1.2.5.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng và xây dựng yêu cầu tiêu chuẩn đối với vị trí cần tuyển
Xác định nhu cầu nhân sự và xây dựng yêu cầu tiêu chuẩn đối với vị trí cần tuyển đóng vai trò vô cùng quan trọng vì là khâu ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng trong quá trình tuyển dụng viên chức cho ĐVSNCL. Tổ chức cần xác định xem cơ quan, tổ chức có thực sự cần tuyển nhân sự không, tuyển bao nhiêu người, tuyển người để làm những việc gì và cần tuyển những người có tiêu chuẩn như thế nào?
Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc có vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Bản mô tả công việc cho ta thấy một bức tranh tổng thể về chức năng của công việc và một danh sách những nhiệm vụ cần thực hiện như: Chức danh, vị trí công việc, mục đích của công việc, nhiệm vụ của công việc, trách nhiệm và quyền hạn của người thực hiện công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc liệt kê các yêu cầu đối với ứng viên: Yêu cầu về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các kỹ năng cần thiết để chực hiện công việc, kinh nghiệm công tác, khả năng giao tiếp, sức khỏe, giới tính…. Chúng ta có thể nhóm các yêu cầu này thành 3 nhóm chính như sau:
- Kiến thức và kỹ năng: Ứng viên cần có những kiến thức gì để có thể đảm nhận được công việc? Kiến thức có thể bao gồm biết cách sử dụng một loại máy móc nào đó, biết cách xử lý một số loại vật liệu hoặc thực hiện những quy trình nhất định. Những kỹ năng cần thiết để làm được việc đó là gì? Chẳng hạn như khả năng làm việc với con số, kỹ năng giải quyết vấn đề.
- Trình độ và kinh nghiệm: Có yêu cầu nào về trình độ học vấn và trình độ chuyên môn không? Ứng viên cần có những chuyên môn và kinh nghiệm gì?
- Các yếu tố cá nhân: Những người có đặc điểm như thế nào thì phù hợp với công việc và môi trường làm việc của đơn vị (sở thích, mục đích, tinh thần...)? Ví dụ viên chức kế toán cần có tính cẩn thận, viên chức nhân sự nên quan tâm đến người khác...
Tuy nhiên, ở Việt Nam các đơn vị sự nghiệp thông tin và truyền thông nói riêng và các cơ quan nhà nước nói chung chưa thực hiện tốt khâu đầu tiên trong quy trình tuyển dụng viên chức. Việc tuyển dụng viên chức chủ yếu căn cứ vào sự gia tăng biên chế hàng
năm mà chưa thực hiện tốt công tác quy hoạch viên chức theo vị trí việc làm. Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc xác định yêu cầu tiêu chuẩn đối với từng vị trí tuyển dụng.
1.2.5.2. Thông báo tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ dự tuyển
Điều 15, Mục 4, Nghị định 29/2012/NĐ-CP của Chính phủ quy định rõ:
- Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức phải thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị (nếu có) và niêm yết công khai tại trụ sở làm việc về tiêu chuẩn, điều kiện, số lượng cần tuyển, thời hạn và địa điểm tiếp nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuyển. Nội dung thông báo tuyển dụng gồm:
+ Tiêu chuẩn, điều kiện đăng ký dự tuyển;
+ Số lượng viên chức cần tuyển theo từng vị trí việc làm và chức danh nghề nghiệp tương ứng;
+ Nội dung hồ sơ đăng ký dự tuyển, thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ dự tuyển, số điện thoại liên hệ;
+ Hình thức và nội dung thi tuyển hoặc xét tuyển; thời gian, địa điểm, lệ phí thi tuyển hoặc xét tuyển.
- Thời hạn nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuyển ít nhất là 20 ngày làm việc kể từ ngày thông báo tuyển dụng công khai trên phương tiện thông tin đại chúng.
- Chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức phải lập danh sách người đủ điều kiện dự tuyển để niêm yết công khai tại trụ sở làm việc và thông báo trên trang điện tử của đơn vị (nếu có).
Trước đây việc làm trong các cơ quan nhà nước được xem là có “sức hút” và sự “hấp dẫn” do ở Việt Nam nền công vụ dựa trên cơ sở nghề nghiệp suốt đời, tương lai của người lao động sẽ luôn được ổn định nếu họ được vào biên chế. Tuy nhiên, những năm trở lại đây sức hấp dẫn đó đang giảm dần do ở “khu vực tư” người lao động được hưởng chế độ lương, thưởng, chế độ làm việc hấp dẫn. Do vậy, để thu hút được nguồn nhân lực chất lượng cao tham gia dự tuyển đơn vị tuyển dụng cần áp dụng hình thức thông báo tuyển dụng dưới nhiều dạng khác nhau: Internet, phát thanh truyền hình, qua các trung tâm giới thiệu việc làm, hội chợ việc làm hoặc các trường đại học.
1.2.5.3. Tổ chức tuyển dụng viên chức
Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng viên chức quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng để thực hiện việc thi tuyển hoặc xét tuyển. Hội đồng tuyển
dụng viên chức phân công cụ thể cho bộ phận giúp việc thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Hội đồng. Chậm nhất trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển, Hội đồng tuyển viên chức phải tổ chức chấm thi hoặc tổ chức tổng hợp kết quả xét tuyển và báo cáo với người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng viên chức.
- Tuyển dụng viên chức bằng hình thức thi tuyển: Hoạt động tuyển dụng đặt dướisự chỉ đạo của Hội đồng tuyển dụng viên chức bao gồm các công việc cụ thể sau:
+ Niêm yết danh sách thí sinh dự thi tại các phòng thi trước ngày thi một ngày và tổ chức khai mạc kỳ thi;
+ Thông báo công khai thể lệ, quy chế, tiêu chuẩn, điều kiện dự tuyển, kế hoạch tổ chức tuyển dụng, môn thi, hình thức, thời gian và địa điểm thi;
+ Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ dự tuyển, thông báo danh sách những người đủ điều kiện, tiêu chuẩn dự thi và những người không đủ điều kiện dự thi;
+ Tổ chức hướng dẫn quy chế thi và các tài liệu tham khảo cho ứng viên; + Tổ chức ra đề, chọn đề thi, coi thi, chấm thi và công bố kết quả;
+ Báo cáo kết quả thi lên cơ quan có thẩm quyền để ra quyết định tuyển dụng.
- Tuyển dụng viên chức bằng hình thức xét tuyển: Ngoài các bước giống như thi tuyển (thông báo công khai thể lệ, quy chế, điều kiện dự tuyển, kế hoạch xét tuyển, thời gian tiếp nhận hồ sơ, danh sách ứng viên đủ điều kiện) thì hình thức xét tuyển có những điểm khác biệt: Xét tuyển thông qua việc xét kết quả học tập, kiểm tra, sát hạch thông qua phỏng vấn hoặc thực hành về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực của người dự tuyển.
1.2.5.4. Thông báo kết quả tuyển dụng
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả báo kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển của Hội đồng tuyển dụng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức phải niêm yết công khai kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển tại trụ sở làm việc và trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức (nếu có);
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày niêm yết công khai kết quả thi tuyển, người dự tuyển có quyền gửi đơn đề nghị phúc khảo kết quả thi tuyển. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức giao Hội đồng tuyển dụng tổ chức chấm phúc khảo trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn nhận đơn phúc khảo.
Sau khi thực hiện các quy định, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng viên chức phê duyệt kết quả tuyển dụng và gửi thông báo công nhận kết quả trúng tuyển bằng văn bản tới người dự tuyển theo địa chỉ mà người dự tuyển đã đăng ký, nội dung thông báo phải ghi rõ thời gian và địa điểm người trúng tuyển đến ký hợp đồng làm việc [24].
Hợp đồng làm việc được ký kết bằng văn bản giữa người đứng đầu ĐVSNCL với người được tuyển dụng làm viên chức. Người trúng tuyển phải thực hiện chế độ tập sự, trừ trường hợp đã có thời gian công tác đúng chuyên môn, nghiệp vụ đủ 12 tháng trở lên, chế độ tập sự với người chưa có kinh nghiệm chuyên môn là 01 năm trở lên.
Hết thời gian tập sự, người tập sự phải làm báo cáo kết quả tập sự. Người hướng dẫn tập sự phát có bản nhận xét, đánh giá đối với người tập sự và báo cáo người đứng đầu ĐVSNCL. Người đứng đầu ĐVSNCL đánh giá kết quả công việc và phẩm chất đạo đức của người tập sự, nếu đạt yêu cầu thì đề nghị cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức hoặc đơn vị được giao quyền tuyển dụng viên chức ký hợp đồng làm việc và quyết định bổ nhiệm vào hạng viên chức.