7. Bố cục của luận văn
1.3.2. Tổ chức Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
Thứ nhất, về vị trí của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả.
Cơ chế một cửa, một cửa liên thông xác định việc thực hiện TTHC từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận TN&TKQ của cơ quan hành chính nhà nước. Do đó trong xây dựng cơ chế một cửa, một cửa liên thông phải đảm bảo tính thống nhất về vị trí của Bộ phận TN&TKQ.
Theo Điều 2, Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg, Bộ phận TN&TKQ là đầu mối tập trung hướng dẫn TTHC, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để chuyển đến các cơ quan chuyên môn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.
Ngoài ra, Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg còn bổ sung khái niệm về Bộ phận TN&TKQ hiện đại với nội dung: “Bộ phận TN&TKQ hiện đại là Bộ phận TN&TKQ có trang thiết bị điện tử và áp dụng phần mềm điện tử trong các giao dịch hành chính giữa các cá nhân, tổ chức với cơ quan hành chính nhà nước và giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau trong việc công khai, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ chuyển đến các cơ quan chuyên môn giải quyết và nhận, trả kết quả cho cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trên tất cả
các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan hành chính nhà nước.
Theo khoản 2, Điều 8, Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg, Bộ phận TN&TKQ của UBND cấp huyện đặt tại Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện; chịu sự quản lý, chỉ đạo của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
Thứ hai, về trang thiết bị của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của việc thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông nhất là trong giai đoạn xã hội đang phát triển mạnh mẽ về công nghệ thông tin như hiện nay. Nếu Bộ phận TN&TKQ được trang bị cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại sẽ giúp phục vụ nhân dân được tốt hơn, công việc được giải quyết nhanh chóng hơn, đồng thời, với môi trường làm việc thoáng mát, đầy đủ tiện nghi sẽ làm cho tinh thần của đội ngũ công chức được thoải mái, phấn chấn, từ đó chất lượng giải quyết công việc được nâng lên. Ngược lại, nếu cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc thiếu thốn, lạc hậu, việc tiếp nhận và giải quyết TTHC chủ yếu bằng phương pháp thủ công sẽ dễ dẫn đến sai sót, chậm tiến độ, làm mất nhiều thời gian, chi phí của cả người dân và các cơ quan, cán bộ, công chức nhà nước.
Đầu tư cho cơ sở vật chất cũng chính là đầu tư cho đội ngũ CBCC vì đây là điều kiện để CBCC nâng cao kỹ năng thực thi công vụ, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương cần quan tâm đến công tác này khi triển khai thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại địa phương mình.
Theo đó, khoản 1, điều 9, Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg quy định trang thiết bị của Bộ phận TN&TKQ gồm có:
- Trang thiết bị chung: Trang thiết bị cho Bộ phận TN&TKQ, mức tối thiểu phải có máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy in, điện thoại cố định, ghế ngồi, bàn làm việc, nước uống, quạt mát hoặc máy điều hòa nhiệt độ và các trang thiết bị cần thiết khác để đáp ứng nhu cầu làm việc và yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
+ Được tại vị trí trang trọng của cơ quan hành chính nhà nước, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức trong quá trình thực hiện các giao dịch hành chính.
+ Được bố trí khoa học theo các khu chức năng, bao gồm: khu vực cung cấp thông tin TTHC; khu vực đặt các trang thiết bị điện tử, kể cả máy lấy số xếp hàng tự động, tra cứu thông tin, TTHC, tra cứu kết quả giải quyết TTHC; khu vực tiếp nhận và trả kết quả được chia thành từng quầy tương ứng với từng lĩnh vực khác nhau; bố trí đủ ghế ngồi chờ, bàn để viết dành cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch. + Có phần cứng của hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị chuyên dụng theo quy định; có đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4;
áp dụng phần mềm điện tử theo quy định.