Thông thường việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu được tiến hành theo 10 bước như trong hình 1.3 dưới đây. Đây là sơ đồ chung để tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Tuy nhiên trên thực tế thì tùy theo thỏa thuận giữa các bên mà có thể bỏ qua một số bước hoặc các bước có thể không theo một trình tự nhất định.
Hình31.3: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Nguồn:Phạm Duy Liên, 2012
Bước 1: Chuẩn bị hàng xuất khẩu:
Để thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, đầu tiên doanh nghiệp phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký. Trong một số trường hợp, do số lượng lớn nên doanh nghiệp phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều nguồn hàng cho lô hàng xuất khẩu. Cơ sở pháp lý để làm việc đó là ký kết hợp đồng kinh tế giữa nhà xuất khẩu với các nguồn hàng.
Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng,… nhằm thực hiện theo đúng thời hạn hợp đồng xuất khẩu hàng hoá đã ký kết.
Bước 2: Thông báo giao hàng, kiểm tra L/C (nếu cần):
Theo các điều kiện thương mại quốc tế (FOB, CIF, CFR…) trước khi giao hàng, người bán phải thông báo cho người mua biết. Nội dung, thời gian, cách thức thông báo được các bên quy định cụ thể trong hợp đồng mua bán ngoại thương. Thông báo có thể thực hiện bằng điện báo, bằng thư hoặc các công cụ khác. Nội dung thông báo thường bao gồm: tên hàng, số lượng, số lượng kiện, thời gian địa điểm dự kiến giao hàng.
Nhận được thông báo, nếu thanh toán theo hình thức thư tín dụng (Letter of credit - L/C), người mua sẽ làm thủ tục yêu cầu ngân hàng mở L/C cho người thụ hưởng là bên bán. Khi nhận được L/C, người bán phải kiểm tra thật cẩn thận trước khi giao hàng dựa trên cơ sở nội dung các quy định trong hợp đồng giữa 2 bên, cũng như Quy tắc và Thực hành thống nhất Tín dụng chứng từ (UCP 600). Nếu L/C không phù hợp, người xuất khẩu phải thông báo cho người nhập khẩu để họ làm
Chuẩn bị hàng xuất
khẩu
Thông báo giao hàng, kiểm tra L/C (nếu cần) Kiểm tra chất lượng hàng hóa Kiểm dịch động thực vật Xin phép xuất khẩu hàng hóa Làm thủ tục hải quan Giao hàng lên tàu Giao nhận hàng hóa Thanh toán tiền hàng Xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Giải quyết tranh chấp phát sinh
đơn xin ngân hàng điều chỉnh, sửa đổi L/C. Người xuất khẩu phải kiểm tra lại kỹ càng cho tới khi quyền lợi của mình được đảm bảo mới giao hàng.
Bước 3: Kiểm tra chất lượng hàng hoá:
Trước khi giao hàng, nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, trọng lượng, bao bì… Nhờ có công tác này mà quyền lợi khách hàng được đảm bảo, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu và phân định trách nhiệm của các bên. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu được tiến hành ngay tại cửa khẩu hoặc một địa điểm do 2 bên thỏa thuận, do khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của 2 bên.
Bước 4: Kiểm dịch động thực vật:
Xuất khẩu hàng hóa không có bệnh dịch là một trong những cam kết của chính phủ các nước, vì vậy tất cả các hàng hóa có nguồn gốc động thực vật khi xuất khẩu đều phải xin kiểm dịch tại cơ quan có thẩm quyền. Thông thường thủ tục xin kiểm dịch hàng hóa xuất khẩu tại Việt Nam gồm có: Hồ sơ gồm đơn xin kiểm tra vệ sinh và giấy chứng nhận vệ sinh của cơ sở, sau đó doanh nghiệp xuất trình hàng hóa để kiểm tra và trả lệ phí kiểm tra.
Bước 5: Xin phép xuất khẩu hàng hóa:
Theo quy định của chính phủ của từng quốc gia về danh mục các mặt hàng cấm xuất khẩu và xuất khẩu có điều kiện, doanh nghiệp sẽ phải căn cứ vào loại hình sản phẩm xuất khẩu của mình để làm các thủ tục cần thiết xin phép các Bộ, cơ quan chuyên ngành nếu cần.
Bước 6: Làm thủ tục hải quan:
Đây là quy định bắt buộc đối với bất kì loại hàng hoá nào, nhiệm vụ này sẽ do nhà xuất khẩu thực hiện trừ trường hợp xuất theo điều kiện EXW (Exwork – Giao tại xưởng). Thông thường, thủ tục hải quan gồm 3 bước dưới đây:
- Khai báo hải quan: chủ hàng có trách nhiệm kê khai chi tiết đầy đủ về hàng hoá một cách trung thực và chính xác lên một tờ khai để hải quan kiểm tra. Tờ khai được xuất trình cùng một số giấy tờ khác như: hợp đồng xuất khẩu, hoá đơn.
- Nộp thuế và lệ phí hải quan: Nộp thuế chỉ áp dụng với một số mặt hàng, chủ yếu là thuế giá trị gia tăng và các khoản phụ thu theo luật. Nộp lệ phí do cơ quan hải quan thu theo các hóa đơn.
- Xuất trình hàng hoá: hàng hoá xuất khẩu phải được sắp xếp một cách trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát.
- Thực hiện các quyết định của hải quan: đây là công việc cuối cùng trong quá trình hoàn tất thủ tục hải quan.
Bước 7: Giao nhận hàng hóa:
Theo điều khoản cụ thể trong hợp đồng, khi đến thời gian và địa điểm đã thỏa thuận, doanh nghiệp sẽ phải làm thủ tục để giao nhận hàng. Hiện nay, phần lớn hàng hoá xuất khẩu được vận chuyển theo 3 phương thức: bằng đường biển, bằng đường hàng không và bằng đường sắt.
Nếu hàng được giao bằng đường biển, chủ hàng phải lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho nhà vận tải và đổi lấy sơ đồ xếp hàng. Sau đó trao đổi với cơ quan điều độ của cảng để biết ngày tàu đến và bốc hàng lên tàu. Sau khi đã bốc hàng lên tàu, nhận biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển có chức năng chứng nhận gửi hàng và hợp đồng vận chuyển.
Nếu hàng được gửi qua đường hàng không, người xuất khẩu có thể chọn một trong hai cách: giao cho người giao nhận hoặc giao trực tiếp cho bên hàng không, sau đó lấy vận đơn hàng không làm cơ sở thanh toán tiền hàng.
Nếu hàng chuyên chở bằng đường sắt, chủ hàng phải đăng ký với cơ quan đường sắt để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hoá và khối lượng hàng hoá. Sau khi bốc xếp hàng, chủ hàng làm các chứng từ vận tải, nhận vận đơn đường sắt.
Bước 8: Thanh toán tiền hàng:
Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay có 3 phương thức sau được sử dụng rộng rãi là:
- Thanh toán bằng thư tín dụng (Letter of credit - L/C): Nếu hợp đồng quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng, doanh nghiệp xuất khẩu phải đôn đốc người mua phía nước ngoài mở L/C đúng hạn đã thoả thuận, sau khi nhận L/C phải kiểm
tra L/C có khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó. Sau khi giao hàng phải nhanh chóng thu thập bộ chứng từ chính xác và phù hợp với L/C về nội dung lẫn hình thức.
- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu: Sau khi giao hàng, doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc đòi tiền đối tác.
- Thanh toán bằng chuyển tiền (Telegraphic Transfer – T/T): Có 2 trường hợp chuyển tiền là bên mua chuyển tiền trước khi giao hàng hoặc bên bán giao hàng trước và cho phép người mua chuyển tiền sau. Vì phương thức này khá rủi ro nên các bên cần cân nhắc và đàm phán kỹ trước khi quyết định thời điểm chuyển tiền.
Bước 9: Xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa:
Theo Phạm Duy Liên (2012, tr.209), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền ở nước xuất khẩu cung cấp nhằm chứng minh nguồn gốc của hàng hóa phục vụ cho việc áp dụng các chế độ ưu đãi tại nước nhập khẩu. Tùy theo các loại thuế quan ưu đãi và thị trường xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ sử dụng các biểu mẫu thích hợp. Ví dụ như form A dùng cho chế độ ưu đãi thuế quan phổ cập do các nước phát triển dành cho các nước chậm phát triển và đang phát triển được hưởng; form B dùng cho hàng xuất khẩu sang các nước không cho hưởng chế độ ưu đãi thuế quan phổ cập; form D dùng cho xuất khẩu sang các nước thành viên khối ASEAN; form S dùng cho xuất khẩu sang Lào…
Hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ thông thường bao gồm: Đơn xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, hóa đơn thương mại và vận đơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể được yêu cầu thêm về hợp đồng mua bán ngoại thương, tờ khai hải quan về nguyên vật liệu nhập khẩu…
Bước 10: Giải quyết tranh chấp phát sinh:
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu phía khách hàng có sự vi phạm thì doanh nghiệp có thể khiếu nại với trọng tài về sự vi phạm đó; trong trường
hợp cần thiết có thể kiện ra toà án, việc tiến hành khiếu kiện phải tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp thời…dựa trên căn cứ chứng từ kèm theo.
Trong trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu bị khiếu nại thì cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết khẩn trương kịp thời và có tình có lý. Nếu khiếu nại là có cơ sở, doanh nghiệp có thể giải quyết bằng một trong các cách sau:
- Nếu giao hàng thiếu thì có thể giao bù ở lô sau;
- Đền tiền, đổi hàng khi hàng hoá bị hỏng, hoặc sửa chữa hàng hoá với chi phí doanh nghiệp phải chịu;
- Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hoá được giao vào thời gian sau đó.