Trên thực tế, có nhiều hình thức hay còn gọi là kiểu đàm phán kinh doanh khác nhau và đưa lại kết quả khác nhau. Trên góc độ kết quả đàm phán thu được có thể phân ra thành hai kiểu đàm phán: kiểu đàm phán mặc cả lập trường và kiểu đàm phán nguyên tắc.
1.4.2.1. Đàm phán theo kiểu mặc cả lập trường (Positional bargaining)
Theo kiểu đàm phán này, mỗi bên đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận. Dựa vào cách bảo vệ lập trường có hai kiểu đàm phán: đàm phán kiểu mềm (Soft negotiation) và đàm phán kiểu cứng (Hard negotiation).
33
* Đàm phán kiểu mềm:
Đàm phán kiểu mềm (Soft negotiation) còn gọi là đàm phán kiểu hữu nghị, hợp tác. Người đàm phán theo kiểu mềm không coi đối phương là địch thù, mà luôn xem họ như bạn bè.Vì vậy, trong đàm phán họ luôn cố gắng mềm mỏng, tránh xung đột để xây dựng và gìn giữ mối quan hệ, ký kết cho được hợp đồng, họ thường đề ra kiến nghị, tin cậy đối tác và vì tránh đối lập mà dễ dàng chịu nhượng bộ. Trong kiểu đàm phán này, người đàm phán không những quan tâm đến lợi ích của mình mà còn quan tâm đến lợi ích của cả phía đối tác, không chỉ quan tâm lợi ích trước mắt mà còn quan tâm đến lợi ích lâu dài, thậm chí họ không quan tâm đến lợi ích và kết quả kinh tế đạt được bằng việc duy trì mối quan hệ. Quá trình đàm phán thường trải qua các bước: đưa ra đề nghị, tin cậy đối tác, nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiết, tránh đối lập, đạt cho được thoả thuận.
Ưu điểm của kiểu đàm phán này là nếu người đàm phán theo kiểu mềm gặp được đối tác cùng kiểu đàm phán thì cuộc đàm phán diễn ra rất thuận lợi, nhanh chóng, bầu không khí đàm phán thoải mái, không có tình trạng căng thẳng, gây cấn. Kết quả ký được hợp đồng (có thỏa thuận) là chắc chắn.
Tuy nhiên, hạn chế của kiểu đàm phán này là nếu người đàm phán kiểu mềm gặp phải đối phương cứng rắn thì hết sức bất lợi, người đàm phán theo kiểu mềm có thể luôn luôn phải chịu nhượng bộ, thậm chí chịu thiệt thòi vì đối phương lợi dụng, bị đẩy vào tình thế bất lợi, bị buộc phải ký hợp đồng với những điều khoản không thể thực hiện được. Vì vậy, cần lưu ý trong kinh doanh không nên sử dụng quá nhiều kiểu đàm phán này, trừ trường hợp các bên đàm phán đã có mối quan hệ tốt đẹp lâu dài, lợi thế về hàng hóa, giá cả, thị trường…đều thuộc phía đối phương (ví dụ:Đàm phán vay tiền của ngân hàng).
* Đàm phán kiểu cứng:
Đàm phán kiểu cứng (Hard negotiation) hay còn gọi là kiểu đàm phán cạnh tranh, tấn công. Trong kiểu đàm phán này, người đàm phán có lập trường hết sức cứng rắn, cương quyết không chịu nhượng bộ trong bất kỳ trường hợp nào, ngược lại mong muốn đè bẹp đối phương, theo đuổi lợi ích của mình, chiến thắng bằng mọi giá mà không quan tâm đến lợi ích của bên kia, coi bàn đàm phán là cuộc thi đua sức mạnh và ý chí. Lựa chọn kiểu đàm phán này, người đàm phán thường dồn sức vào việc bảo vệ lập trường của mình, sử dụng thái độ bức bách và chèn ép.
34
Ưu điểm của kiểu đàm phán này là nếu người đàm phán kiểu cứng gặp đối tác yếu, thì cuộc đàm phán diễn ra nhanh chóng, người đàm phán dùng mọi cách áp đảo đối tác, dồn mọi bất lợi cho đối tác, giành mọi thuận lợi về mình. Vì vậy, người đàm phán luôn giữ được mục tiêu ban đầu đã đề ra, đạt được lợi ích mong muốn.
Hạn chế của kiểu đàm phán này là trong trường hợp người đàm phán cố dồn mọi bất lợi cho đối tác, tuy hợp đồng đã được ký kết nhưng bên đối tác đôi khi không thực hiện được thì sự thành công của việc đàm phán cũng bị xem là vô nghĩa. Trong trường hợp hai bên đàm phán theo kiểu cứng thì kiểu đàm phán diễn ra trong bầu không khí căng thẳng, kéo dài mới có thể đi đến ký kết hợp đồng, thậm chí nhiều trường hợp là cả hai bên khó lòng đi đến thỏa thuận, đàm phán thường chẳng những đổ bể giữa chừng mà quan hệ giữa đôi bên cũng tan vỡ. Nhà đàm phán cần lưu ý tránh đàm phán theo kiểu này vì đàm phán dù có thắng lợi cũng chỉ là thắng lợi bên ngoài, không đích thực. Ngược lại đàm phán không thu được thắng lợi thì không những không ký được hợp đồng mà còn làm mất đi mối quan hệ hợp tác, mất bạn hàng, mất đối tác. Vì vậy, kiểu đàm phán cứng chỉ nên áp dụng khi ta đúng, mục tiêu, đòi hỏi của ta là hợp lý, bối cảnh của ta tốt.
Như vậy, đàm phán theo kiểu mềm hay kiểu cứng không phải là tối ưu, bởi vì kết quả đàm phán chỉ là tốt khi đạt được ba tiêu chuẩn sau:
+ Đáp ứng được lợi ích chính đáng của cả hai bên (đạt mục tiêu); + Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả (chi phí);
+ Không làm phương hại đến quan hệ giữa các bên (mối quan hệ giữa các bên). Đàm phán kiểu mặc cả lập trường lại không thể đáp ứng được cả ba tiêu chuẩn trên.
1.4.2.2. Đàm phán kiểu nguyên tắc (Principled negotiation)
Đàm phán kiểu nguyên tắc hay còn gọi là “Thuật đàm phán Havard” do Trung tâm kế hoạch nghiên cứu đại học Harvard đưa ra đầu tiên, nó chủ trương đối với công việc thì cứng rắn, đối với con người thì ôn hòa, tách rời mâu thuẫn giữa công việc với con người. Kiểu đàm phán nguyên tắc chú ý đến việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác nhưng không giống như kiểu đàm phán mềm chỉ nhấn mạnh mối quan hệ giữa hai bên mà coi thường lợi ích đạt được.
35
Đàm phán kiểu nguyên tắc chú trọng lợi ích của bản thân có tính đến lợi ích của đối tác. Nhà đàm phán phải vạch ra các phương án mang tính thay thế vừa phù hợp với lợi ích của mình vừa phù hợp với lợi ích của đối tác khiến hai bên từ đối đầu sang hợp tác. Người sử dụng kiểu đàm phán này coi đối tác như đồng nghiệp để giải quyết công việc trên tinh thần bình đẳng, hợp tác cùng có lợi. Để thực hiện thành công kiểu đàm phán này cần quán triệt các nguyên tắc sau:
- Thứ nhất, về con người: Tách rời con người ra khỏi vấn đề, tức là thái độ của người đàm phán là ôn hòa đối với con người, cứng rắn đối với công việc. Trong kiểu đàm phán này, con người và công việc là hai vấn đề riêng biệt. Không biến những mâu thuẫn trong công việc thành mâu thuẫn con người. Vì vậy, để đạt được mục tiêu đề ra nhà đàm phán kiểu này phải biết giữ thái độ hòa nhã, tôn trọng, cần kìm nén cảm xúc, lắng nghe ý kiến phê bình của đối tác, tránh những phản ứng thẳng thừng, thô bạo và mạt sát lẫn nhau, không để lòng tự ái ngăn cản sự đánh giá công bằng, cố gắng duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác trong khi vẫn kiên quyết bảo vệ các quyền lợi chính đáng của mình;
- Thứ hai, về lợi ích: Tập trung và nhấn mạnh vào các lợi ích chung sau đó mới thỏa thuận lợi ích đối kháng. Việc tập trung vào các lợi ích chung khiến hai bên dễ dàng xây dựng không khí hợp tác cho đàm phán, tạo điều kiện hiểu biết và nhân nhượng lẫn nhau trong các lợi ích đối kháng. Nếu ngay từ đầu đã thỏa thuận lợi ích đối kháng thì rất khó điều hòa xung đột vì hai bên không tìm được tiếng nói chung trong việc hợp tác, cố theo đuổi đến cùng lợi ích của mình, khiến đàm phán rơi vào bế tắc. Vì vậy, người đàm phán kiểu này không cố giữ lấy lập trường của mình, gây thiệt hại cho đối phương, mà biết quan tâm thỏa mãn lợi ích tối thiểu của đối phương, đồng thời vẫn bảo vệ được quyền lợi của mình.
Để có được các mục tiêu, nhà đàm phán kiểu này phải biết điều hòa các lợi ích, thì cần làm những công việc sau:
+ Xác định lợi ích: Để xác định được lợi ích của đối tác các bên cần đặt câu hỏi “tại sao” cho mỗi lập trường của họ đưa ra. Đồng thời, chúng ta cũng phải xác định phía đối tác nghĩ là chúng ta đang muốn gì. Tại sao họ chưa đồng ý chúng ta về vấn đề đó. Nhà đàm phán kiểu này luôn phải nhận thức rằng mỗi bên đều có nhiều lợi ích. Vì vậy, cần lập danh sách các lợi ích theo thứ tự ưu tiên;
36
+ Trao đổi về lợi ích: Để trao đổi lợi ích với đối tác cần phải làm cho lợi ích của bạn sinh động, đầy thuyết phục; công nhận lợi ích của đối tác như là một phần của vấn đề; hướng tới tương lai với những lợi ích lớn hơn mà các bên có thể đạt được;cứng rắn về vấn đề nêu ra nhưng mềm mỏng về con người.
- Thứ ba, về phương án: Tạo ra nhiều phương án để cùng đạt lợi ích, đặc biệt là các lợi ích đối kháng. Người đàm phán cần lập nhiều phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế khi cần, trong đó có tính đến các nhân nhượng hợp lý. Nếu không có nhiều phương án được chuẩn bị trước khi tiến hành đàm phán, người đàm phán sẽ khó lòng xoay chuyển tình thế khi cuộc đàm phán tiến triển theo chiều hướng bất lợi cho mình hoặc quá căng thẳng, khó lòng đi đến thống nhất giữa đôi bên. Ngược lại, với nhiều phương án được chuẩn bị trước, người đàm phán có thể chủ động đàm phán thuận lợi và đảm bảo thực hiện được mục tiêu lợi ích của mình. Để sáng tạo ra các phương án, nhà đàm phán cần: Tách việc sáng tạo các phương án ra khỏi việc đánh giá chung; mở rộng các phương án tại bàn đàm phán chứ không bó mình đi tìm lời giải đáp duy nhất; tìm kiếm các mục tiêu chung; tạo điều kiện để đối tác dễ quyết định;
- Thư tư, về tiêu chuẩn: Kết quả của sự thỏa thuận giữa các bên trong đàm phán là dựa trên tiêu chuẩn khách quan, tức là dựa trên các tiêu chuẩn độc lập với ý chí của mỗi bên, tiêu chuẩn phải mang tính khoa học và thực tế. Bởi vì, người đàm phán theo kiểu nguyên tắc biết xác định lợi ích nào có tính khách quan, có lợi về mặt tổng thể để hướng tới, đồng thời sẵn sàng hy sinh những lợi ích riêng không có lợi cho cái chung của cả hai bên. Sau khi đã xác định được một số tiêu chuẩn và thủ tục khách quan, để thảo luận chúng với đối tác, cần phải: Coi mỗi vấn đề là một cuộc tìm kiếm chung các tiêu chuẩn khách quan; lập luận và lắng nghe lập luận xem tiêu chuẩn nào là phù hợp nhất và làm cách nào áp dụng được chúng; không bao giờ lùi bước trước sức ép, mà chỉ lùi bước trước nguyên tắc.
Đàm phán kiểu nguyên tắc có nhiều ưu thế hơn cả nên được nhiều nước nghiên cứu áp dụng, nhưng muốn thành công thì điều kiện tiên quyết là phải có đội ngũ cán bộ đàm phán giỏi. Tuy nhiên, trong thực tiễn không ai chỉ sử dụng một kiểu đàm phán duy nhất, thông thường các nhà kinh doanh căn cứ vào tình huống cụ thể để lựa chọn một hoặc sự kết hợp giữa các kiểu đàm phán để có được kết quả khả quan.
37
Bảng 1.1. So sánh các kiểu đàm phán trong kinh doanh Yếu tố
so sánh
Đàm phán kiểu mặc cả lập trường Đàm phán kiểu
nguyên tắc
Mềm Cứng
Đối tác Coi đối tác như bạn bè. Coi đối tác như địch thủ. Coi đối tác như cộng sự cùng giải quyết vấn đề.
Mục tiêu
Đạt được thỏa thuận, giữ mối quan hệ.
Giành thắng lợi bằng
mọi giá. Giải quyết vấn đề hiệu quả và thân thiện.
Chủ
trương Nhượng bộ để giữ mối quan hệ. Bắt ép đối tác nhượng bộ. Tách con người ra khỏi vấn đề.
Thái độ Mềm mỏng với con người và vấn đề. Cứng rắn với cả con người lẫn vấn đề. Mềm mỏng với con người, cứng rắn với
vấn đề. Tín
nhiệm Tin đối tác. Không tin đối tác.
Sự tín nhiệm không liên quan đến đàm phán.
Lập
trường Dễ thay đổi lập trường. Bám chặt giữ vững lập trường.
Tập trung vào lợi ích chung, không vào lập trường. Phương pháp - Đề xuất kiến nghị - Chỉ đi tìm một câu trả lời mà đối tác chấp nhận.
- Đe dọa, uy hiếp đối tác. - Chỉ tìm một câu trả lời mà mình chấp nhận. - Cùng tìm kiếm lợi ích chung. - Xây dựng các phương án 2 bên cùng nhau thỏa thuận.
Điều kiện để
thỏa thuận
Nhượng bộ, chấp nhận thiệt hại đơn phương để đạt được thỏa thuận.
Đòi lợi ích đơn phương
làm giá cho thỏa thuận. Tạo ra các phương án để cùng đạt mục đích.
Biểu hiện - Hết sức tránh nóng nảy. - Cố tránh phải đấu trí.
- Khăng khăng giữ lập trường, tranh đua sức mạnh ý chí giữa các bên. - Cố thắng cuộc đấu trí.
- Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt được thỏa thuận. - Cố đạt các kết quả dựa trên tiêu chuẩn khách quan.
Kết
quả Khuất phục trước sức ép của đối tác.
Tăng sức ép khiến bên kia khuất phục hoặc đổ vỡ.
Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục sức ép.
38