Phần 3 Đặc điểm địa bàn và phương pháp nghiên cứu
3.1. Đặc điểm địa bàn nghiên cứu
3.1.2. Cơ cấu tổ chức
* Ban giám đốc
Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và trước pháp luật về các công việc được giao và hoạt động của phòng giao dịch.
* Phòng khách hàng
Chức năng
- Tiếp thị các sản phẩm và dịch vụ của Ngân hàng Liên Việt;
- Phát triển thị trường trên địa bàn được giao và phát triển cơ sở khách hàng doanh nghiệp,hộ kinh doanh và các khách hàng cá nhân;
- Thực hiện nghiệp vụ cấp tín dụng và các nghiệp vụ ngân hàng khác theo quy định của Ngân hàng bưu điện Liên Việt và quy định của Pháp luật; quy định của Ngân hàng bưu điện Liên Việt và quy định của Pháp luật;
- Thực hiện việc chăm sóc khách hàng tại phòng giao dịch và khách hàng chiến lược.
Nhiệm vụ
- Bộ phận phát triển kinh doanh: (1) Tổ chức thực hiện công tác tiếp thị, nghiên cứu và phát triển thị trường, công tác chăm sóc khách hàng tại phòng giao dịch theo quy định của Ngân hàng; (2) Xây dựng và theo dõi thực hiện kế hoạch tháng/quý/năm và đề xuất các biện pháp nhằm thực hiện thành công kế hoạch kinh doanh của phòng giao dịch.
BAN GIÁM ĐỐC Phòng Kế tóan Ngân quỹ (Bộ phận kho quỹ; Bộ phận giao dịch tại quầy, Bộ phận kế tóan nội bộ) Phòng Khách hàng (Tổ khách hàng Doanh nghiệp, Tổ Khách hàng Cá nhân, Tổ Hỗ trợ kinh doanh) Phòng Giám sát hoạt động (Bộ phận Hành Chính & nhân sự, Bộ phận Quản lý PGD Bưu Điện, Bộ phận Giám sát tín dụng, bộ phận giám sát phi tín dụng) Phòng Giao dịch Từ Sơn (Bộ phận Tín dụng, bộ phận giao dịch tại quầy, Bộ phận Giám sát tín dụng). Phòng Giao dịch Quế Võ (Bộ phận Tín dụng, bộ phận giao dịch tại quầy, Bộ phận Giám sát tín dụng) Phòng Giao dịch Yên Phong (Bộ phận Tín dụng, bộ phận giao dịch tại quầy, Bộ phận Giám sát tín dụng) Các Phòng Giao dịch Bưu điện tuyến Huyện (16 Phòng qua kênh Bưu Điện)
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức Ngân hàng Liên Việt Bắc Ninh
Nguồn: Phòng Giám sát hoạt động, Ngân hàng Liên Việt Bắc Ninh (2017)
- Bộ phận khách hàng doanh nghiệp: (1) Tổ chức, quản lý và thực hiện nghiệp vụ cấp tín dụng đối với khách hàng doanh nghiệp bao gồm các nghiệp vụ cho vay, chiết khấu, bảo lãnh…; (2) Quản lý, phát triển và cung cấp các sản phẩm dịch vụ cho khách hàng doanh nghiệp; (3) Thực hiện công tác tiếp thị sản phẩm, tiếp xúc, thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng doanh nghiệp; (4) Xây dựng kế hoạch tháng/quý/năm, theo dõi , đánh giá tính hình thực hiện và đề xuất với Giám đốc các biện pháp khắc phục khó khăn trong công việc.
- Bộ phận khách hàng cá nhân: (1) Tổ chức, quản lý và thực hiện nghiệp vụ cấp tín dụng đối với khách hàng cá nhân bao gồm các nghiệp vụ cho vay, chiết khấu, bảo lãnh…; (2) Quản lý, phát triển và cung cấp các sản phẩm dịch vụ cho khách hàng cá nhân; (3) Thực hiện công tác tiếp thị sản phẩm, tiếp xúc, thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng cá nhân; (4) Xây dựng kế hoạch tháng/quý/năm, theo dõi , đánh giá tính hình thực hiện và đề xuất với Giám đốc các biện pháp khắc phục khó khăn trong công việc.
- Bộ phận hỗ trợ kinh doanh: (1) Tìm kiếm, mở rộng thị phần tài trợ thương mại, thanh toán quốc tế, thị trường xuất nhập khẩu; (2) Hướng dẫn khách hàng các vấn đề liên quan đến thanh toán quốc tế, tài trợ thương mại như: tín dụng chứng từ, nhờ thu, bảo lãnh nước ngoài…; (3) Kiểm tra, theo dõi, quản lý, lưu trữ hồ sơ về thanh toán quốc tế, tài trợ thương mại của Phòng giao dịch, trình phê duyệt và nhận thông tin xử lý nghiệp vụ của hội sở.
* Phòng kế toán - ngân quỹ
Chức năng
- Thực hiện quản lý tài chính, thực hiện hạch toán kế toán tại phòng giao dịch;
- Thực hiện công tác tin học, nghiệp vụ IT cho phòng giao dịch;
- Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao dịch trực tiếp với khách hàng, công tác thanh toán, huy động và thu chi tiền mặt, quản lý kho quỹ…theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và quy định của Ngân hàng Bưu Điện Liên Việt;
- Thực hiện các công tác tiếp thị, thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng; - Xây dựng kế hoạch tháng/quý/năm; theo dõi đánh giá tình hình thực hiện và đề xuất cho Giám đốc các biện pháp khắc phục khó khăn trong công tác.
Nhiệm vụ
- Bộ phận Kế toán nội bộ: (1) Thực hiện công tác hạch toán kế toán; (2) Tiếp nhận, kiểm tra và tổng hợp số liệu kế toán phát sinh hàng ngày/tháng/quý/năm; (3) Quản lý số dư tài khoản của phòng giao dịch tại các Ngân hàng (nếu có) và tài khoản của các Ngân hàng tại phòng giao dịch phục vụ cho giao dịch liên Ngân hàng; (4) Thực hiện công tác tin học, nghiệp vụ IT; (5) Tổng hợp kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch tài chính,thực hiện báo cáo số liệu hàng tháng/quý/năm theo yêu cầu; (6) Lưu trữ và bảo quản kho chứng từ kế toán liên quan đến công việc do bộ phận đảm trách.
- Bộ phận giao dịch tại quầy: (1) Thực hiện các nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm, nghiệp vụ kế toàn tiền vay, nghiệp vụ thanh toán, nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ mặt, nghiệp vụ về thẻ được giao, nghiệp vụ liên quan đến vốn cổ phần theo sự phân công; (2) Thu chi tiền mặt theo đúng quy định của từng giao dịch viên; (3) Lập chứng từ kế toán có liên quan đến các tác nghiệp do bộ phận đảm trách; (4) Quản lý các loại tài khoản tiền gửi của khách hàng.
- Bộ phận ngân quỹ: (1) Thực hiện thu, chi tiền mặt,vàng, giấy tờ có giá theo quy định; (2) Tạm ứng quỹ, thanh toán tạm ứng với các quỹ phụ và các đơn vị trực thuộc; (3) Thực hiện kiểm kê tồn quỹ theo định kỳ và đột xuất theo quy định; (4) Thực hiện công tác bảo đảm tuyệt đối an toan kho quỹ theo quy định; (5) Thực hiện các dịch vụ ngân quỹ cho khách hàng; (6) Bảo quản ấn chỉ quan trọng theo quy định của Ngân hàng bưu điện Liên Việt.
* Phòng giám sát hoạt động
Chức năng
- Tổ chức, quản lý và thực hiện nghiệp vụ quản lý tín dụng, thẩm định và quản lý tài sản đảm bảo, hỗ trợ tín dụng;
- Xây dựng kế hoạch tháng/quý/năm, theo dõi đánh giá tình hình thực hiện và đề xuất với Giám đốc các biện pháp khắc phục khó khăn trong công tác;
- Tổ chức thực hiện công tác kế hoạch tổng hợp và quản lý hành chính- nhân sự tại Chi nhánh theo quy định của Ngân hàng Liên Việt;
- Tham mưu cho Giám đốc để đề xuất với các cấp có thẩm quyền trong việc xây dựng chính sách, chế độ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
Nhiệm vụ
- Bộ phận giám sát tín dụng: (1) Quản lý danh mục cho vay, bảo lãnh, cấp tín dụng theo danh mục ngành nghề kinh doanh, loại hình cho vay, hạn mức tín dụng, …theo chính sách tín dụng của Ngân hàng bưu điện Liên Việt trong từng thời kỳ và đề xuất biện pháp thích hợp để hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả; (2) Theo dõi và báo cáo cho lãnh đạo, thông báo cho Phòng khách hàng về tình hình thu vốn, lãi và diễn biến của từng món vay; (3) Kiểm soát chặt chẽ tình hình gia hạn nợ, nợ quá hạn, đề xuất các biện pháp cụ thể để giảm nợ quá hạn, nợ không thu được lại; (4) Tiếp nhận và đề xuất các biện pháp thực hiện việc thu nợ đối với các khoản nợ xấu do phòng khách hàng chuyển sang theo quy định của Ngân hàng bưu điện Liên Việt; (5) Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu; (6) Đề xuất các biện pháp xử lý các khoản nợ trễ hạn, quá hạn trong phạm vi trách nhiệm theo quy định của Ngân hàng bưu điện Liên Việt; (7) Thu hồi nợ theo chỉ đạo; thực hiện giải ngân, thu nợ theo hợp đồng tín dụng; kiểm soát hồ sơ tín dụng đã được Giám đốc Phòng giao dịch hoặc hội sở phê duyệt; (8) Kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ vay vốn, bảo lãnh và các thủ tục để giải ngân, hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm, khế ước nhận nợ, tiếp nhận bản chính giấy tờ sở hữu, sử dụng tài sản đảm bảo và các giấy tờ có liên quan; (9) Kiểm soát tình hình dư nợ trước khi giải chấp; (10) Lưu trữ và bảo quản bản chính hợp đồng tín dụng,hợp đồng bảo lãnh, khế ước nhận nợ, giấy gia hạn nợ; lưu trữ toàn bộ các bản sao của hồ sơ tín dụng đang lưu hành, đã tất toán và các hồ sơ từ chối cấp tín dụng để tham khảo, cung cấp khi có yêu cầu; (11) Đôn đốc khách hàng trả vốn, lãi theo đúng kỳ hạn.
- Bộ phận giám sát phi tín dụng: Giám sát các bộ phận/phòng ban khác trong các hoạt động mang tính tuân thủ theo nội qui lao động và các qui định chung của Ngân hàng.
- Bộ phận Hành chính – Nhân sự: (1) Tổng hợp báo cáo; (2) Tiếp nhận, phân phối, phát hành và lưu trữ văn thư; (3) Thực hiện mua sắm, tiếp nhận, quản lý, phân phối công cụ lao động, ấn chỉ, văn phòng phẩm theo quy định; (4) Xây dựng kế hoạch quản trị hàng tháng, hàng năm và theo dõi đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch; (5) Theo dõi tình hình nhân sự, thực hiện một số tác nghiệp về quản trị nhân sự theo phân công; (6) Thực hiện công tác quản lý, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng của Phòng giao dịch; (7) Thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội, bảo hiếm y tế.