7. Bố cục của luận văn
2.1.5. Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cơ chế một cửa, một cửa liên thông
Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của Bộ phận TN&TKQ là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Theo đó, từ khi xây dựng Bộ phận TN&TKQ theo Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg đến nay thì UBND Thị xã Hà Tiên không ngừng đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị của Bộ phận này.
Nếu như trước đây, Bộ phận TN&TKQ có cơ sở vật chất chung với Văn phòng HĐND và UBND Thị xã thì đến đầu năm 2011, phòng làm việc của Bộ phận này được xây dựng mới thành một khu riêng biệt trong khuôn viên của UBND Thị xã. Phòng có diện tích là 120m2 (theo Quyết định số 09/2007/QĐ-TTg,
bộ phận này phải có diện tích tối thiểu là 80m2), được chia thành 02 khu vực:
- Khu vực làm việc của công chức: được chia thành từng lĩnh vực (mỗi lĩnh vực đều gắn với biển tên), tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết TTHC thuộc lĩnh vực nào sẽ được hướng dẫn đến liên hệ với công chức phụ trách lĩnh vực đó. Khu vực này được trang bị 12 máy vi tính (cho 12 công chức), 04 máy in, 02 máy fax,
02 máy photo để phục vụ cho việc cập nhật thông tin, in văn bản và chuyển giao hồ sơ với các phòng, ban chuyên môn.
- Khu vực ngồi chờ của người dân: diện tích của khu vực này khoảng 60m2, được bố trí 04 dãy với 40 ghế ngồi chờ; 03 bàn viết để tổ chức, cá nhân kê khai hồ sơ, máy quạt và nước uống để phục vụ tổ chức, công dân, doanh nghiệp.
Ngoài ra, Bộ phận TN&TKQ còn được gắn camera để lãnh đạo tiện theo dõi, kiểm tra khi cần thiết. Tại Bộ phận TN&TKQ còn được bố trí 02 bảng công khai TTHC để tiện cho tổ chức, công dân theo dõi. Việc công khai TTHC được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 05/2014/TT-BTP, theo đó mỗi TTHC công khai tại Bộ phận TN&TKQ bao gồm các nội dung sau: Tên TTHC; trình tự, cách thức thực hiện; thành phần, số lượng hồ sơ; thời hạn giải quyết; đối tượng thực hiện TTHC; cơ quan thực hiện TTHC; kết quả thực hiện; lệ phí (nếu có); yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC (nếu có) và căn cứ pháp lý của TTHC. Qua khảo sát, tại Bộ phận TN&TKQ của UBND thị xã Hà Tiên thực hiện công khai 205 TTHC thuộc các lĩnh vực: Đất đai, xây dựng, đăng ký kinh doanh, tư pháp – hộ tịch, lao động – thương binh và xã hội. Để đánh giá về việc công khai TTHC, tác giả đã tiến hành khảo sát ý kiến của người dân, kết quả cụ thể như sau:
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát về công khai TTHC tại Bộ phận TN&TKQ của UBND Thị xã Hà Tiên
STT Nội dung Số phiếu/ Tổng số Tỷ lệ
1 Rõ ràng, dễ hiểu, dễ tiếp cận 72/100 72% 2 Rõ ràng, dễ hiểu, nhưng khó tiếp cận 21/100 21%
3 Rườm rà, khó hiểu 17/100 17%
Ngoài ra, tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thị xã cũng đảm bảo trang bị đầy đủ máy vi tính có kết nối mạng nội bộ, mạng Internet, có cung cấp tài khoản riêng cho từng CBCC. Các cơ quan chuyên môn đều được trang bị máy photocopy, máy in và các trang thiết bị khác phù hợp với đặc thù giải quyết TTHC của từng cơ quan. Hệ thống máy tính của các đơn vị thường xuyên được rà soát, nâng cấp phần mềm, đảm bảo tất cả máy vi tính đều chạy hệ điều hành Microsoft Window 7; hệ thống bảo mật, diệt virus thường xuyên được kiểm tra và củng cố.
Mặt khác, bên cạnh việc xây dựng cơ sở vật chất và trang thiết bị theo đúng tiêu chuẩn cơ bản của Bộ phận TN&TKQ cấp huyện, UBND Thị xã cũng nhanh chóng cập nhật những nội dung mới về trang thiết bị đối với Bộ phận TN&TKQ hiện đại được quy định cụ thể tại Công văn số 5274/BNV-CCHC ngày 13 tháng 11 năm 2015 về việc hướng dẫn triển khai nhân rộng Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp huyện theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg. Theo đó, hiện nay, Bộ phận TN&TKQ của UBND Thị xã có tất cả 13 loại thiết bị, còn thiếu 06 loại thiết bị. Trong các loại thiết bị đang được trang bị sử dụng thì có hệ thống đánh giá chỉ số SIPAS đã được trang bị từ lâu nhưng không đánh giá được đầy đủ các tiêu chí theo quy định. Nhìn chung, các trang thiết bị còn thiếu nêu trên không quá quan trọng, không ảnh hưởng nhiều tới chất lượng hoạt động của Bộ phận TN&TKQ.
Bảng 2.5: Thống kê số lượng thiết bị được trang bị
theo Công văn số 5274/BNV-CCHC tại UBND Thị xã Hà Tiên
UBND Thị xã TT Tên thiết bị Đơn vị Số lượng Hà Tiên tính Đã trang Chưa bị trang bị 1 Máy chủ Bộ 01 X 2 Máy tính Bộ 10 X 3 Máy in Cái 05 X
7 Máy scanner 2 mặt tốc độ cao Cái 01 X Máy tính màn hình cảm ứng tra cứu
Hệ
8 hướng dẫn TTHC (tối thiểu 23 inches thống 01 X kèm theo kiosk tra cứu).
Hạ tầng mạng LAN (Cáp, connector, hộp đấu nối, máng đi dây và các thiết
Hệ
9 bị khác, máy phát sóng Wifi,..) kèm thống 01 X theo đường truyền Internet cáp quang
có địa chỉ IP tĩnh.
Hệ thống máy quét mã vạch (gồm màn
Hệ
10 hình Tivi, case máy tính và đầu đọc thống 01 X mã vạch). 11 Hệ thống xếp hàng tự động. Hệ 01 X thống Hệ thống màn hình thông báo tình Hệ 12 hình giải quyết TTHC (gồm màn hình thống 01 X tối thiểu 40 inches, case máy tính)
13 Hệ thống Camera giám sát (Kèm màn Hệ 01 X hình hiển thị chuyên dụng.) thống 14 Hệ thống gửi tin nhắn SMS (SMS Hệ 01 X
modem hoặc thuê bao đầu số) thống Màn hình cảm ứng (máy tính bảng tối
15 thiểu 7 inches) để khảo sát sự hài lòng Cái 05 của cá nhân, tổ chức.
16 Tủ rack chứa thiết bị Cái 01 X
17 Máy photo copy Cái 01 X
18 Bảng điện tử công nghệ đèn LED Bộ 01 X
Về phần mềm phục vụ Bộ phận TN&TKQ, UBND Thị xã đã cung cấp các phần mềm ứng dụng hiện đang sử dụng cho công tác thực hiện TTHC theo cơ chế
một cửa, một cửa liên thông từ rất sớm, phục vụ tốt cho quá trình luân chuyển hồ sơ, giải quyết hồ sơ và lưu trữ hồ sơ một cách khoa học. Có thể thấy rằng, số lượng các phần mềm thực hiện TTHC đang được áp dụng tại UBND Thị xã còn ít3, chỉ mới có một vài TTHC có xây dựng phần mềm giải quyết công việc.
Việc có ít các phần mềm xử lý công việc làm cho dịch vụ hành chính công mức độ 3, 4 không được triển khai hiệu quả tại UBND Thị xã . Hiện nay, mới chỉ có 09 TTHC thuộc 02 lĩnh vực là lao động tiền lương, tiền công và thành lập, phát triển doanh nghiệp được cung cấp dịch vụ hành chính công mức độ 3. Về dịch vụ hành chính công mức độ 4 thì chưa được triển khai thực hiện tại UBND Thị xã.