VI. Tổng quan nghiên cứu tài liệu
2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Chủ đầu tư Sovico Holdings
Chức năng: Là tổ chức sỡ hữu Furama Resort, chịu trách nhiệm toàn diện trước Pháp luật, tổ chức tuyển và sử dụng người lao động quản lý Furama Resort
- Tổng Giám đốc
• Chức danh: Tổng Giám đốc
• Tên người giữ chức vụ: Huỳnh Tấn Vinh
• Người lãnh đạo trực tiếp: Chủ đầu tư Sovico Holdings
• Chức năng: dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị Chủ đầu tư Sovico Holdings, vạch ra tổ chức thực hiện phương châm, sách lược kinh doanh và kế hoạch hoạt động của khách sạn.
• Nhiệm vụ: Báo cáo tình hình kinh doanh trước Hội đồng quản trị Chủ đầu tư Sovico Holdings, quản lý chung về Furama Resort, ký kết hợp đồng với các Tổ chức kinh doanh khác.
- Tổng Giám đốc Điều hành
• Chức danh: Tổng Giám đốc điều hành • Tên người giữ chức vụ: Matthias Wiesmann • Người lãnh đạo trực tiếp: Tổng Giám đốc
• Chức năng: Dưới sự lãnh đạo của Tổng Giám đốc Điều hành, nghiêm túc chấp hành các phương châm, chính sách, pháp luật và pháp quy của nhà nước, vạch ra tổ chức thực hiện phương châm, sách lược kinh doanh và kế hoạch hoạt động của khách sạn, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn.
Vạch ra mục tiêu kinh doanh, phương hướng phát triển của khách sạn, thống nhất quy hoạch, tổ chức kỹ lưỡng hoạt động quản lý kinh doanh khách sạn lấy du khách làm trung tâm, lấy chất lượng quốc tế làm tiêu chuẩn.
Nắm bắt chuẩn xác thông tin kinh doanh khách sạn trong và ngoài nước, định ra kế hoạch và sách lược kinh doanh, tìm tòi nguồn khách, không ngừng khai thác thị trường kinh doanh khách sạn.
Căn cứ vào yêu cầu về chuẩn mực và tiêu chuẩn chất lượng kinh doanh, phục vụ để dịnh ra các chế độ, quy tắc, điều lệ khách sạn và cơ chế vận hành nội bộ nhằm xây dựng cho toàn thể cán bộ, công nhân viên ý thức phục vụ với chất lượng cao, nâng cao hiệu suất quản lý chỉnh thể của khách sạn.
Lập ra cơ cấu tổ chức và kế hoạch tiền lương của khách sạn, bố trí cán bộ, công nhân viên một cách hợp lý. Phụ trách công tác tuyển dụng, kiểm tra, thăng giáng và thưởng phạt cán bộ quản lý cao cấp.
Thẩm duyệt kế hoạch bồi dưởng, đào tạo, kiểm tra tình hình thực hiện công tác bồi dưỡng, đào tạo của các bộ phận nhằm nâng cao tố chất ngiệp vụ và trình độ đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, công nhân viên.
Vạch kế hoạch dự toán tài vụ, nắm vững việc hạch toán giá thành kinh doanh của khách sạn. Giảm lãng phí, tăng hiệu quả kinh tế.
Đôn đốc, kiểm tra chất lượng phục vụ và công tác bảo vệ an toàn, tích cức tạo ra môi trường thoả mái, an toàn cho khách.
Giữ quan hệ rộng rãi với các giới ngoài xã hội, thực hiện tốt công tác phối hợp nội bộ của khách sạn.
Định kỳ báo cáo công tác với Hội đồng quản trị, hoàn thành các công tác khác do Hội đồng quản trị vạch ra.
- Phó Tổng Giám đốc Điều hành
• Chức danh: Phó Tổng giám đốc Điều hành • Tên người giữ chức vụ: Nguyễn Đức Quỳnh
• Người lãnh đạo trực tiếp: Tổng Giám đốc Điều hành.
• Chức năng: Dưới sự lãnh đạo của Tổng Giám đốc Điều hành, phụ trách toàn diện công tác quản lý kinh doanh hằng ngày của khách sạn hoặc công việc do tổng giám đốc phân công.
• Nhiệm vụ:
Giúp Tổng Giám đốc Điều hành vạch ra phương châm, sách lược kinh doanh và kế hoạch công tác của khách sạn, tổ chức cho các bộ phận thực hiện nghiêm túc, định kỳ kiểm tra tình hình chấp hành.
Căn cứ vào biên chế và tình hình lưu động cán bộ, công nhân viên của các bộ phận để đốc thúc và chỉ đạo bộ phận công tác nhân lực làm tốt công tác chiêu mộ, tuyển dụng và điều động cán bộ công nhân viên.
Căn cứ vào ý kiến của Tổng Giám đốc Điều hành để vạch ra chế độ, quy tắc điều lệ của khách sạn và các văn kiện liên quan.
Phối hợp với tổng giám đốc năm chắc công việc của các bộ phận, phối hợp quan hệ giữa các bộ phận.
Giúp tổng giám đốc chủ trì các cuộc họp buổi sáng, hàng ngày và hội nghị thương kỳ. Chỉ đạo và đôn đốc công tác bồi dưỡng, đào tạo của bộ phận phụ trách nhân lực. Thay mặt tổng giám đốc giải quyết khiếu nại của khách hoặc tiếp khách quan trọng.
Kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng người, tiền và vật tư của khách sạn, kiểm tra chất lượng phục vụ của các bộ phận, thường xuyên lắng nghe ý kiến của cấp dưới, kịp thời báo cáo công việc với tổng giám đốc.
Liên hệ với bên ngoài và phối hợp công viêc với họ.
Tìm hiểu, phân tích hoạt động và thông tin kinh tế ngành và tình hình kinh doanh, phục vụ của khách sạn của mình, dự đoán xu thế phát triển kinh doanh khách sạn, đề ra biện pháp cải cách.
Nắm chắc công tác bảo vệ an toàn, hoàn thành các công việc khác do tổng giám đốc giao phó.
- Thư ký Tổng Giám đốc Điều hành
• Chức danh: Thư ký Tổng Giám đốc Điều hành • Tên người giữ chức vụ: Trương Thị Thúy An
• Người lãnh đạo trực tiếp: Tổng Giám đốc Điều hành.
• Chức năng: Làm công tác thư ký theo yêu cầu của Tổng Giám đốc điều hành. • Nhiệm vụ:
Phụ trách công việc in ấn, thu phát, trình duyệt và lưu trữ các công văn, giấy tờ của văn phòng tổng giám đốc.
Phụ trách xử lý thư tín, điện thoại, fax hàng ngày của tổng giám đốc.
Tiếp nhận điện thoại, ghi chép các việc có liên quan và báo cáo tổng giám đốc. Tiếp và bố trí khách mà tổng giám đốc hẹn gặp.
Tổ chức sắp xếp các công việc về hội nghị do tổng giám đốc triệu tập, ghi biên bảng hội nghị và sắp xếp, chỉnh lý tài liệu hội nghị.
Khởi thảo và lập báo cáo, bản biểu và tổ chức in ấn, phân phát theo yêu cầu của tổng giám đốc.
Hàng ngày chuyên lập Sổ ghi nhớ ở văn phòng và Sổ ghi các ca làm việc hàng tuần, ngày cho tổng giám đốc phê duyệt.
Thu nhập các tài liệu nghiệp vụ cho tổng giám đốc tham khảo. Lập hệ thống lưu trữ văn thư thật tốt.
Tích cực tham dự bồi dưỡng, đào tạo phát huy tính chủ động trong công việc, hoàn thành các công việc khác do tổng giám đốc giao phó.
Lập biểu phân ca chung của khách sạn.
Ghi biên bản hội nghị, sắp xếp tài liệu, kịp thời in ấn, phân phát cho các bộ phận có liên quan.
- Giám đốc Phòng
• Chức danh: Giám đốc Phòng
• Tên người giữ chức vụ: Jane Hewawasan
• Người lãnh đạo trực tiếp: Tổng Giám đốc Điều hành
• Chức năng: Dưới sự lãnh đạo của Tổng Giám đốc Điều hành, phụ trách toàn diện công tác quản lý kinh doanh hằng ngày của phần Phòng Khách trong khách sạn hoặc công việc do tổng giám đốc phân công.
• Nhiệm vụ:
Giúp Tổng Giám đốc Điều hành vạch ra phương châm, sách lược kinh doanh và kế hoạch công tác của phần Phòng Khách của khách sạn, tổ chức cho các bộ phận thuộc Phòng Khách thực hiện nghiêm túc, định kỳ kiểm tra tình hình chấp hành.
Căn cứ vào biên chế và tình hình lưu động cán bộ, công nhân viên của các bộ phận để đốc thúc và chỉ đạo bộ phận thuộc Phòng Khách về công tác nhân lực làm tốt công tác chiêu mộ, tuyển dụng và điều động cán bộ công nhân viên.
Căn cứ vào ý kiến của Tổng Giám đốc điều hành để vạch ra chế độ, quy tắc điều lệ của phần Phòng Khách thuộc khách sạn và các văn kiện liên quan.
Phối hợp với tổng giám đốc năm chắc công việc của các bộ phận thuộc phần Phòng Khách, phối hợp quan hệ giữa các bộ phận.
Chỉ đạo và đôn đốc công tác bồi dưỡng, đào tạo của bộ phận phụ trách nhân lực. Thay mặt Tổng giám đốc điều hành, Phó Tổng Giám đốc Điều hành giải quyết khiếu
nại của khách hoặc tiếp khách quan trọng.
Kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng người, tiền và vật tư của khách sạn, kiểm tra chất lượng phục vụ của các bộ phận thuộc Phòng khách, thường xuyên lắng nghe ý kiến của cấp dưới, kịp thời báo cáo công việc với Tổng Giám đốc Điều hành.
Liên hệ với bên ngoài và phối hợp công viêc với họ.
Tìm hiểu, phân tích hoạt động và thông tin kinh tế ngành và tình hình kinh doanh, phục vụ của khách sạn của mình, dự đoán xu thế phát triển kinh doanh khách sạn, đề ra biện pháp cải cách.
Nắm chắc công tác bảo vệ an toàn, hoàn thành các công việc khác do Tổng Giám đốc Điều hành, Phó Tổng Giám đốc Điều hành giao phó.
- Giám đốc Villa
• Chức danh: Giám đốc Villa
• Tên người giữ chức vụ: Nguyễn Minh Trang
• Chức năng: Dưới sự lãnh đạo của Tổng Giám đốc Điều hành, phụ trách toàn diện công tác quản lý kinh doanh hằng ngày của phần Villa trong khách sạn hoặc công việc do tổng giám đốc phân công.
• Nhiệm vụ:
Giúp Tổng Giám đốc Điều hành vạch ra phương châm, sách lược kinh doanh và kế hoạch công tác của phần Villa của khách sạn, tổ chức cho các bộ phận thuộc Phòng Khách thực hiện nghiêm túc, định kỳ kiểm tra tình hình chấp hành.
Căn cứ vào biên chế và tình hình lưu động cán bộ, công nhân viên của các bộ phận để đốc thúc và chỉ đạo bộ phận thuộc Phòng Khách về công tác nhân lực làm tốt công tác chiêu mộ, tuyển dụng và điều động cán bộ công nhân viên.
Căn cứ vào ý kiến của Tổng Giám đốc điều hành để vạch ra chế độ, quy tắc điều lệ của phần Villa thuộc khách sạn và các văn kiện liên quan.
Phối hợp với tổng giám đốc năm chắc công việc của các bộ phận thuộc phần Villa, phối hợp quan hệ giữa các bộ phận.
Chỉ đạo và đôn đốc công tác bồi dưỡng, đào tạo của bộ phận phụ trách nhân lực. Thay mặt Tổng giám đốc điều hành, Phó Tổng Giám đốc Điều hành giải quyết khiếu
nại của khách hoặc tiếp khách quan trọng.
Kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng người, tiền và vật tư của khách sạn, kiểm tra chất lượng phục vụ của các bộ phận thuộc Phòng khách, thường xuyên lắng nghe ý kiến của cấp dưới, kịp thời báo cáo công việc với Tổng Giám đốc Điều hành.
Tìm hiểu, phân tích hoạt động và thông tin kinh tế ngành và tình hình kinh doanh, phục vụ của khách sạn của mình, dự đoán xu thế phát triển kinh doanh khách sạn, đề ra biện pháp cải cách.
Nắm chắc công tác bảo vệ an toàn, hoàn thành các công việc khác do Tổng Giám đốc Điều hành, Phó Tổng Giám đốc Điều hành giao phó.
- Bộ phận Tài Chính
• Chức danh cao nhất: Giám đốc Tài Chính • Tên người giữ chức vụ: Lê Văn Tùng
• Người lãnh đạo trực tiếp: Tổng Giám đốc Điều hành
• Chức năng: Căn cứ vào quy luật chu chuyển vốn của khách sạn, tuân thủ pháp luật, pháp quy, tổ chức một cách hợp lý toàn bộ hoạt động tài vụ, quản lý dự toán, hạch toán kinh tế và giám sát tài vụ, nâng cao hiệu quả kinh tế của khách sạn.
• Nhiệm vụ:
Dưới sự lãnh đạo của Tổng Giám đốc Điều hành, nghiêm chỉnh chấp hành "Luật kế toán" và các luật khác có liên quan, giám sát và kiểm tra các bộ phận khác của khách sạn, thu chi tài vụ, sử dụng vốn và quản lý tài sản; bảo vệ tài sản của khách sạn, giữ gìn kỹ luật tài chính, chịu trách nhiệm về tình hình tài vụ của khách sạn.
Lãnh đạo toàn tể nhân viên bộ phận tài vụ nghiêm túc thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân, kiện toàn và nghiêm túc thực hiện chế độ trách nhiệm kinh tế, xây dựng trật tự công tác kế toán tài vụ, chịu trách nhiệm về công việc của họ.
Thông qua phân tích tài vụ để chỉ đạo các bộ phận tăng thu giảm chi, tính toán kỹ lưỡng, chống lãng phí, tìm biện pháp khai thác tìm năng, tích cực khai thác nguồn vốn,
khôg ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế, căn cứ vào các quy định có liên quan để xử lý tốt quan hệ kinh tế giữa nhà nước, khách sạn và công nhân viên.
Tổ chức cho các bộ phận lập kế hoạch và dự toán thu chi tài vụ, giá thành, thẩm tra các hạn mục thu chi lớn ngoài kế hoạch, cân đối các kế hoạch kinh doanh, tổ chức các biện pháp để hoàn thành kế hoạch, đưa ra ý kiến cải tiến những vấn đề tồn tại.
Tổ chức hạch toán kinh tế toàn diện của khách sạn, đánh giá hiệu quả của những hoạt động kinh tế quan trọng trong khách sạn, tham dự đàm phán, ký kết những hợp đồng kinh tế chủ yếu và giám sát việc thực hiện những hợp đồng đó.
Tổ chức quy định chế độ quản lý tài vụ và chế độ hạch toán kế toán của khách sạn, giám sát kế toán một cách nghiêm ngặt, ủng hộ các nhân viên kế toán tài vụ làm việc theo luật pháp và tổ chức cho họ triệt để thực hiện Nhiệm vụ của mình.
Kiểm soát các công tác mua sắm, kiểm hoá, dự trữ và cấp phát trong khách sạn, xây dựng và kiện toàn các chế độ, nội quy cần thiết, bảo đảm mọi hàng hoá mua vào có chất lượng tốt, giá cả phải chăng, dự trữ đủ mức và tận dụng vật tư.
Nghiêm chỉnh chấp hành chế độ ngoại hối của nhà nước, chịu trách nhiệm công tác quản lý ngoại hối.
Giám sát và chỉ đạo công tác bảo dưỡng, đổi mới và quản lý hệ thống máy tính của khách sạn, bảo đảm hệ thống máy tính vận hành bình thường.
Phối hợp quan hệ với các bộ phận khách trong khách sạn, giữ quan hệ với các tổ chức tài chính, ngân hàng thuế vụ ngoại hối và bảo hiểm.
Định kỳ phản ánh một cách trung thực lên tổng giám đốc tình hình hoạt động kinh tế và thu chi tài vụ của khách sạn, kịp thời cung cấp một cách chính xác các thông tin quản lý để làm căn cứ điều chỉnh quyết sách quản lý kinh doanh khách sạn.
Xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên tài vụ, lập kế hoạch đào tạo nhân viên, nâng cao tố chất nghiệp vụ của toàn bộ cán bộ, nhân viên tài vụ, lập phương án phân phối và bố trí cán bộ, nhân viên tài vụ tại các bộ phận, thực hiện phương án tuyển dụng, cho thôi việc, thưởng phạt đối với cán bộ, nhân viên tài vụ.
Kiểm tra tình hình chấp hành quy chế, điều lệ của cán bộ, nhân viên tài vụ, quan tâm theo dõi tình hình tư tưởng công việc của họ; hoàn thành các công việc khác do cấp trên giao.
- Bộ phận Nhân sự và Đào tạo
• Chức danh cao nhất: Giám đốc Nhân sự và Đào tạo • Tên người giữ chức vụ: Nguyễn Thị Thanh Tâm • Người lãnh đạo trực tiếp: Tổng Giám đốc Điều hành.
• Chức năng: Dưới sự lãnh đạo của Tổng Giám đốc Điều hành, lập quy hoạch tổng hợp, tổ chức thực hiện và phối hợp các công tác về các mặt chế độ nhân sự, quan hệ nhân sự, nguồn nhân lực, phân phối nhân lực, đào tạo cán bộ, công nhân viên và quản lý hành chính.
• Nhiệm vụ:
Quán triệt phương châm, chính sách lao động của nhà nước, tổ chực lập kế hoạch lâu dài và kế hoạch hàng năm về phát triển nguồn nhân lực của khách sạn.
Căn cứ vào nhu cầu kinh doanh của khách sạn xác định biên chế của khách sạn, cân