2.2.3.1. Tầm quan trọng của xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh
Xây dựng kế hoạch đàm phán là sự thiết lập, tính toán trình tự công việc, thao tác, thời hạn, chi phí và khả năng thực hiện mục tiêu. Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trò và ý nghĩa đặc biệt, nhất là đối với những vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải tranh luận (chẳng hạn các cuộc đàm phán về thương mại, hợp tác kinh tế…).
Xây dựng kế hoạch đàm phán có nghĩa là vạch ra một sơ đồ có tính khái quát logic áp dụng cho mọi trường hợp, dựa vào đó mà có thể tổ chức và thực hiện các cuộc đàm phán cụ thể nhằm đạt mục tiêu đã định.
Tùy theo ý nghĩa, tầm quan trọng, quy mô cuộc đàm phán, số lượng các thành viên tham gia, kinh nghiệm tiến hành đàm phán mà lập một sơ đồ, kế hoạch đàm phán cụ thể cho phù hợp. Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh chu đáo giúp ta rèn luyện kỹ năng, hình thành thói quen phản ứng linh hoạt trong mọi tình huống, chủ động, bất ngờ và tạo ưu thế thuận lợi trong đàm phán.
55
2.2.3.2. Mục tiêu của xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh
Việc xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, thao tác phải làm ngay khi chưa tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi những chi tiết cần thiết trong cuộc đàm phán sắp tới, xây dựng các phương án khác nhau, tạo điều kiện tối ưu cho việc ra quyết định.
Xây dựng kế hoạch đàm phán nhằm xác định và loại trừ những khâu bế tắc, khó khăn trong quá trình đàm phán, phối hợp các hành động, các thao tác, biện pháp bố trí chúng theo thời gian đàm phán cho phù hợp với quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp.
Xây dựng kế hoạch đàm phán cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó. Điều cho phép kích thích, động viên tinh thần sáng tạo của các thành viên trong việc chuẩn bị đàm phán.
2.2.3.3. Các loại kế hoạch đàm phán kinh doanh
Để nhà đàm phán tự tin và chủ động khi tiến hành đàm phán thì trong giai đoạn chuẩn bị có các kế hoạch đàm phán sau:
- Kế hoạch chung: Đây là kế hoạch của các kế hoạch. Trong kế hoạch chung có định rõ từng loại công việc, thời hạn hoàn thành và người thực hiện;
- Kế hoạch chiến lược: Chính là đường lối, phương hướng, chương trình hành động nhằm đạt mục tiêu đề ra. Khi chuẩn bị kế hoạch này, nhà đàm phán cần phải phân định rõ mục tiêu cần phải đạt được, các nhiệm vụ cần phải thực hiện trong quá trình đàm phán;
- Kế hoạch chiến thuật: Kế hoạch này bao gồm danh sách các biện pháp, phương pháp giải quyết những nhiệm vụ của từng giai đoạn. Thực hiện các biện pháp đó nhằm hoàn thành nhiệm vụ cơ bản, chiến lược đã nêu trên;
- Kế hoạch thực hiện cụ thể: Là chương trình hành động nhằm giải quyết những nhiệm vụ riêng biệt của đàm phán;
- Kế hoạch thu thập thông tin và xử lý thông tin: Trong kế hoạch này cần chỉ ra rõ các vấn đề như: nguồn thông tin, khối lượng thông tin cần thu thập, người thu thập, thời hạn hoàn thành, kế hoạch lựa chọn và hệ thống hóa xử lý thông tin…
56
2.2.3.4. Nội dung xây dựngkế hoạch đàm phán kinh doanh
Trong quá trình xây dựng kế hoạch cần hết sức tỉ mỉ, chính xác, định rõ những việc cần phải làm, biện pháp tiến hành trong quá trình đàm phán. Điều đó cho phép nhà đàm phán kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc theo dự kiến, tính toán chi phí, so sánh tài liệu, thông tin thu thập được với chỉ tiêu, kế hoạch ban đầu nhằm xác định nhu cầu và khả năng thực hiện đề án nào đó.
Quá trình xây dựng kế hoạch đàm phán cần xuất phát từ một nguyên lý đã được khẳng định. Kế hoạch là sự thiết lập, tính toán trình tự công việc, thao tác, thời hạn, chi phí và khả năng thực hiện mục tiêu. Việc xây dựng kế hoạch đàm phán cần thực hiện vấn đề sau:
- Đề ra và kiểm tra các dự đoán về cuộc đàm phán;
- Xác định những nhiệm vụ cơ bản trước mắt của việc đàm phán;
- Tìm kiếm phương pháp bước đi thích hợp để giải quyết nhiệm vụ đó (nghĩa là đề ra cách thức giải quyết vấn đề thông qua đàm phán);
- Phân tích các yếu tố khả năng bên ngoài, bên trong (chủ quan, khách quan) của việc thực hiện kế hoạch đàm phán;
- Xác định những nhiệm vụ trung hạn, ngắn hạn cho cuộc đàm phán và mối liên hệ trong việc thực hiện các nhiệm vụ;
- Đề xuất các biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên, phát hiện và xử lý kịp thời những bế tắc xuất hiện trong quá trình đàm phán;
- Phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch chi tiết: Qua các thao tác phân chia kế hoạch tổng quát sẽ đề ra được chương trình làm việc cụ thể có sự điều chỉnh cần thiết các chi tiết trong kế hoạch nhằm thực hiện kế hoạch đàm phán hiệu quả.
Khi xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh, cần xây dựng một số kế hoạch chính sau:
(1) Kế hoạch thu thập và xử lý thông tin a. Các thông tin cần thu thập
Tùy theo nội dung đàm phán và trình độ của người đàm phán mà người đàm phán cần thu thập những thông tin phù hợp. Hầu hết các cuộc đàm phán kinh doanh hiện nay chủ yếu là đàm phán kinh doanh thương mại.Vì vậy, cần chuẩn bị các thông tin về thị trường, thông tin về đối tượng kinh doanh, thông tin về đối tác và thông tin về bản thân doanh nghiệp.
57
* Thông tin về thị trường:
Trong đàm phán kinh doanh, việc nghiên cứu các thông tin về thị trường có vai trò quan trọng trọng việc đạt được các bên tham gia đàm phán. Nội dung nghiên cứu thông tin về thị trường bao gồm:
- Nghiên cứu tình hình cung cầu, giá cả thị trường của mặt hàng định mua bán. Có thể dự báo về sản lượng cung và cầu cho thời gian tới, xu hướng biến động giá cả trên thị trường, những quy định về sản phẩm tiêu dùng trên thị trường như thuế quan, chất lượng, bảo vệ lợi ích người tiêu dùng, luật pháp, công nghệ...;
- Nghiên cứu về cạnh tranh. Nếu là người bán nên tìm hiểu xem người mua có lựa chọn nhiều nhà cung cấp nữa không, giá cả, chất lượng, mẫu mã hàng hóa của đối thủ cạnh tranh ra sao? Nếu là người mua cũng cần kiểm tra xem người bán còn chào bán cho những khách hàng nào nữa, nếu không mua thì liệu có mất cơ hội mua được những mặt hàng như vậy không? Cần phải nắm vững tình hình cạnh tranh trên thị trường ở thời điểm mà các bên đang chuẩn bị tiến hành đàm phán;
- Nghiên cứu các điều kiện kinh tế vĩ mô của thị trường: luật pháp, các chính sách thương mại, chính sách xuất nhập khẩu, các yếu tố về tình hình chính trị, lạm phát, tập quán buôn bán của ngành hàng…;
- Nghiên cứu về điều kiện cơ sở hạ tầng, giao thông liên lạc, điều kiện giao thông vận tải, điều kiện tài chính và thanh toán.
* Thông tin về đối tượng kinh doanh:
Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất…cần được tìm hiểu đầy đủ thông tin về nó, chẳng hạn:
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ hoặc đối tượng của hoạt động đàm phán. Người đàm phán cần phải nắm chắc được mình đang mua bán cái gì? Phục vụ cho mục đích nào? Công nghệ sản xuất ra sao? Nguồn gốc xuất xứ như thế nào? Công dụng và đặc tính của sản phẩm như thế nào? Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng, phẩm cấp;
- Các thông tin về yêu cầu đối với sản phẩm của khách hàng. Giá trị kinh tế này đối với đối tác như thế nào? Các yếu tố về độ nhạy cảm giá của đối tác? Chất lượng và những quy định về chất lượng sản phẩm.
58
Ví dụ: Thông tin về hàng hoá, dịch vụ:
+ Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh: tên gọi, đơn vị tính số lượng, trọng lượng, chất lượng, bao gói, công dụng, cách thức phân loại…;
+ Xuất xứ của hàng hóa;
+ Tình hình sản xuất các mặt hàng đó: thời vụ, khả năng về nguyên liệu, công nghệ sản xuất, tay nghề công nhân…;
+ Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm;
+ Giá cả của các công ty cạnh tranh (giá thị trường).
* Thông tin về đối tác:
Ngạn ngữ có câu “Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” và điều này đặc biệt đúng trong đàm phán kinh doanh. Để đảm bảo đàm phán thành công, nhà đàm phán cần hiểu đối tác theo các khía cạnh:
- Nghiên cứu thông tin về tư cách pháp nhân, lịch sử hình thành và phát triển, năng lực tài chính, mức độ uy tín, nhân lực, cơ sở vật chất trang bị kỹ thuật, chất lượng và số lượng sản phẩm… (bối cảnh của đối tác). Những điểm mạnh, điểm yếu và áp lực của đối tác có thể có khi tham gia đàm phán;
- Mục tiêu và thành ý đàm phán của đối tác: Đối tác muốn hợp tác với ta là có ý đồ gì? Mục đích hợp tác của họ như thế nào?Nguyện vọng hợp tác có chân thành không?Mức độ bức thiết của sự hợp tác?Họ có lựa chọn nhiều bạn hàng hợp tác nữa hay không?;
- Tổ chức nhân sự đàm phán của đối tác:Số lượng, thành phần của đoàn đàm phán?Cương vị, tính cách, sở thích, kinh nghiệm của từng người?Ai là người đứng đầu (người có quyền quyết định)? Năng lực, quyền hạn, kinh nghiệm… Đối tác phán đoán biết thông tin gì về doanh nghiệp mình?;
- Lịch làm việc: Nếu nắm bắt được lịch làm việc của đối tác, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép.
Tùy theo tính chất của cuộc đàm phán mà yêu cầu tìm hiểu có khác nhau. Tuy nhiên, càng hiểu cụ thể, sâu sắc về đối tác thì việc đánh giá càng chuẩn xác, đầy đủ và có cơ hội làm chủ trong đàm phán.
* Thông tin về bản thân doanh nghiệp:
- Nghiên cứu về thực lực của của doanh nghiệp, bao gồm: tình hình tài chính, mức độ, uy tín, cơ sở vật chất trang bị kỹ thuật, chất lượng và số lượng sản phẩm…;
59 - Nhu cầu, mục tiêu doanh nghiệp;
- Tổ chức nhân sự đàm phán doanh nghiệp;
- Tình hình đối thủ cạnh tranh trên thị trường doanh nghiệp; - Lịch làm việc doanh nghiệp.
b. Các kỹ thuật thu thập, xử lý và phân tích thông tin
Để có thể thu thập, xử lý và phân tích thông tin cần thiết cho đàm phán, các bên đàm phán thường cân nhắc những vấn đề sau: lựa chọn các nguồn thông tin, tổ chức xử lý thông tin thu thập và phân tích thông tin.
- Lựa chọn các nguồn thông tin: Trong khâu này, nhà đàm phán cần quy định sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu (khối lượng, chất lượng…). Chất lượng thông tin được phụ thuộc vào: mức độ am hiểu thông tin nói chung của doanh nghiệp; phương pháp thu thập thông tin; trình độ kiến thức chuyên môn của người thu thập thông tin.
Việc thu thập thông tin có thể thông qua nhiều kênh khác nhau như: thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng như sách, báo, mạng internet…; từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới; từ kinh nghiệm của những người bạn, các cuộc đàm phán tương tự của đối tác trong quá khứ…; các cơ quan nhà nước như Bộ công thương, Bộ ngoại giao, các hiệp hội ngân hàng, các trung tâm ngoại thương, phòng thương mại và công nghiệp, từ các công ty liên quan…
Thông tin cung cấp cho người ra quyết định ở nhiều dạng khác nhau và nhiều nguồn. Nó thường tản mạn và bao gồm các con số, các đoạn văn miêu tả. Do đó, bước tiếp theo trong khâu này là doanh nghiệp cần tiến hành lựa chọn và hệ thống hóa thông tin đã thu thập được. Có thể nói, đây là sự tiếp tục của quá trình thu thập thông tin, song nó có vai trò quan trọng bởi lẽ nếu không thực hiện, doanh nghiệp sẽ khó khăn trong việc ra quyết định, thậm chí có thể ra quyết định sai.
- Xử lý thông tin: Việc xử lý thông tin cho phép xác định mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách hệ thống hóa tài liệu, lựa chọn lý lẽ, lập luận phù hợp, rút ra các kết luận cụ thể. Việc xử lý thông tin thường sử dụng các kỹ thuật của kinh tế lượng và thống kê. Những kỹ thuật thông dụng nhất đó là: phân tích xu hướng và các chuỗi thời gian; các mô hình hồi quy; cân đối vật tư; các mô hình vào ra.
60
- Phân tích thông tin: Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách hệ thống hóa tài liệu, lựa chọn và chuẩn bị sẵn lý lẽ, lập luận, rút ra các kết luận cụ thể nhằm tự đánh giá mình và đối phương, bao gồm:
+ Phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức) của cả doanh nghiệp và đối phương;
+ Tìm hiểu trò chơi của đối phương;
+ So sánh mục tiêu của doanh nghiệp và đối phương;
+ Tìm hiểu, phân tích các mục tiêu giấu kín của đối phương; + Tìm hiểu quyền hạn của đối phương.
(2) Lập kế hoạch về nhân sự
Nội dung công việc lập kế hoạch nhân sự đoàn đàm phán bao gồm: lựa chọn thành phần đoàn đàm phán; phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong đoàn: thống nhất mục tiêu, nội dung, phương pháp và các chiến thuật khi đàm phán; công tác chuẩn bị của từng cá nhân và chung cho cả đoàn đàm phán.
a. Lựa chọn thành phần đoàn đàm phán
Sau khi kế hoạch đàm phán đã được vạch ra cần tiến hành tổ chức triển khai nó trong thực tế. Để cho cuộc đàm phán thành công yếu tố quyết định là con người. Nhân sự cho cuộc đàm phán phải lựa chọn kỹ lưỡng phù hợp với mục tiêu, nội dung và đối tác đàm phán. Khi lựa chọn thành phần đoàn đàm phán, cần lưu ý đến các tiêu chí và yêu cầu sau:
* Các tiêu chí tuyển chọn nhân sự của đoàn đàm phán:
- Tiêu chí chuyên môn: Đàm phán về lĩnh vực chuyên môn nào thì cần chuyên gia thuộc lĩnh vực chuyên môn ấy. Ngoài ra, cần có kiến thức và kĩ năng chuyên môn về luật, kế toán và văn bản. Đặc biệt, cần có các kỹ năng đàm phán cần thiết như: lắng nghe, đặt câu hỏi, trả lời, xử lý tình huống, thuyết trình…(là chuyên gia đàm phán);
- Tiêu chí tính cách: Chọn những người có khả năng ứng xử nhạy bén, khôn khéo. Tránh chọn các thành viên trong cùng đoàn đàm phán có định kiến cá nhân, ít có khả năng phát hiện, khai thác lợi thế trong quá trình đàm phán;
- Tiêu chí để chọn trưởng đoàn đàm phán: Trưởng đoàn đàm phán phải có tinh thần trách nhiệm cao, kiên định với mục tiêu, kiến thức sâu rộng, tinh thông nghiệp vụ, nhạy bén, có khả năng lãnh đạo, giỏi trình bày, thuyết trình.…có thể dẫn dắt đàm phán; có khả năng ra quyết định đúng đắn trong điều kiện căng
61
thẳng; khả năng thâu góp các quan điểm dàn trải thành một tập hợp; có khí chất nền nã; tính năng động để đối phó kịp thời với tình hình; có tài phân biệt thật, giả và làm cho người khác tin vào bản thân mình; phải nắm chắc mục tiêu, nội dung và toàn bộ kế hoạch chuẩn bị đàm phánvà có uy tín với các thành viên trong đoàn đàm phán.
* Yêu cầu khi thành lập đoàn đàm phán:
- Nhóm phải đủ lớn nhưng không quá lớn (tùy theo mỗi cuộc đàm phán cụ thể); - Các thành viên trong nhóm cần phải có các kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm bổ sung cho nhau;
- Phải phân công rõ vai trò và nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm; - Các thành viên phải có sự tin tưởng lẫn nhau và luôn hướng tới mục tiêu chung của đoàn đàm phán.
b. Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong đoàn đàm phán
- Người lãnh đạo đoàn đàm phán (trưởng đoàn): Đây là người rất quan trọng. Họ là người mở đầu, trình bày và quyết định kết thúc đàm phán. Người lãnh đạo là chỉ huy tổ chức đàm phán. Trước hết là người phải đưa ra được các