Định nghĩa
Quan hệ công chúng (PR) là các nỗ lực được lên kế hoạch và thực hiện nhằm để xây dựng và duy trì thiện chí và mối quan hệ tương tác lẫn nhau giữa các đơn vị tổ chức và công chúng của nó.
Phạm vi của quan hệ công chúng
Phạm vi của quan hệ công chúng rất rộng rãi, dưới đây là các mặt của các hoạt động quan hệ công chúng đang được ứng dụng.
• Nhà nước
• Doanh nghiệp và các ngành công nghiệp • Cộng đồng chung
• Các cơ quan tổ chức giáo dục, đại học, cao đẳng • Bệnh viện và trung tâm sức khỏe
• Các cơ quan từ thiện
• Các tổ chức phi chính phủ trong và ngoài nước
Các hoạt động của quan hệ công chúng được thể hiện trên nhiều khía cạnh khác nhau và các hoạt động quan hệ công chúng thể hiện công việc của các nhà làm quan hệ công chúng như sau:
• Phân tích các khuynh hướng trong tương lai và tiên đoán trước các hiện tượng • Thiết lập và duy trì các mối quan hệ truyền thông dựa trên các thông tin hữu ích • Ngăn chặn các mâu thuẫn và các hiểu lầm
• Khuyến khích sự tôn trọng lẫn nhau và trách nhiệm xã hội
• Khuyến khích thiện chí với nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng • Hình thành hình ảnh doanh nghiệp
Từ các hoạt động trên có thể được xem là các hoạt động chủ yếu của quan hệ công chúng. Nếu như các hoạt động được triển khai hiệu quả sẽ tăng thêm cơ hội của tổ chức. Mối quan hệ công chúng là quản lý danh tiếng của doanh nghiệp với công chúng.
Công chúng
Theo quan hệ công chúng thì “công chúng” mang ý nghĩa là một nhóm người cùng có chung quan điểm hay sở thích với tình huống cụ thể. Những nhóm này được hiểu là các đối tượng khác nhau. Một đơn vị tổ chức thì có nhiều và đa dạng các đối tượng khác nhau để có thể truyền thông tin và giao tiếp.
(b) Công chúng bên ngoài nói chung
(c) Người tham gia và thương mại và phân phối
(d) Công chúng trong giới tài chính: cổ đông, thành phố, ngân hàng… (e) Các nhóm gây ảnh hưởng đển doanh nghiệp
(f) Các đơn vị truyền thông và các kênh truyền thông (g) Các đơn vị và tổ chức địa phương và chính phủ (h) Cộng đồng địa phương
(i) Nhân viên
Bằng cách nghiên cứu các hoạt động của quan hệ công chúng có thể xác định những nhóm tham gia và quan tâm đến các chính sách và các hoạt động của tổ chức, từ đó những nhóm này có thể trực tiếp bị ảnh hưởng.
Ý kiến công chúng
Ý kiến của công chúng thể hiện quan điểm về các vấn đề gây tranh cãi và các vấn đề này có quyền lực nhất định để thực thi hoặc thể hiện
Ý nghĩa của công chúng theo quan điểm của quan hệ công chúng và thật sự là truyền thông thuyết phục thể hiện:
• Nhấn mạnh những ý kiến ưu thích
• Chuyển tải những thái độ tiêu cực đến những niềm tin tích cực • Nhấn mạnh và trung hòa những ý kiến chỉ trích
Một trong những khía cạnh của ý kiến công chúng là ảnh hưởng ý kiến của người dẫn đầu
(a) Ý kiến chính thống thể hiện vị trí cao cấp của họ trong các cơ quan nhà nước, báo chí địa phương, giảng viên…
(b) Ý kiến thông dụng là ý kiến cá nhân ảnh hưởng đến các đối tượng khác như đồng nghiệp, bạn bè, người quen…
Kỹ thuật sử dụng trong quan hệ công chúng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Một chương trình quan hệ công chúng có thể chia ra dạng “liên hệ” hay “thuyết phục”. Hai bước chính yếu của các chương trình quan hệ công chúng thể hiện như sau:
(a) Điều quan trọng nhất là xác định và liên kết đến các đối tượng công chúng tương ứng. (b) Khi PR phải thuyết phục công chúng về ý nghĩa của các tranh cãi cụ thể, thuyết phục để
ủng hộ một ý tưởng hay một nguyên nhân, thuyết phục để chấp nhận những bản kế hoạch của các doanh nghiệp hay thể hiện với các hành vi cụ thể.
Kết quả của quy trình giao tiếp có thể chia ra thành các giai đoạn sau: • Khi người ta nhận ra ý kiến hay các vấn đề khúc mắc
• Khi các ý kiến được thể hiện • Khi công chúng được thuyết phục
• Khi công chúng thể hiện để phản hồi và khuyến khích thực hiện
Và để đánh giá các hình thức quan hệ công chúng này, ta vẫn có thể đánh giá theo mô hình
AIDA
Các kỹ thuật PR khác nhau
PR ứng dụng các kỹ thuật khác nhau trong quan hệ công chúng và thường được gọi là thực đơn truyền thông. Các phân loại sau đây thể hiện các loại kỹ thuật khác nhau đối với các loại lĩnh vực khác nhau.
(a) Kỹ thuật hỗ trợ tiếp thị tiêu dùng (b) Kỹ thuật truyền thông B2B (c) Kỹ thuật truyền thông nội bộ
(d) Kỹ thuật truyền thông doanh nghiệp, phòng quan hệ cộng đồng (e) Kỹ thuật quyền thông liên quan đến tài chính
Lên kế hoạch hoạt động PR
Có 7 giai đoạn để lên kế hoạch và kiểm soát quy trình nhằm đảm bảo tính hiệu quả và tích cực của các chương trình PR.
• Xác định vấn đề hay mục tiêu • Tiến hành nghiên cứu
• Kiểm soát những hiệu quả • Hướng đến tương lai • Duy trì kiểm tra tài chính
Thuận lợi và bất lợi của các hoạt động PR
Những kỹ thuật chính của PR là quan hệ với giới truyền thông và đây là các vấn đề tập trung thể hiện điểm mạnh và yếu của PR
Có 2 điểm mạnh chính yếu liên quan đến hiệu quả của quan hệ truyền thông. (a) Không tốn nhiều chi phí cho truyền thông.
(b) Thông điệp truyền tải mạnh mẽ hơn hẳn quảng cáo
Tuy nhiên điểm yếu chính là thông điệp không dễ dàng kiểm soát được hết ý nghĩa của nó
Tài trợ
Theo từ chuyên môn trong tiếp thị, tài trợ là hình thức truyền thông tiếp thị. Nó đứng cạnh quảng cáo truyền thông, bán hàng cá nhân, PR và các hình thức bán hàng khuyến mãi khác và xem như là phương pháp để các công ty có thể giao tiếp với những khách hàng tiềm năng. Có rất nhiều ảnh hưởng đến bán hàng, điều này hoàn toàn khó khăn để tách biệt những hiệu quả của các hoạt động tiếp thị cụ thể lên chúng. Có rất nhiều điểm mạnh của các dạng tài trợ khác nhau.
(a) Mối quan hệ nhà phân phối và khách hàng.
(b) Ảnh hưởng của các hoạt động tài trợ có thể có ảnh hưởng sâu rộng lên thái độ của các khách hàng tiềm năng đối với dịch vụ của công ty.
(c) Tài trợ có ý nghĩa rộng hơn theo thuật ngữ của quan hệ công chúng. Nó thể hiện là công dân tốt và có thể thể hiện hình ảnh tích cực của doanh nghiệp đối với công chúng.
Triển lãm và các hội chợ thương mại.
Triển lãm và hội chợ thương mại là cơ hội để các mặt hàng được trưng bày nhiều hơn. Thuận lợi của việc triển lãm trưng bày sản phẩm
(a) Sản phẩm được trưng bày
(b) Có nhiều loại sản phẩm mới có thể xem xét và các chuyên gia sẵn sang trả lời các câu hỏi (c) Thu hút nhiều người đến xem và có thể đó chính là đối tượng khách hàng tiềm năng (d) Tạo điều kiện dễ dàng cho việc tung sản phảm mới hay thử sản phẩm trên thị trường (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(e) Nhà sản xuất có thể bán sản phẩm Bất lợi của việc triển lãm
(a) Chi phí chuẩn bị và tổ chức cao
(b) Nhân viên bán hàng được thoát khỏi nhiệm vụ bán hàng hàng ngày
Tuy nhiên, triển lãm là nơi các sản phẩm được trưng bày và dễ nhìn, xem xét và đánh giá nhất hơn các phương tiện khác.