6. Kết cấu đề tài
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tuyển dụng tại công ty
3.2.1 Giải pháp cho quá trình tuyển mộ
Công ty CP 28 Quảng Ngãi là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất nên công ty cần có số lượng lao động trực tiếp lớn hơn rất nhiều lần so với lao động gián tiếp. Lao động trực tiếp là những lao động có trình độ chuyên môn thấp chủ yếu ở trình độ ở bậc trung cấp hoặc có thể là lao động sơ cấp, lao động phổ thông. Tuy nhiên
cũng không thể không quan tâm đến việc tuyển dụng lao động gián tiếp. Lao động trực tiếp mặc dù dễ tuyển dụng và có yêu cầu thấp hơn nhưng công tác tuyển dụng nhân lực của công ty vẫn còn một số hạn chế nhất định cần khắc phục:
Lập kế hoạch tuyển mộ một cách chi tiết hơn
Lập kế hoạch tuyển mộ là bước quan trọng đầu tiên trong quá trình tuyển mộ nếu việc lập kế hoạch tuyển mộ không được cụ thể chi tiết thì khó có thể đem lại hiệu quả cho tuyển dụng. Vì vậy mà khi xác định nhu cầu tuyển dụng công ty cần có một kế hoạch tuyển mộ chi tiết. Tùy từng đợt tuyển mộ khác nhau mà việc xác định số lượng cần tuyển, số hồ sơ cần thu hút và tỷ lệ sàng lọc là khác nhau. Tỷ lệ sàng lọc có vai trò giúp cho công ty có thể xác định được số lượng lao động mà công ty đang cần để tuyển dụng là bao nhiêu. Đồng thời những vị trí công việc khác nhau sẽ có tỷ lệ sàng lọc khác nhau công ty có thể căn cứ vào đó để xác định số lượng tuyển dụng chính xác hơn. Chính vì vậy mà công ty nên cần xây dựng một tỷ lệ sàng lọc chuẩn. Tỷ lệ sàng lọc có quan hệ gắn kết với quá trình tuyển mộ, khi quá trình tuyển mộ không đạt được theo đúng nhu cầu tuyển dụng thì tỷ lệ sàng lọc cũng phải thay đổi theo. Việc thay đổi kịp thời này sẽ giúp cho công ty có được số lượng lao động đúng theo nhu cầu tuyển dụng của công ty, đảm bảo ổn định tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Xác định nhu cầu nhân lực cần được xác định một cánh cụ thể và chi tiết tránh tình trạng tuyển dụng không đủ số lượng lao động hoặc dư thừa lao động. Trước khi xác định nhu cầu nhân lực cần có một kế hoạch nhân lực một cách cụ thể nhất. Hiện nay bản kế hoạch của công ty còn rất sơ sài chưa đầy đủ và chi tiết, chỉ đưa ra được số lượng lao động còn thiếu còn những chi tiết khác thì hầu như chưa xác định được.
Kế hoạch nhân sự mà công ty xây dựng có thể đưa ra những dự báo về số lượng lao động làm việc kém hiệu quả, những lao động có hiệu quả làm việc tốt cần được thăng chức và tăng lương,…Để có được một bản kế hoạch cụ thể công ty nên thực hiện việc đánh giá kết quả hoàn thành công việc của lao động một cách thường xuyên hơn. Việc đánh giá kết quả công việc của lao động có thể giúp công ty loại bỏ được những lao động có thái độ làm việc không tốt, giữ lại những lao động chất lượng hỗ trợ cho công tác xây dựng kế hoạch nhân sự tốt hơn
Xây dựng nội dung thông báo một cách chi tiết và hấp dẫn hơn
Để việc tuyển dụng được nhiều người biết đến và thu hút được nhiều ứng viên nộp đơn công ty thường sử dụng hình thức đăng thông báo tuyển dụng. Cách công ty sử dụng thường xuyên là đăng thông báo lên các trang web tuyển dụng có tính phí (thông thường những trang wed có tính phí là những trang web uy tín, có độ tin cậy cao, được nhiều người sử dụng) để tuyển dụng được những lao động có chất lượng tốt nhất. Hoặc công ty dán thông báo, treo áp phích tại những nơi có đông người qua lại, tại những khu công nghiệp để gây sự chú ý của nhiều người nhằm tìm kiếm được nhiều ứng viên. Thông báo tuyển dụng của công ty thường bao gồm: tên công ty, địa chỉ, số lượng cần tuyển, mô tả công việc, yêu cầu đối vơi công việc, vị trí công việc cần tuyển, các yêu cầu đối với hồ sơ, địa điểm, thời gian nhận hồ sơ.
Ví dụ: Các trang web tìm kiếm việc làm miễn phí như: Vietnamworks, Vieclam24h, Timviecnhanh,…
Mức lương và các chính sách đãi ngộ nhân sự luôn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động. Để thu hút được nhiều ứng viên tham gia tuyển dụng công ty nên đưa ra các mức lương hấp dẫn cũng như các chế độ đãi ngộ nhân sự hấp dẫn, mức lương cao, mức lương đó có thể tăng theo trình độ tay nghề của các ứng viên vào trong bảng thông báo tuyển dụng
Để tăng sự thu hút của các ứng viên với các thông báo của công ty, công ty có thể liên kết với các công ty hoặc tổ chức chuyên thiết kế mẫu quảng cáo để có thể làm thông báo của công ty thêm bắt mắt và hấp dẫn hơn
Để việc tìm kiếm được hiệu quả công ty nên chủ động liên kết với các trường đại học, cao đẳng, các trường dạy nghề để thu hút người xin việc một cách nhanh nhất hoặc có thể thông qua hội chợ việc làm.
Phần quan trọng nhất là nội dung thông báo tuyển dụng. Nội dung thông báo tuyển dụng cần phải có đầy đủ các thông tin cần thiết mà người lao động muốn biết. Về cơ bản nội dung thông báo của công ty có những thông tin cũng khá đầy đủ và cụ thể. Nhưng vẫn chưa đầy đủ và cụ thể về môi trường làm việc, chế độ nghỉ ngơi, mức lương, đây là những vấn đề mà người lao động rất quan tâm. Việc mô tả đầy đủ về những công việc mà ứng viên cần phải thực hiện đối với vị trí công việc cần tuyển là
rất quan trọng bởi lẽ nếu như ứng viên cảm thấy không phù hợp với vị trí công việc sẽ tự động rút hồ sơ xin việc hoặc không nộp đơn giảm bớt thời gian sàng lọc hồ sơ cho công ty. Bản mô tả công việc của công ty vẫn chưa cụ thể, rõ ràng cho từng chức danh công việc nên công ty cần xây dựng một bản mô tả công việc thích hợp.
Đánh giá quá trình tuyển mộ
Đây là bước mà trong quá trình tuyển mộ của công ty vẫn chưa đề cập đến và áp dụng. Để quá trình tuyển mộ của công ty được hoàn thiện và cụ thể hơn công ty nên có bước đánh giá quy trình tuyển mộ. Để đánh giá quá trình tuyển mộ công ty có thể xây dựng lên các câu hỏi như sau:
- Quá trình tuyển mộ có đạt được những hiệu quả như nhu cầu tuyển dụng đã đặt ra hay không?
- Số lượng lao động có đáp ứng được những yêu cầu mà vị trí công việc đặt ra - Chi phí tuyển dụng cho quảng cáo có vực mức dự tính không
- Quá trình tuyển mộ có thu hút được nhiều ứng viên tham gia
3.2.2 Giải pháp cho tuyển chọn
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Đây là hoạt động không thể thiếu trong quá trình tuyển chọn nhân lực, công ty nên xem xét hợp lý ở bước này. Bởi vì khi tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên nếu chỉ dựa trên cớ sở của việc xem xét các thông tin ghi trên hồ sơ công ty sẽ bỏ sót các thông tin. Những thông tin thu thập được nếu thiếu chính xác sẽ dẫn đến việc công ty tuyển nhân lực không đúng người, không đúng vị trí gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của công ty. Chính vì vậy công ty nên có các biện pháp ứng phó với công tác này. Công ty có thể kết hợp vừa sàng lọc hồ sơ vừa phỏng vấn sơ bộ các ứng viên. Điều này làm cho các thông tin thu thập được chính xác hơn, và đối chiếu lại để xem hồ sơ có bỏ sót những điểm nào không. Thông qua sự kết hợp giữa phỏng vấn và sàng lọc hồ sơ công ty có thể sàng lọc được hồ sơ nhanh hơn và chính xác hơn. Qua đó giúp công ty giảm thiểu được việc hao tổn thời gian trong quá trình tuyển chọn. Khi thực hiện quá trình sàng lọc hồ sơ người tuyển chọn phải đặt ra những đòi hỏi rõ ràng về hồ sơ đảm bảo tính khách quan nhất.
Công tác thi tuyển
Đối với quy trình tuyển chọn công ty vẫn chưa được hoàn thiện, công ty nên có thêm một bước đó là công tác thi tuyển nhân viên. Công tác này nhằm đánh giá được năng lực thật sự của các ứng viên. Nội dung thi tuyển có thể là về lý thuyết hoặc thực hành nhưng phải được giữ bí mật trước khi cho các ứng viên thi, đồng thời phải bám sát vào công việc thực tế ở tại công ty (có được từ quá trình phân tích công việc). Hơn nữa để thời gian khảo sát được nhanh, tiết kiệm thời gian công ty có thể áp dụng các hình thức trắc nghiệm vào quá trình tuyển dụng nhằm đánh giá được năng lực, tâm lý, tính cách, kỹ năng của ứng viên có phù hợp với vị trí công việc không. Đồng thời là một công ty trong lĩnh vực sản xuất công ty không nên tốn quá nhiều thời gian cho các loại trắc nghiệm không phù hợp như:
- Trắc nghiệm tính cách: Đánh giá nhân cách của các ứng viên - Trắc nghiệm y học: Trắc nghiệm về sức khỏe của ứng viên
- Trắc nghiệm trung thực: Thường được áp dụng trong các ngành nghề có tính bảo mật như: công nghệ thông tin, cảnh sát, mật vụ, luật sư,…
Phỏng vấn chuyên môn
Công tác phỏng vấn tuyển chọn của công ty vẫn còn nhiều thiếu sót, việc phỏng vấn tuyển chọn chỉ do nhân viên hoặc trưởng phòng đảm nhiệm. Vì thế để đảm bảo quá trình phỏng vấn được khách quan hơn công ty nên có từ hai hay nhiều người tham gia vào quá trình phỏng vấn. Mục đích của công tác này là nhằm để tránh tình trạng bỏ lỡ các thông tin mà ứng viên cung cấp. Đồng thời cũng để đảm bảo tính công bằng hạn chế sự chủ quan của những người tham gia phỏng vấn thì những người tham gia quá trình tuyển dụng nên đưa ra các tiêu chí chung để loại bỏ các ứng viên trong vòng phỏng vấn. Qua đó việc tuyển dụng sẽ khách quan hơn, hạn chế việc đánh giá các ứng viên theo cảm tính. Trong khâu phỏng vấn cần quan tâm đến các chi tiết:
- Nên lựa chọn địa điểm phỏng vấn thuận lợi
- Tạo dựng bầu không khí phỏng vấn vui vẻ, sôi nổi
- Linh hoạt và chủ động đối với thời gian phỏng vấn cho từng ứng viên
- Nội dung phỏng vấn cần đa dạng và phong phú để đánh giá được toàn diện các ứng viên về kỹ năng lẫn thái độ.
- Khi phỏng vấn nên đề cập đến các vấn đề: động cơ xin việc, quá trình học tập hoặc làm việc trước đó, kiến thức và kinh nghiệm trong công việc.
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác phân tích, đánh giá công việc để bố trí sửdụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả và hợp lý dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả và hợp lý
Nhìn chung công tác tuyển dụng của công ty đã đem lại những kết quả như mong muốn nhưng vẫn còn nhiều điểm cần phải khắc phục. Đó là công tác phân tích công việc cho từng vị trí công việc và chức danh công việc tránh tình trạng công việc thực hiện thiếu tính chuyên môn hóa. Và có thể lấy đó làm căn cứ để đưa ra quyết định tuyển chọn ứng viên và xem ứng viên có phù hợp với vị trí đó không
Đầu tiên việc đánh giá phân tích công việc có thể do ban lãnh đạo của công ty thực hiện bởi đây là những người có chuyên môn cao, có nhiều kinh nghiệm nên việc phân tích công việc sẽ chính xác và cụ thể hơn.
Việc phân tích công việc là cơ sở để lập bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Phân tích công việc cung cấp các thông tin cần thiết liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của công việc từ đó giúp trả lời được các câu hỏi như:
- Công việc cần phân tích cần sử dụng những công cụ nào cho quá trình sản xuất - Công việc này cần phải sử dụng các máy móc thiết bị nào
- Nhiệm vụ của người lao động đó là gì và làm sao để hoàn thành - Môi trường làm việc có ảnh hưởng tới sức khỏe hay không - Những kiến thức và kỹ năng mà công việc yêu cầu là gì - Công việc đó là công việc tạm thời hay lâu dài
- Có cần phải tuyển thêm người hay để người trong công ty thực hiện công việc đó Việc trả lời các câu hỏi này giúp doanh nghiệp đi đến kết quả là sẽ thực hiện tuyển dụng hay áp dụng các phương pháp khác cho phù hợp.
Sau khi đã xác định được bản phân tích công việc công ty cần phổ biến cho tất cả những người lao động hay nhân viên của công ty được biết, để họ có thể xác định được cụ thể những gì cần làm và cần thực hiện. Những nội dung cung cấp cần xác định rõ
mục đích và ý nghĩa của công việc phân tích này, tránh tình trạng đưa ra những câu hỏi không cần thiết
Song song với công tác phân tích công việc thì đánh giá công việc cũng là một trong những vấn đề cần được thực hiện đồng thời. Đánh giá thực hiện công việc là công tác đánh giá một cách có hệ thống tình hình thực hiện công việc của người lao động. Cách thức thực hiện đó là so sánh các tiêu chuẩn công việc được đặc ra và xem xét sự thực hiện đó như thế nào. Để việc đánh giá công việc được thực hiện một cách khách quan nhất thì nên có sự đánh giá qua lại giữa nhân viên cấp dưới và lãnh đạo cấp trên. Bởi hiện nay không chỉ ở công ty mà còn ở các công ty khác việc đánh giá vẫn được thực hiện một chiều, đó là lãnh đạo đánh giá nhân viên. Việc đánh giá qua lại lẫn nhau sẽ tạo được sự học hỏi và rút kinh nghiệm để công việc được thực hiện một cách có hiệu quả hơn.
Sau khi tuyển dụng được đội ngũ nhân sự mới thì công tác bố trí, sử dụng nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả nhất là vấn đề đáng lưu ý. Nhìn chung, công tác bố trí và sử dụng lao động của Công ty vẫn còn nhiều thiếu sót, các nhân viên vẫn chưa được bố trí một cách hợp lý. Do đó công ty có thể xem xét lại và đánh giá số lượng những người lao động làm việc không đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của mình từ đó có các biện pháp khắc phục hợp lý.
- Đối với những lao động làm việc chưa đúng chuyên môn, nghiệp vụ của mình có thể lên kế hoạch bố trí, sắp xếp các công việc khác cho người lao động
- Đối với những lao động chưa đúng chuyên môn, nghiệp vụ của mình nhưng đã quen với cách làm của công việc cũ thì có thể có các biện pháp đào tạo cho họ để họ có những hiểu biết tốt hơn đối với công việc cũ.
3.2.4 Một số giải pháp khác
Đào tạo công tác tuyển dụng ngắn hạn
Nên có những khóa đào tạo ngắn hạn cho nhân viên trong công ty về công tác tuyển dụng cũng như đào tạo nguồn nhân lực. Các khóa đào tạo này có thể được thực hiện trong thời gian ngắn hạn nhằm tiết kiệm được thời gian và chi phí nhưng vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc cao.
Tham quan công việc
Để làm việc được với môi trường lao động mới những ứng viên khi thông qua quá trình tuyển chọn, công ty nên cho các ứng viên này tham quan công việc tại công