Tổ chức đàm phán kinh doanh là một giai đoạn của qui trình đàm phán, tiếp sau giai đoạn chuẩn bị đàm phán. Tiến trình cơ bản của giai đoạn này bao gồm: tiếp xúc ban đầu, tiến hành thương lượng và kết thúc thương lượng.
3.1.1.1. Tiếp xúc ban đầu
* Mục đích:
Mục đích của giai đoạn này nhằm xây dựng bầu không khí hợp tác và thân thiện, làm cho đối tác tin cậy mình. Những ấn tượng gặp gỡ ban đầu thường khó quên và có tác động quan trọng đến kết quả đàm phán. Vì vậy, nên có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để cố gắng tạo ra bầu không khí cởi mở, tìm mọi cách thể hiện thành ý để gây ấn tượng tốt đẹp, có thể sử dụng kỹ năng giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ để đạt hiệu quả cao hơn.
Cố gắng giành quyền chủ động ngay trong những giờ phút gặp gỡ đầu tiên, nếu có nhiều thành viên trong đoàn đàm phán thì nên khuyến khích mọi người tham gia, vừa để thêm phần thoải mái, vừa tranh thủ nắm bắt ý định của đối tác.
* Nội dung:
Nội dung của giai đoạn này bao gồm:
- Giới thiệu bản thân và các thành viên trong đoàn đàm phán, nhấn mạnh tầm quan trọng của vấn đề đàm phán, trình bày mối quan tâm đến vấn đề đàm phán;
72
Thời gian cho giai đoạn này thường kéo dài khoảng từ 5 đến 15 phút. Theo lời khuyên của các chuyên gia nổi tiếng thì mở đầu cuộc đàm phán không nên đi ngay vào vấn đề chính mà nên trao đổi một số câu chuyện xã giao để tạo không khí thoải mái.
3.1.1.2. Tiến hành thương lượng
* Mục đích:
Mỗi cuộc đàm phán đều có mục đích riêng của nó, thường các nhà đàm phán sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục đích khác nhau, trên cơ sở đó mà trong tiến trình đàm phán sẽ tập trung sách lược để nhằm vào một mục tiêu cụ thể. Nhìn chung, mục tiêu của đàm phán là đạt được sự đồng thuận về các vấn đề đàm phán, đạt được hợp đồng, hiệp định đảm bảo lợi ích căn bản cho cả hai bên.
Ngoài ra, nhiều nhà đàm phán còn đặt ra mục đích là xác lập mối quan hệ lâu dài với đối tác, nâng cao uy tín và vị thế trên thị trường, nghiên cứu về tiềm năng của khách hàng. Mục tiêu trong các cuộc đàm phán tùy thuộc vào chiến lược của doanh nghiệp và định hướng của trưởng đoàn hoặc là người chịu trách nhiệm đàm phán.
* Nội dung:
Đây là giai đoạn chính của đàm phán, là giai đoạn triển khai các vấn đề đàm phán theo như kế hoạch đã vạch ra trong giai đoạn chuẩn bị. Trong giai đoạn này, hai bên trực tiếp gặp gỡ, tiếp xúc nên có điều kiện hiểu rõ hơn về lập trường quan điểm, mục tiêu của nhau. Nếu nó khác xa với những dự tính ban đầu về đối tác thì phải tự điều chỉnh lại mục tiêu, chiến lược, chiến thuật đàm phán. Khi các cuộc đàm phán chính thức tiếp diễn, các nhà đàm phán cần:
- Đưa ra yêu cầu, xác định vấn đề, đưa ra các dẫn chứng thực tế và thuyết phục đối tác rằng mức của mình đưa ra là hợp lý. Cần diễn đạt chính xác ý kiến của mình, đưa ra con số, bằng chứng cụ thể, thường đưa ra yêu cầu cao hơn dự kiến. Bên cạnh đó, cần lắng nghe đối tác trình bày yêu cầu của họ;
- Nhận và nhượng bộ: Cần để đối tác cảm thấy bạn chịu nhượng bộ, đây là một bước quan trọng. Tuy nhiên, cần phải lấy nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ, không nên nhượng bộ đơn phương (nguyên tắc One by One).
Nếu không đạt được sự nhất trí về vấn đề nêu ra, nhà đàm phán nên chuyển sang vấn đề khác. Thông thường, thảo luận vấn đề tiếp theo sẽ giải tỏa bế tắc gặp phải trước đó.Trong giai đoạn này, giải quyết vấn đề (thỏa hiệp) được sử dụng để tìm kiếm những giải pháp sáng tạo giúp cả hai bên đều thắng.
73
Nếu không đạt được một hợp đồng, có thể trì hoãn cuộc đàm phán bằng cách giải lao. Trong khi giải lao, nhóm đàm phán nên đánh giá lại điểm mạnh, điểm yếu của mình cũng như của đối tác, xem xét lại mục tiêu và khoảng có thể chấp nhận, có thể sửa đổi kế hoạch nếu cần thiết. Tiếp theo, nhà đàm phán cần xác định những việc cần làm khi hai bên trở lại bàn đàm phán.
Khi quay trở lại bàn đàm phán, các nhà đàm phán nên xem xét lại một cách cẩn thận các mục tiêu của mình và cần thiết đưa ra lựa chọn chấp nhận hoặc từ chối cho phía đối tác. Một nhà đàm phán khôn ngoan thường tìm cách tránh làm cho đối tác có cảm giác họ bị lừa hay bị đối xử thiếu công bằng. Những cảm giác như vậy sẽ bất lợi cho hợp tác về sau hay sẽ ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
3.1.1.3. Kết thúc thương lượng
Các cuộc đàm phán bao giờ cũng đi đến hai kết cục cơ bản, hoặc là đạt được thỏa thuận và ký kết hợp đồng, hoặc là không đạt được thỏa thuận. Trong trường hợp cuộc đàm phán đã hoàn thành các vấn đề bàn bạc thì bắt đầu đi vào giai đoạn kết thúc thương lượng. Khi thấy các điều kiện chín muồi, ta nên chủ động tóm tắt lại những nội dung cơ bản của cuộc thương lượng, những giải pháp mà hai bên cùng nhất trí. Nếu đạt được sự đồng thuận, hai bên nhất trí kết thúc thương lượng thì sẽ soạn thảo và ký kết hợp đồng.