2.3.5.1. Nghiên cứu tiếp cận thị trường nước ngoài
Công tác nghiên cứu tiếp cận thị trường nước ngoài và đối tác kinh doanh của Honda Việt Nam còn nhiều hạn chế. Các khách hàng xuất khẩu lớn hiện nay của công ty tại thị trường ASEAN nói riêng và thị trường toàn cầu nói chung chủ yếu do công ty Honda Motor ở Nhật Bản và Asian Honda Motor tại Thái Lan tìm kiếm như thị trường Myanmar, Lào, Campuchia, Nhật Bản... Sau khi xuất khẩu hàng và đòi tiền từ nhà nhập khẩu, công ty Honda Việt Nam sẽ phải thanh toán phần chi phí Marketing cho 2 công ty trên, tương đương với khoảng 4% giá bán như đã thỏa thuận trong hợp đồng giữa 2 bên. Mặc dù chi phí này sẽ được phản ánh vào báo giá, nhưng nó sẽ là nguyên nhân khiến chi phí xuất khẩu cho 1 chiếc xe bị đẩy lên cao.
Tuy nhiên, những năm gần đây, công ty Honda Việt Nam đã bắt đầu chủ động nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng; dù hoạt động này còn nhỏ lẻ và chưa có sự đầu tư bài bản. Một số nhà nhập khẩu hiện nay tại khu vực ASEAN do công ty trực tiếp tìm kiếm như thị trường Malaysia, Indonesia… Các hình thức chủ yếu công ty Honda Việt Nam sử dụng để khai thác thông tin và tiếp cận nhà nhập khẩu gồm 2 hình thức sau:
* Thông qua hội chợ thương mại quốc tế:
Việc tìm kiếm thông tin thị trường qua các hội chợ thương mại quốc tế cũng là phương thức phổ biến của Honda Việt Nam. Hàng nằm công ty đều tham gia giới thiệu sản phẩm ở các hội chợ thương mại quốc tế lớn như Indonesia International Motor Show tại Indonesia, Bangkok International Motor Show tại Thái Lan….
Thông qua hội trợ triển lãm, công ty có thể chủ động tiếp xúc với khách hàng tiềm năng và giới thiệu các dòng xe của công ty. Ngoài ra, công ty còn tổ chức trưng bày các sản phẩm tại hội chợ và phát các ấn phẩm để giới thiệu sản phẩm.
* Thông qua việc quảng cáo giới thiệu sản phẩm trên website và các phương tiện truyền thông khác của công ty:
Hiện nay, các khách hàng Việt Nam cũng như khách hàng nước ngoài có thể tìm kiếm thông tin về các sản phẩm xe máy và ô tô của công ty Honda Việt Nam trên website: https://honda.com.vn/. Ngoài ra, đáp ứng xu thế mạng xã hội đang ngày một phổ biến hiện nay, công ty cũng đã có kênh truyền thông chính thức trên Facebook và Youtube, nhằm hướng tới bộ phận khách hàng là giới trẻ.
2.3.5.2. Xây dựng kế hoạch kinh doanh xuất khẩu
Với công tác xây dựng kế hoạch tạo nguồn hàng, hiện nay khoảng 93% các sản phẩm linh kiện xe máy của Honda Việt Nam do nhà cung ứng tại Việt Nam sản xuất, 4% được chế tạo và gia công trong nhà máy và 3% là nhập khẩu từ nước ngoài. Phụ tùng nhập khẩu hoặc mua từ nhà cung cấp nội địa sau khi giao đến nhà máy sản xuất sẽ phân vào các công đoạn lắp ráp động cơ hoặc khung xe. Sau đó công đoạn cuối cùng là lắp ráp xe hoàn chỉnh.
Do thị hiếu về tiêu dùng xe máy ở thị trường từng nước là khác nhau dù ở trong cùng khu vực ASEAN, xe máy và linh kiện xe máy Honda Việt Nam xuất đi đều có yêu cầu đặc biệt từ phía nhà nhập khẩu về tem nhãn, cách in số khung số máy, ngoại quan của xe, màu xe… và thông thường các dòng xe xuất khẩu không giống hoàn toàn các dòng xe bán ở thị trường Việt Nam.
Tại công ty Honda Việt Nam, trước khi chính thức xuất khẩu xe máy và linh kiện xe máy sang nước ngoài, công ty và nhà nhập khẩu thường mất thời gian từ 1
năm đến 2 năm trong khâu lên kế hoạch phát triển đời xe, điều chỉnh trong thiết kế và sản xuất thử để đảm bảo yêu cầu về chất lượng như quy định trong chính sách của công ty.
Khi nhận được yêu cầu triển khai đời xe xuất khẩu mới từ khách hàng nước ngoài, Honda Việt Nam sẽ liệt kê chi tiết các phụ tùng cần thiết cho xe. Nếu là phụ tùng đã sản xuất hàng loạt thì công ty chỉ cần thông tin tới nhà cung ứng, nhà nhập khẩu, hoặc một bộ phận trong nhà máy. Còn nếu là phụ tùng mới chưa bao giờ sản xuất, công ty sẽ xem xét và đánh giá nguồn nào là phù hợp nhất, sau đó gửi chi tiết bản vẽ và tiêu chuẩn kĩ thuật tới một trong ba nguồn kể trên để xác nhận về khả năng cung ứng phụ tùng cũng như báo giá chi tiết, mục đích là để đảm bảo mục tiêu về giá thành cũng như chất lượng của phụ tùng.
2.3.5.3. Tổ chức giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng
Trong thời gian phát triển đời xe mới, thông thường nhà nhập khẩu sẽ sang Việt Nam công tác để xem trực tiếp xe và phụ tùng của xe. Nếu nhà nhập khẩu thấy công đoạn nào đó không thích hợp như khâu thiết kế, tiêu chuẩn kỹ thuật của phụ tùng; quy trình kiểm tra đảm bảo chất lượng trước khi xuất hàng; cách thức đóng gói hay giá thành sản phẩm, nhà nhập khẩu sẽ đề cập với phía Honda Việt Nam. Sau đó 2 bên sẽ tiến hành điều chỉnh hoặc đàm phán lại sao cho cả 2 bên thấy phù hợp nhất trước khi ký kết hợp đồng chính thức.
Hợp đồng giữa Honda Việt Nam và nhà nhập khẩu được viết bằng bằng tiếng Anh và thông thường bao gồm các điều khoản như sau:
1. Mô tả đối tượng của hợp đồng;
2. Quy cách chất lượng áp dụng của hàng hoá;
3. Phương thức đặt hàng và chấp nhận đơn đặt hàng; 4. Phương thức đóng gói;
5. Điều kiện giao hàng; 6. Chứng từ gửi hàng; 7. Điều kiện bảo hành;
10. Điều kiện về thu hồi xe nếu cần; 11. Thông tin về chất lượng;
12. Yêu cầu về sở hữu trí tuệ; 13. Yêu cầu về bảo mật;
14. Điều kiện miễn nhiễm trách nhiệm của 2 bên; 15. Điều kiện bất khả kháng;
16. Cách xử lý tranh chấp nếu phát sinh. 2.3.5.4. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Như ở đề cập ở phần 1.2.4, công đoạn thực hiện hợp đồng bao gồm 10 bước nhưng luận văn chỉ phân tích một số bước chính như dưới đây:
* Chuẩn bị và đóng gói hàng xuất khẩu: Xe máy hoặc linh kiện xe máy sau khi đã hoàn thành mọi công đoạn gia công, lắp ráp sẽ được đưa đến kho hàng chuyên dùng để đóng gói. Hiện nay, hầu hết các đơn hàng xuất khẩu của Honda Việt Nam đều đi bằng đường biển hoặc đường bộ, trừ một số đơn hàng lẻ khẩn cấp sẽ được chuyển bằng đường hàng không. Do thời gian vận chuyển dài ngày nên đối với đơn hàng linh kiện xuất khẩu, Honda Việt Nam sử dụng hộp carton để đóng góp phụ tùng, sau đó xếp các hộp lại vào kiện sắt gia cố cẩn thận trước khi đặt vào trong container. Còn đối với xe thành phẩm, tùy theo yêu cầu của nhà nhập khẩu mà Honda Việt Nam sẽ đóng gói 1 xe hoặc 2 xe vào mỗi kiện sắt, trong đó bộ phận bánh xe và 2 tay cầm sẽ được cố định lại để đảm bảo xe không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
* Kiểm tra chất lượng hàng hoá: Ở Honda Việt Nam, cả xe máy và phụ tùng xe máy đều phải trải qua 2 khâu kiểm tra trước đóng gói và sau đóng gói để đảm bảo chất lượng tốt nhất. Với xe nguyên chiếc sẽ chạy thử để kiểm tra về phanh, lốp, bộ đề…; với động cơ nguyên chiếc sẽ thử nổ để đảm bảo động cơ hoạt động bình thường khi lắp ráp thành xe hoàn chỉnh bên phía nhà nhập khẩu, với phụ tùng rời sẽ được kiểm tra bề mặt, thông số kỹ thuật… theo tiêu chuẩn riêng của từng phụ tùng.
* Thực hiện nghĩa vụ xuất khẩu: Điều kiện xuất khẩu của Honda Việt Nam sang từng nước trong khu vực ASEAN như sau:
- Lào: FCA Honda Việt Nam - Myanmar: CIF Yangon - Indonesia: FOB Haiphong - Malaysia: CIF Penang - Thái Lan: CFR Bangkok - Philippines: CIF Manila - Campuchia: CIF Phnom Penh - Singapore: CIF Singapore
Các điều kiện xuất khẩu đều dựa trên nội dung của Incoterms 2010 do Phòng Thương mại Quốc tế (International Chamber of Commerce - ICC) ban hành. Như vậy, ngoại trừ xuất khẩu sang Lào, Honda Việt Nam đều có trách nhiệm thuê phương tiện vận chuyển để đưa hàng đến cảng tại Việt Nam trong trường hợp xuất theo điều kiện FOB; hoặc thuê phương tiện vận chuyển và thuê tàu đến cảng ở nước nhập khẩu trong trường hợp xuất theo điều kiện CIF hay CFR. Honda Việt Nam chỉ có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho lô hàng khi xuất khẩu sang 5 nước: Campuchia, Myanmar, Malaysia, Philippines và Singapore. Trong tất cả các trường hợp xuất đi các nước ASEAN, Honda Việt Nam đều phải tổ chức khai báo và giám định Hải quan nếu cần; lấy vận đơn đường biển sau khi giao hàng lên tàu.
* Làm thủ tục thanh toán: Hiện nay, phương thức thanh toán của các nhà nhập khẩu trong khu vực ASEAN đều thông qua điện chuyển tiền (Telegraphic Transfer – T/T). Tuy nhiên, thời hạn thanh toán của từng nhà nhập khẩu lại khác nhau. Với 3 nước Lào, Campuchia và Myanmar, thời gian thanh toán của công ty Asian Honda Motor là ngày 15 của tháng tiếp theo so với ngày hàng đi ghi trên vận đơn; Thái Lan là sau 30 ngày trên vận đơn; Malaysia là sau 45 ngày trên vận đơn; còn với Philippines và Indonesia, nếu ngày vận đơn rơi vào ngày 1 đến 15 sẽ thanh toán vào ngày cuối cùng của tháng đó, còn nếu ngày vận đơn rơi vào ngày 16 đến 31 sẽ thanh toán vào ngày 15 của tháng tiếp theo.