Đàm phán trong kinh doanh là một quá trình giao tiếp đặc biệt nhằm giải quyết những xung đột về mặt lợi ích giữa các bên kinh doanh. Vì vậy, để cuộc đàm phán thành công, nhà đàm phán cần chuẩn bị các điều kiện cần thiết sau:
2.2.2.1. Chuẩn bị thông tin đàm phán
Chuẩn bị thông tin đàm phán là việc thu thập và xử lý các thông tin có liên quan đến cuộc đàm phán. Có thể nói thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán kinh doanh. Không có thông tin nhà đàm phán sẽ ở tình thế bất lợi. Để có thể đàm phán và ký kết hợp đồng kinh doanh thành công, cần phải nghiên cứu thông tin về thị trường, thông tin về đối tác, thông tin về bản thân doanh nghiệp...
Giá tối thiểu của người bán (Đường kịch tường)
Giá tối đa của người mua (Đường kịch trần)
520 $ 580 $
52
Vì vậy, việc chuẩn bị thông tin có vai trò sau:
- Giúp nhà đàm phán có thể xác định được điểm mạnh, điểm yếu của đối tác, từ đó có những phương án đàm phán hiệu quả;
- Chuẩn bị thông tin giúp đàm phán tự tin hơn khi đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng như những thông tin mà họ đưa ra;
- Đánh giá tính khả thi của yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu; - Lựa chọn được một hoặc một vài đối tác đàm phán;
- Xác định các phương án khác nhau có thể thoả mãn nhu cầu các bên tham gia đàm phán kinh doanh.
2.2.2.2. Chuẩn bị nhân sự tham gia đàm phán
Chuẩn bị nhân sự là việc chuẩn bị con người tham gia quá trình đàm phán. Việc chuẩn bị nhân sự đàm phán bao gồm: thành lập đoàn đàm phán, phân chia công việc, chuẩn bị về chuyên môn, thống nhất nội dung và chiến lược đàm phán trong đoàn.
Việc đàm phán đòi hỏi những người đàm phán nắm chắc về nghiệp vụ, tự chủ và phản ứng nhanh, linh hoạt trong tình huống mà đối phương đưa ra, phải bình tĩnh nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương và nhanh chóng có những biện pháp ứng xử kịp thời để đối phó trong những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết hợp đồng đã chín muồi. Khi chuẩn bị nhân sự nếu thành phần của đoàn đàm phán không đầy đủ hay kém về mặt chuyên môn sẽ đem lại những kết quả bất lợi hoặc không ký kết được các hợp đồng hoặc thua thiệt khi ký kết hợp đồng.
Bên cạnh đó, thành phần của đoàn đàm phán còn phụ thuộc vào tập quán của mỗi địa phương, mỗi quốc gia, mỗi cuộc đàm phán và nội dung, tính chất của cuộc đàm phán đó. Trong bất cứ mọi trường hợp, đặc biệt khi đàm phán kinh doanh quốc tế, việc tổ chức nhân sự của đoàn đàm phán còn liên quan đến văn hóa đàm phán của đối tác. Không ít trường hợp phái đoàn đàm phán có các thành viên như một gia đình hay một tổ chức đi đàm phán như đi du lịch (chỉ quan tâm đến tiêu chuẩn ai nên được đi nước ngoài chứ không quan tâm đến mục đích đi nước ngoài để làm gì).
2.2.2.3. Chuẩn bị vật lực cho đàm phán
Để đàm phán có thể diễn ra thuận lợi, công tác chuẩn bị vật lực có ý nghĩa hết sức quan trọng. Việc chuẩn bị vật lực trong đàm phán kinh doanh bao gồm: chuẩn bị về tài chính, nơi ăn ở, nghỉ ngơi, phương tiện đi lại, các hoạt động giải trí, tiệc chiêu đãi, quà tặng của doanh nghiệp và đối tác (nếu có).
53
Tùy từng tính chất, nội dung và các đối tác đàm phán khác nhau mà yêu cầu về chuẩn bị vật lực cho đàm phán là khác nhau. Tuy nhiên, khi chuẩn bị điều kiện về vật lực cần đảm bảo nguyên tắc đủ nguồn lực để nhà đàm phán có thể tiến hành đàm phán thuận lợi, không phải lo lắng về tài chính mà tập trung vào chuyên môn, kỹ năng, chiến lược, chiến thuật nhằm đảm bảo cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và đạt mục tiêu.
2.2.2.4. Chuẩn bị địa điểm và thời gian đàm phán
- Chuẩn bị địa điểm đàm phán: Các bên thống nhất với nhau chọn địa điểm đàm phán. Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái cả về vật chất và tinh thần và tiện nghi cho cả hai bên. Nếu doanh nghiệp là bên tổ chức cuộc đàm phán thì doanh nghiệp sẽ phải quyết định địa điểm đàm phán. Đây được coi là điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp chủ nhà vì có thể lựa chọn địa điểm phù hợp nhất. Thông thường, các cuộc đàm phán thường diễn ra ở trụ sở của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp thực hiện ở một số địa điểm trung lập. Nếu đàm phán tại trụ sở doanh nghiệp, doanh nghiệp có những thuận lợi như: Sử dụng dễ dàng các phương tiện thông tin liên lạc, nguồn tài liệu của doanh nghiệp trong quá trình đàm phán; việc kiểm tra thông tin do các đối tác cung cấp cũng dễ dàng hơn. Nếu đàm phán ở một địa điểm trung lập, các bên sẽ có những thuận lợi như: có được không khí thoải mãi, dễ chịu cho cuộc đàm phán; các bên đàm phán có thể tập trung tư tưởng hơn vì không còn cảm giác “chủ - khách” trong quá trình đàm phán.
- Chuẩn bị thời gian đàm phán: Các bên thống nhất với nhau về lịch trình đàm phán và lập luôn cả phương án dự phòng. Lưu ý:
+ Cần có thời gian giải lao;
+ Thời gian trống cho phép trưởng đoàn và chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay trưởng đoàn các bên tham khảo ý kiến của nhau;
+ Chú ý về tập quán và thời gian làm việc của mỗi nơi (về thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc).
2.2.2.5. Một số chuẩn bị khác
Ngoài chuẩn bị các điều kiện đàm phán trên, để đàm phán có thể diễn ra thuận lợi, cần chuẩn bị một số điều kiện khác như:
54
* Chuẩn bị tài liệu đàm phán:
- Liệt kê tất cả những tài liệu cần thiết để đảm bảo không bỏ sót tài liệu; - Chọn lọc và hệ thống hóa tài liệu theo từng nhóm vấn đề;
- Chuẩn bị tốt cho những tài liệu cần gửi trước cho đối tác; - Có thể dự thảo hợp đồng mà ta mong muốn thỏa thuận.
* Chuẩn bị ngôn ngữ đàm phán:
Trong đàm phán, ngôn ngữ đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Nhà đàm phán cần rèn luyện để có cách hành văn trong sáng, không mắc lỗi chính tả, không dùng tiếng địa phương…để tránh đối tác có sự hiểu lầm trong đàm phán, gây mất thời gian, mất cơ hội kinh doanh. Khi chuẩn bị về mặt ngôn ngữ cần lưu ý:
- Xác định ngôn ngữ sử dụng trong thỏa thuận/hợp đồng (ví dụ: hai thứ tiếng, hai bản có giá trị như nhau, chú ý dịch thuật chính xác);
- Nếu không đàm phán được bằng Tiếng Việt, nên thống nhất ngôn ngữ sử dụng và phiên dịch;
- Trường hợp sử dụng phiên dịch, nhà đàm phán cần sử dụng phiên dịch tốt, nói sơ qua trước về chủ đề với người phiên dịch; tránh những từ ngữ ít được biết đến, từ địa phương; nói ngắn gọn, không nên nói lâu hơn 1-2 phút vì người phiên dịch có thể dịch sai; dành thời gian cho người phiên dịch ghi chú những điều đang nói; không ngắt lời người phiên dịch…