PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
1.3 Quy trình tuyển dụng nhân lực
1.3.2 Quy trình tuyển chọn nhân lực
Tuyển chọn nhân lực là quy trình kế tiếp của quy trình tuyển mộ giúp việc quyết định tuyển dụng được chính xác với u cầu của cơng việc. Các ứng viên sau khi được thơng qua q trình tuyển mộ sẽ được tổ chức xem xét tiếp tục dựa trên nhiều khía cạnh khác nhau trên cơ sở đáp ứng các yêu cầu của công việc, để lựa chọn ra người thích hợp nhất cho vị trí cơng việc được tuyển. Việc tuyển chọn dựa trên cơ sở của bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người được thực hiện cơng việc.
Q trình tuyển chọn phải trải qua rất nhiều bước, thơng qua mỗi bước sẽ dần tìm kiếm được những ứng viên phù hợp nhất cũng như loại bỏ các ứng viên không đạt yêu cầu. Khi thực hiện tuyển chọn không phải đều trải qua hết tất cả các bước mà tùy thuộc vào độ khó và tính chất của lao động cần tuyển. Mỗi một tổ chức đều có cách tuyển chọn riêng khơng giống nhau, nhìn chung các tổ chức sẽ lựa chọn theo cách loại bỏ dần những ứng viên qua từng bước để việc chọn lựa dễ dàng hơn nhưng cũng có tổ chức để các ứng viên trải qua hết tất cả các bước sau đó mới lựa chọn người thích hợp nhất. Việc thiết kế nội dung tuyển chọn yêu cầu tổ chức phải làm thế nào để có được những thơng tin đặc trưng nhất và có độ tin cậy cao, để đưa ra được quyết định tuyển chọn đúng người, đúng việc. Bộ phận chuyên về nhân lực sẽ thiết kế quy trình tuyển chọn và tham gia vào tồn bộ q trình này. Q trình tuyển chọ bao gồm 9 bước sau
Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ Sàng lọc qua đơn xin việc
Trắc nghiệm tuyển chọn Phỏng vấn tuyển chọn
Khám sức khỏe và đánh giá thể lực các ứng viên Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Sơ đồ 1.2 Quy trình tuyển chọn nhân lực
(Nguồn: ThS Nguyễn Văn Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, Giáo Trình Quản trị nhân lưc, NXB Lao động-Xã hội, Hà Nội 2004)
Bước 1 : Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Là buổi gặp mặt giữa nhà tuyển dụng với các ứng viên kéo dài trong một khoảng thời gian rất ngắn. Thơng qua đó nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động.
Nhà tuyển dụng căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xây dựng và thiết lập sẵn sẽ đưa ra nhận xét xem người ứng tuyển có đủ tố chất và năng lực cho vị trí cần tuyển hay khơng. Nếu nhân viên đó khơng đáp ứng đủ theo các u cầu thì nhà tuyển dụng có thể cân nhắc để loại họ ngay lập tức. Khi phỏng vấn cần có sự cơng bằng khơng nên laoij bỏ các ứng viên chỉ thơng qua độ tuổi, giới tính, tơn giáo, màu da và khuyết tật bẩm sinh. Nguyên nhân ban đầu để loại bỏ các ứng viên có thể kể đến khi họ chưa đáp ứng được những yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, đào tạo, các yêu cầu về chứng chỉ, bằng cấp, kỹ năng chun mơn yếu, hay có thái độ khơng tơn trọng tổ chức,….
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc
Những người tham gia vào tuyển dụng các ứng viên có nhiệm vụ tiếp đón các ứng viên, tiếp nhận hồ sơ xin việc của họ và lựa chọn, xem xét và giữ lại những hồ sơ đạt yêu cầu cũng như loai bỏ những hồ sơ không phù hợp. Khi thực hiện quá trình sàng lọc các hồ sơ của ứng viên đầu tiên người tuyển dụng nghiên cứu lý lịch, CV công việc, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc của họ tại thời điểm tuyển dụng. Khi nhận thấy điều khác thường trong hồ sơ cần xem xét một cách tỷ mỹ để tránh những sai sót sau này. Những người thực hiện việc thu nhận hồ sơ cần phải có thái độ lịch sự với các ứng viên làm họ tơn trọng và có cảm giác tốt về tổ chức.
Tham quan công việc Ra quyết định tuyển chọn
Việc quyết định tiếp nhận hay loại bỏ các ứng viên cần phải được sự nhất quán của tất cả hội đồng tuyển chọn.
Tất cả hồ sơ xin việc cần được lưu trữ và phân loại trong sổ xin việc để phịng khi có việc cần.
Bước 3: Trắc nghiệm tuyển chọn
Trắc nghiệm là những phương pháp áp dụng các kỹ thuật tâm lý khác nhau để đánh giá phẩm chất cá nhân đặc trưng cho công việc.
Trắc nghiệm tuyển chọn được thực hiện dưới hình thức thi viết hoặc thi tay nghề, áp dụng nhiều nhất đối với công nhân kỹ thuật. Thông qua bài kiểm tra tay nghề hội đồng tuyển dụng có thế đánh giá được khả năng, trình độ lành nghề của họ. Cịn hình thức thi viết giúp kiểm tra năng lực về lý thuyết, mức độ tư duy, kỹ năng xử lý tình huống, lập kế hoạch và tổ chức của các ứng viên. Tuy nhiên cũng có nhiều vấn đề xảy ra khi áp dụng phương pháp thi trắc nghiệm :
- Những thông tin được cung cấp là giả mạo, khơng chính xác với mục đích nhằm che dấu những nhược điểm của bản thân
- Đối với những ứng viên có tâm lý yếu hay sợ hãi sẽ gây ảnh hưởng đến kết quả trắc nghiệm mặc dù họ có năng lực tốt
- Giảm sự áp đặc trong khi thực hiện phỏng vấn trắc nghiệm bởi sẽ hạn chế sự sáng tạo và linh hoạt của các ứng viên
- Tránh đề cập đến những vấn đề riêng tư, nhạy cảm như: tín ngưỡng, tơn giáo và cuộc sống riêng tư,….
Vì vậy khi biên soạn các câu hỏi trắc nghiệm cần gắn với yêu cầu của tổ chức (dựa vào bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc)
Thông thường trắc nghiệm nhân sự được chia ra làm các loại sau :
Trắc nghiệm thành tích
Được sử dụng nhiều trong các lĩnh vực như : giáo dục, thực hiện cơng việc,…đánh giá trình độ lành nghề, thành tích của cơng việc cao hay thấp như thời gian hồn thành cơng việc. Tùy vào yêu cầu của từng nghành nghề và cơng việc mà có các bài trắc nghiệm phù hợp.
Trắc nhiệm năng khiếu và khả năng
Nhằm tìm ra các ứng viên trong quá trình đào tạo đã thực hiện tốt, có biểu hiện tích cực trong thời gian tới khơng và có tiếp thu tốt những kiến thức, kỹ năng mới.
Thường được chia làm ba nhóm là : khả năng thần kinh, khả năng thuộc bản năng, khả năng vận động tâm lý.
Trắc nghiệm tính cách và sở thích
Là loại trắc nghiệm nhằm tìm ra các đặc điểm về tâm lý của ứng viên như ước mơ, kỳ vọng, mong muốn, khí chất,…. Con người có nhiều loại khí chất khác nhau như: khí chất sơi nổi, khí chất ưu tư, khí chất điềm tĩnh, khí chất linh hoạt tương ứng với chúng là các thuộc tính tâm lý khác nhau như: tốc độ phản ứng, sự hưng phấn hay ức chế, tính thăng bằng, tính kích thích, tính cảm xúc, tính cứng rắn, tính kiên trì. Phương pháp này giúp tổ chức có thể sử dụng đúng người vào đúng việc.
Trắc nghiệm tính trung thực
Trong bất cứ cơng việc nào việc tuyển được những người có đức tính trug thực là cần thiết và quan trọng. Vì vậy mà nhà tuyển dụng thường dùng các trắc nghiệm tâm lý để đánh giá tính trung thực. Bài kiểm tra trắc nghiệm này thường bao gồm những mặt như: việc chấp hành kỷ luật lao động khi khơng có sự giám sát của nhà quản trị, phản ứng của cá nhân khi có người ăn cắp, khơng thật thà trong công việc, lạm dụng của công để lấy lợi,…Những trắc nghiệm này giúp chúng ta dự đoán được hành vi của người lao động trong tương lai.
Trắc nghiệm y học
Trong một số trường hợp đặc biệt chúng ta phải sử dụng trắc nghiệm y học để tìm hiểu tâm lý của các ứng viên, phát hiện các bệnh như: HIV, bệnh truyền nhiễm, hay có sử dụng các chất gây nghiện không. Hiện nay biện pháp này được dùng để phân tích máu và các mẫu nước tiểu.
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là cuộc đàm thoại sâu và chính thức giữa nhà tuyển chọn và ứng viên, để đánh giá ứng viên theo các khía cạnh khác nhau mà thơng qua nghiên cứu hồ sơ xin việc hay trắc nghiệm chưa làm rõ được.
Phỏng vấn tuyển chọn giúp rà sốt lại những thơng tin mà quá trình xem xét hồ sơ xin việc đã bỏ qua, hoặc những chứng chỉ chưa được nêu ra hết. Trong khi phỏng
vấn người tuyển dụng để đưa ra các câu hỏi và người ứng tuyển có nhiệm vụ trả lời các câu hỏi đó, ngược lại ứng viên cũng được đưa ra câu hỏi cho nhà tuyển dụng.
Phỏng vấn tuyển chọn các mục tiêu sau:
- Phỏng vấn để thu thập thơng tin của người xin việc như: trình độ chun mơn, kỹ năng giao tiếp, mục đích tìm việc, kinh nghiệm làm việc,....
- Phỏng vấn để gián tiếp quảng cáo cho tổ chức.
- Phỏng vấn để cung cấp thông tin liên quan đến tổ chức cho người xin việc. - Thiết lập quan hệ tốt với các ứng viên, tăng cường khả năng giao tiếp của người tuyển chọn.
Để tuyển được nhân viên đúng yêu cầu các doanh nghiệp thường áp dụng nhiều loại phỏng vấn khác nhau:
Phỏng vấn được thiết kế trước và phỏng vấn không được thiết kế trước
Phỏng vấn được thiết kế trước: là hình thức mà các câu hỏi đã được thiết kế sẵn, và có nhiều phương án trả lời, các ứng viên đọc phương án và lựa chọn câu trả lười đúng nhất. Đối với loại phỏng vấn này các ứng viên đều được làm các câu hỏi giống nhau.
Phỏng vấn không được thiết kế trước: là loại phỏng vấn sử dụng những câu hỏi khác nhau tùy thuộc vào hoàn cảnh và câu trả lời của các ứng viên với mục đích xem xét tốc độ nhanh nhạy của các ứng viên và khuyến khích họ thể hiện bản thân mình.
Phỏng vấn hành vi
Là hình thức phỏng vấn dựa vào hành vi của người được phỏng vấn để đưa ra các câu hỏi tạo ra được những tình huống giả định mà ứng viên cần phải giải quyết. Các tình huống này dựa trên thực tế công việc đã xảy ra, thực tế cơng việc càng phức tạp thì tình huống càng khó giải quyết, nhằm đánh giá độ nhạy bén và khả năng giải quyết vấn đề của các ứng viên.
Phỏng vấn tạo sự căng thẳng
Là hình thức phỏng vấn mà người phỏng vấn cố tình tạo cho các ứng viên phải áp lực, thông qua các câu hỏi mang tính chất nặng nề đánh vào tâm lý của các ứng viên, các câu hỏi được đưa ra với một tốc độ nhanh và nhiều làm cho ứng viên cảm thấy thực sự áp lực nhằm đánh giá độ nhạy cảm của họ và phản ứng đối với các tình
huống ln thay đổi bất thường. Loại phỏng vấn này thường được dùng cho các ứng viên làm công việc là luật sư, cảnh sát,...
Bảng 1.1 Những điều mà ứng viên và doanh nghiệp muốn tìm hiểu thơng qua phỏng vấn Ứng viên ? Doanh nghiệp - Mức lương - Đề bạt
- Cơ hội để phát triển - An toàn
- Điều kiện làm việc
- Hiểu về cơng việc
- Nhiệt tình, tận tâm trong cơng việc - Kỹ năng, năng khiếu
- Động cơ, q trình cơng tác
- Tính tình, khả năng hịa đồng với người khác - Các hạn chế
(Nguồn: PGS.TS Nguyễn Tài Phúc-Ths. Bùi Văn Chiêm,
Giáo trình quản trị nhân lực, NXB-ĐH Huế, 2014)
Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên
Muốn đảm bảo được sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến người phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động thì cần phải có sự phỏng vấn trực tiếp của người phụ trách để đánh giá một cách cụ thể rõ ràng hơn các ứng viên, đây là một bước nhằm xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở. Nó giúp ta khắc phục được sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động.
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Người quản lý bộ phận cần người sẽ gặp trực tiếp các ứng viên đã qua các bước trên nhằm tìm hiểu và đánh giá kỹ hơn về khả năng, kinh nghiệm và sự quan
tâm của ứng viên với vị trí cơng việc trống. Đồng thời, nhằm nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa ứng viên với người quản lý tương lai của họ, tạo ra mối quan hệ hợp tác công việc sau này và nâng cao trách nhiệm của người quản lý bộ phận với nhân viên mới.
Bước 7: Thẩm định các thông tin đã thu thập được
Mục tiêu của bước này là đánh giá thể lực của ứng viên nhằm lựa chọn người đáp ứng được yêu cầu về sức khỏe để có thể làm việc lâu dài cho tổ chức. Các tiêu chuẩn về thể lực do tổ chức quy định. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho bộ phận y tế để làm cơ sở cho việc đánh giá thể lực khi khám sức khỏe cho các ứng viên. Bước này cần phải được xem xét và đánh giá một cách khách quan, tránh được hiện tượng hình thức, qua loa, không chu đáo.
Bước 8: Tham quan công việc
Để cung cấp cho ứng viên cái nhìn thực tế về cơng việc, hiểu rõ hơn về công việc, tránh những mong đợi, đòi hỏi quá mức từ ứng viên.
Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn
Khi đã thu được các thông cần thiết về ứng viên thông qua các bước trên đáp ứng được các yêu cầu tuyển chọn của tổ chức thì hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển chọn với ứng viên. Khi có quyết định tuyển chọn thì trưởng phịng nhân lực gửi danh sách lên giám đốc và ký kết hợp đồng lao động. Trong hợp đồng cần phải ghi rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, thời gian thử việc, tiền công, bảo hiểm xã hội… không được trái với các quy định của pháp luật về sử dụng lao động. Sau thời gian thử việc nếu thấy ứng viên đáp ứng được yêu cầu đặt ra, thì sẽ ra quyết định tuyển chọn chính thức, ký kết hợp đồng lao động theo thời hạn công việc cần, trả đầy đủ tiền cơng cho người lao động và bố trí họ vào vị trí cần người.