7. Kết cấu của luận văn
2.2.3. Quy trình, nội dung quản lý tài chắnh của trường ĐHKH, ĐHH
2.2.3.1.Công tác kế hoạch
Lập kế hoạch là một công cụ quan trọng trong quản lý tài chắnh ở các trường đại học công lập, nó đảm bảo cho các khoản thu chi của nhà trường đáng tin cậy hơn. Lập kế hoạch trong quản lý tài chắnh tại các trường ĐHCL là quá trình đưa ra kế hoạch (dự toán) ngân sách cho năm tài khóa và xác lập các giải pháp chủ yếu để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đề ra.
Việc lập kế hoạch dựa trên cơ sở đánh giá khả năng huy động các nguồn lực tài chắnh (thu), xác định và lựa chọn nhu cầu chi tiêu, đồng thời đảm bảo cân đối giữa thu và nhu cầu chi tiêu. Hàng năm, bộ phận làm công tác kế hoạch tại trường căn cứ vào 2 cơ sở trong năm báo cáo để lập kế hoạch: Thứ nhất là quy mô đào tạo, cơ sở vật chất, hoạt động sự nghiệp và các hoạt động khác của trường; Thứ hai là dựa vào số liệu chi cho con người, chi quản lý hành chắnh, chi nghiệp vụ chuyên môn và chi mua sắm, sửa chữa, xây dựng cơ bản của năm báo cáo.
nguồn tài chắnh sau:
- Nguồn NSNN cấp: Kinh phắ đào tạo đại học, sau đại học và nghiên cứu khoa học;
- Nguồn thu sự nghiệp:
+ Học phắ chắnh quy (học phắ đào tạo đại học ); + Học phắ hệ khác
.Học phắ không chắnh quy (học phắ đào tạo tại chức, lưu sinh viên Lào, liên kết đào tạo các địa phương)
.Học phắ sau đại học (học phắ đào tạo thạc sĩ và nghiên cứu sinh); + Lệ phắ tuyển sinh THPT toàn quốc và các hệ khác tại đơn vị;
+ Các khoản thu sự nghiệp khác (tiền % quản lý các đề tài ngoài trường, tiền cho thuê phòng học, sân bãi, thanh lý tài sản, thu hộ, lãi ngân hàng...)
- Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ (dịch vụ đào tạo cấp chứng chỉ, dịch vụ giữ xe, căntin, sân bóng,...)
* Đối với quản lý chi: Thực hiện quản lý theo nhóm chi nội dung chi tiết trang 23.
2.2.3.2. Lập và nhận dự toán
Công tác lập dự toán thu chi của trường ĐHKH, Huế được thực hiện theo quy trình sau.
Tháng 7 năm trước đơn vị lập dự toán thu - chi cho năm sau trình ĐHH, ĐHH tổng hợp dự toán thu - chi trên cơ sở dự toán của các đơn vị trực thuộc và có điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Căn cứ vào quyết định giao ngân sách của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đại học Huế tiến hành nhiều cuộc họp để lấy ý kiến của các thành phần có liên quan về phương pháp và cách thức phân bổ trước khi tổ chức Hội nghị kế hoạch ngân sách năm (tháng 3 năm hiện tại ). Việc giao dự toán và phân bổ ngân sách cho đơn vị được dựa vào các tiêu chắ sau.
a. Nguồn kinh phắ NSNN cấp
- Phân bổ NSNN chi cho đào tạo đại học
+ Nguồn NSNN phân cấp chi cho con người:
Trường ĐHKH được ĐHH giao dự toán NSNN đối với quỹ tiền lương biên chế thực tế tại trường. Hằng năm, căn cứ vào số liệu thực tế chi lương, các khoản chế độ theo lương và phụ cấp của cán bộ biên chế tháng 12; ĐHH thực hiện giao dự toán NSNN với mức giao bằng 60% quỹ lương của tháng 12, 40% còn lại trường tiết kiệm chi từ nguồn thu sự nghiệp để cân đối đảm bảo quỹ lương.
+ NSNN phân câp cấp để thực hiện chế độ trợ cấp chắnh sách xã hội đối với sinh viên thuộc diện chắnh sách.
+ NSNN phân cấp để cấp học bổng khuyến khắch đối với sinh viên. + Nguồn NSNN phân cấp chi thường xuyên:
Trên cơ sở mức độ đảm bảo cân đối chi thường xuyên từ nguồn thu sự nghiệp, NSNN cấp kinh phắ để hỗ trợ đơn vị một phần kinh phắ chi thường xuyên như sửa chữa nhỏ, sửa chữa lớn và mua sắm TSCĐ. Phân cấp căn cứ dựa trên quy mô đào tạo, theo hệ số đã được quy đổi thống nhất theo hệ, nhóm ngành, bậc đào tạo.
+ Kinh phắ NSNN phân cấp hỗ trợ đào tạo chuyên ngành Mác-Lênin.
- Phân bổ NSNN chi cho đào tạo sau đại học
Kinh phắ NSNN đào tạo sau đại học phân bổ theo quy mô đã được quy đổi tương ứng với từng bậc học và phân cấp nhiệm vụ giữa ĐHH và các đơn vị trực thuộc. Kinh phắ NSNN đào tạo sau đại học Trường được nhận 97% theo quy mô đào tạo đã được quy đổi, 3% còn lại là kinh phắ điều hành tại ĐHH để thực hiện nhiệm vụ liên quan đến đào tạo sau đại học.
- Phân bổ NSNN cho nghiên cứu khoa học
b. Nguồn thu sự nghiệp: Đại học Huế giao dự toán dựa trên cơ sở chỉ tiêu tuyển sinh và dự toán đã được lập của trường. Trường chuyển lên ĐHH điều hành nhiệm vụ chung từ thu HP là 5% trên tổng thu HP chắnh quy, 3% trên tổng thu HP không chắnh quy, 5% tổng thu HP sau đại học và 2% từ HP chắnh quy để thực hiện nhiệm vụ KHCN cấp ĐHH; số còn lại trường giữ lại chi hoạt động thường xuyên của trường.
c.Nguồn kinh phắ khác: Đại học Huế giao dự toán trên cơ sở dự toán của trường lập.
Lập dự toán của trường ĐHKH được thực hiện đúng quy trình, cơ bản đáp ứng yêu cầu đặt ra và phản ánh tương đối đầy đủ các nguồn tài chắnh và kế hoạch chi tiêu của đơn vị. Tuy nhiên, đơn vị vẫn chưa quan tâm đúng mức công tác này, số khác do hạn chế về chuyên môn của cán bộ phụ trách công tác này nên công tác lập dự toán còn hạn chế: chưa tắnh đúng, tắnh đủ các chỉ tiêu kế hoạch, chưa nắm bắt được nhu cầu trang bị về cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ giảng dạy, khả năng huy động nguồn vốn từ bên ngoài.
2.2.3.3. Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ
Việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ tại Trường ĐHKH, Huế được thực hiện theo quy định tại Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chắnh phủ và Thông tư 50/2003/TT-BTC ngày 22/5/2003 và QĐ 347/QĐ-ĐHH ngày 29/3/2016 về việc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ Đại học Huế.
Đơn vị đã quy định các khoản thu - chi cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ. Về quản lý và sử dụng tài sản cũng như cơ sở vật chất của đơn vị. Quy định về chi trả tiền lương tăng thêm và chế độ tiền công làm ngoài giờ, tiền công tác phắ. Quy định về thời gian làm việc và giờ chuẩn giảng dạy của giảng viên.
Quy chế chi tiêu nội bộ thường được điều chỉnh một năm một lần. Trong quá trình thực hiện, nếu có thay đổi, bổ sung thì đơn vị ra quyết định
điều chỉnh, bổ sung. Trình tự tiến hành:
Bước 1: Đơn vị soạn thảo quy chế chi tiêu nội bộ sau khi tổ chức thảo luận rộng rãi dân chủ, công khai trong đơn vị và có ý kiến thống nhất của tổ chức công đoàn trong đơn vị.
Bước 2: Bản thảo quy chế được trình Đại học Huế (Ban Kế hoạch - Tài chắnh của Đại học Huế được ủy quyền thực hiện nhiệm vụ này) thẩm định trước khi ra quyết định. Sau đó, trình giám đốc Đại học Huế phê duyệt.
Bước 3: Thủ trưởng đơn vị ra quyết định ban hành quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Quy chế sẽ được gửi ĐHH 1 bản để theo dõi, giám sát việc thực hiện; gửi kho bạc Nhà nước Thừa Thiên Huế 1 bản để làm căn cứ kiểm soát chi.
2.2.3.4.Công tác kế toán
Trường ĐHKH, ĐHH đã tổ chức công tác kế toán một cách thống nhất, đảm bảo kế toán là một công cụ quản lý, phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chắnh của đơn vị nhằm cung cấp thông tin về kinh tế, tài chắnh một cách đầy đủ, trung thực, kịp thời, chắnh xác. Những thông tin đó góp phần hỗ trợ cho lãnh đạo đơn vị có thể ra các quyết định đúng đắn và nhanh chóng, ngoài ra chúng còn là cơ sở để tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động quản lý tài chắnh.
Đơn vị đang triển khai công tác kế toán theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP, Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chắnh phủ.
Quy trình tổ chức công tác kế toán của Trường ĐHKH gồm:
- Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu: Thực tế quy trình tổ chức chứng từ ban đầu tại đơn vị thời gian qua cơ bản thực hiện tương đối đầy đủ, hợp lý, phù hợp theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, góp phần đảm bảo quản lý tài chắnh được thông suốt, giảm thiểu các gian lận xảy ra trong quản lý sử dụng tài sản, vật tư, bảo vệ an toàn tài sản của đơn vị, sử dụng hiệu
quả các nguồn lực tài chắnh, cung cấp các thông tin hữu ắch đáng tin cậy.
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Hiện nay, hệ thống tài khoản được sử dụng tại đơn vị dựa trên hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, thực tế thực hiện có điều chỉnh bổ sung thêm một số tài khoản chi tiết để đáp ứng cho yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát và cung cấp thông tin của đơn vị, danh mục tài khoản này được quy định thống nhất chung trong toàn Đại học Huế. Đối với công tác quản lý tài chắnh, tùy theo đặc điểm và tắnh chất các khoản phát sinh mà đơn vị sử dụng các tài khoản để hạch toán, các tài khoản này được chi tiết theo từng nguồn thu - chi.
- Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán: Hiện nay, đơn vị áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung thống nhất trong toàn hệ thống với Đại học Huế. Hình thức kế toán này phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý của đơn vị và phù hợp với điều kiện có ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Tương tự hệ thống chứng từ và tài khoản, hệ thống sổ kế toán của các đơn vị cũng có sự thống nhất với nhau và theo quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC.
- Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tắch báo cáo tài chắnh, công khai tài chắnh.
Đối với việc tổ chức hệ thống báo cáo tài chắnh: Hiện nay, đơn vị tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chắnh theo quy định chung của Bộ Tài chắnh ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC. Ngoài hệ thống báo cáo tài chắnh bắt buộc trên, đơn vị còn lập các báo cáo mang tắnh chất quản trị phục vụ cho lãnh đạo và các báo cáo khác theo yêu cầu quản lý của đơn vị, phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát như: Báo cáo tồn quỹ, báo cáo kiểm kê tài sản, vật tư, công cụ, dụng cụ...
Qua khảo sát thực tế cho thấy, đơn vị chấp hành chế độ lập, gửi báo cáo tài chắnh tương đối đầy đủ, đúng các biểu mẫu quy định, đảm bảo đúng nội
dung, phương pháp lập, biểu mẫu báo cáo... Tuy nhiên, công tác lập báo quyết toán vẫn còn một số hạn chế: hạch toán sai tài khoản chi tiết, mục lục NSNN; nộp báo cáo chậm, chưa đầy đủ các biểu mẫu.
Đối với việc phân tắch báo cáo tài chắnh: Qua khảo sát thực tế, đơn vị chưa thật sự chú trọng đến việc lập ỘBản thuyết minh báo cáo tài chắnhỢ do đó dẫn đến lúng túng trong việc quản lý điều hành công tác tài chắnh của đơn vị. Các chỉ tiêu phân tắch mang tắnh chung chung, hình thức. Các chỉ tiêu như: Đánh giá tình hình thực hiện dự toán, tình hình sử dụng tài sản, công cụ lâu bền, chấp hành các mức chi tiêu, chắnh sách, chế độ quy định, chưa đưa ra được các giải pháp tăng thu, tiết kiệm chi, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phắ.
Đối với việc công khai tài chắnh: Đơn vị đã thực hiện công tác công khai tài chắnh theo quy định tại Thông tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/5/2005 của Bộ Tài chắnh hướng dẫn thực hiện quy chế công khai tài chắnh với hình thức công khai tại hội nghị giao ban, đại hội cán bộ viên chức hoặc niêm yết trên bảng thông báo của đơn vị. Tuy nhiên, việc thực hiện công khai tài chắnh còn nặng tắnh hình thức, chưa thật sự mang lại hiệu quả thiết thực, các chỉ tiêu, số liệu công khai còn chung chung, chưa cụ thể đến từng hoạt động.
- Tổ chức công tác tự kiểm tra tài chắnh, kế toán:
Theo Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chắnh về việc ban hành quy chế về tự kiểm tra tài chắnh, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phắ NSNN, trong những năm qua, đơn vị đã thực hiện công tác kiểm tra, tự kiểm tra tài chắnh khá đầy đủ, nhằm kiểm tra việc thực hiện các khoản chi theo đúng chế độ, đúng định mức, đúng mục đắch, đúng dự toán được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán.
toán, sử dụng một phần mềm kế toán thống nhất chung trong toàn Đại học Huế, phần mềm kế toán đã giải quyết khá tốt tất cả các khâu kế toán từ khâu lập chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, xử lý hạch toán và đưa ra báo cáo tài chắnh theo một hệ thống biểu mẫu thống nhất.
Tuy nhiên, phần mềm kế toán đang áp dụng hiện nay còn có nhiều nhược điểm do phần mềm được lập trình từ năm 1996, qua quá trình sử dụng có bổ sung nâng cấp, sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị và các văn bản quy định hiện hành, chắnh vì vậy còn có nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được hoàn toàn công tác kế toán của đơn vị. Các phần hành kế toán lương, TSCĐ, kế toán giao dịch ngân hàng, kho bạc, còn riêng lẻ, không tắch hợp với phần mềm kế toán tổng hợp - thanh toán do đó khó quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động kế toán.
2.2.3.5.Kiểm tra, thanh tra
ỘKiểm tra, thanh tra tài chắnh là việc vận dụng các kỹ thuật và phương pháp quan sát, phân tắch, đối chiếu, so sánh một cách có hệ thống các thông tin và dữ liệu qua các tài liệu, sổ sách của chủ thể kiểm tra đối với nhà trường nhằm đánh giá tắnh đúng đắn, hợp lý và có hiệu quả trong hoạt động quản lý tài chắnh của nhà trườngỢ.[13]
Chủ thể kiểm tra trường ĐHKH gồm: Chắnh phủ (kiểm tra việc chấp hành ngân sách nhà nước); Bộ tài chắnh và các vụ của BTC (kiểm tra dự toán, kiểm tra thực hiện từng khoản mục thu, chi); Hệ thống thanh tra tài chắnh và thanh tra Nhà nước (kiểm tra sau khi thực hiện kế hoạch tài chắnh, kiểm tra các vụ việc trong hoạt động tài chắnh).[13]
Ngoài ra, kiểm tra còn được thực hiện trong trường hợp đơn vị cấp trên kiểm tra cấp dưới, kiểm tra nội bộ, kiểm tra hoạt động thu chi của kho bạc nhà nước.
Công cụ này cho phép chủ động ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực về quản lý tài chắnh trong hoạt động thu chi tài chắnh của trường.
- Kiểm tra, thanh tra thường xuyên.
Cơ cấu tổ chức của Trường ĐHKH có ban thanh tra nhân dân có nhiệm vụ thanh tra kiểm tra tất cả các mảng hoạt động của đơn vị trong đó có thanh tra định kỳ về tài chắnh.
Kho bạc Nhà nước là nơi kiểm soát tất cả các hoạt động thu chi tài chắnh có nguồn gốc NSNN của đơn vị thông qua quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị và các văn bản Nhà nước có liên quan.
Hàng năm, Bộ Giáo dục và đào tạo có đoàn trực tiếp vào thẩm định, xét