1.4.1.1. Đàm phán trực tiếp
Đàm phán trực tiếp là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để trao đổi, thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng.
Ưu điểm của phương thức đàm phán trực tiếp là trong quá trình gặp gỡ, trao đổi các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ, cùng tác động đến nhau để giải quyết vấn đề. Đàm phán trực tiếp còn mở ra nhiều cơ hội cho các bên để nắm bắt và nghiên cứu ý đồ chiến lược của đối tác, gây thiện cảm với bạn hàng. Qua đó, vấn đề được thảo luận ngay, đẩy nhanh được tốc độ giải quyết vấn đề và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại đã kéo dài quá lâu không có kết quả.
Hạn chế của phương thức đàm phán trực tiếp là khá khó khăn và phức tạp. Nó đòi hỏi nhà đàm phán phải nắm vững nghiệp vụ, có kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết tình huống. Mặt khác, phương thức này thường tốn kém cả về mặt công sức, thời gian và tiền bạc của các bên. Do vậy, phương thức đàm phán trực tiếp thường phù hợp cho đàm phán ký kết hợp đồng lớn, phức tạp, cần có sự thỏa thuận chi tiết.
1.4.1.2. Đàm phán gián tiếp
Đàm phán gián tiếp là phương thức đàm phán mà theo đó các bên tham gia bên trao đổi, thảo luận nội dung đàm phán với nhau không bằng cách gặp mặt trực tiếp mà thông qua các phương tiện trung gian. Thông thường, cách hình thức đàm phán này như đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán qua điện tử tin học (qua các điểm cầu).
* Đàm phán qua thư tín:
Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi thông tin giữa các bên bằng hình thức viết thư. Hiện nay, người ta sử dụng fax, telex, thư điện tử thay cho cách viết, gửi thư truyền thống. Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được. Thực tế cho thấy, phương thức đàm phán qua thư tín đã tạo ra được nề nếp tốt trong mối quan hệ bạn hàng.Vì vậy, nó thường là hình thức khởi đầu và duy trì những giao dịch lâu dài. Thông thường, công việc được tiến hành thông qua viết thư: hỏi hàng, chào hàng, báo giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận…
31
Ưu điểm của đàm phán qua thư tín là cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại giảm được chi phí đàm phán, tiết kiệm nhiều chi phí so với gặp gỡ trực tiếp. Có điều kiện khéo léo giấu được ý đồ thật sự của mình. Thư tín còn thực hiện một số chức năng bổ trợ khác như quảng cáo, gây thiện cảm với đối tác. Tuy vậy, khi tiến hành đàm phán bằng thư tín cần phải đảm bảo tính lịch sự, chính xác, nội dung cần phải được tập trung vào những vấn đề chính, lối hành văn ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu tránh gây ra những hiểu lầm cho đối tác. Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng mọi vấn đề, theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng nhiều thư liên tiếp nhằm thiết lập được mối quan hệ thường xuyên và lâu dài.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư tín cũng có một số hạn chế như khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ chậm trễ và mất cơ hội kinh doanh. Vì vậy, đàm phán qua thư tín chỉ áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có giá trị không cao, người mua và người bán có thể dễ dàng nhất trí với nhau về điều kiện mua bán.
*Đàm phán qua điện thoại:
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật thông tin liên lạc phát triển như hiện nay thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng phổ biến. Đàm phán qua điện thoại là cách thức hai bên trao đổi với nhau về nội dung đàm phán bằng điện thoại trực tiếp.
Ưu điểm nổi bật của phương thức này là khẩn trương, đúng thời điểm, tiết kiệm được thời gian, cho phép nhà đàm phán nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng.
Tuy nhiên, việc đàm phán qua điện thoại thường bị hạn chế do cước phí điện thoại khá cao so với thư tín nên không thể thỏa thuận chi tiết mọi vấn đề. Mặt khác, nếu đàm phán qua điện thoại không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thỏa thuận của các bên. Khi sử dụng hình thức đàm phán bằng điện thoại thì nhà đàm phán nên có sự chuẩn bị trước và thường sau khi đàm phán cần có xác nhận lại bằng văn bản.
Vì vậy, đàm phán qua điện thoại thường áp dụng trong các trường hợp để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với giá trị thấp, hoặc những trường hợp cần thiết như sợ lỡ mất cơ hội kinh doanh hoặc chỉ chờ xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng, hoặc khi đàm phán sơ bộ. Do đó, người ta còn sử dụng đàm phán qua điện thoại với việc dùng telex, fax.
32
* Đàm phán qua điện tử tin học:
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là sự phát triển của điện tử tin học đã làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội dung và hình thức. Điển hình là đàm phán qua Internet (qua các điểm cầu). Sự ra đời và lan truyền với tốc độ cao của Internet đã làm thay đổi bộ mặt của thế giới. Đây là phương tiện truyền tin, nhận tin và giao dịch hữu hiệu.
Ưu điểm của đàm phán qua mạng Internet cho phép đàm phán đa phương, song phương với đặc điểm và thời gian trải rộng trên toàn cầu. Qua mạng Internet giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu của nhau.
Tuy nhiên, điểm hạn chế của phương thức đàm phán này là chi phí lớn, tính bảo mật không đảm bảo, nhiều nhà kinh doanh và những cuộc đàm phán nhỏ không thể thực hiện được.
Như vậy, hiện nay có hai phương thức đàm phán phổ biến. Mỗi phương thức đàm phán đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì nhà đàm phán cần sử dụng kết hợp và linh hoạt các phương thức trên khi tiến hành đàm phán các hợp đồng kinh doanh. Khi mở đầu quá trình giao tiếp hoặc chuẩn bị đàm phán thì nhà đàm phán nên áp dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng bằng điện thoại, điện tử tin học, còn khi muốn đạt kết quả nhanh chóng dứt điểm các cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp.