Bất kỳ cuộc đàm phán kinh doanh nào cũng có các cao trào và thoái trào, vì vậy xuất hiện câu hỏi: “Khi nào cần phải đưa đàm phán vào giai đoạn kết thúc - giai đoạn ra quyết định?”. Tất nhiên là không phải lúc cuộc đàm phán đang ở thời kỳ thoái trào. Khi đàm phán đã đạt được một trong những đỉnh cao của mình thì cần phải chuyển sang giai đoạn kết thúc. Chúng ta chỉ áp dụng các phương pháp để kết thúc một cuộc đàm phán khi thấy các vấn đề đã được hai bên thảo luận một cách chi tiết và đầy đủ.
Đôi khi chúng ta đã có đủ điều kiện cần thiết để có thể kết thúc nhưng đối tác vẫn tỏ ra do dự. Họ bị sức ép tâm lý của tinh thần trách nhiệm đè nặng nên chưa thể quyết định. Lúc này ta cần sử dụng các biện pháp thúc đẩy để họ thoát khỏi tình trạng đó, làm cho họ mạnh dạn hơn trong việc ra quyết định. Có nhiều cách để kết thúc một cuộc đàm phán, không có một cách nào có thể áp dụng trong mọi trường hợp, điều đó đòi hỏi phải có sự kết hợp và sử dụng khéo léo các cách.
Để kết thúc cuộc đàm phán, chúng ta có thể sử dụng 2 phương pháp sau đây:
4.1.3.1. Phương pháp kết thúc đàm phán trực tiếp
Tăng tốc trực tiếp có nhiệm vụ giải quyết hoàn toàn vấn đề. Đó là cách ngắn nhất đi đến mục tiêu. Sử dụng phương pháp này, đòi hỏi chúng ta phải trình bày kết luận một cách chính xác, đầy đủ, rõ ràng vì đây chính là cơ sở cho các bước ký kết hợp đồng tiếp theo. Phương pháp này nên được áp dụng khi tất cả mọi vấn đề cần đàm phán đều đạt được sự thỏa thuận từ hai phía.
Tuy nhiên, chúng ta có thể sẽ phải nghe từ “không” từ phía đối tác.
Ví dụ: Chúng ta có thể nói: “Chúng ta sẽ quyết định ngay lập tức về việc chuyển tín dụng ngắn hạn sang tín dụng dài hạn”. Nếu đối tác chưa có quyết định sẵn từ trước thì họ có thể trả lời: “Không, hiện tại điều đó chưa cần thiết”; “Tôi cần phải cân nhắc, suy nghĩ về điều đó”; “Tôi muốn tham khảo ý kiến của giám đốc tài chính và trưởng phòng đầu tư”...
108
4.1.3.2. Phương pháp kết thúc đàm phán gián tiếp
Phương pháp này được áp dụng khi một cuộc đàm phán chưa đạt được một sự thỏa thuận hoàn toàn mà hai bên mới chỉ đi đến thỏa thuận một số nội dung của vấn đề. Theo cách này, có thể chúng ta trình bày một số nội dung mà hai bên chưa đạt được sự thỏa thuận cũng như những nguyên nhân của nó. Sau đó mới chốt lại các vấn đề mà cả hai bên đã thỏa thuận và đồng ý.
Nếu có thể, ta trình bày luôn những ý kiến, giải pháp về những vấn đề chưa đạt được sự thỏa thuận. Bằng các quyết định riêng lẻ mà chúng ta dần dần đưa đối tác đến mục tiêu cuối cùng. Phương pháp này có ưu thế là giúp chúng ta sớm bắt đầu thực hiện mục đích của mình, giảm khả năng không may. Một vài kiểu kết thúc đàm phán gián tiếp như sau:
- Biện pháp 1: Đặt đối tác trước những quyết định cụ thể dưới dạng câu hỏi xin ý kiến. Ví dụ: "Ông đọc bản tóm tắt của chúng tôi có thấy vấn đề gì không?";
- Biện pháp 2: Đặt họ trước các giải pháp lựa chọn. Ví dụ: “Giải pháp nào phù hợp với ông hơn cả?”; “ cần phải cải tiến công việc gì?”...;
- Biện pháp 3: Buộc họ phải ra quyết định cuối cùng. Ví dụ: “Ông nghĩ gì về hợp đồng này?”.
Các biện pháp trên sẽ làm cho đối tác tích cực và chủ động hơn trong việc quyết định.