7. Bố cục của luận văn
2.2.1. Tình hình thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa
2.2.1.1. Lĩnh vực, số lượng thủ tục hành chính
Ngày 17 tháng 8 năm 2009, UBND tỉnh Kiên Giang ban hành Quyết định số 1938/QĐ-UBND về việc công bố bộ thủ tục hành chính chung áp dụng tại cấp huyện trên địa bàn tỉnh Kiên Giang gồm 16 lĩnh vực với 293 TTHC. Đến tháng 01/2014, UBND tỉnh Kiên Giang công bố lại bộ TTHC dùng chung tại UBND cấp huyện gồm 16 lĩnh vực với 306 TTHC, cụ thể được thể hiện qua bảng 2.6:
Bảng 2.6: Thống kê lĩnh vực, số lượng TTHC giải quyết theo cơ chế một cửa tại UBND Thị xã Hà Tiên
STT Lĩnh vực Số lượng TTHC
1 Nông nghiệp và phát triển nông thôn 28
2 Giáo dục và Đào tạo 35
3 Xây dựng 9
4 Tài Nguyên và Môi trường 48
5 Y tế 1
3 Hiện nay UBND Thị xã Hà Tiên sử dụng các phần mềm sau đây: Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc; Phần mềm tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ; Phần mềm cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Phần mềm quản lý chứng thực; Phần mền quản lý đăng ký hồ sơ lao động; Phần mềm quản lý văn bản; Phần mềm
7 Công thương 13
8 Thông tin và truyền thông 4
9 Văn hóa - Thể thao và Du lịch 18
10 Lao động - Thương binh và xã hội 13
11 Nội vụ 19
12 Giao thông vận tải 15
13 Tài chính 6
14 Thanh tra 3
15 Tư pháp 56
16 Kế hoạch và Đầu tư 38
Nguồn: tác giả tự khảo sát và tổng hợp tháng 5/2017
Để nắm chính xác về lĩnh vực, số lượng TTHC áp dụng thực hiện cơ chế một cửa, tác giả đã khảo sát ý kiến của 10 công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ thông qua phiếu điều tra xã hội học, kết hoàn toàn trùng khớp với báo cáo của UBND Thị xã Hà Tiên.
Theo quy định tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg, thì các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện đều phải được thực hiện theo cơ chế một cửa. Tuy nhiên, hiện nay có một số lĩnh vực với những đặc thù riêng và nguyên nhân khách quan mà một số TTHC chưa được tổ chức triển khai giải quyết theo cơ chế một cửa. Việc tiếp nhận hồ sơ giải quyết TTHC của Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch không được tiếp nhận tại Bộ phận TN&TKQ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông vì một vài lý do như sau:
- Đặc thù các TTHC được giải quyết tại Phòng Nội vụ và Phòng Tài chính – Kế hoạch phần lớn là những hồ sơ được chuyển lên từ các phòng ban trực thuộc Thị xã, các cơ quan, đơn vị theo ngành dọc đóng tại Thị xã nên việc tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tại các phòng này sẽ tạo điều kiện thuận tiện cho các đơn vị trong liên
hệ công tác.
- Số lượng hồ sơ của các phòng ban này tương đối ít, giải quyết trong thời gian dài, vì vậy, nếu như được tiếp nhận tại Bộ phận TN&TKQ thì sẽ tốn thêm
lĩnh vực khác.
- Do đặc thù của đối tượng có như cầu giải quyết TTHC tại các phòng ban này. Ví dụ như hồ sơ trong lĩnh vực tôn giáo của Phòng Nội vụ thì thường là từ các chức sắc tôn giáo, và việc tiếp nhận hồ sơ từ các đối tượng này không đơn thuần là nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ mà còn mang rất nhiều yếu tố, điều kiện cần thiết khác, mà trong đó bao gồm cả yếu tố an ninh, chính trị. Các TTHC này tuy không được TN&TKQ tại Bộ phận TN&TKQ nhưng các phòng này đều phân công một CBCC làm công tác văn thư lưu trữ kiêm nhiệm TN&TKQ cho đơn vị trực tiếp tại phòng. Các bước còn lại đều được thực hiện giống như quy trình một cửa.
Bảng 2.7: Số lượng TTHC không được thực hiện theo cơ chế một cửa tại UBND Thị xã Hà Tiên
STT Lĩnh vực Số lượng Đơn vị thực hiện
TTHC
1 Lĩnh vực tổ chức hành chính, sự 2 nghiệp nhà nước
2 Lĩnh vực tổ chức hội, tổ chức phi 9 Phòng Nội vụ chính phủ
3 Lĩnh vực thi đua, khen thưởng 8 4 Lĩnh vực tôn giáo 9 5 Lĩnh vực phát triển và phân bổ ngân 18
sách nhà nước
6 Lĩnh vực quản lý ngân sách nhà nước 8 Phòng Tài chính – 7 Lĩnh vực quản lý tài sản nhà nước 5 Kế hoạch
8 Lĩnh vực giá 4
9 Lĩnh vực đấu thầu 6
Nguồn: tác giả tự khảo sát và tổng hợp tháng 5/2017 2.2.1.2. Quy trình thực hiện
UBND Thị xã Hà Tiên. Công chức kiểm tra hồ sơ, nếu đúng thẩm quyền công chức sẽ hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến liên hệ ở cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định. Nếu hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND Thị xã Hà Tiên thì công chức sẽ kiểm tra thành phần hồ sơ, đúng quy định sẽ tiếp nhận, không đúng quy định công chức sẽ hướng dẫn bằng cách ghi ra giấy để tổ chức, cá nhân bổ sung. Đối với hồ sơ giải quyết ngay thì không phải ghi giấy hẹn, các trường hợp còn lại công chức phải ghi giấy hẹn trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.
Sau khi tiếp nhận, CBCC làm việc tại Bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ đến các phòng chuyên môn có trách nhiệm giải quyết. Nếu công việc thuộc thẩm quyền của các phòng chuyên môn thì Trưởng phòng ký văn bản sau đó chuyển về Bộ phận TN&TKQ; nếu công việc thuộc thẩm quyền ký giải quyết của Chủ tịch UBND Thị xã thì các phòng chuyên môn trình ký văn bản thông qua Văn phòng HĐND và UBND (hiện nay, theo quy định thì hầu hết các lĩnh vực thẩm quyền ký thuộc về Chủ tịch UBND Thị xã , chỉ có Trưởng Phòng Tư pháp được ủy quyền ký giải quyết các TTHC thuộc lĩnh vực chứng thực). Sau đó, phòng chuyên môn nhận kết quả lại từ Văn phòng HĐND và UBND, chuyển về Bộ phận TN&TKQ. Những trường hợp trễ hẹn, phòng chuyên môn phải thông báo và nêu rõ lý do để Bộ phận TN&TKQ hẹn lại tổ chức, cá nhân. Sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết từ các phòng chuyên môn, công chức trả kết quả cho tồ chức, cá nhân, thu phí, lệ phí theo quy định. Quy trình thực hiện cơ chế một cửa tại UBND Thị xã được tóm tắt như sau:
Sơ đồ 2.8: Sơ đồ khái quát quy trình thực hiện cơ chế một cửa Lãnh đạo UBND Thị xã Hà Tiên (4) (5) Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Hà Tiên (3) (6) (1) Tổ chức, cá nhân Tổ Tiếp nhận và Trả kết quả (10) (1): Nộp hồ sơ.
(2): Chuyển phòng chuyên môn tham mưu. (3): Chuyển lãnh đạo Văn phòng kiểm tra, xử lý.
(4): Trình lãnh đạo UBND Thị xã Hà Tiên xem xét, quyết định ký. (5): Chuyển lại Văn phòng (chuyên viên theo dõi).
(6): Chuyển phòng chuyên môn.
(7): Chuyên viên phòng chuyên môn đến văn thư vào sổ, đóng dấu. (8): Văn thư chuyển lại phòng chuyên môn.
(9): Chuyên viên chuyển đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. (10): Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lại cho tổ chức, cá nhân.
(2)
(9 )
Phòng Chuyên môn
(8) (7)
Văn thư vào sổ, đóng dấu
Nguồn: tác giả tự vẽ dựa trên quy trình của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg
Trên đây là quy trình chung thực hiện cơ chế một cửa tại UBND Thị xã Hà Tiên. Trong quá trình thực hiện, hầu hết các TTHC được thực hiện đúng theo quy trình nêu trên. Tuy nhiên, trên thực tế có một số trường hợp, hồ sơ của tổ chức, cá nhân không được giải quyết đúng theo quy trình. Và việc thực hiện TTHC theo quy trình giải quyết công việc của cơ chế một cửa còn một số tồn tại, hạn chế sau: - Một số trường hợp, cá nhân do quen biết trước nên trực tiếp đến nộp hồ sơ tại phòng chuyên môn, công chức phòng chuyên môn kiểm tra hồ sơ và trình ký văn bản cho lãnh đạo, sau đó trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân mà không thông qua
Bộ phận TN&TKQ. Như vậy trong trường hợp này, lợi dụng vào mối quan hệ quen biết, tổ chức, cá nhân đã nộp hồ sơ không đúng nơi quy định nhưng phòng chuyên môn vẫn tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
đến lien hệ trước với phòng chuyên môn để được hướng dẫn và hoàn chỉnh hồ sơ rồi mới nộp lại cho Bộ phận TN&TKQ. Có trường hợp này là do: nhiều TTHC thuộc lĩnh vực nhà đất còn rườm rà, phức tạp, khó thực hiện; một số trường hợp do sai sót của công chức làm tại Bộ phận TN&TKQ trong hướng dẫn hồ sơ, nên tổ chức, cá nhân tự liên hệ với phòng chuyên môn để được hướng dẫn một cách chính xác, đầy đủ.
- Một số TTHC khi tiếp nhận công chức không cập nhật vào sổ; không ra phiếu hẹn theo quy định, nên nhiều trường hợp không kiểm soát được thời gian tiếp nhận hồ sơ và thời gian trả kết quả, dẫn đến trễ hẹn với tổ chức, cá nhân.
Để tìm hiểu rõ hơn về quy trình thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa tại UBND thị xã Hà Tiên, tác giả đã tiến hành khảo sát của 10 công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ của UBND thị xã Hà Tiên, kết quả cụ thể như sau:
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát quy trình thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa tại UBND Thị xã Hà Tiên
STT Nội dung Số phiếu/Tổng số Tỷ lệ
1 Đúng quy trình 8/10 80%
2 Không đúng quy trình 2/10 20%
Tổng cộng 10/10 100%
Nguồn: tác giả tổng hợp từ Phiếu khảo sát tháng 5/2017 2.2.1.3. Kết quả thực hiện
Việc thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa tại UBND Thị xã Hà Tiên trong thời gian qua đạt kết quả như sau:
Bảng 2.10: Kết quả thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa tại UBND Thị xã Hà Tiên
Tổng số hồ Kết quả giải quyết
Năm sơ tiếp
Đúng hẹn Tỉ lệ đúng Trễ hẹn Tỉ lệ trễ
nhận
2015 39.136 37.531 95,9% 1.605 4,1% 2016 42.863 41.191 96,1% 1.672 3,9%
Tổng số 156.620 150.361 96% 6.259 4%
Nguồn: tác giả tổng hợp từ Phiếu khảo sát tháng 5/2017
Qua bảng thống kê có thể thấy số giao dịch hành chính hàng năm tại Bộ phận TN&TKQ của UBND Thị xã là rất lớn và có xu hướng tăng dần, tuy nhiên số hồ sơ giải quyết trễ hẹn chiếm một tỷ lệ rất thấp và có xu hướng giảm dần qua các năm thực hiện tuy không đều. Theo kết quả tổng hợp của tác giả từ các báo cáo kết quả giải quyết TTHC của UBND Thị xã Hà Tiên qua các năm từ 2013 đến 2016, trong tổng số hồ sơ giải quyết trễ hẹn, có đến 35% hồ sơ thuộc lĩnh vực đất đai; 21% hồ sơ thuộc lĩnh vực lao động – thương binh xã hội; các lĩnh vực: Tư pháp – hộ tịch, đăng ký kinh doanh, xây dựng chiếm 44%. Nguyên nhân của những trường hợp trễ hẹn là do: hồ sơ phức tạp phải xác minh, chiếm 75%; tiếp nhận hồ sơ chưa đầy đủ, phải bổ sung, chiếm 25%. Như vậy, hầu hết các trường hợp trễ hẹn là do nguyên nhân khách quan, còn nguyên nhân do lỗi chủ quan của công chức chỉ chiếm tỷ lệ hạn chế là 25%. Để tìm hiểu rõ hơn về nguyên nhân hồ sơ giải quyết trễ hẹn, tác giả đã tiến hành khảo sát ý kiến của công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ của UBND Thị xã Hà Tiên, kết quả như sau:
Bảng 2.11: Kết quả khảo sát công chức về nguyên nhân hồ sơ trễ hẹn tại UBND Thị xã Hà Tiên
STT Nguyên nhân Số phiếu/Tổng số Tỷ lệ
1 Đất đai có tranh chấp, phải xác 4/10 40% minh, hòa giải
2 Lãnh đạo đi công tác không thể ký 1/10 10% duyệt hồ sơ
3 Hồ sơ phức tạp phải xác minh 2/10 20%
4 Bổ sung hồ sơ 2/10 20%
Nguồn: tác giả tổng hợp từ Phiếu khảo sát tháng 5/2017
Kết quả khảo sát này không trùng khớp với các báo cáo của UBND Thị xã Hà Tiên, vì trong 05 nguyên nhân trễ hẹn có đến 03 nguyên nhân mang tính chủ quan là: Lãnh đạo đi công tác không thể ký duyệt hồ sơ; bổ sung hồ sơ; trình độ của cán bộ, công chức còn hạn chế, thẩm định hồ sơ chậm (nguyên nhân chủ quan chiếm 40%). Qua đây cho thấy, năng lực, trình độ chuyên môn của một số công chức còn hạn chế; một số cán bộ chưa thật sự quan tâm đến chất lượng giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân.