2.2.4.1. Hoàn thiện kế hoạch đàm phán
Thực chất là khâu tu sửa, chuẩn hóa (bằng lời hoặc bằng văn bản) các phần cơ bản của kế hoạch đàm phán. Chú ý chi tiết hóa hai phần mở đầu và kết thúc sao cho chúng có liên quan chặt chẽ về nội dung và hình thức với phần cơ bản của cuộc đàm phán.
Việc hoàn thiện kế hoạch đàm phán là thao tác kỹ thuật soạn thảo thật chi tiết các kế hoạch đàm phán. Cần ghi chép đầy đủ những vấn đề quan trọng trên giấy tờ, văn bản. Qua đó mới có thể nhận xét, đánh giá đầy đủ những lập luận của mình.
Cần hoàn chỉnh lần cuối cùng kế hoạch đàm phán: Thực ra đây là sự sáng tạo trong những vấn đề cần chi tiết, cụ thể. Điều này có ý nghĩa đặc biệt, đôi lúc có ý nghĩa quyết định.
Hoàn chỉnh kế hoạch đàm phán: Chỉnh sửa cho hợp lý là công việc tiếp theo của thao tác kiểm tra.
69
2.2.4.2. Tập dượt các phương án đàm phán
- Diễn tập bằng suy nghĩ: Hình dung trong óc diễn biến quá trình đàm phán. Khâu luyện tập này nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sàng trước khi bước vào đàm phán. Có một số cách ghi nhớ những ý kiến, tư tưởng, nhiệm vụ chính của cuộc đàm phán rất có tác dụng như:
+ Tìm hiểu và ghi nhớ các phần, các giai đoạn đàm phán;
+ “Nhập tâm và tiêu hóa” phần cơ bản của cuộc đàm phán (dựa vào các khái niệm then chốt).
- Diễn tập bằng lời: Có các cách sau đây:
+ Các cá nhân tập diễn đạt, tập trả lời và phân tích những vấn đề của nội dung đàm phán (phần này nên được chuẩn bị một mình). Dùng máy ghi âm, ghi hình ghi lại để nhận ra lỗi và chỉnh sửa cho hoàn thiện trước khi đi đàm phán thật;
+ Diễn tập bằng cách đóng vai với đồng nghiệp. Nhóm sẽ thay nhau đóng vai đối tác để chất vấn từng người về vấn đề người đó phụ trách. Một biện pháp tương tự là nhóm sẽ chia thành hai để thỏa luận một cuộc đàm phán như khi đàm phán thật.
Đây là thao tác cuối cùng của khâu chuẩn bị. Cách luyện tập này thường giúp cho những cuộc đàm phán lớn đem lại hiệu quả cao. Trong trường hợp phía chúng ta có một số thành viên tham gia đàm phán, cốt lõi là phải có sự chuẩn bị phối hợp hành động nhịp nhàng, tương trợ, ủng hộ lẫn nhau nhằm đạt yêu cầu chung.
70
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2
1.Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là gì? Phân tích vai trò của công tác
chuẩn bị đàm phán trong kinh doanh?
2.Nêu tên các công việc cơ bản của công tác chuẩn bị đàm phán?
3.Tầm quan trọng của thông tin và các phương pháp thu thập, xử lý thông
tin trong quá trình đàm phán kinh doanh?
4.Phân tích nội dung, vai trò của chuẩn bị mục tiêu, phương án và chiến
lược đàm phán trong kinh doanh?
5.Phân tích nội dung, vai trò của chuẩn bị tổ chức nhân sự của đoàn đàm
phán? Vị trí, nhiệm vụ của các loại thành phần trong đoàn đàm phán? Làm thế nào để phát huy sức mạnh của mọi thành viên trong đoàn đàm phán?
6.Phân tích nội dung và lưu ý khi chuẩn bị địa điểm và thời gian đàm phán?
7.Trình bày nội dung nghiên cứu cấu trúc, yêu cầu về nội dung, phương
pháp sử dụng ngôn ngữ biểu cảm và các kỹ thuật cho cuộc đàm phán kinh doanh?
8.Lập kế hoạch đàm phán kinh doanh là gì? Phân tích vai trò và nội dung
công tác xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh?
9.Kiểm tra và tập dượt các phương án đàm phán kinh doanh cần lưu ý
71
Chương 3
TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN KINH DOANH
Sau giai đoạn chuẩn bị, các bên sẽ tiến hành đàm phán. Người đàm phán phải nắm chắc tiến trình và các nguyên tắc chỉ đạo tiến hành đàm phán. Trong tổ chức đàm phán, sự mở đầu có ý nghĩa rất quan trọng cho sự hợp tác hay đối đầu. Những kiến thức mở đầu đàm phán sẽ cung cấp cho người học kỹ năng cần thiết để tạo dựng bầu không khí tin cậy và hợp tác trong đàm phán. Chương này cũng trình bày vấn đề trọng tâm của các cuộc đàm phán là thông tin và truyền đạt thông tin với các kỹ thuật truyền đạt thông tin được trình bày một cách cụ thể.