mức tăng giá trị lợi ích kinh tế của DN được lượng hóa. Tiêu chuẩn định tính nhằm xác định sự hiện diện của doanh thu, tiêu chuẩn định lượng nhằm lượng hóa doanh thu. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thu nhập được nhận diện theo những yêu cầu quản trị khác nhau nên thu nhập cần định tính, định lượng theo từng cách nhận diện để phục vụ cho quản trị thu nhập hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
Đối với các Công ty điện lực ở TP.HCM, khi lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, doanh thu được chia thành 3 loại: doanh thu hoạt động kinh doanh chính, doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu hoạt động khác. Doanh thu kinh doanh là tổng giá trị gia tăng các lợi ích kinh tế DN một cách chắc chắn và đáng tin cậy của hoạt động kinh doanh; doanh thu tài chính là tổng giá trị gia tăng các lợi ích kinh tế DN một cách chắc chắn và đáng tin cậy từ hoạt động khai thác, sử dụng vốn; doanh thu hoạt động khác là tổng giá trị gia tăng các lợi ích kinh tế DN một cách chắc chắn và đáng tin cậy không thuộc hai khoản trên, như thu nhập thanh lý, nhượng bán tài sản, thu nhập từ các khoản được bồi thường, cho thuê tài sản,…. Các công ty cần theo dõi chi tiết doanh thu phát sinh ở từng đơn vị, bộ phận cụ thể nhằm làm cơ sở số liệu để lập các báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu.
Đối với chỉ tiêu lợi nhuận:
Lợi nhuận hoạt động kinh doanh là mức chênh lệch gia tăng giữa doanh thu với chi phí tương ứng trong từng thời kỳ hoạt động kinh doanh. Ngược lại, lỗ hoạt động kinh doanh là mức giảm doanh thu so với chi phí tương ứng trong từng thời kỳ hoạt động kinh doanh. Như vậy, về mặt định tính, lãi hay lỗ trong hoạt động kinh doanh là lợi ích kinh tế; về mặt định lượng, lãi hay lỗ trong hoạt động kinh doanh là mức chênh lệch tăng hay giảm giữa thu nhập với chi phí tương ứng được lượng hóa. Tiêu chuẩn định tính lợi nhuận xác định sự hiện diện của lợi nhuận hoặc lỗ của hoạt động kinh doanh; tiêu chuẩn định lượng giúp lượng hóa mức lợi nhuận hoặc lỗ của hoạt động kinh doanh. Lợi nhuận hay lỗ hoạt động kinh doanh là một chỉ tiêu đo lường kết quả của quy trình tạo giá trị trong hoạt động kinh doanh của từng đơn vị, bộ phận trong công ty cũng như toàn công ty.
Căn cứ theo chức năng hoạt động kinh doanh mà công ty hoạt động, lợi nhuận được phân biệt thành lợi nhuận hoạt động kinh doanh, lợi nhuận hoạt động tài chính và lợi nhuận khác. Kế toán cần theo dõi lợi nhuận tạo ra ở từng đơn vị, bộ phận cụ thể nhằm phục vụ lập các báo cáo lợi nhuận bộ phận cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá trách nhiệm quản trị ở từng trung tâm lợi nhuận cụ thể.
Giải pháp đúng trong việc xây dựng các công cụ đo lường hiệu quả công việc như trên đã trình bày sẽ làm thay đổi đáng kể đến độ tin cậy hệ thống báo cáo của KTTN. Từ hệ số hồi qui chưa chuẩn hóa ở trên là (+ 0.194) của biến DL tác giả nhận thấy việc đầu tư xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đo lường hiệu quả tăng lên một điểm sẽ làm cho độ tin cậy của báo KTTN tăng thêm 0,194 điểm.
5.1.4Các yếu tố về đặc điểm doanh nghiệp (nội qui, qui định nội bộ, văn hóa doanh nghiệp…).
Đặc điểm của doanh nghiệp trong khuôn khổ luận văn này không phải là đặc điểm theo Luật doanh nghiệp, mà đặc điểm tác giả muốn nói đến đó là các qui trình, qui định, nội qui lao động của Doanh nghiệp. Thật vậy các Doanh nghiệp đều có mục tiêu riêng của mình cần phải hướng đến, như lợi nhuận, giá trị doanh nghiệp, thương hiệu, phúc lợi cho nhân viên… Do đó để đạt được mục tiêu đó nhà quản trị phải xây dựng qui trình, qui định nội bộ để toàn thể cán bộ công nhân viên cùng thực hiện, các qui định trong bộ qui chế quản lý nội bộ này cũng thể hiện các thang đo, định mức mà nhà quản trị dựa vào đó đánh đánh mức độ hoàn thành công việc của cán bộ công nhân viên do mình quản lý.
Muốn có một một sự thống nhất trong quản lý và đánh giá hiệu quả công việc chính xác Công ty cần xây dựng bộ qui định quản lý nội bộ phù hợp yêu cầu quản lý và phải kịp thời cải tiến sửa đổi cho phù hợp với mục tiêu hoạt động của Công ty, các qui định, qui trình cần phải được xây dựng chi tiết dễ hiểu, dễ thực hiện và phù hợp với văn hóa của Công ty để cán bộ công nhân viên có căn cứ thực hiện. Các công ty điện lực thực hiện thống nhất theo bộ qui định quản lý nội bộ gồm (qui chế, qui định, qui trình). Đến tại thời điểm tác giả khảo các công ty điện lực hiện đang sử dụng 70 qui chế quản lý nội bộ, 39 qui trình và 82 qui định, gần 1/3 số đó phục vụ hoặc ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến công tác KTTN.
Nhìn chung đối với các công ty điện lực thì hệ thống các qui định qui trình là rất đầy đủ. Tuy nhiên theo tác giả cần rà soát phân loại lại các qui trình qui định tránh để chồng chéo các qui trình qui định rất khó áp dụng. Đối với công tác KTTN cần hệ thống và xây dựng các qui trình, qui định theo các nội dung sau :
Qui trình, qui định liên quan nội qui lao động
Qui trình qui định liên quan đến quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận Qui trình, qui định liên quan đến hiệu quả đầu tư.