7. Bố cục của luận văn
3.2. Giải pháp hoàn thiện việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa,
cửa, một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân Thị xã Hà Tiên, tỉnh Kiên Giang 3.2.1. Hoàn thiện thể chế về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
- Một là, hoàn thiện quy chế phối hợp trong thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Hiện nay, Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg đã được thay thế bằng Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg. Trong đó, có một số quy định mới như: đối với hồ sơ giải quyết quá hạn, hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết do lỗi của công chức khi
tiếp nhận hồ sơ thì cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ phải, Bộ phận TN&TKQ phải có văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại một cơ quan chuyên môn, công chức làm việc tại TN&TKQ phải mặc đồng phục... Để triển khai thực hiện, UBND Thị xã Hà Tiên cần sửa đổi, ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại đơn vị mình. Trong đó, cần quy định rõ một số nội dung như sau: lĩnh vực thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông; vị trí, cơ sở vật chất và công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ; quy trình giải quyết các TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, đồng phục của công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ; trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân có liên quan; kinh phí thực hiện;... Đồng thời, quy định thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông đối với UBND các xã, phường trực thuộc, để làm cơ sở cho các đơn vị này triển khai thực hiện.
Ngoài ra, cần xác định trách nhiệm giữa các cơ quan hành chính nhà nước trong thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo hướng rành mạch, rõ ràng trách nhiệm giữa các cơ quan, bộ phận trong cùng một cơ quan và từng cán bộ có thẩm quyền, tránh sự chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, sự đùn đẩy trách nhiệm.
Hiện nay, khi hồ sơ bị trễ hạn, các bộ phận thường đổ lỗi cho nhau mà không có cơ quan, đơn vị nào nhận hoàn toàn trách nhiệm về mình. Nếu như cơ chế phối hợp giữa các cơ quan không tốt thì cơ chế một cửa, một cửa liên thông không thể được thực hiện có hiệu quả được. Do đó, cần phải phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các cơ quan chuyên môn, giữa các khâu, các bộ phận. Việc phân công trách nhiệm phải khoa học, đảm bảo tính công bằng và phải dựa trên chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan. Trong nội bộ một cơ quan chuyên môn, lãnh đạo cơ quan phải phân công trách nhiệm hợp lý giữa các cá nhân, bộ phận theo nguyên tắc phân công bộ phận theo chức năng, phân công cá nhân theo năng lực. Khi phân công nhiệm vụ, phải dựa vào năng lực của từng cá nhân để phân cho những công việc phù hợp, đảm bảo phát huy hết khả năng của họ. Đồng thời cần
phải có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên việc thực hiện các nhiệm vụ đó, đảm bảo quy được trách nhiệm rõ ràng khi xảy ra lỗi, trễ hẹn hồ sơ để có những biện pháp giải quyết kịp thời.
Lãnh đạo các cơ quan chuyên môn phải là người đầu tiên chịu trách nhiệm về các sai sót, các hồ sơ trễ hẹn và phải có trách nhiệm giải trình không chỉ với cơ quan cấp trên mà còn với công dân, tổ chức. Khi xảy ra những sai sót, phải có báo cáo giải trình với cơ quan cấp trên, nêu rõ nguyên nhân và cam kết khắc phục, cải thiện. Bên cạnh đó, cũng phải có trách nhiệm xin lỗi công dân, tổ chức; nghiêm túc thực hiện thư xin lỗi và Chủ tịch UBND Thị xã phải là người ký vào thư xin lỗi đó.
- Hai là, ban hành quyết định công bố TTHC giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Điều này giúp cho tổ chức, cá nhân biết được TTHC mà họ có nhu cầu thực hiện việc tiếp nhận ở đâu, giải quyết như thế nào. Tuy đã triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông được một thời gian, nhưng UBND Thị xã Hà Tiên chưa công bố TTHC nào giải quyết theo cơ chế một cửa, TTHC nào giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông. Vì vậy, có nhiều trường hợp, tổ chức, cá nhân đến Bộ phận TN&TKQ nộp hồ sơ thì lại được hướng dẫn về nộp tại phòng chuyên môn vì TTHC mà tổ chức, cá nhân yêu cầu giải quyết chưa áp dụng thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Hoặc ngược lại, khi tổ chức, cá nhân đến nộp hồ sơ tại phòng chuyên môn lại được hướng dẫn đến Bộ phận TN&TKQ. Để khắc phục trường hợp này, UBND Thị xã Hà Tiên phải ban hành quyết định công bố TTHC giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại đơn vị mình.
- Ba là, hoàn thiện bộ TTHC đang được áp dụng tại UBND Thị xã.
UBND Thị xã cần chỉ đạo các phòng ban chuyên môn, trong đó chủ đạo là Phòng Tư pháp tiến hành rà soát lại tất cả các TTHC đang được thực thi tại UBND Thị xã, đối chiếu với Bộ TTHC theo Đề án 30 để xem TTHC mới nào cần phải bổ sung, TTHC nào đã lỗi thời cần phải kiến nghị bãi bỏ.
Thường xuyên theo dõi để cập nhật kịp thời các quyết định công bố TTHC, bãi bỏ hay điều chỉnh TTHC để các cơ quan có liên quan theo dõi, thực hiện. Áp
dụng các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành và có hiệu lực trên thực tế, có ý kiến kiến nghị ngay đối với các cơ quan cấp trên có thẩm quyền trong trường hợp chậm có văn bản hướng dẫn, gây khó khăn trong quá trình giải quyết công việc.
Trên cơ sở các quy định của pháp luật, cần phải quy trình hóa các TTHC cho phù hợp với các quy định của pháp luật và với đặc thù của địa phương theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Thực hiện nghiêm túc các biểu mẫu ban hành kèm theo các quy định pháp luật để tạo ra sự thống nhất chung, tránh tình trạng tự đặt ra các loại đơn, biểu mẫu mới, gây khó khăn cho người dân trong việc thực hiện.
3.2.2. Xây dựng quy trình thực hiện thủ tục hành chính khoa học
Trong đó nêu rõ nội dung các bước thực hiện, thời gian thực hiện các bước đó. Đặc biệt, cần triệt để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào việc thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Tiến hành thuê các chuyên gia tư vấn về hệ thống quản lý chất lượng để cùng nhau xây dựng hệ thống các quy trình giải quyết công việc khoa học hợp lý. Cần phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào tất cả các TTHC, thường xuyên duy trì, cải tiến, mở rộng hệ thống. Để xây dựng quy trình thực hiện TTHC khoa học theo đúng quy chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2008 cần thực hiện một số giải pháp sau:
- Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cao nhất của cơ quan về tầm quan trọng và hiệu quả mang lại cho công tác quản lý khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2008 vào xây dựng quy trình giải quyết
TTHC; lãnh đạo cần có quyết tâm cao và quyết liệt trong công tác chỉ đạo, điều hành thực thi nhiệm vụ này.
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến để nâng cao hơn nữa trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị thuộc UBND Thị xã, trách nhiệm của CBCC
- Trong quá trình triển khai xây dựng các quy trình TTHC theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cần tránh hai xu hướng: (1) xây dựng các quy trình thực hiện TTHC theo hướng quá “chuẩn” về thời gian thực hiện, dẫn tới thực tế triển khai công việc không thể đáp ứng được quy định nêu tại quy trình; (2) xây dựng các quy trình giải quyết TTHC theo hướng diễn giải lại những gì đang diễn ra trên thực tế của cơ quan, đơn vị mình để tránh bị “bắt lỗi” trong quá trình đánh giá, dẫn tới không nâng cao được trách nhiệm của CBCC trong giải quyết TTHC và không phát huy được hết ưu điểm của hệ thống quản lý chất lượng.
- Cần phân công trách nhiệm phù hợp để đảm bảo việc xây dựng quy trình thực hiện TTHC theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng mang lại hiệu quả cao nhất; trong đó cần gắn liền công tác xây dựng quy trình với công tác kiểm
soát TTHC thuộc phạm vi chức năng QLNN của UBND Thị xã; gắn liền trách nhiệm kiểm soát TTHC với trách nhiệm chủ trì xây dựng quy trình theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008.
- Tiếp tục duy trì và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ; kiểm soát tốt hơn nữa việc thực hiện các quy trình TTHC theo tiêu
chuẩn ISO; đề xuất kịp thời, chính xác việc khen thưởng, phê bình đối với các đơn vị, cá nhân nhằm động viên, khuyến khích các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt và xử lý thích đáng các đơn vị, cá nhân thực hiện chưa tốt.
- Tích cực học hỏi kinh nghiệm, giao lưu, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ về xây dựng quy trình thực hiện TTHC theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 với các cơ quan, đơn vị có liên quan, nhất là các cơ
quan có áp dụng hệ thống này được đánh giá là hiệu lực, hiệu quả.
3.2.3. Kiện toàn về tổ chức bộ máy và nhân sự Bộ phận Tiếp nhận vàTrả kết quả Trả kết quả
Trong thời gian tới, UBND Thị xã cần phải chủ động kiện toàn, sắp xếp lại tổ chức bộ máy, đội ngũ CBCC tại Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định của Quyết định 09/2015/QĐ-TTg. Theo đó, cần chuyển tất cả các CBCC làm việc tại Bộ phận TN&TKQ về thuộc biên chế Văn phòng HĐND và UBND, chịu sự lãnh
đạo và điều hành trực tiếp của Chánh Văn phòng HĐND và UBND. Điều này làm cho Bộ phận TN&TKQ làm việc tập trung hơn, tuân theo chỉ một sự chỉ đạo chung của Chánh Văn phòng.
Chuyển công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ thuộc biên chế Văn phòng Đăng ký đất đai về cơ quan chủ quản, bàn giao lại việc tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực đất đai cho Văn phòng HĐND và UBND Thị xã. Trước mắt, để giải quyết những thiếu thốn về diện tích làm việc của Văn phòng đăng ký đất đai, sẽ bố trí một khu vực riêng cho cơ quan này ngồi tiếp nhận tại Bộ phận TN&TKQ Thị xã. Điều này cũng sẽ tạo được thuận lợi cho người dân, họ không phải lúng túng khi không biết phân định được loại hồ sơ đất đai nào thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND Thị xã và của Văn phòng Đăng ký đất đai.
Bên cạnh đó, việc chuyển giao biên chế CBCC về Bộ phận TN&TKQ làm cho nhân sự ở bộ phận này làm việc chuyên nghiệp hơn, chỉ chuyên tâm thực hiện nhiệm vụ ở đây chứ không phải kiêm nhiệm thêm nhiều công tác chuyên môn khác hay bị thường xuyên thay đổi phân công nhiệm vụ trong cơ quan chuyên môn.
3.2.4. Nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ, công chức cán bộ, công chức
Năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ CBCC là rất quan trọng, nó quyết định tới chất lượng của công tác thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. UBND Thị xã cần phải rà soát lại đội ngũ CBCC đang trực tiếp thụ lý, giải quyết TTHC, thống kê lại các CBCC không đủ chuẩn, trình độ chuyên môn nghiệp vụ không đáp ứng được nhu cầu công việc để đưa ra các phương án sắp xếp phù hợp, có thể là điều chuyển công tác tới những vị trí khác phù hợp hơn.
Mặt khác, lãnh đạo các cơ quan phải đánh giá được đúng năng lực các các công chức thừa hành để phân công nhiệm vụ phù hợp, tránh tình trạng phân công không công bằng về nhiệm vụ quyền hạn, ảnh hưởng không tốt đến bầu không khí làm việc ở cơ quan, làm giảm năng suất, hiệu quả công việc. Để nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC, cần tiến hành một số biện pháp sau:
- Trước hết cần xây dựng kế hoạch, quy hoạch cán bộ. Trên cơ sở quy hoạch để cử cán bộ đi đào tạo chuyên sâu về chuyên môn cũng như nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ. Bên cạnh đó các CBCC làm việc tại Bộ phận TN&TKQ cũng như CBCC làm việc tại các phòng chuyên môn cần được tập huấn kỹ về quy trình xử lý công việc. Ngoài ra cần tiến hành tập huấn các kỹ năng hành chính như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng làm việc nhóm….cho đội ngũ CBCC
làm việc tại Bộ phận cũng như các phòng chuyên môn này.
- Việc tuyển chọn, bố trí CBCC làm việc tại Bộ phận TN&TKQ phải có trình độ chuyên môn phù hợp với nhiệm vụ được giao, có phẩm chất đạo đức và khả năng giao tiếp tốt, am hiểu về TTHC, cập nhật văn bản pháp luật kịp thời. Không bố trí công chức chưa đạt chuẩn và chưa được tập huấn về quy trình, nghiệp vụ để tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của tổ chức, cá nhân.
- Thường xuyên tập huấn, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ, chuyên môn cho đội ngũ CBCC trực tiếp quản lý, làm việc tại Bộ phận TN&TKQ và các cơ quan
chuyên môn. Để thực hiện có hiệu quả vấn đề này thì bên cạnh các chương trình, kế hoạch đào tạo chung của cấp trên đề ra, hàng năm UBND Thị xã có thể phối hợp với các đơn vị đào tạo, bồi dưỡng mở các lớp tập huấn về công tác cải cách hành chính, tập huấn nghiệp vụ, triển khai các quy trình giải quyết hồ sơ TTHC trên các lĩnh vực…
- Cải thiện chế độ đãi ngộ đối với CBCC làm việc tại Bộ phận TN&TKQ và các cơ quan chuyên môn. Do đặc thù công việc, công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ chịu nhiều áp lực về cả thời gian, tác phong làm việc, cách ứng xử trong giao tiếp... Vì vậy, cần có những đãi ngộ nhất định trong việc thăng tiến, cũng như chế độ phụ cấp hàng tháng. Với mức phụ cấp 400.000 đồng/tháng hiện nay là tương đối phù hợp ở những đơn vị có ít giao dịch TTHC. Tuy nhiên, Thị xã Hà Tiên là đơn vị hàng năm có nhiều giao dịch, gấp 3 đến 4 lần so với các huyện khác. Chính vì thế, chế độ phụ cấp “cào bằng” như hiện nay là chưa phù hợp. Theo tác giả, với khối lượng công việc như hiện nay, mức phụ cấp tăng lên ở mức 800.000 - 1.000.000 đồng/tháng, để CBCC an tâm công tác.
3.2.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
Kiên Giang nói chung và Hà Tiên nói riêng đang đẩy mạnh việc triển khai xây dựng cơ chế một cửa, một cửa liên thông điện tử với Bộ phận TN&TKQ hiện đại. Đây là cơ chế giải quyết TTHC theo trình tự tiếp nhận hồ sơ hành chính hiện đại, quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ hành chính bằng hệ thống số hóa từ khâu bắt số thứ tự của hệ thống xếp hàng tự động, đến kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn thủ tục đều có sẵn theo quy trình (phần mềm xử lý). Nếu cơ quan, tổ chức hẹn trả kết quả sang ngày thì cấp phiếu hẹn có mã vạch để tổ chức, cá nhân muốn kiểm tra thông