pháp khắc phục
1. Tình trạng thừa hoặc thiếu thông tin
a. Trở ngại
Quá trình thu thập thông tin luôn đối mặt với hai vấn đề hoặc thừa thông tin hoặc thiếu thông tin. Sự thừa về thông tin dẫn đến khó khăn trong việc lựa chọn những thông tin phản ánh đầy đủ nhất, toàn diện nhất về bản chất sự việc, hiện tượng và tạo sức ép phải thu thập thêm thông tin vì tâm lý không muốn bỏ sót thông tin dù thông tin thu thập được có thể đã đến mức bão hoà. Việc thừa thông tin cũng dẫn đến khó khăn cho quá trình xử lý. Việc xử lý nhiều thông tin vừa đòi hỏi thời gian vừa đòi hỏi nhiều nguồn lực và kỹ năng xử lý thông tin.
Trái ngược với việc thừa thông tin là tình trạng thiếu thông tin hữu ích. Việc thiếu thông tin hữu ích dẫn đến việc cần phải tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn để thu thập đủ thông tin cho quá trình giải quyết công việc. Mặt khác, do thiếu thông tin hữu ích nên cho dù cố gắng thu thập thông tin thì thông tin thu thập được có thể không phản ánh hết được bản chất của đối tượng, dẫn đến có thể nhận thức sai lệch về đối tượng. Việc thiếu thông tin hữu ích dẫn đến quá trình xử lý thông tin khó tìm ra bản chất, ý nghĩa của thông tin. Bởi lẽ, thông tin chỉ có ý nghĩa thống kê khi đạt đến một định mức nhất định.
b. Giải pháp khắc phục
Để tránh tình trạng thừa hoặc thiếu thông tin, đại biểu HĐND nên thực hiện những công việc sau:
- Xác định rõ mục tiêu thu thập, xử lý thông tin, điều này đóng vai trò quyết định đối với hiệu quả trong hoạt động. Do vậy đại biểu cần đặt mục tiêu thông tin song hành, đồng bộ gắn kết trong hệ thống các mục tiêu hoạt động;
- Xây dựng kế hoạch thu thập, xử lý thông tin để đảm bảo đúng mục tiêu và thống nhất hành động;
- Việc xử lý thông tin thu thập được cũng cần phải quản lý để thống nhất, không trùng lặp, không tản mát và đúng kế hoạch, mục tiêu đề ra. Trong một số trường hợp đại biểu phải ra quyết định đối với việc xử lý hay không xử lý, xử lý
như thế nào đối với những loại thông tin nhất định.
2. Hạn chế về năng lực và kỹ năng xử lý thông tin
a. Trở ngại
Hạn chế về năng lực, kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin. Sự quá tải về thông tin, sự đa dạng về thông tin dẫn đến những khó khăn trong quá trình thu thập và xử lý. Sự hạn chế về kỹ năng thu thập thông tin biểu hiện trên nhiều phương diện như thiếu kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ năng triển khai áp dụng các phương pháp. Việc xử lý thông tin sẽ giảm bớt hiệu quả nếu chủ thể thu thập thông tin kém kiến thức về thống kê, thiếu kỹ năng phân tích thông tin, kỹ năng sử dụng phương tiện tin học trong xử lý số liệu.
b. Giải pháp khắc phục
Trong việc thu thập, tổng hợp, phản ánh ý kiến cử tri (là trách nhiệm của đại biểu HĐND) cũng cần chú ý: có những ý kiến, kiến nghị, nguyện vọng là đúng, không sai chủ trương, chính sách nhưng chưa hoặc không phù hợp với thực tế, không có tính khả thi - cũng được coi như là thông tin không mang tính đại diện. Khi đó, trong tiếp xúc cử tri, đại biểu cần giải thích để cử tri hiểu, chia s và thôi không kiến nghị nữa.
Chính vì vậy, để có thể đánh giá được chất lượng thông tin trong quá trình xử lý, đại biểu cần có đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm trong việc đánh giá chất lượng thông tin. Đại biểu cần chú trọng tới nguồn thông tin chính thống, đáng tin cậy; đối với việc thu thập thông tin trên mạng internet cần chú ý tới những nguồn tin từ địa chỉ tên miền của những cơ quan nhà nước và các tổ chức uy tín, từ đó giảm thiểu được thời gian xử lý thông tin, tránh được tin giả, tin độc.
Đại biểu cần phải luôn cập nhật, học hỏi các kiến thức mới và kỹ năng cần thiết như đã đề cập ở trên trong nội dung chuyên đề này. Có như vậy mới đảm bảo tính khách quan và tin tưởng đối với chất lượng thông tin.
3. Những trở ngại trong cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý, văn hoá tổ chức chức
Cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý và văn hoá tổ chức có thể ảnh hưởng đến quá trình thu thập và xử lý thông tin. Văn hoá tổ chức khép kín, thiếu sự cởi mở, chia s thông tin giữa các đại biểu và cán bộ, công chức với nhau có thể sẽ gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, khi tổ chức duy trì quá nhiều thủ tục cứng nhắc cũng dẫn đến việc thu thập và chia s thông tin khó khăn, trở thành rào cản cho quá trình thu thập thông tin. Cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều tầng nấc có thể làm cho thông tin thu thập không đầy đủ hoặc bị nhiễu qua các tầng nấc.
b. Gải pháp khắc phục
Ngày 09/4/2020 Chính phủ ban hành Nghị định số 47/2020/NĐ-CP về quản lý, kết nối và chia s dữ liệu số của cơ quan nhà nước. Đây là một mốc quan trọng trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, bước đầu quy định về dữ liệu mở của cơ quan nhà nước, đơn giản hóa quá trình kết nối, chia s dữ liệu số, tạo hành lang pháp lý minh bạch và thuận lợi cho dữ liệu lưu chuyển từ nơi có đến nơi cần.
Dữ liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước được chia s phục vụ các hoạt động của cơ quan nhà nước hướng tới phục vụ người dân, doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật trong việc tạo lập, quản lý và sử dụng dữ liệu. Cơ quan nhà nước phải có trách nhiệm chia s dữ liệu với cơ quan, tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật.
Đại biểu cần nắm rõ những quy định dữ liệu của cơ quan nhà nước được chia s cho tổ chức, cá nhân thực hiện theo quy định của Luật Tiếp cận thông tin năm 2016 và các quy định của pháp luật hiện hành. Đại biểu cũng cần thường xuyên hoàn thiện những kỹ năng thu thập và xử lý thông tin, chia s và làm việc cộng tác trên môi trường mạng.
Giải pháp quan trọng tiếp theo để giải quyết vấn đề này là cần phải xây dựng cơ chế mở để có dữ liệu mở của cơ quan nhà nước, đơn giản hóa thủ tục, quy trình trao đổi thông tin, hướng tới tạo dựng văn hóa chia s và làm việc cộng tác trên môi trường mạng, nh m nâng cao hiệu quả hoạt động của Đại biểu HĐND cấp huyện, cấp xã.
CÂU HỎI THẢO LUẬN61
1. Các phương pháp thu thập thông tin được sử dụng trong hoạt động của đại biểu. Những phương pháp nào đại biểu hay áp dụng nhất, vì sao?
2. Kinh nghiệm của cá nhân đại biểu HĐND cấp huyện, cấp xã trong thu thập và xử lý thông tin phục vụ nhiệm vụ, quyền hạn của đại biểu HĐND cấp huyện, cấp xã ?
3. Trong thực tế hoạt động, cá nhân đại biểu HĐND cấp huyện, cấp xã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập và xử lý thông tin như thế nào?
4. Phân tích những khó khăn khi thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động của đại biểu HĐND cấp huyện, cấp xã? Liên hệ thực tế hoạt động của cá nhân đại biểu HĐND cấp huyện, cấp xã.
61 Giảng viên có thể đưa ra những câu hỏi/tình huống khác để thảo luận, trao đổi phù hợp với thực tế của địa phương, nhu cầu học viên và điều kiện lớp học. phương, nhu cầu học viên và điều kiện lớp học.
TÀI LIỆU THAM KHẢO DÀNH CHO HỌC VIÊN62
1. Luật Tiếp cận thông tin năm 2016.
2. Hàn Viết Thuận, Giáo trình hệ thống thông tin trong quản lý, Nxb. Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2008.
3. Quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân cấp huyện, cấp xã (nơi ĐBHĐND công tác).
4. Robert Heller, Thông tin hiệu quả: Communicate Clearly, Nxb. Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2008.
5. Richard Paul, Cẩm nang tư duy phân tích, Nxb. Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015.
62
Giảng viên cập nhật, giới thiệu thêm những tài liệu tham khảo khác cho học viên, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương và khả năng tìm kiếm tài liệu của học viên.