6. Kết cấu của luận văn
3.2. Một số giải pháp cụ thể
3.2.6. Các biện pháp khác
Trên đây là những biện pháp, cách thức tác động tới công chức của trung tâm tin học, Văn phòng Quốc hội, Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào có thể thấy được, đong đếm được. Song, những biện pháp, cách thức nêu trên có tạo nên động lực cho công chức hay không, ở mức độ nào, thì khó có thể lượng hóa một cách chính xác. Từ góc độ tâm lý nhìn nhận vấn đề này, có thể thấy tất cả những cách thức, biện pháp nêu trên mặc dù chưa hoàn hảo, nhưng đã góp phần tạo điều kiện để công chức tại trung tâm tin học, Văn phòng Quốc hội làm việc và đưa lại những thay đổi tích cực. Nhưng, các công chức cảm nhận gì về những việc đã làm, về mối quan hệ trong trung tâm, về sự đánh giá, tính công bằng, vị thế trong trung tâm; họ cảm thấy yêu mến cơ quan mình ở mức độ nào hay hờ hững, lạnh nhạt?... Tất cả những điều này hòa trộn tạo nên động lực làm việc. Những cảm nhận này có thể tích cực,
hoặc trung lập, chưa tích cực và hệ quả chính là kết quả mà mỗi công chức tại trung tâm tin học đạt được trong từng công việc cụ thể.
Sự cảm nhận của từng công chức tại trung tâm tin học theo cơ chế lan truyền tâm lý tạo nên sự cảm nhận chung, từ đó công chức cùng nhau hoạt động tích cực hay hoạt động cầm chừng, chán nản, kém hiệu quả. Sự cảm nhận của công chức biểu hiện qua cử chỉ và hành động của họ. Nó xuất phát từ các nhân tố: hành vi của người lãnh đạo; các chính sách và phúc lợi của trung tâm mang lại cho họ; sự quan tâm, động viên kịp thời; sự đánh giá về nỗ lực riêng của mỗi cá nhân khi hoàn thành công việc; những cái nhìn thân thiện; những cử chỉ quan tâm của người xung quanh; sự đồng cảm và chia sẻ khó khăn; sự công bằng trong lời nói và hành động; sự công bằng trong quyền lợi; những biểu hiện dân chủ thực sự; những lời khen ngợi và góp ý chân thành… Tất cả những cảm nhận này như những thước phim được công chức ghi nhận, đánh giá hàng ngày, hàng giờ khi tới cơ quan. Động lực của họ có hay không là sự tổng hợp của những ghi nhận. Để tạo động lực, trung tâm tin học, Văn phòng Quốc hội, Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào cần quan tâm đến một số vấn đề dưới góc độ tâm lý.
Mỗi công chức tại Trung tâm tin học khi nhìn nhận và đánh giá từng việc làm, hành vi của bản thân, đồng nghiệp, cơ quan cần có sự nhận thức, tìm hiểu và phân tích một cách thấu đáo. Tự đánh giá đúng và kiểm soát được những cảm xúc, hành vi của bản thân. Cởi mở, chia sẻ những khúc mắc, khó khăn, cách nhìn nhận để hướng tới những cảm xúc mang tính tích cực, loại bỏ những cảm xúc chưa tích cực trong quá trình hoạt động. Đồng thời cần tạo ra cảm hứng trong mỗi công việc, luôn tự làm mới bản thân trong nhận thức và hành động. Tổ chức công việc hợp lý…
Người lãnh đạo trung tâm cần tạo cảm hứng trong công việc cho bản thân và truyền cảm hứng đó tới công chức. Thống nhất trong lời nói và hành động. Tự đánh giá bản thân và kiểm soát được những cảm xúc, hành động, không nên thay đổi luôn luôn. Quan sát và nhìn nhận những biểu hiện trong
ánh mắt, nét mặt, cử chỉ, hành vi của từng công chức trước mỗi công việc và trong công việc để qua đó thúc đẩy, động viên, khen ngợi và có những điều chỉnh kịp thời. Luôn nắm bắt và thỏa mãn các nhu cầu trong điều kiện có thể cho phép. Trong phân công, phân nhiệm, đánh giá cần nhìn nhận sự đóng góp này trên từng giác độ khác nhau. Đồng thời, việc phân chia quyền lợi cần rõ ràng, minh bạch và có những tiêu chí cụ thể, thống nhất. Cần có những thay đổi trong nhận thức, cách thức hoạt động… để tạo nên những cảm hứng mới cho bản thân và cơ quan. Đặc biệt, để phát huy tính sáng tạo và tự chủ của mỗi công chức, người lãnh đạo cần cho phép công chức tự do lựa chọn cách thức thực hiện công việc, chủ động trong công việc, khuyến khích việc chịu trách nhiệm cá nhân đồng thời tạo cơ hội khẳng định bản thân, thiết lập các mục tiêu mang tính cách thức…
Phải có những khóa học về tâm lý dành riêng cho cán bộ quản lý để họ hiểu vai trò của tâm lý trong quản lý và từ đó sử dụng có hiệu quả các công cụ tâm lý.
Phương pháp tâm lý phải xuất phát từ “tâm” của người lãnh đạo chứ không phải là một cách mỵ dân, vì suy cho cùng quản lý đơn vị của mình thực chất cũng là quản lý con người; nhà quản lý thực hiện mục tiêu chung của trung tâm tin học thông qua con người.
Các phương pháp tâm lý cần được làm thường xuyên chứ không phải đợi đến cuối năm, sao cho công chức của trung tâm tin học cảm thấy họ luôn được quan tâm và được ghi nhận xứng đáng. Chẳng hạn như việc bầu chọn lập trình viên xuất sắc, quản trị mạng có nhiều sáng kiến, nhân viên hỗ trợ IT tốt nhất... có thể tiến hành hàng tháng hay hàng quý với chi phí thưởng có thể trích từ quỹ phúc lợi của đơn vị.
Bằng thái độ và hành động, ban lãnh đạo trung tâm nên làm cho đội ngũ công chức cảm nhận mình là một phần tử quan trọng của đơn vị mình. Khi họ sẽ cảm thấy thỏa mãn về mặt tâm lý vì được công nhận, được tôn trọng, từ đó họ thực sự trân trọng và coi Trung tâm như gia đình thứ hai của
chính mình; và tất nhiên khi đó họ sẽ làm việc hăng say vì sự phát triển của đơn vị và lợi ích của chính mình.
Thưởng, phạt, khen, chê đúng lúc, đúng chỗ, đúng cách. Khi người công chức đạt được thành tích, nhà quản lý phải biết cách khen thưởng kịp thời; và tất nhiên khi họ mắc lỗi cũng phải khéo nhắc nhỏ, khiển trách và áp dụng các hình phạt nếu cần thiết. Ở đây chúng ta không nói đến số tiền thưởng là nhiều hay ít, phạt nặng hay nhẹ, mà nói đến khía cạnh tâm lý của việc thưởng phạt. Chẳng hạn việc tiến hành công nhận hay trao giải thưởng phải trang trọng. Dù bận đến đâu, các lãnh đạo của đơn vị nên là người trực tiếp công nhận và khen thưởng cho nhân viên. Thông tin khen thưởng phải được công bố rộng rãi cho toàn cơ quan và đặc biệt là gia đình của người được khen thưởng. Được lãnh đạo khen, nhất là khen trước mặt mọi người, về những thành tích của mình là một trong những liều thuốc hiệu lực nhất. Việc bầu chọn thưởng phạt cũng phải hết sức công bằng, hợp lý, tránh định kiến chủ quan làm triệt tiêu động lực, nhà quản lý cũng nên chú ý công nhận và khen thưởng những nhân viên không nằm trong danh sách những nhân viên xuất sắc, nhưng luôn làm tốt công việc, và gắn bó với đơn vị.
Các cán bộ quản lý cần hiểu tâm lý nhân viên qua điều tra sự hài lòng của họ, đây là kênh rất quan trong để Lãnh đạo đơn vị nắm được thông tin về “sự hài lòng” của công chức. Về mặt hình thức thì phiếu điều tra là công cụ tâm lý nhưng những thông tin về “sự hài lòng” của công chức công nghệ thông tin đối với lương, thưởng, hệ thống phúc lợi, đối với công việc và người lãnh đạo trực tiếp của mình, sẽ là căn cứ quan trọng để hoàn thiện nhiều công cụ nâng cao động lực làm việc khác.
Các đồng nghiệp trong trung tâm tin học, Văn phòng Quốc hội cần đoàn kết, thống nhất trong nhận thức và hành động. Thẳng thắn, cởi mở, chia sẻ và động viên vượt qua những khó khăn trong quá trình hoạt động công việc.
Các tổ chức đảng, đoàn thể trong Văn phòng Quốc hội cần quan tâm, động viên, chia sẻ, tranh thủ thuận lợi, tháo gỡ khó khăn của từng công chức,
đơn vị để hoạt động của trung tâm tin học đạt mục đích và có hiệu quả thiết thực. Tạo sự đoàn kết, thống nhất từ các tổ chức đoàn thể chính quyền.
Trung tâm tin học cần xây dựng chuẩn mực cụ thể, văn hóa công sở, cơ chế làm việc hợp lý, hiệu quả. Công tác tuyển chọn, đánh giá công chức cần công khai, minh bạch. Xây dựng và đáp ứng chế độ, chính sách trên cơ sở những tiêu chí cụ thể, sự phù hợp và tính kịp thời. Thiết lập và bố trí cơ cấu nhân sự hợp lý, hiệu quả, phát huy năng lực, sở trường của từng người, từng đơn vị, bộ phận trong trung tâm.