6. Mối quan hệ giữa bộ phận buồng với một số bộ phận khác trong khách sạn
6.2. Quan hệ giữa bộ phận buồng với các bộ phận khác
6.2.1 Với bộ phận Lễ tân
+ Các trưởng ca phục vụ buồng thuộc bộ phận buồng cứ 3 lần một ngày sáng vào hồi 10h30, chiều vào hồi 15h30, tối vào hồi 22h30, căn cứ vào tình hình kiểm tra buồng khách lập biểu thông báo cho bộ phận Lễ tân số buồng đã có khách thuê, số buồng chưa có khách thuê, số buồng chưa dọn vệ sinh, số buồng khách sắp trả, số buồng hư hỏng, tình hình buồng khách.
+ Bộ phận buồng phải kịp thời phản ánh trên biểu báo về tình hình buồng khách các thông tin về tình hình buồng khách nghỉ ở ngoài, buồng không có hành lý, buồng có hành lý giản đơn, đồng thời thông báo bằng điện thoại cho trợ lý bộ phận Lễ tân để có biện pháp ngăn chặn hiện tượng khách trốn nợ.
+ Sau 1 giờ chiều mỗi ngày, các nhân viên buồng phải tìm hiều tình hình những khách sắp tới giờ trả buồng mà không thông báo trả buồng. Kiểm tra buồng đó còn hành lý hay không, kịp thời báo cho bộ phận lễ tân để bộ phận này hỏi xem khách có tăng thời hạn thuê buồng hay không và làm thủ tục bổ sung (nếu được).
+ Khi khách đã nhận buồng mà phương tiện, thiết bị có sự cố, bộ phận sữa chữa không thể sửa chữa ngay được, thì trưởng nhóm phục vụ buồng phải liện hệ với bộ phận Lễ tân đổi buồng cho khách.
+ Trưởng nhóm phục vụ buồng phải kịp thời báo cho bộ phận buồng tình hình buồng cần sửa chữa nhưng khách vẫn tạm nghỉ được để dự trữ cho thuê trong trường hợp đột xuất.
+ Nếu khách làm hỏng phương tiện hoặc làm mất vật dụng trong buồng, thì nhóm trưởng phục vụ buồng phải kịp thời báo cáo cho bộ phận Lễ tân giải quyết việc bồi thường.
+ Khi khách khiếu nại hoặc mâu thuẫn với khách thì bộ phận Lễ tân phải phối hợp với bộ phận Buồng giải quyết một cách thoả đáng.
+ Khi khách có yêu cầu đặc biệt, như ốm cần khám và điều trị, để quên chìa khoá trong buồng không mở cửa buồng được, thì nhân viên buồng phải kịp thời thông báo cho trợ lý bộ phận Lễ tân để phục vụ khách.
+ Cùng phối hợp phục vụ khách VIP và khách đi theo đoàn đông.
6.2.2. Với bộ phận phục vụ ăn uống
+ Khi khách yêu cầu phục vụ ăn uống đặc biệt tại buồng, nếu giám đốc bộ phận buồng đồng ý thì trưởng nhóm phục vụ buồng liên hệ trực tiếp với bộ phận phục vụ ăn uống phục vụ khách. Khách dùng bữa tại buồng nghỉ xong, nhân viên buồng phải kịp thời gọi điện thoại báo cho văn phòng bộ phận ăn uống cho người tới thu dọn.
+ Bộ phận buồng sắp xếp và thực hiện công tác sát trùng, diệt chuột, gián, sâu bọ tại bộ phận phục vụ ăn uống, yêu cầu bộ phận phục vụ ăn uống cùng phối hợp. Khi làm vệ sinh đột xuất cho bộ phận phục vụ ăn uống, bộ phận buồng phải báo trước để bộ phận ăn uống cùng phối hợp.
+ Phối hợp với bộ phận phục vụ ăn uống tổ chức nơi nhận gửi mũ áo tạm thời khi có yến tiệc lớn.
+ Hàng tháng cùng tổ chức việc thay đổi, giặt là và kiểm kê đồ dùng bằng vải của phòng ăn.
+ Tổ chức cung cấp hoa, cây cảnh và trang trí theo yêu cầu của phòng ăn.
6.2.3. Với bộ phận an ninh khách sạn
+ Bộ phận buồng phải tích cực giúp bộ phận bảo vệ làm tốt công tác bảo vệ khách sạn, kịp thời ngăn chặn các nhân tố gây mất an toàn trong khách sạn.
+ Phát hiện khách tụ tập đánh bạc, mua dâm trong buồng khách, trưởng nhóm phục vụ buồng phải kịp thời báo cho bộ phận bảo vệ xử lý.
+ Trong quá trình phục vụ, nếu khách có biểu hiện khác lạ như: lo lắng, sợ sệt hoặc lén lút cần thông báo kịp thời cho bộ phận an ninh.
+ Những vật quý do khách đánh rơi hoặc bỏ quên lâu ngày không có người nhận phải được giao cho bộ phận bảo vệ xử lý.
+ Bộ phận bảo vệ có trách nhiệm truyền đạt tri thức phòng cứu hoả cho nhân viên của bộ phận buồng, đồng thời thường kỳ tổ chức diễn tập cứu hoả.
6.2.4. Với bộ phận sửa chữa
Khi phương tiện, thiết bị buồng khách hư hỏng, trưởng ca phục vụ buồng phải kịp thời làm phiếu yêu cầu sửa chữa gửi cho bộ phận sửa chữa để họ cử người tới sửa.
+ Bộ phận sửa chữa có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên của bộ phận buồng sử dụng máy móc, thiết bị.
+ Bộ phận sửa chữa chịu trách nhiệm cải tạo buồng nghỉ thành phòng làm việc theo yêu cầu của khách.
6.2.5. Vớibộ phận phụ trách nhân lực
+ Cùng phối hợp xác định biên chế và căn cứ vào tình hình thực tế để chiêu mộ, tuyển dụng nhân viên.
+ Giám đốc lập kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho bộ phận mình, thông báo và yêu cầu bộ phận phụ trách nhân lực phối hợp giúp đỡ.
+ Làm tốt công tác nâng cấp, điều động và xử phạt theo quy định của khách sạn và trình lên bộ phận phụ trách nhân lực thẩm duyệt.
+ Hàng tháng phải thống kê số nhân viên làm việc để lĩnh và phát phiếu ăn.
+ Ngày 18 hàng tháng tổ chức kiểm tra công nhân viên, thông báo cho bộ phận phụ trách nhân lực biết.
+ Phối hợp với bộ phận phụ trách nhân lực thực hiện phát trang phục cho nhân viên mới, thu hồi trang phục của nhân viên thôi việc.
6.2.6. Với bộ phận tài vụ
+ Giám đốc bộ phận buồng phải dự toán thu chi hàng năm của bộ phận mình và nộp lên bộ phận tài vụ.
+ Khi phát hiện hiện tượng không ăn khớp giữa đồ uống và sổ sách ở minibar, trưởng kho phải kịp thời cùng bộ phận tài vụ tiến hành đối chiếu, kiểm tra.
+ Khi khách trả buồng, nhân viên buồng phải kịp thời báo cho nhân viên thu ngân tại bộ phận lễ tân biết tình hình khách sử dụng đồ uống ở minibar và các tình hình khác.
+ Bộ phận buồng phải làm tốt công tác xin mua, xin lĩnh vật phẩm đồ dùng theo nhu cầu. Bộ phận tài vụ kịp thời cung cấp. Hàng tháng 2 bộ phận cùng phối hợp kiểm kê đồ dùng bằng vải, đồ uống ở minibar và các vật phẩm đồ dùng cho khách. Cùng quản lý tốt tài sản cố định, vật rẻ tiền mau hỏng.
âu hỏi ôn tập
1. Phục vụ buồng là gì? Hãy nêu vai trò của bộ phận buồng đối với hoạt động kinh doanh của khách sạn?
2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận buồng trong khách sạn phụ thuộc vào những yếu tố nào? Phân tích sự khác nhau trong cơ cấu tổ chức của bộ phận buồng ở những khách sạn có quy mô khác nhau?
3. Phân tích nhiệm vụ của bộ phận buồng?
4. Trình bày các chức danh ở bộ phận buồng và nêu những nhiệm vụ cơ bản của từng chức danh đó?
5. Định mức lao động là gì? Khi xây dựng định mức lao động cho bộ phận buồng trong khách sạn cần căn cứ vào những yếu tố nào? Hãy tìm hiểu về định mức lao động ở ba khách sạn mà anh (chị) biết?
6. Tổ chức lao động của bộ phận buồng có những đặc điểm gì? Hãy phân tích các đặc điểm đó?
7. Trình bày mối quan hệ nội bộ của bộ phận buồng?
8. Trình bày mối quan hệ của bộ phận buồng với một số bộ phận khác? 9. Trình bày một số quy chế, điều lệ trong khách sạn? Tìm hiểu và so sánh quy chế, điều lệ đó với một số khách sạn mà anh (chị) biết?
II