ban hành văn bản có sự lệ thuộc khá lớn vào cơ quan cấp trên trong hoạt động của mình, hay có cơ quan, chủ quản cấp trên được áp dụng đối với các chủ thể như: Cơ quan hành chính có thẩm quyền chun mơn ở địa phương gồm các sở, ban, ngành... ; Các đơn vị sự nghiệp của nhà nước gồm các học viện, trường học, các viện... ; Các doanh nghiệp nhà nước (có mức vốn góp nhà nước từ 50% trở lên)
Tên cơ quan chủ quản được trình bày ở phía trên với chữ in hoa, tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở dịng dưới, chữ in hoa, đậm nét.
Ví dụ: UBND TỈNH NGHỆ AN SỞ TÀI CHÍNH
Hoặc: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
Đối với tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND).
2.3. Số, kí hiệu văn bản
Vị trí : đề mục này của văn bản pháp luật được trình bày dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
49
Cách thức trình bày: Đề mục này bao gồm phần số và kí hiệu văn bản. “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ
Phần này giúp cho việc vào sổ, phân loại, tra cứu, tìm kiếm văn bản được dễ dàng. Tùy theo tính chất của văn bản và khối lượng văn bản ban hành mỗi cơ quan có cách thức đánh số cho thích hợp.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật sau phần số, trước phần kí hiệu phải có năm ban hành văn bản. Còn văn bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính khơng có năm ban hành
Ví dụ : Số: 01/QĐ-UBND hoặc Số: 20/2009/NĐ-CP (đối với văn bản quy phạm pháp luật việc đánh số phải có năm ban hành văn bản với đầy đủ cả 4 chữ số)
- Đối với phần số hiện nay, có một số cách đánh số văn bản như sau: + Đánh số theo loại văn bản: Áp dụng cho văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cơ quan có số lượng lớn văn bản ban hành trong một năm. Mỗi loại văn bản được đánh theo một dãy số riêng, bắt đầu từ số 01 tính từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12.
+ Đánh số theo loại việc: Cách này thường được áp dụng với văn bản áp dụng pháp luật. Đây là trường hợp văn bản phân thành từng nhóm cơng việc khác nhau. Các văn bản dùng để giải quyết công việc trong cùng một nhóm đánh số chung.
- Đối với kí hiệu văn bản: đề mục này sẽ cho biết cơ quan ban hành văn bản
50
Cách thức trình bày kí hiệu :
+ Chữ viết tắt của tên văn bản được nối với chữ viết tắt của tên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ : NĐ-CP (Nghị định Chính phủ);
QĐ-UBND (quyết định ủy ban nhân dân).
+ Chữ viết tắt tên văn bản được nối với chữ viết tắt tên loại việc mà văn bản cần giải quyết.
Ví dụ : QĐ-XPVPHC (quyết định xử phạt vi phạm hành chính) ;
QĐ-TD (quyết định tuyển dụng).
+ Chữ viết tắt của tên loại vụ việc được nối với chữ viết tắt của cấp xét xử (dành riêng cho bản án của tồ án nhân dân).
Ví dụ : DS-ST (dân sự sơ thẩm);
HS-GĐT (hình sự giám đốc thẩm).
+ Chữ viết tắt của cơ quan ban hành văn bản được nối với chữ viết tắt của đơn vị soạn thảo văn bản đó (chủ yếu dành cho cơng văn).
Ví dụ : UBND-VP (ủy ban nhân dân văn phịng);
BTP-HSHC (Bộ Tư pháp hình sự hành chính).
Đối với cơng văn, khơng có tên văn bản nên phần kí hiệu chỉ ghi tên cơ quan ban hành, sau đó là đơn vị soạn thảo. Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo cơng văn đó (nếu có).