Hoạt động sản xuất xuất khẩu của Honda Việt Nam đang ngày càng mở rộng, các quy trình nghiệp vụ liên quan đang dần trở nên phức tạp hơn do số lượng các dòng xe xuất khẩu cho từng thị trường ngày một tăng cao. Từ việc lập kế hoạch sản xuất của từng dòng xe; đưa ra danh sách và số lượng cần thiết cho từng đầu phụ tùng; đặt hàng nhà cung cấp; quản lý tồn kho; đóng gói và vận chuyển hàng hoá; thanh toán nước ngoài... đều đòi hỏi sự thống nhất và đồng bộ giữa các bên liên quan để hoạt động sản xuất xuất khẩu được hiệu quả và liền mạch. Do đó, nhu cầu xây dựng một hệ thống quản trị nhất quán trong toàn công ty là vô cùng cần thiết.
Công ty cần nhanh chóng yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ phần mềm ERP hiện nay cập nhật các nghiệp vụ trong hoạt động xuất khẩu của công ty để đưa vào áp
Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động xuất khẩu sẽ giúp các bộ phận trong Honda Việt Nam thống nhất được dữ liệu, đảm bảo các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận, xử lý kịp thời các tình huống phát sinh; đồng thời tạo ra được các cơ sở dữ liệu cấp toàn công ty như một công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý. Ví dụ, khi chuyển hàng sang khu vực đóng gói phát sinh vấn đề, bộ phận đóng gói ở phòng Hỗ trợ sản xuất không thể nhập các dữ liệu cần thiết lên hệ thống về trọng lượng hàng, mã bao bì đóng gói, kích thước kiện từ đó đưa ra được một mã số DO (deliver order) thể hiện công việc đóng gói đã kết thúc. Cán bộ viên phụ trách xuất khẩu phòng Logistics hải ngoại nếu không có mã số DO nhập vào hệ thống thì không để phát hành hóa đơn và phiếu đóng gói cho lô hàng xuất khẩu. Nhân viên giữa 2 phòng sẽ nhanh chóng xác nhận nguyên nhân và cùng giải quyết nếu có vấn đề xảy ra. Hay như việc gửi hóa đơn đòi tiền nhà nhập khẩu do phòng Logistics hải ngoại phụ trách và việc ghi nhận doanh thu xuất khẩu, xác nhận tiền về do phòng Kế toán phụ trách sẽ không mất thời gian xác nhận qua lại giữa 2 bên, đảm bảo thông tin thống nhất khi sử dụng cùng nguồn cơ sở liệu trên hệ thống.
Bên cạnh đó, việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT không chỉ hỗ trợ công việc của các bộ phận trực tiếp trong hoạt động xuất nhập khẩu, mà còn phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của công ty Honda Việt Nam, nhất là giảm tải báo cáo. Khi kết thúc mỗi năm tài chính, phòng Kế toán của công ty phải tổng hợp các số liệu từ bộ phận để báo cáo tập đoàn tình hình hoạt động sản xuất nội địa và sản xuất xuất khẩu của Honda Việt Nam cũng như đưa ra thông báo báo chí. Trước khi gửi báo cáo cho phòng Kế toán, các bên liên quan như bộ phận xuất khẩu phòng Logistics hải ngoại, bộ phận đóng gói phòng Hỗ trợ sản xuất, bộ phận giá nhà máy phòng Kế hoạch, bộ phận giá phụ tùng nội địa phòng Cung ứng… cũng phải báo cáo các trưởng phòng người Nhật để được phê duyệt. Số lượng báo cáo nhiều, chiếm thời gian lớn trong tổng số giờ làm việc làm hạn chế hiệu quả làm việc của nhân viên; đồng thời có thể gây ra một số sai sót như: chậm tiến độ, số liệu không đầy đủ hoặc thống nhất giữa các bộ phận. Ngoài ra, việc phải thực hiện nhiều báo cáo gây không ít khó khăn trong bố trí cán bộ, thời gian và chi phí thực hiện…
Xây dựng phần mềm quản lý trong hoạt động xuất khẩu sẽ giúp cho bộ phận liên quan tổng hợp số liệu kịp thời, tạo ra hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất cho
toàn công ty. Các bộ phận phòng ban khác khi cần dữ liệu có thể khai thác trên hệ thống về doanh thu hàng tháng, chi phí đóng gói, chi phí giá thành sản xuất… Việc khai thác, tra cứu dữ liệu sẽ được thực hiện nhanh gọn, hiệu quả; từ đó, rút ngắn thời gian thực hiện báo cáo cũng như tiết kiệm nhân lực trong thực hiện công việc này. Đồng thời, các phân tích, đánh giá và dự báo tình hình hoạt động xuất khẩu trong tương lai sẽ chính xác hơn.