2.2.1.1. Vai trò của xác định mục tiêu đàm phán
Xác định mục tiêu đàm phán là bước quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị đàm phán kinh doanh, vì nếu bước vào cuộc đàm phán không có mục tiêu cụ thể, rất dễ biến phiên đàm phán thành cuộc nói chuyện phiếm, không xác định được những nhu cầu và mong muốn cần đạt được, cũng như làm thế nào để đạt được các mong muốn, nhu cầu đó. Vì vậy, việc xác định mục tiêu đàm phán có vai trò quan trọng:
- Cho biết nhà đàm phán cần gì, tại sao cần và phải bỏ ra cái gì để đổi lại cái mình cần. Các quyết định để được các thỏa hiệp, các nhượng bộ trong quá trình đàm phán để đạt được cái mình cần là gì;
- Ngăn chặn ký kết những thỏa thuận bất cẩn, gây thiệt hại khi tham gia đàm phán kinh doanh;
- Tránh được những luống cuống trong đàm phán, không cho đối phương lợi dụng những luống cuống, nhầm lẫn có thể xảy ra;
- Đàm phán trên một khung mục tiêu cụ thể giúp tiết kiệm thời gian đàm phán, nhanh chóng đi đến thỏa thuận;
- Tạo lợi thế trong quá trình đàm phán;
- Xác định được những nhu cầu và mong muốn cần đạt được.
2.2.1.2. Nội dung xác định mục tiêu đàm phán
- Đưa ra giả thiết:Trước khi xác định mục tiêu đàm phán, nhà đàm phán cần đưa ra các giả thiết có thể xảy ra trong quá trình đàm phán, bao gồm:
+ Lý giải số liệu và dữ liệu đã có;
+ Có thể được tiến hành với sự tham gia của người khác để nhà đàm phán cùng chia sẻ với họ những giả thiết và nhận thức;
50
+ Cần phân biệt giữa giả thiết và nhận định, đánh giá trong khi đưa giả thiết: Giả thiết là những nhận định cụ thể về những hành vi cụ thể nhằm làm rõ những động cơ nằm sau những hành vi đó và hiểu vì sao những sự kiện nhất định nào đó xảy ra; nhận định, đánh giá là những nhận định bao quát, thấu suốt với hàm ý như một định lý về một con người, nó mang tính bất biến (thường không tốt cho quá trình đàm phán).
- Xác định nhu cầu đàm phán: Người đàm phán cần hiểu rõ mình thực sự cần gì. Phân biệt được những điều mình cần khác với những điều mình muốn. Hiểu rõ nhu cầu chính là cơ sở cho việc xác định mục tiêu đàm phán. Nó giúp không mất định hướng trong quá trình đàm phán, đồng thời linh hoạt hơn trong việc tìm ra những giải pháp thỏa mãn nhu cầu.
- Xác định mong muốn: Trên cơ sở nhu cầu cần đạt được, khi xác định mục tiêu nhà đàm phán cần xác định mong muốn thực sự đạt được trong cuộc đàm phán kinh doanh đó là gì? Cần lưu ý phân loại phạm vi mong muốn, có thể chia ra làm 3 loại:
+ Mong muốn thiết yếu là những mong muốn nhất định phải được đáp ứng; + Mong muốn quan trọng là những mong muốn cần được đáp ứng;
+ Mong muốn có thì tốt là những mong muốn có thể bỏ qua mà không ảnh hưởng nhiều.
- Xác định phạm vi đàm phán (ZOPA - Zone Of Possible Agreement): Phạm vi ở đây có thể giới hạn về lợi ích của doanh nghiệp có thể chấp nhận được trong đàm phán. Thật là lý tưởng nếu tất cả các mong muốn đều được đáp ứng. Tuy nhiên, trong đàm phán nói chung và đàm phán kinh doanh nói riêng, mong muốn của ta thường bị giới hạn bởi mong muốn của đối tác đàm phán. Bởi vậy, nhà đàm phán cần chuẩn bị giá đích để trao đổi. Tức là phải xác định được phạm vi đàm phán (mức độ nhượng bộ, phạm vi đồng ý trong mỗi mong muốn). Các nhà đàm phán hay dùng thuật ngữ “đường chân tường” (lợi ích tối thiểu) ta không còn chỗ để rút xuống nữa, chỉ còn đường cho ta rút ra khỏi cuộc đàm phán. Song song với đường chân tường, ta cũng tính đến “đường kịch trần” nghĩa là đường hạn chế mà nếu ta vượt qua thì đối phương có thể rút ra khỏi cuộc đàm phán. Khoảng biến thiên giữa đường chân tường và đường kịch trần (khoảng giá trị, phạm vi về mặt lợi ích mong muốn của người bán và người mua) chính là phạm vi đàm phán cho một vấn đề (phạm vi có thể nhất trí trong đàm phán - ZOPA).
51
Ví dụ: Khi đàm phán xuất khẩu gạo Khang Dân loại 1, giá người bán đưa ra thấp nhất là 520 USD/tấn, giá người mua đưa ra cao nhất là 580 USD/tấn. Như vậy, phạm vi có thể đồng ý là từ 520 đến 580 USD/tấn, có nghĩa là hàng có khả năng sẽ được thống nhất từ 520 đến 580 USD/tấn.
- Xác định những nhượng bộ để đạt được mục tiêu: Đó là quyết định về những bước lùi quyền lợi mà doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận trong đàm phán kinh doanh để đi đến thỏa thuận.
- Xác định khuôn khổ về hạn chế thời gian: Đó là sự trù tính trước lượng thời gian cần thiết để đi đến các thỏa thuận, đạt được mục tiêu. Và cũng là trù tính trước hạn chế về thời gian mà phía bên kia có thể nêu ra.
- Định vị các tác động ảnh hưởng của bên ngoài đến kết quả đàm phán.
- Tính đến các giải pháp để tháo gỡ và quyết định các giải pháp thay thế nếu như đàm phán không thành công.
- Xác định nội dung đàm phán:Cần xác định rõ nội dung sẽ tiến hành đàm phán là gì? Đàm phán giá cả, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ, đàm phán về trọng tài, đàm phán về thanh toán tiền hàng, về chất lượng, giải quyết tranh chấp…