Quy trình cho thuê tài chính là hướng dẫn nội bộ của Công ty Cho thuê tài chính Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam về trình tự xử lý các bước thực hiện trong một quá trình cho thuê tài chính đối với khách hàng nhằm đảm bảo tính thống nhất thực hiện trong toàn Công ty; xác định rõ ràng trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể của từng phòng và từng vị trí cán bộ. Đây là văn bản nội bộ quan trọng nhất, có ảnh hưởng lớn tới chất lượng khoản cho thuê tài chính.
Sơ đồ 2.2: Quy trình cho thuê tài chính
Nội dung cơ bản của Quy trình cho thuê tài chính hiện đang áp dụng như sau:
Bước 1: Thu thập thông tin và tiếp nhận hồ sơ thuê tài chính của khách hàng:
Trên cơ sở làm việc trực tiếp với khách hàng, CBKH xác định rõ nhu cầu thuê tài chính cụ thể của khách hàng, hướng dẫn khách hàng về các điều kiện cho thuê tài chính của công ty đồng thời thu thập đầy đủ trông tin, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ. Trường hợp đánh giá khách hàng không đủ điều kiện thuê tài chính tại công
nhánh/Giám đốc Công ty chấp thuận.
Bước 2: Lập báo cáo thẩm định và báo cáo rà soát rủi ro:
S Lập báo cáo thẩm định: Trên cơ sở các thông tin thu thập được từ chính khách hàng và các nguồn kênh khác, CBKH lập báo cáo thẩm định rồi trình lên Trưởng/Phó P.KH kiểm tra lại các thông tin tại báo cáo thẩm định và ký kiểm soát. Báo cáo thẩm định với đầy đủ chữ ký của CBKH và Trưởng /Phó P.KH cùng toàn bộ hồ sơ giấy tờ có liên quan sau đó được trình cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc được chuyển tiếp sang phòng Quản lý rủi ro để rà soát rủi ro(trong trường hợp khoản cho thuê tài chính được thực hiện rà soát rủi ro theo quy định)
S Lập báo cáo rà soát rủi ro: Rà soát rủi ro là bước đánh giá rủi ro toàn diện và chi tiết đối với khoản CTTC và được thực hiện bởi Báo cáo rà soát rủi ro do P.QLRR thực
hiện. Trên cơ sở: (i) Báo cáo thẩm định của P.KH (ii) Các hồ sơ tài liệu đính kèm và (iii) Các thông tin khác do CB RSRR tự thu thập được, CB RSRR lập báo cáo RSRR trong đó phải nêu rõ ý kiến về việc: (i) có đồng ý với kết quả của P.KH/Chi nhánh (ii) Bổ sung các điều kiện đảm bảo nếu cần thiết (iii) Ghi rõ quan điểm có đồng ý hay không đồng ý cho thuê và các điều kiện cho thuê. Nếu (i) khoản CTTC không thuộc thẩm quyền phê duyệt của HĐTD TW/HĐQT thì CB RSRR chuyển Báo cáo rà soát rủi ro với đầy đủ chữ ký của CB RSRR và Trưởng/Phó P QLRR cùng toàn bộ các hồ sơ giấy tờ có liên quan lên cấp có thẩm quyền phê duyệt (ii) Khoản cho thuê tài chính thuộc thẩm quyền phê duyệt của HĐQT/HĐTD TW thì CB RSRR sao chụp Báo cáo thẩm định, Báo cáo rà soát rủi ro (và các tài liệu khác nếu có yêu cầu) gửi đến các thành viên HĐTD TW để thực hiện tiếp quy trình phê duyệt.
Bước 3: Phê duyệt:
Cấp thực hiện: Giám đốc Chi nhánh/HĐTD cơ sở/Giám đốc Công ty/HĐTD TW/HĐQT.
Kết luận phê duyệt cuối cùng là nội dung (i) Ý kiến phê duyệt của lãnh đạo tại cấp phê duyệt có thẩm quyền trên Báo cáo thẩm định hoặc trên Báo cáo rà soát rủi ro (trong trường hợp khoản CTTC được thực hiện rà soát rủi ro); hoặc (ii) Kết luận nêu tại Biên bản họp HĐQT/HĐTD TW/HĐTD cơ sở.
Bước 4: Ký kết hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ: K Ký kết hợp đồng:
Sau khi khoản CTTC được phê duyệt theo quy định, CBKH chịu trách nhiệm thương lượng lại với khách hàng về các điều kiện cho thuê mà cấp có thẩm quyền đã phê duyệt. Trong trường hợp: (i) Khách hàng không đồng ý với các điều kiện cho thuê
mà cấp có thẩm quyền đã phê duyệt, CBKH có thể cân nhắc và xin ý kiến chấp thuận của Trưởng/ Phó P. KH về việc đàm phán lại với khách hàng (ii) Khách hàng chấp thuận với các điều kiện cho thuê mà cấp có thẩm quyền đã phê duyệt, CBKH soạn thảo các lọai hợp đồng phù hợp với nội dung đã được phê duyệt rồi trình Trưởng/Phó P.KH trước khi trình cấp có thẩm quyền ký hợp đồng
K Hoàn thiện hồ sơ:
Sau khi các loại Hợp đồng được cấp có thẩm quyền ký đầy đủ, CBKH, CB QLN chịu trách nhiệm hoàn thiện bộ hồ sơ CTTC bao gồm các nội dung sau: (i) Lấy đầy đủ các chữ ký trên các loại Hợp đồng từ bên bán tài snả và bên thuê tài chính (ii) Đôn đốc khách hàng thực hiện các điều kiện tiện quyết trước khi giải ngân, mua bảo hiểm tài sản, thực hiện bàn giao tài sản đầy đủ...(CBKH thực hiện) (iii) Lập đơn đăng ký giao dịch bảo đảm Hợp đồng CTTC gửi các cơ quan chức năng ngay sau khi nhận bàn giao hợp đồng cho thuê tài chính từ P.KH, lập lịch thanh toán kiêm giấy nhận nợ tiền gốc thuê tài chính trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày giải ngân cuối cùng và có hóa đơn đầy đủ (CB QLN thực hiện). Toàn bộ hồ sơ CTTC sau đó phải được bàn giao sang bộ phận QLN để được lưu trữ đầy đủ, an toàn. Việc bàn giao hồ sơ có thể được thực hiện nhiều lần thông qua biên bản bàn giao với đầy đủ chữ ký của CBKH và CB QLN.
Bước 5: Ghi nhập và giám sát dữ liệu trên hệ thống: K Ghi nhập dữ liệu khách hàng, khoản vay, tài sản:
Sau khi nhận hồ sơ bàn giao từ CBKH, CB QLN chịu trách nhiệm ghi nhập dữ liệu trên hệ thống. Trưởng/Phó Phòng phụ trách bộ phận QLN là người chịu trách nhiệm kiểm soát dữ liệu trên hệ thống, đảm bảo sự thống nhất dữ liệu trên hệ thống và
dữ liệu trên hồ sơ. Trong suốt qua strình theo dõi khoản cho thuê, CB QLN tiếp tục chịu trách nhiệm giám sát, phát hiện kịp thời sự không phù hợp về mặt thông tin giữa
các văn bản đã nhận được và thông tin trên hệ thống.. .đồng thời phải báo ngay cho Trưởng/Phó phòng phụ trách bộ phận QLN để có biện pháp xử lý kịp thời.
S Hạch toán kế toán liên quan đến khách hàng:
CB KTKH chịu trách nhiệm thực hiện các bút toán hạch toán kế toán liên quan
trực tiếp đến khách hàng như nhập/xuất ngoại bảng tài sản thuê tài chính, giải ngân, thu nợ, trích, hoàn đặt cọc .theo yêu cầu của bộ phận QLN.
Bước 6: Giải ngân:
CBKH chịu trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu giải ngân kiêm cam kết nhận nợ của
khách hàng bằng văn bản. Sau khi kiểm tra tính phù hợp giữa yêu cầu giải ngân và điều kiện giải ngân, CBKH lập tờ trình chuyển tiền trình Trưởng/Phó P.KH ký kiểm soát rồi chuyển sang bộ phận QLN để thực hiện kiểm tra thủ tục giải ngân. Tờ trình chuyển tiền sau khi được ký xác nhận đủ điều kiện giải ngân bởi bộ phận QLN sẽ được trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt sau đó chuyển tiếp bộ phận kế toán khách
hàng để thực hiện chuyển tiền.
Bước 7: Lưu giữ hồ sơ an toàn và bàn giao hồ sơ sang các Phòng nghiệp vụ:
CB QLN chịu trách nhiệm bàn giao các giấy tờ cần thiết tới các bộ phận/phòng
nghiệp vụ có liên quan đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về quy chế lưu trữ chứng từ theo
quy định. hồ sơ sang các phòng có liên quan theo đúng quy định. Việc bàn giao có thể
được thực hiện nhiều lần thông qua biên bản bàn giao với đầy đủ chữ ký của CB QLN
và các phòng tác nghiệp có liên quan. Trong trường hợp giải quyết yêu cầu tạm thời mượn tài liệu ra khỏi két/tủ, trên cơ sở sự chấp thuận bằng văn bản của Trưởng phòng cán bộ mượn tài liệu và Giám đốc Công ty/Giám đốc Chi nhánh, cán bộ phụ trách quản lý tài liệu phải vào sổ đăng ký mượn tài liệu và đảm bảo được hoàn trả theo thời gian đã thống nhất.
Bước 8: Kiểm tra, giám sát khách hàng sau cho thuê:
CBKH thực hiện kiểm tra, giám sát khách hàng, thu thập, phân tích thông tin về
tình hình khách hàng, về tài sản cho thuê theo định kỳ và đột xuất khi có yêu cầu. Trường hợp phát hiện có dấu hiệu rủi ro, Trưởng/Phó P.KH phải đề xuất biện pháp xử lý và trình Giám đốc Chi nhánh/Giám đốc Công ty thông qua.
Bước 9: Sửa đổi hợp đồng cho thuê tài chính:
Căn cứ tình hình thực tế và nhu cầu mới khách hàng phát sinh sau thời điểm ra quyết định CTTC, p.KH có thể xem xét đề xuất điều chỉnh hợp đồng cho thuê tài chính đối với khách hàng . Quy trình điều chỉnh cho thuê tài chính giống như quy trình
ra quyết định cho thuê tài chính đã nêu tại phần trên theo nguyên tắc cấp nào có thẩm quyền phê duyệt tín dụng, cấp đó mới đủ thẩm quyền phê duyệt điều chỉnh tín dụng.
Bước 10: Thu nợ- Xử lí nợ quá hạn - Thanh lý hợp đồng CTTC:
CBQLN chịu trách nhiệm lập thông báo thanh toán tiền thuê và thông báo nhắc
nợ tới khách hàng. CBKH chịu trách nhiệm đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn. Khi khoản thuê tài chính chuyển thành nợ quá hạn, bộ phận QLN thông báo ngay cho P.KH
để P.KH tiếp tục nhắc nợ khách hàng và đề xuất giải pháp xử lý. Trường hợp xét thấy khoản CTTC bị quá hạn kéo dài và khả năng thu nợ gặp nhiều khó khăn, Trưởng/Phó P.KH cân nhắc và chủ động trình Giám đốc Công ty/Giám đốc Chi nhánh quyết định chuyển sang phòng Công nợ để xử lý tiếp.
CB QLN chịu trách nhiệm thực hiện mọi thủ tục liên quan đến thanh lý Hợp đồng CTTC, hỗ trợ khách hàng thực hiện thủ tục sang tên sở hữu.