0
Tải bản đầy đủ (.pdf) (140 trang)

Một số khái niệm về kế toán trách nhiệm

Một phần của tài liệu (LUẬN VĂN THẠC SĨ) NGHIÊN CỨU CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÁC CÔNG TY ĐIỆN LỰC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH​ (Trang 27 -27 )

KTTN là một nội dung cơ bản của KTQT, do vậy quá trình hình thành và phát triển của KTTN gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của KTQT. Theo đó, có thể thấy KTTN được đề cập đầu tiên ở Mỹ vào năm 1950 trong tác phẩm “Basic organizational planning to tie in with responsibility accounting” của Ailman, H. B. 1950. Từ đó đến nay, vấn đề KTTN được quan tâm nhiều với những quan điểm khác nhau bởi những tác giả khác nhau ở nhiều quốc gia trên thế giới như Atkinson; R. D. Banker; R. S. Kaplan; S. M. Young; James R.Martin, …. Sau đây, tôi xin trình bày một số quan điểm nổi bật:

Theo nhóm tác giả Anthony A.Atkinson, Robert S.Kaplan thì KTTN là: Một hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức thông qua các báo cáo liên quan đến chi phí, thu nhập và các số liệu hoạt động bởi từng khu vực trách nhiệm hoặc đơn vị trong tổ chức.

Một hệ thống cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm và thành quả mỗi nhà quản lý chủ yếu ở khía cạnh thu nhập và những khoản chi phí mà họ có quyền kiểm soát đầu tiên (quyền gây ảnh hưởng).

Một hệ thống kế toán tạo ra các báo cáo chứa cả những đối tượng có thể kiểm soát và không thể kiểm soát đối với một cấp quản lý. Theo đó, những đối tượng có thể kiểm soát và không thể kiểm soát cần được phân tách rõ ràng và sự nhận diện những đối tượng có thể kiểm soát được là một nhiệm vụ cơ bản trong kế toán trách nhiệm và báo cáo trách nhiệm .

Theo nhóm tác giả Clive Emmanuel, David Otley and Kenneth Mar- chant đã trình bày quan điểm của họ về KTTN như sau: KTTN là sự thu thập tổng hợp và báo cáo những thông tin tài chính về những trung tâm khác nhau trong một tổ chức (những trung tâm trách nhiệm), cũng còn được gọi là kế toán hoạt động hay kế toán khả năng sinh lợi. Nó lần theo các chi phí, thu nhập, hay lợi nhuận đến những nhà quản lý riêng biệt, những người mà chịu trách nhiệm cho việc đưa ra các quyết định về chi phí, thu nhập, hay lợi nhuận đang được nói đến, và thực thi những hành động về chúng. KTTN tỏ ra phù hợp ở những tổ chức mà ở đó nhà quản lý cấp

cao thực hiện chuyển giao quyền ra quyết định cho các cấp thuộc quyền. Theo đó, ý tưởng đằng sau KTTN là kết quả hoạt động của mỗi nhà quản lý nên được đánh giá bởi việc họ đã quản lý những công việc được giao nằm trong sự ảnh hưởng của họ tốt hoặc xấu như thế nào

Theo James R. Martin, KTTN là hệ thống kế toán cung cấp thông tin về kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trong một DN. Đó là công cụ đo lường, đánh giá hoạt động của những bộ phận liên quan đến đầu tư, lợi nhuận, doanh thu và chi phí mà mỗi bộ phận có quyền kiểm soát và chịu trách nhiệm tương ứng”

Ý tưởng chính làm cơ sở cho tư tưởng về hệ thống KTTN của James R. Martin là ở chỗ việc phân chia cơ cấu tổ chức quản lý của một công ty thành những trung tâm trách nhiệm sẽ cho ta cách quản lý tốt hơn, và điều này thật sự có ý nghĩa và cần thiết đối với những tổ chức lớn có sự đa dạng về ngành nghề hoạt động. Trong quá trình quản lý, các cá nhân, các bộ phận được giao quyền ra quyết định và trách nhiệm để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nào đó. Việc phân quyền trong tổ chức tạo nên cơ cấu nhiều cấp bậc và đòi hỏi cấp trên phải theo dõi và đánh giá được kết quả thực hiện của cấp dưới. Vì vậy, KTTN được xây dựng để theo dõi kết quả, hiệu quả sử dụng các nguồn lực ở từng bộ phận trong một DN.

Một khía cạnh trong khái niệm KTTN của James R. Martin là đề cập đến

tính có thể kiểm soát. Theo đó, một nhà quản lý chỉ nên chịu trách nhiệm cho những lĩnh vực mà họ có thể kiểm soát. Tuy nhiên, theo tác giả khái niệm này hiếm khi có thể được áp dụng một cách thành công trong thực tiễn được bởi vì tất cả mọi hệ thống đều luôn thay đổi. Những nỗ lực để ứng dụng khái niệm tính có thể kiểm soát để tạo ra những báo cáo trách nhiệm nơi mà mỗi cấp quản lý được giao chịu trách nhiệm về những cấp quản lý thấp hơn

Tóm lại, hiện có nhiều quan điểm khác nhau về KTTN, tuy nhiên theo tôi có thể thấy rằng sự khác nhau của các quan điểm trên được thể hiện ở cách thức nhìn nhận của mỗi tác giả về đặc điểm, ý nghĩa và cơ chế tổ chức KTTN ở DN. Đặc biệt, sự khác nhau đó không mang tính đối nghịch mà chúng cùng bổ sung cho nhau nhằm giúp chúng ta có cái nhìn toàn diện hơn về KTTN. Từ những quan điểm trên, có thể rút ra những vấn đề chung về KTTN như sau:

Thứ nhất, KTTN là một nội dung cơ bản của KTQT và là một quá trình tập hợp và báo cáo các thông tin được dùng để kiểm tra các quá trình hoạt động và đánh giá thực hiện nhiệm vụ ở từng bộ phận trong một tổ chức.

Thứ hai, KTTN chỉ có thể được thực hiện trong đơn vị có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải có sự phân quyền rõ ràng.

Trên thực tế, hệ thống KTTN ở các tổ chức khác nhau là rất đa dạng, có những hệ thống KTTN bao gồm các thủ tục được thể chế hóa cao với các hoạt động theo lịch trình đều đặn, và có những hệ thống không được thể chế hóa và hoạt động tùy tiện. Các khác biệt này phát sinh do các đặc điểm của hệ thống trách nhiệm và lượng quyền hạn mà nhà quản lý cấp cao trao cho các nhà quản lý cấp dưới. Sự phân quyền trong một tổ chức một phần tùy thuộc vào môi trường của tổ chức và một phần tùy thuộc vào quan điểm của quản trị cấp cao và phong cách quản lý. Vì vậy, không dễ dàng xác định chính xác các đặc điểm của một hệ thống KTTN trong một tổ chức.

Thứ ba, một hệ thống KTTN hữu ích phải thỏa mãn lý thuyết phù hợp. Lý thuyết này cho rằng không có một kiểu mẫu cấu trúc tổ chức đúng và thỏa mãn cho mọi tổ chức mà chỉ có một cấu trúc tổ chức thích hợp nhất là cấu trúc cung cấp một sự phù hợp với: môi trường tổ chức hoạt động, chiến lược tổng hợp của tổ chức, các giá trị và sự khích lệ của quản trị cấp cao.

Tóm lại, trong một DN, muốn điều hành quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được hiệu quả, nhà quản trị cần xác lập mục tiêu, xây dựng kế hoạch và triển khai việc thực hiện mục tiêu của mình. Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị phải không ngừng kiểm tra, đôn đốc và đánh giá việc thực hiện mục tiêu chung của các cấp thừa hành thông qua việc phân tích, tính toán hiệu quả của từng hoạt động, từng khâu, từng sản phẩm…

Với yêu cầu đó, hệ thống KTTN được thiết lập để ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong một tổ chức, nhằm giúp các nhà quản lý kiểm soát được hoạt động và chi phí của họ, đồng thời qua đó đánh giá được trách nhiệm của nhà quản trị ở từng cấp quản lý khác nhau. Do vậy, KTTN được thực hiện trên nguyên tắc là nó tập hợp và báo cáo những thông tin kế toán thực tế và được dự toán về các đầu vào, đầu ra của các trung tâm trách nhiệm.

Sơ đồ 2.1: Quy trình hoạt động của KTTN 2.2 Vai trò – Chức năng của kế toán trách nhiệm

2.2.1 Vai trò của kế toán trách nhiệm

KTTN là một phương pháp phân chia cấu trúc của một tổ chức thành những trung tâm trách nhiệm khác nhau để đo lường biểu hiện của chúng. Nói cách khác, nó là một công cụ để đo lường về kết quả hoạt động của một khu vực nào đó trong tổ chức, qua đó giúp nhà quản trị kiểm soát và đánh giá trách nhiệm quản trị ở từng cấp quản trị khác nhau. Công cụ đo lường hiệu quả sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến các trung tâm trách nhiệm, đây cũng là một trong những vấn đề nghiên cứu của tác giả, đó là “nhân tố đo lường hiệu quả của công việc theo qui định của KTTN”.

Vai trò của KTTN được thể hiện ở những nội dung sau:

-Thứ nhất, KTTN giúp xác định sự đóng góp của từng đơn vị, bộ phận vào lợi ích của toàn bộ tổ chức.

-Thứ hai, KTTN cung cấp một cơ sở cho việc đánh giá chất lượng về kết quả hoạt động của những nhà quản lý bộ phận.

-Thứ ba, KTTN được sử dụng để đo lường kết quả hoạt động của các nhà quản lý và do đó, nó ảnh hưởng đến cách thức thực hiện hành vi của các nhà quản lý này.

-Thứ tư, KTTN thúc đẩy các nhà quản lý bộ phận điều hành bộ phận của mình theo phương cách phù hợp với những mục tiêu cơ bản của toàn bộ tổ chức.

Lập kế hoạch hoạt động (dự toán ngân sách)

Tiếp tục đối chiếu số liệu, ra quyết định vào

thời điểm thích hợp

Thu thập các thông tin liên quan đến kế hoạch Kiểm soát Phân tích định kỳ chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế Ra quyết định quản trị điều

2.2.2 Chức năng của kế toán trách nhiệm

- Một là, KTTN tạo cơ sở cho hoạt động đánh giá kết quả của từng nhà quản trị ở các cấp quản trị trong một doanh nghiệp.

- Hai là, KTTN giúp các nhà quản lý điều hành bộ phận của mình theo những cách thức thích hợp và nhất quán với mục tiêu chung của cả doanh nghiệp.

- Ba là, KTTN giúp các nhà quản lý đo lường sự đóng góp của từng cá nhân, từng bộ phận vào kết quả chung của doanh nghiệp.

2.3 Nội dung tổ chức KTTN

KTTN là công viêc được thực hiện không thể tách rời các trung tâm trách nhiệm. Các trung tâm này được hình thành thông qua việc phân cấp quản lý

2.3.1 Phân cấp trong quản lý(Decentralizing)

Phân cấp quản lý là việc người quản lý giao quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong quá trình hoạt động của Doanh nghiệp và cấp dưới đó chỉ ra quyết định trong phạm vi của mình. Tùy theo từng Doanh nghiệp, mức độ phân chia có thể khác nhau gồm nhiều cấp độ hay chỉ một cấp và việc giao quyền quyết định có thể nhiều hay ít.

Mỗi cấp độ sẽ có người quản lý riêng và có thể thuộc về một trong các trung tâm từ thấp đến cao như: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư. Người quản lý sẽ điều phối các nguồn lực và hoạt động của trung tâm mình để thực hiện các chỉ tiêu do cấp trên đã giao.

Có nhiều cách phân loại quản lý mà chủ yếu là phân chia theo chức năng kinh doanh, theo sản phẩm sản xuất kinh doanh và theo khu vực địa lý. Đối với các doanh nghiệp phân chia theo chức năng kinh doanh ta có các phòng ban như tiếp thị, nghiên cứu phát triển và tài vụ,…Đối với cách phân chia theo sản phẩm và khu vực địa lý, thường mỗi sản phẩm kinh doanh đó gắn với các đầu vào và đầu ra riêng để xác định hiệu quả kinh doanh của nó.

Khi tiến hành phân cấp quản lý nếu doanh nghiệp chia ra quá nhiều cấp sẽ có thể dẫn đến bộ máy tổ chức cồng kềnh, hoặc nếu tập trung quá nhiều quyền quyết định vào một nơi sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động, Vì thế nhà quản lý cần cân nhắc giữa ưu điểm và nhược điểm khi thực hiện phân cấp đó.

2.3.1.1 Ưu điểm của sự phân cấp trong quản lý

- Thứ nhất, người quản lý có thể giảm bớt khối lượng công việc do san sẽ cho người khác, từ đó có thể tiết kiệm thời gian làm việc của mình để tập trung vào thực hiện các mục tiêu và chỉ tiêu lớn hơn cho Doanh nghiệp như đầu tư thời gian đề ra những công việc mang tính chất chiến lược lâu dài.

- Thứ hai, nguồn thông tin được cung cấp đầy đủ và kịp thời hơn. Chính sự phân quyền trong quản lý mà các bộ phận có thể chủ động tiếp cận các thông tin và phản hồi nhanh chóng. Các nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp hay đối thủ cạnh tranh…Điều này giúp các nhà quản trị thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, vốn là một thuộc tính tất yếu của nền kinh tế thị trường.

- Thứ ba, phát triển những nhà quản lý cấp thấp hơn. Nhà quản lý có thể đánh giá nhân viên tốt và đào tạo lớp quản lý mới để kế thừa. Cấp dưới có thể tập trung học tập, rèn luyện, nâng cao nghiêp vụ tích lũy kinh nghiệm khi thực hiện các công việc, quyết định của mình.

- Thứ tư, cơ cấu tổ chức được thiết lập phù hợp với môi trường hoạt động. Bởi nếu các lĩnh vực kinh doanh đa dạng, quy mô kinh doanh lớn, thị trường và thị phần rộng mở thì nhất thiết có nhiều nhân sự quan trọng cùng gánh vác trách nhiệm và ngược lại. Các bộ phận trong cơ cấu tổ chức có thể điều chỉnh để thích nghi với môi trường kinh doanh một phần là nhờ vào việc phân cấp đó.

- Thứ năm, phân quyền phục vụ tốt hơn cho việc ra quyết định. Qua các lợi ích được nêu trên cho thấy sự phân quyền trong quản lý có thể giúp cho việc ra quyết định được nhanh chóng, kịp thời và hữu hiệu hơn. Các cấp dưới có điều kiện tiếp cận thông tin, phát huy được tính chủ động và tự rèn luyện kỷ năng của mình trong quá trình ra quyết định. Cấp trên có thể tập trung vào quyết định cho các mục tiêu mang tầm chiến lược chung của công ty.

- Thứ sáu, khuyến khích nhân viên nổ lực với trách nhiệm được giao hơn, từ đó góp phần hoàn thành mục tiêu chung của toàn DN. Khi kết quả thực hiện của mỗi bộ phận, mỗi con người trong tổ chức được xác định và thừa nhận một cách rõ rang sẽ khuyến khích họ làm việc tốt hơn. Bên cạnh đó tạo môi trường thi đua tích

cực và lành mạnh giữa các cá nhân, các đơn vị và khuyến khích họ đạt được các chỉ tiêu của từng bộ phận cũng như mục tiêu chung của toàn đơn vị.

2.3.1.2 Nhược điểm của sự phân cấp trong quản lý:

- Thứ nhất, khi phân quyền càng rộng thì khả năng kiểm soát sẽ khó khăn hơn. Bởi lẻ việc phân quyền sẽ đi chung với việc ít kiểm soát hơn đối với các quyết định của các bộ phận, thậm chí dẫn đến thái độ giao phó cho cấp dưới. mặt khác quyết định của các bộ phận có thể mâu thuẫn lẫn nhau. Chính điều này làm cho nhà quản lý khó có thể điều hành và phối hợp giữa các bộ phận.

- Thứ hai, khi các thủ tục kiểm soát không tốt, phân quyền có thể dẫn đến tuân thủ sai lệch các mục tiêu chung của tòan DN. Do các giám đốc các bộ phận chỉ tập chung vào lợi ích cục bộ của đơn vị, không xem xét quyết định của mình có ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào và làm lệch đi mục tiêu chung của doanh nghiệp.

- Ngoài ra, phân quyền có thể dẫn đến sự trùng lắp trong giải quyết công việc không cần thiết đối với các bộ phận.

Vấn đề phân quyền tách bạch trách nhiệm là một vấn đề rất quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý chung của doanh nghiệp.

2.3.2 Xác định các trung tâm trách nhiệm.

Trong KTTN, các trung tâm trách nhiệm chủ yếu được phân chia theo chức năng tài chính. Trung tâm trách nhiệm là một chức năng hay một bộ phận trong tổ chức, đặt dưới sự lãnh đạo của một nhà quản trị hoặc một cấp quản lý chịu trách

Một phần của tài liệu (LUẬN VĂN THẠC SĨ) NGHIÊN CỨU CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÁC CÔNG TY ĐIỆN LỰC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH​ (Trang 27 -27 )

×