III. Ứng dụng công nghệ thông tin trong thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động của đại biểu Hội đồng nhân dân cấp huyện, cấp xã
1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong thu thập thông tin
Tìm kiếm, tra cứu thông tin trên mạng máy tính còn gọi là tìm kiếm thông tin trực tuyến (online).
Thông tin trên mạng do các tổ chức, cơ quan cung cấp dịch vụ thông tin, cung cấp từ các cơ sở dữ liệu được đặt trong các máy chủ kết nối với Internet.
Thông qua máy tính cá nhân hay thiết bị di động thông minh có kết nối với Internet, đại biểu có thể truy cập vào các nguồn thông tin từ các tổ chức khác nhau (như cổng thông tin của các cơ quan nhà nước, cổng dịch vụ công của các bộ, ngành, địa phương và Cổng dịch vụ công quốc gia, cổng dữ liệu mở quốc gia, nhà xuất bản, thư viện, kho lưu trữ, các trường đại học…) trên khắp thế giới để thỏa mãn nhu cầu thông tin.
Nguyên tắc chung trong tìm tin:
- Khi khai thác thông tin trên Internet để tăng tốc độ tìm kiếm, có thể xem đồng thời một số Website. Chẳng hạn, khi người dùng đang mở một cửa sổ (Website) để tải về một tài liệu cần dùng, có thể mở thêm cửa sổ mới (b ng lệnh Ctrl N) để truy cập các địa chỉ khác tức là cùng lúc khai thác đa nhiệm.
- Mở các Website có chứa các Search Engine (máy tìm kiếm, trạm tìm kiếm, công cụ tìm kiếm) để tìm kiếm thông tin.
Ví dụ: như truy cập: https://www.google.com.
Có hai cách tìm kiếm thông tin trực tuyến: tìm tên trên thư mục chủ đề và tìm tin trên các máy tìm kiếm.
Cách 1: Tìm trên các thư mục chủ đề là tìm tin theo hệ thống phân loại như mục chủ đề: nhấp chuột trên hạng mục chủ đề mong muốn cần tìm.
Cách 2: Tìm tin theo từ khóa trên các máy tìm kiếm Search Engine nói chung và tìm trên Google. Tìm tin theo từ khóa có hai cách: tìm tin thông thường và tìm tin nâng cao (Advanced Search).
- Tìm kiếm thông tin bao gồm các bước sau: Bước 1: Phân tích yêu cầu
Bước 2: Diễn đạt lệnh tìm kiếm – cú pháp lệnh Bước 3: Phân nhóm yêu cầu thông tin
Bước 5: Nếu bước đầu chưa thành công – hãy thử lại Bước 6: Đánh giá kết quả tìm
- Bước 1: Phân tích yêu cầu Trả lời các câu hỏi:
Thông tin liên quan đến vấn đề gì? Thông tin lấy từ đâu?
Từ đó, sẽ lựa chọn ra các từ khóa đại diện cho nội dung cần tìm, ví dụ: Hoạt động của đại biểu HĐND;
Thông tin hoạt động của đại biểu HĐND ở Việt Nam;
Thông tin hoạt động của đại biểu HĐND ở Việt Nam theo thời gian (cụ thể: hoạt động của đại biểu HĐND ở Việt Nam năm 2020).
- Bước 2: Diễn đạt lệnh tìm kiếm – cú pháp lệnh
Diễn đạt lệnh tìm kiếm thông tin cần ngắn gọn, đúng cụm từ, đúng cú pháp lệnh để tìm được nội dung cần thiết nhanh nhất.
Ví dụ: Muốn tìm thông tin hoạt động của Đại biểu HĐND năm 2020 - Bước 3: Phân nhóm yêu cầu thông tin
Yêu cầu tìm:
Gồm các từ, cụm từ dễ hiểu như “Tiếp xúc cử tri”; “trả lời chất vấn của đại biểu”….;
Tìm kiếm thông tin theo một chủ đề hẹp như: Các dự báo về giao thông nông thôn ở Việt Nam;
Tìm thông tin khái quát về một chủ đề như: Quyền sở hữu trí tuệ. - Bước 4: Chọn công cụ tìm kiếm phù hợp
Chọn công cụ tìm kiếm phù hợp với thông tin mà bạn cần;
Xem xét cách thức là việc của từng công cụ tìm và diễn đạt lại lệnh tìm để có thể khai thác tối đa các chức năng của công cụ tìm đó;
Cố gắng thực hiện việc tìm kiếm trên nhiều phương tiện tìm kiếm khác nhau;
Xem các kết quả tìm và sử dụng các thuật ngữ được sử dụng trong các văn bản tìm được để tìm kiếm lại.
Ví dụ: Để các cụm từ trong ngoặc kép hoặc sử dụng các lệnh tìm AND, OR, NOT….
- Bước 5: Nếu bước đầu chưa thành công – hãy thử lại
Nếu lần đầu tìm tài liệu mà chưa đạt kết quả như mong muốn, thì ta tìm lại b ng các cụm từ gần nghĩa.
Ví dụ: “Cải cách hành chính”, “ Đổi mới thủ tục”,… - Bước 6: Đánh giá kết quả tìm
Khi tìm được thông tin, chú ý tên miền địa chỉ liên kết để xác định độ tin cậy của thông tin.
- Sử dụng dấu nháy kép để tìm kiếm chính xác đúng cụm từ: Cú pháp: “nội dung cần tìm”;
Ví dụ: “Thủ tục hành chính”, “Cải cách hành chính”… - Sử dụng dấu nháy kép để tìm kiếm chính xác đúng cụm từ Cú pháp: “nội dung cần tìm”;
Ví dụ: “Thủ tục hành chính”, “Cải cách hành chính”…
- Sử dụng toán tử cộng:
Ví dụ: “Tai nạn giao thông” 2013
- Sử dụng và toán tử trừ:
Cú pháp: “nội dung cần tìm” –“nội dung cần tìm”; Ví dụ: “Tai nạn giao thông” -2013
- Tìm theo định dạng File (dạng dữ liệu theo phần mở rộng của file) Cú pháp: filetype: [định dạng File] <dấu cách> [nội dung cần tìm];
Một số định dạng file thông dụng: .DOC .XLS. PPT. FLV. PDF. WMA. WMV. MP3.
Ví dụ cụ thể: nếu ta muốn tìm tài liệu Powerpoint Presentation về chủ đề Internet Marketing, chúng ta sẽ gõ từ khóa:
filetype:ppt Internet Marketing
- Tìm kiếm theo Site (Tên miền):
+ Cú pháp: Site:Tên miền “nội dung cần tìm” Ví dụ: Site:.gov.vn “cải cách hành chính”
b. Sử dụng công cụ Google Drive trong thu thập thông tin
Có thể sử dụng công cụ Google biểu mẫu để tạo biểu mẫu, sau đó có thể gửi biểu mẫu để thu thập thông tin từ những người nhận được biểu mẫu gửi qua Email cá nhân hoặc công cộng.
Ví dụ: Để sử dụng Google biểu mẫu khảo sát (thu thập) ý kiến của học viên về các vấn đề liên quan đến đào tạo, bồi dưỡng cần đăng nhập vào tài khoản google drive, và google biểu mẫu, nhập các câu hỏi khảo sát:
Người được gửi biểu mẫu sẽ nhận được biểu mẫu và nhấn điền biểu mẫu để trả lời các câu hỏi trong biểu mẫu và gửi lại cho người khảo sát.
Google sẽ tự động thống kê, tổng hợp các thông tin người được khảo sát gửi lại như phân mềm thống kê SPSS.