7. Bố cục của luận văn
1.2.3. Các loại thủ tục hành chính giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên
cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân cấp huyện
Theo Khoản 4, Điều 4 và Điều 5, Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg thì cơ chế một cửa được thực hiện trong giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện, cơ chế một cửa liên thông được thực hiện trong giải quyết TTHC thuộc các lĩnh vực: đầu tư, đất đai, đăng ký kinh doanh, cấp phép xây dựng, tư pháp và các lĩnh vực khác thuộc thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước.
Như vậy, theo nguyên tắc thì tất cả các loại TTHC thuộc thẩm quyền của UBNC cấp huyện đều phải thực hiện theo cơ chế một cửa hoặc một cửa liên thông nếu thủ tục đó có liên quan đến thẩm quyền giải quyết của nhiều cơ quan.
TTHC theo quy định của Nghị định số 63/2010/NĐ-CP “phải được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật do Chính phủ ban hành hoặc trình Quốc hội, Ủy
ban Thường vụ Quốc hội ban hành; do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành.”
Trong hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, thông thường, khi một Luật mới được ban hành thì sẽ có Nghị định hướng dẫn của Chính phủ, sau đó là Thông tư hướng dẫn của các bộ ngành. Trên cơ sở hệ thống và tiến hành cụ thể hóa toàn bộ các văn bản quy phạm pháp luật trên, khi UBND cấp tỉnh sẽ ban hành Quyết định công bố bộ TTHC với đầy đủ các thành phần quy định cho việc giải quyết TTHC đó bao gồm các căn cứ pháp lý, các bước thực hiện, thành phần hồ sơ, phí, lệ phí, yêu cầu thực hiện TTHC, thời gian thực hiện và quan trọng là thẩm quyền của cơ quan thực hiện... Các Nghị định, Thông tư thường quy định chung về các yếu tố nêu trên, áp dụng chung cho cả nước, vì thế, các Quyết định công bố bộ TTHC của UBND cấp tỉnh sẽ hướng dẫn chi tiết hơn, phân định rõ ràng hơn về thẩm quyền thực hiện của các cấp hành chính cũng như là phù hợp hơn với đặc thù của địa phương đó. Trong nhiều trường hợp, để thống nhất việc thực hiện TTHC trong một lĩnh vực nào đó trong cả nước, chính Bộ trưởng của các bộ ngành sẽ ban hành quyết định công bố bộ TTHC, phân định thẩm quyền giải quyết TTHC cho toàn bộ các cấp từ trung ương đến cấp huyện, cấp xã. Như vậy, có thể thấy rằng các Nghị định, Thông tư, Quyết định công bố bộ TTHC là nguồn quan trọng nhất cho việc giải quyết TTHC tại UBND cấp huyện nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước các cấp nói chung.
1.2.4. Quy trình thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân cấp huyện
1.2.4.1. Quy trình thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa
Theo Điều 6, Quyết định số 09/QĐ-TTg, quy trình thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa được quy định như sau:
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ
- Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận TN&TKQ hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính tại những nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính.
- Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ:
+ Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể theo mẫu số 01 đính kèm tại Phụ lục của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg.
- Công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu số 02 tại Phụ lục của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg; lập và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 03 tại Phụ lục của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg.
- Trường hợp công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ được phân công giải quyết hồ sơ thì nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử:
+ Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả ngay, không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả: Công chức thẩm định, trình lãnh đạo đơn vị xem xét quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.
+ Đối với hồ sơ quy định có thời hạn giải quyết: Công chức lập, cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; sau đó chuyển hồ sơ đến các đơn vị có liên quan để thụ lý, thẩm định, trình lãnh đạo đơn vị xem xét quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.
Bước 2: Chuyển hồ sơ
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo quy định như trên, công chức lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo mẫu số 04 tại Phụ lục của Quyết định số
09/2015/QĐ-TTg và đính kèm vào hồ sơ.
- Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho cơ quan, đơn vị hoặc các bộ phận có liên quan giải quyết. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận TN&TKQ.
Bước 3: Giải quyết hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN&TKQ, cơ quan, tổ chức phân công CBCC giải quyết như sau:
thẩm định, trình lãnh đạo đơn vị xem xét quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận TN&TKQ.
- Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: công chức báo cáo lãnh đạo đơn vị phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu tại cơ quan giải quyết.
+ Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: công chức thẩm định, trình lãnh đạo đơn vị xem xét quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận TN&TKQ.
+ Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: công chức báo cáo lãnh đạo đơn vị trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ.
- Các hồ sơ trên sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, công chức báo cáo lãnh đạo đơn vị trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.
- Đối với các hồ sơ quá hạn giải quyết: cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận TN&TKQ, gửi văn bản xin lỗi cá nhân,
tổ chức trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả, nhưng không quá 1/4 thời gian quy định giải quyết TTHC đó. Đồng thời có hình thức xử phạt nghiêm (kiểm điểm, luân chuyển công tác) đối với CBCC giải quyết hồ sơ trễ hẹn nhiều lần mà không có lý do chính đáng.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết hồ sơ
Công chức tại Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm vào Sổ theo dõi hồ sơ và phầm mềm điện tử, thực hiện như sau:
- Các hồ sơ đã giải quyết xong: công chức trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí; trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính.
- Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận TN&TKQ. Việc bổ sung hồ sơ không được quá 01 lần trong suốt quá trình thụ lý, giải quyết hồ sơ.
- Đối với hồ sơ không giải quyết: Công chức liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ.
- Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Công chức thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn cho cơ quan, tổ chức.
- Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Công chức tại Bộ phận TN&TKQ báo cáo lãnh đạo và liên hệ để cá nhân, tổ chức nhận kết quả.
- Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận TN&TKQ.
1.2.4.2. Quy trình thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông
Theo Điều 7, Quyết định số 09/QĐ-TTg, quy trình thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa liên thông được quy định như sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
- Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ tại cơ quan chủ trì giải quyết TTHC hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến ở những nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, nhận hồ sơ trực tuyến.
- Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ:
+ Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể theo mẫu số 01 đính kèm tại Phụ lục của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg.
- Công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu số 02 tại Phụ lục của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg; lập và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và
hẹn trả kết quả theo mẫu số 03 tại Phụ lục của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg.
Bước 2: Chuyển và giải quyết hồ sơ
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chủ trì phối hợp tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan bằng văn bản, cơ quan được hỏi ý kiến phải trả lời trong thời gian quy định. Trường hợp việc giải quyết TTHC cần được thực hiện sau khi có kết quả giải quyết của cơ quan phối hợp thì cơ quan chủ trì gửi văn bản, hồ sơ hoặc đường truyền qua mạng cho cơ quan phối hợp để giải quyết trong thời gian quy định.
- Trên cơ sở giải quyết hồ sơ của các cơ quan phối hợp, cơ quan chủ trì thẩm định và trình lãnh đạo đơn vị quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến Bộ phận TN&TKQ nơi cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: cơ quan thụ lý có trách nhiệm trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà các cơ quan chuyên môn, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ. Công chức tại Bộ phận TN&TKQ liên
hệ với cá nhân, tổ chức để chuyển văn bản xin lỗi của Bộ phận TN&TKQ (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ) và yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan có trách nhiệm.
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: cơ quan thụ lý hồ sơ có trách nhiệm trình lãnh đạo đơn vị thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết theo quy định.
- Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: cơ quan có trách nhiệm phải có văn bản gửi Bộ phận TN&TKQ và văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức của cơ quan ghi rõ
lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả. Công chức Bộ phận TN&TKQ nhập sổ theo dõi hồ sơ và phầm mềm điện tử, thông báo thời hạn trả kết quả và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan làm quá hạn giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.
Bước 3: Trả kết quả giải quyết hồ sơ
phầm mềm điện tử, thực hiện như sau:
- Các hồ sơ đã giải quyết xong: công chức trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí; trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính.
- Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận TN&TKQ. Việc bổ sung hồ sơ không được quá 01 lần trong suốt quá trình thụ lý, giải quyết hồ sơ.
- Đối với hồ sơ không giải quyết: Công chức liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ.
- Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Công chức thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn cho cơ quan, tổ chức.
- Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Công chức tại Bộ phận TN&TKQ báo cáo lãnh đạo và liên hệ để cá nhân, tổ chức nhận kết quả.
- Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận TN&TKQ.