- Nhận máy nhắn tin hoặc bộ đàm:
2. iểm soát chìa khóa buồng
Trưởng bộ phận buồng phải quản lý chìa khoá nghiêm ngặt và nhân viên buồng nên hiểu rõ sự cần thiết phải sử dụng đúng đắn chìa khóa.
Giữ gìn chìa khoá nghiêm túc là phương diện rất quan trọng của an ninh khách sạn.
Trong các khách sạn hiện nay có sử dụng 2 loại chìa khoá. Đối với các khách sạn có quy mô vừa và nhỏ thường sử dụng loại hệ thống khoá thủ công. Các khách sạn có quy mô lớnsử dụng hệ thống khoá điện tử.
Ở các khách sạn còn sử dụng hệ thống chìa khoá thủ công, có các loại chìa khoá chính, chìa khoá phụ và chìa khóa từng buồng. Chìa khoá chính mở được các cửa khoá kép trong khi các loại chìa khoá khác không mở được. ở một số khách sạn thì Phó giám đốc là người duy nhất giữ chìa khoá chính trong khi ở một số khách sạn khác Trưởng bộ phận buồng cũng được giữ một bộ chìa khoá này.
Chìa khoá chính được sử dụng khi vào buồng được bảo vệ đặc biệt. Khi đang làm việc nhân viên buồng giữ các chìa khoá chính dùng để mở các buồng trong khách sạn. Làm mất chìa khóa này gây hậu quả nghiêm trọng và ảnh hưởng tới an ninh khách sạn.
Nhân viên buồng giữ chìa khoá phụ hoặc chìa khoá tầng. Chìa khóa này mở tất cả các cửa trong tầng hoặ ở trongkhu vực đó. Nghĩa là có thể sử dụng chìa khoá phụ để mở một số buồng khác nhau với cùng một chìa khoá. Nhân viên được phân công phải nhận chìa khoá này bắt đầu ca làm việc và giữ gìn chìa khoá cho đến cuối ca. Trưởng bộ phận Buồng phải kiểm tra tất cả chìa khoá và cất kỹ chúng theo quy định của khách sạn. Làm mất một trong các chìa khoá này sẽ gây hậu quả an ninh nghiêm trọng và cần phải thay chìa và ổ khoá khác. Nếu kẻ đột nhập tìm thấy chúng, có thể xảy ra các vụ trộm lớn.
Một khách hàng khi được dẫn tới buồng, được đưa chìa khoá cùng với số buồng và tên của khách sạn trên dây đeo chìa khoá. Cần phải yêu cầu khách ký gửi chìa khoá của họ tại quầy lễ tân khi đi ra ngoài và trả chìa khoá khi làm thủ tục trả buồng.
Ở một số khách sạn có hệ thống chìa khó điện tử cho cả nhân viên và khách có thể sử dụng. Trong hệ thống này, người ta sử dụng máy vi tính để tạo các thẻ chìa khoá tương tự như thẻ tín dụng. Số buồng, không được viết trên thẻ chìa khoá do đó đảm bảo an ninh hơn. Chìa khoá chính và chìa khoá phụ được sản xuất tương tự nhau để nhân viên khách sạn sử dụng. Sẽ không xảy ra rắc rối gì nếu khách rời khỏi khách sạn mà quên không trả lại chìa khoá, vì người ta sẽ tạo ra chìa khóa mới cho lần thuê buồng tiếp theo. Việc lắp đặt hệ thống chìa khoá này rất đắt nhưng an ninh của toàn bộ khách sạn được đảm bảo hơn.
Như vậy đối với chìa khóa dù là hệ thống khoá thủ công hay hệ thống khoá điện tử cần phải quản lý nghiêm ngặt chìa khoá để đảm bảo tốt an ninh cho khách sạn. Công việc này làm giảm nguy cơ xảy ra trộm cắp vì bộ phận buồng biết rõ ai quản lý một bộ chìa khoá nào đó vào một thời điểm nhất định. Khi bạn làm việc nên giữ chìa khoá trong dây đeo chìa khoá đặc biệt đeo ở thắt lưng. Vào bất cứ thời điểm nào không được để chìa khoá trên xe đẩy hoặc để tại ổ khoá.
Nhân viên thường trực buồng ở một khu vực nhất định hoặc ở khu vực nhà kho được giao chìa khoá mở khu vực mà mình đang làm việc. Trưởng bộ phận buồng phải thu lại chìa khoá này vào cuối ca. Khách sạn có một quyển sổ đặc biệt ghi chép chìa khoá ghi lại thời gian, ngày tháng giao và nhận chìa khoá. Điều này đảm bảo tất cả chìa kháo được trông chừng cẩn thận.
Khi nhận chìa khoá ở một khu vực nhất định, bạn phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về chúng. Bạn là người duy nhất sử dụng chìa khoá đó. Không để bất kỳ người nào không có nhiệm vụ được cầm, được đưa chìa khoá hoặc được vào buồng.
Nếu một người nào đó đề nghị bạn cho phép vào buồng, hãy lịch sự hỏi tên người đó, quay lại và kiểm tra qua nhân viên lễ tân bằng điện thoại. Một trong những mánh lới phổ biến được nêu ra để xin phép vào buồng là nói quên chìa khoá ở trong buồng. Nhân viên thường trực buồng là người duy nhất chịu trách nhiệm về tài sản và tư trang quý của khách do đó bạn phải luôn luôn cẩn thận để tránh xảy ra nguy cơ mất trộm.