Vì hợp đồng kinh tế được ký kết theo nguyên tắc tự nguyện, cùng có lợi, bình đẳng về quyền và nghĩa vụ, trực tiếp chịu trách nhiệm về tài sản và không trái pháp luật, cho nên hình thức ký kết rất linh hoạt và thuận tiện cho cả hai bên như: công văn, điện báo, đơn đặt hàng... Nó có hiệu lực pháp lý từ thời điểm các bên đã ký vào văn bản hoặc từ khi các bên nhận được tài liệu giao dịch thể hiện sự thỏa thuận về tất cả những điều khoản chủ yếu của hợp đồng.
Một hợp đồng kinh tế thường có kết cấu và nội dung chủ yếu sau:
- Thứ nhất, phần mở đầu của hợp đồng. Phần này bao gồm những nội dung sau đây:
+ Quốc hiệu: Phần này mở đầu một hợp đồng mua bán hàng hóa trong nước. Còn đối với hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thì không ghi quốc hiệu vì chủ thể thuộc các quốc tịch khác nhau;
+ Số và ký hiệu hợp đồng: Ghi ở góc trái của hợp đồng hoặc dưới tên văn bản. Nội dung này cần thiết cho việc lưu trữ, tra cứu khi cần thiết. Phần ký hiệu hợp đồng thường là những chữ viết tắt của tên chủng loại hợp đồng;
+ Những căn cứ để xây dựng hợp đồng: Thông thường là căn cứ vào những văn bản pháp quy, văn bản hướng dẫn của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, thỏa thuận của các chủ thể;
+ Thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng: Nội dung này phải xác định rõ ràng vì nó là mốc quan trọng đánh dấu sự thiết lập hợp đồng kinh tế xảy ra trong một không gian, thời gian cụ thể, để chứng minh sự giao dịch của các bên. Khi cần thiết, Nhà nước sẽ thực hiện sự xác nhận, hoặc kiểm soát, đồng thời đó cũng là căn cứ quan trọng để các chủ thể hợp đồng ấn định thời hạn của hợp đồng được bắt đầu và kết thúc khi nào.
- Thứ hai, phần thông tin về những chủ thể hợp đồng, bao gồm những nội dung sau:
+ Tên doanh nghiệp: Hai bên phải kiểm tra lẫn nhau về tư cách pháp nhân hoặc giấy phép đăng ký kinh doanh để chống mạo danh lừa đảo hoặc bị thông báo vỡ nợ, đình chỉ hoạt động, giải thể;
111
+ Địa chỉ của doanh nghiệp: Ghi rõ nơi có trụ sở pháp nhân đóng, khi cần các bên có thể tìm đến nhau để liên hệ, giao dịch. Yêu cầu phải ghi cụ thể số nhà, đường phố, phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố...;
+ Số điện thoại, fax: Đây là những phương tiện thông tin quan trọng để giao dịch, liên hệ với nhau, giảm bớt chi phí đi lại;
+ Số tài khoản mở tại ngân hàng: Khi ký hợp đồng, các bên phải thẩm định về ngân hàng mở tài khoản, số hiệu tài khoản, thậm chí kiểm tra cả số tiền đối tác có trên tài khoản để đảm bảo khả năng thanh toán;
+ Người đại diện ký kết hợp đồng: Về nguyên tắc phải là người đứng đầu pháp nhân hoặc là người đứng tên trong giấy phép kinh doanh. Song có thể ủy quyền cho người khác theo đúng qui định của pháp luật.
- Thứ ba, phần những điều khoản căn bản hai bên thỏa thuận. Phần này bao gồm những nội dung sau:
+ Điều khoản về đối tượng hợp đồng: Trong đó nêu rõ tên của hàng hóa giao dịch trong hợp đồng. Bản thân hàng hóa mua bán phải đảm bảo tính hợp pháp, tức là hàng hóa không nằm trong danh mục cấm lưu thông của Nhà nước;
+ Điều khoản về số lượng hàng hóa: Số lượng hàng hóa trong hợp đồng phải được ghi chính xác, rõ ràng theo sự thỏa thuận của các chủ thể và tính theo đơn vị đo lường hợp pháp của Nhà nước với từng loại mặt hàng;
+ Điều khoản về chất lượng, qui cách hàng hóa: Ghi rõ phẩm chất, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, kích thước, màu sắc, mùi vị, độ ẩm, tạp chất...;
+Điều khoản về giá cả hàng hóa: Chỉ rõ giá mua bán mà hai bên thỏa thuận với nhau trong giao dịch. Cần phải nêu rõ đơn vị tính giá và phương pháp định giá;
+ Điều khoản về thanh toán: Chỉ rõ đồng tiền và hình thức thanh toán mà hai bên lựa chọn. Hai bên có thể lựa chọn các hình thức thanh toán như: thanh toán bằng tiền mặt, séc, ủy nhiệm chi, thư tín dụng (L/C)...;
+ Điều khoản về giao nhận hàng: Trong điều khoản này phải xác định trách nhiệm của người bán thông báo cho người mua hàng đã chuẩn bị xong để giao, liệt kê những chứng từ giao hàng mà người bán phải giao khi người mua nhận hàng. Cần qui định rõ lịch giao nhận, số lượng cần giao, thời gian, địa điểm, phương thức giao nhận và điều kiện của người đến nhận hàng.
- Điều khoản về bao bì và ký mã hiệu hàng hóa: Điều khoản này cho thấy qui cách, chủng loại, chất lượng bao gì, độ bền, cách đóng gói hàng. Cần đảm bảo ghi nhận đầy đủ các dấu hiệu đặc trưng của từng loại hàng như: tên cơ sở sản xuất, trọng lượng hàng, số hiệu đơn hàng, phải có đủ những chỉ dẫn đặc biệt về vận chuyển, bảo quản, bốc xếp hàng hóa.
112
- Thứ tư, phần những điều khoản khác.
Ngoài những điều khoản căn bản trên, trong hợp đồng còn có những điều khoản khác như:
+ Điều khoản về bảo hành hàng hóa và giấy hướng dẫn sử dụng; + Điều khoản về biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng;
+ Điều khoản về trách nhiệm vật chất; + Điều khoản về hiệu lực hợp đồng;
+ Điều khoản về giải quyết tranh chấp phát sinh...
- Thứ năm, phần cuối của hợp đồng.
Phần này chỉ rõ: Số lượng bản hợp đồng ký có giá trị như nhau; đại diện của các bên đã xác nhận vào hợp đồng (ký tên, đóng dấu).