a. Năng lực truyền thông
Năng lực truyền thông là khả năng truyền đạt và trao đổi thông tin với người khác một cách hiệu quả. Có 2 hình thức truyền thông là: truyền thông không chính thức và truyền thông chính thức.
Truyền thông không chính thức: Khuyến khích truyền thông 2 chiều (trao đổi, lắng nghe và tiếp nhận thông tin phản hồi), thiết lập mối quan hệ cá nhân mạnh mẽ với mọi người.
Truyền thông chính thức: Cập nhật các sự kiện kịp thời, thông báo, trình bày thuyết phục và kiểm soát các vấn đề. Xử lý tốt các nguồn dữ liệu trên máy tính.
Mục đích truyền thông là giúp nhà trị thương lượng các vấn đề đạt hiệu quả. Thương lượng đề cập đến đàm phán một cách hiệu quả về vai trò và nguồn lực, phát
triển tốt mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, hành động quyết đoán và công bằng với thuộc cấp.
b. Năng lực làm việc nhóm
Năng lực làm việc nhóm là hoàn thành công việc thông qua nhóm người có cùng trách nhiệm và thực hiện công việc mang tính phụ thuộc lẫn nhau. Để thực hiện năng lực này, nhà quản trị cần phải thiết kế nhóm, tạo lập một môi trường khích lệ và quản trị sự năng động của nhóm.
Thiết kế nhóm: Thiết lập mục tiêu rõ ràng, cơ cấu thành viên của nhóm hợp lý, xác định trách nhiệm chung, phân định nhiệm vụ cho từng thành viên.
Tạo lập một môi trường khích lệ, hỗ trợ: Khích lệ, hợp tác và khen thưởng; hỗ trợ nhóm trong việc xác định và sử dụng các nguồn lực; hành động như huấn luyện viên, người tư vấn, cố vấn.
Quản trị sự năng động của nhóm: Hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên; cởi mở và xử lý tốt những mâu thuẫn và bất đồng; chia sẻ sự tin cậy với mọi người.
c. Năng lực hoạch định và điều hành
Năng lực hoạch định và điều hành liên quan đến việc quyết định những nhiệm vụ cần thực hiện, phương thức thực hiện, phân bổ các nguồn lực và giám sát tiến trình theo kế hoạch đã đề ra. Khi đó, nhà quản trị cần:
Thu thập, phân tích thông tin và giải quyết vấn đề: Kiểm soát, sử dụng thông tin để định rõ các vấn đề và phác thảo những giải pháp có thể có; tính toán các rủi ro, tiên liệu kết quả và đưa ra quyết định kịp thời.
Hoạch định và tổ chức thực thi các dự án: Phát triển kế hoạch và tiến độ, phân định các ưu tiên và phân quyền chịu trách nhiệm, xác định, tổ chức và phân bổ các nguồn lực.
Quản lý thời gian: Kiểm soát, giám sát và duy trì các dự án theo đúng tiến độ, có sự điều chỉnh khi cần thiết, thực hiện hiệu quả công việc dưới áp lực thời gian.
Hoạch định ngân sách và tài chính: Hiểu rõ ngân sách, dòng chu chuyển tiền mặt, báo cáo tài chính, ghi chép đầy đủ và chính xác, phác thảo và làm việc trên các nguyên tắc về tài chính.
d. Năng lực hành động chiến lược
Nhà quản trị cần hiểu rõ sứ mệnh tổng quát và các giá trị của tổ chức đồng thời cần có sự phân định và phối hợp rõ ràng. Nhà quản trị cần:
Hiểu rõ về ngành: Nắm bắt các hoạt động, nhận ra những cơ hội và thách thức, biết được hành động của đối thủ cạnh tranh và các đối tác chiến lược, phân tích được xu hướng chung trong ngành và tác động của chúng trong tương lai.
Hiểu về tổ chức: Hiểu rõ sự quan tâm của giới hữu quan, những điểm mạnh và điểm yếu trong chiến lược của từng đơn vị kinh doanh, nắm vững các năng lực khác biệt trong tổ chức.
Thực hiện các hành động chiến lược: Phân định ưu tiên, quyết định thực thi các mục tiêu chiến lược, nhận thức rõ và giải pháp khắc phục những thách thức quản trị của từng phương án chiến lược, thiết lập chiến thuật và mục tiêu tác nghiệp giúp cho việc thực hiện chiến lược dễ dàng.
e. Năng lực nhận thức toàn cầu
Năng lực này giúp nhà quản trị phối hợp sử dụng các nguồn lực của tổ chức từ nhiều quốc gia và đáp ứng nhu cầu của thị trường với sự đa dạng về văn hóa. Để có năng lực nhận thức toàn cầu, nhà quản trị cần:
Hiểu biết và cập nhật các khuynh hướng, sự kiện chính trị - xã hội – kinh tế trên toàn thế giới, những tác động của sự kiện quốc tế đến tổ chức, đọc hiểu và nói thông thạo một ngôn ngữ khác.
Cởi mở và nhạy cảm về văn hóa: Hiểu rõ những nét đặc trưng của khác biệt của từng quốc gia - dân tộc, cởi mở, khách quan, trung thực, nhạy cảm và thích nghi nhanh chóng với các tình huống mới, điều chỉnh hành vi thích hợp khi giao tiếp với những người có nền tảng về dân tộc, chủng tộc và văn hóa khác.
f. Năng lực tự quản
Năng lực tự quản được hiểu là con người phải có trách nhiệm với cuộc sống của mình bên trong cũng như bên ngoài công việc, tránh khuynh hướng đổ lỗi do hoàn cảnh khi thất bại. Nhà quản trị cần:
Cư xử trung thực và đạo đức: Có chuẩn mực cá nhân rõ ràng nhằm tạo nền tảng duy trì các cư xử trung thực và có đạo đức, biết tự kiểm điểm và chịu trách nhiệm về các hành động của mình.
Nghị lực và nỗ lực cá nhân: Có trách nhiệm, tham vọng hoàn thành mục tiêu, làm việc chăm chỉ, bền chí để đương đầu với những khó khăn và khả năng hồi phục từ thất bại.
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Thiết lập một sự cân bằng hợp lý giữa công việc và cuộc sống, tự chăm sóc bản thân và loại bỏ căng thẳng, xử lý và thiết lập mục tiêu liên quan giữa công việc và cuộc sống. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tự nhận thức và phát triển: Có mục đích nghề nghiệp và cá nhân rõ ràng, đẩy mạnh ưu điểm và cải thiện khuyết điểm của bản thân, phân tích và học hỏi từ kinh nghiệm công việc và cuộc sống.
Bản lĩnh và chân dung nhà quản trị thế kỷ 21
Bản lĩnh có thể được xem là khả năng tự quyết định một cách độc lập về thái độ, hành động, không vì áp lực bên ngoài mà thay đổi quan điểm. Trong thế kỷ 21, sự hội nhập, toàn cầu hóa, sự phát triển của nền kinh tế, của khoa học kỹ thuật và cơ cấu kinh tế của mỗi nước ảnh hưởng rất lớn đến phong cách quản trị cũng như gây nên những áp lực đối với nhà quản trị của các doanh nghiệp trên thế giới ngày nay. Trở thành một nhà quản trị giỏi không dễ. Nhà quản trị cần phải bình tĩnh, khôn khéo, gặp biến cố lớn không kinh hoàng, gặp thất bại mà vẫn tiếp tục đứng lên. Quản lý cấp trung thường cần phải can đảm, giữ vững lập trường, có năng lực giao tiếp rộng, có thể đứng mũi chịu sào. Còn quản trị cấp cao phải biết nhìn người, đánh giá người không sai (không lẫn), dùng người không quá khắc nghiệt. Theo Peter F.Drucker "Nhà quản trị có khả năng nâng tầm của con người lên mức cao hơn, khiến công việc đạt tới một tiêu chuẩn cao hơn và phát triển tính cách con người vượt qua giới hạn thông thường" thì có thể làm nhà quản trị cấp cao.
Nhà quản trị trong thế kỷ 21 cần có phẩm chất, kỹ năng và bản lĩnh sau: (1). Là người có khả năng tư duy chiến lược.
(2). Có kiến thức, hiểu biết về pháp luật.
(3). Là người có nghị lực, óc sáng tạo, khao khát chiếm lĩnh đỉnh cao, có tri thức, có nhận thức đúng đắn, có tầm nhìn xa trông rộng, có tâm hồn cở mở, trong sáng, linh hoạt và có tài thuyết phục người khác, có khả năng xoay chuyển cục diện.
(4). Có khả năng dẫn dắt và lãnh đạo doanh nghiệp, thích nghi với sự thay đổi của môi trường, có khả năng xây dựng văn hóa doanh nghiệp và đạo đức kinh doanh.
(5). Có khả năng quản trị hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.
(6). Có khả năng liên kết chặt chẽ với mạng lưới hoạt động của doanh nghiệp trong toàn quốc, khu vực và trên thế giới.
(7). Có tinh thần trách nhiệm cao với cộng đồng, với xã hội, với người lao động và với môi trường.
Phẩm chất, kỹ năng và bản lĩnh không phải tự nhiên mà có, đòi hỏi các nhà quản trị (những người đang nắm giữ vị trí hiện tại và những người có khát vọng trở thành nhà quản trị tương lai) cần phải nỗ lực phấn đấu không ngừng. Trong thế kỷ 21, môi trường kinh doanh ngày càng nhiều rủi ro, mức độ cạnh tranh vô cùng khốc liệt, do vậy mỗi nhà quản trị cần không ngừng xác định phải rèn luyện từng ngày để đạt đến đỉnh cao của nghề nghiệp.
1.2.6. Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật và một nghề
a. Quản trị là khoa học
Quản trị là một lĩnh vực khoa học kinh tế - xã hội phức tạp và có vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội. Khoa học quản trị bao gồm những lý thuyết, những học thuyết về bản chất và phương pháp quản trị. Khoa học quản trị đang ngày càng phát triển. Trong quá trình quản trị, nhà quản trị thường phải giải quyết đồng bộ cả 4 khâu: Một là, ra quyết định; hai là, xác định mục tiêu; ba là, đề ra chương trình, kế hoạch xây dựng doanh nghiệp; bốn là, sử dụng các nguồn lực như nhân tài, tài chính, vật lực và thông tin,…để giám sát việc thực hiện của các cấp khi tiến hành đánh giá các hoạt động so với các mục tiêu đã đề ra trong quyết định. Như vậy, có thể thấy tất cả những việc mà nhà quản trị phải làm theo chức của họ đều là đối tượng của khoa học trong quản trị. Khoa học quản trị đi sâu nghiên cứu giúp nhà quản trị giải quyết tốt các bước trong từng khâu thuộc quá trình quản trị. Quản trị là một hoạt động rất đa dạng, liên quan đến nhiều ngành khoa học - tổ chức, kinh tế học, tâm lý học, toán học, kỹ thuật – công nghệ, … Điều đó có nghĩa khoa học trong quản trị được tiếp cận từ nhiều lĩnh vực, nhiều ngành khoa học, thành tựu của nhiều ngành khoa học được sử dụng làm phương tiện để giải quyết vấn đề của quản trị.
b. Quản trị là nghệ thuật
Quản trị là một nghệ thuật, vì quá trình quản lý liên quan chặt chẽ đến con người, đến cá nhân và đến cộng đồng...Tâm lý học quản lý sẽ đi sâu nghiên cứu, nhằm giúp nhà quản trị có nghệ thuật tập hợp cấp dưới và đồng nghiệp, mọi người trong và ngoài doanh nghiệp (kể cả trong nước và nước ngoài), tạo ra sự phân công, hợp tác thích hợp, tối ưu giữa cá nhân, tập thể và các lực lượng xã hội nhằm thực hiện có kết quả
các quyết định đã vạch ra. Điều đó đòi hỏi nhà quản trị phải có vốn sống cần thiết, biết dung hoà các mối quan hệ giữa lợi ích chung trong mục đích tổng thể mà người quản lý đang hướng tới, với lợi ích cá nhân của từng tập thể trong cộng đồng, bao gồm cả lợi ích cá nhân của người quản lý. Vậy có thể thấy hai mặt khoa học và nghệ thuật quản trị liên quan chặt chẽ với nhau, cùng nhằm thực hiện được mục tiêu đề ra trong quản trị. Người nào chỉ nắm vững khoa học về quản trị chưa hẳn sẽ trở thành nhà quản trị thành công. Vì vậy, nhà quản trị cần phải trau dồi cho mình nhiều tài năng, phẩm chất thì khi đó mới ứng dụng được khoa học quản trị như một nghệ thuật. Khoa học về quản trị ngày càng tiến triển và hoàn thiện sẽ tạo cơ sở tốt hơn cho nâng cao trình độ và hiệu quả của nghệ thuật quản trị, do vậy khoa học và nghệ thuật quản trị đều rất cần cho mọi nhà quản trị.
c. Quản trị là một nghề
Là một chức năng đặc biệt được hình thành từ sự phân công chuyên môn hoá lao động xã hội, hoạt động quản trị phải do một số người được đào tạo, có kinh nghiệm và làm việc chuyên nghiệp thực hiện. Người làm quản trị cần có các tố chất: Năng khiếu quản trị, khát vọng, ham muốn và ý chí làm giàu (làm giàu cho doanh nghiệp, cho đất nước, cho bản thân), có học vấn cơ bản, được đào tạo cơ bản về quản trị (từ thấp đến cao), tích luỹ kinh nghiệm, có tác phong năng động và thận trọng, có đầu óc đổi mới, có phương pháp ứng xử tốt, có phẩm chất đạo đức và nhân cách đúng mực,...
Cá nhân và nghề nghiệp của mỗi cá nhân
Mỗi ngưới có thể sẽ làm việc cho nhiều doanh nghiệp khác nhau trong suốt sự nghiệp của mình. Một số nhà quan sát tin rằng “sự nghiệp công việc” - trong đó các công ty tuyển dụng người lao động và cung cấp một mức lương với lợi ích tốt trong dài hạn đang biến mất.
Một điều rất đúng là các công việc sẽ không còn an toàn cho các nhà quản trị như cách họ đã từng làm. Hiện nay, sự thiếu hụt những tài năng quản trị đã dẫn đến sự chuyển hướng sang phát triển và duy trì người tốt. Mặc dù nhiều doanh nghiệp không còn “đảm bảo” công việc làm thường xuyên, các doanh nghiệp tập trung vào cung cấp những lợi ích nghề nghiệp dài hạn như đào tạo, chia sẻ lợi nhuận và một vài mức độ bảo mật để cải thiện hiệu suất doanh nghiệp. Lòng trung thành của nhân viên và sự cam kết vẫn còn quan trọng; họ nâng cao tinh thần đồng đội, trong khi thuê ngoài và thuê lao động tạm thời không tạo ra dịch vụ và chất lượng ở mức độ cao nhằm thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng. Các doanh nghiệp cung cấp “việc làm” cho những người lao động, trong các hình thức đào tạo và các kinh nghiệm học hỏi khác trong khi đó những người lao động hoàn thành các trách nhiệm quan trọng hơn, có xu hướng thành công hơn. Theo quan điểm truyền thống, sự nghiệp nghề nghiệp của mỗi người
thường được phát triển thông qua một hệ thống phân cấp trong một bộ phận chức năng cụ thể hoặc nhờ vào tính kỷ luật. Khi đó, sự tiến bộ nghề nghiệp có nhiều khả năng di chuyển lên ở phạm vi toàn bộ tổ chức (phát triển theo chiều dọc). Còn theo quan điểm một số người ủng hộ con đường sự nghiệp theo chiều ngang, truyền thống trong phạm vi các chức năng duy nhất và con đường sự nghiệp di chuyển theo hướng hiện tại bao gồm di chuyển sang một bên cung cấp kinh nghiệm chung hơn và đòi hỏi nhiều kỹ năng tổng quát hơn. Cho dù với kinh nghiệm và lợi ích hiện tại, cần giả định rằng sẽ phải trở thành một người có khả năng tổng hợp tốt hơn và có khả năng xem xét và quản lý từ một học sinh nội trú, chiến lược cũng như việc chia sẻ quan điểm chung.
Mỗi cá nhân nên làm gì để tạo cho mình một sự nghiệp thành công, hài lòng? Và họ được tư vấn là hãy trở thành một người vừa là chuyên gia và vừa là người tổng hợp, để được tự chủ và kết nối, để được chủ động quản lý các mối quan hệ với doanh nghiệp, và để nhận thức được một cách đầy đủ về những gì là cần thiết để không chỉ tồn tại mà còn để phát triển mạnh, theo cách nói ngày nay.
Vừa là một chuyên gia vừa là một nhà tổng hợp
Nếu mỗi cá nhân nghĩ sự nghiệp nghề nghiệp của mình sẽ như là một chuyên gia, thì hãy cần nghĩ lại. Nhà quản trị được nhận diện ở từng bộ phận của doanh nghiệp. Có thể họ sẽ không muốn ở mãi mãi với công việc kỹ thuật mà không có trách nhiệm quản trị. Các kế toán viên thì được đề nghị thành trưởng bộ phận kế toán và người lãnh đạo nhóm dự án, đại diện bộ phận bán hàng trở thành nhà quản trị bán hàng, nhà văn trở thành biên tập viên, y tá trở thành giám đốc điều dưỡng. Khi trách nhiệm của công việc tăng lên, cũng là lúc phải đối phó với nhiều người hơn, hiểu rõ hơn về các khía cạnh khác của doanh nghiệp, và phải đưa ra những quyết định lớn hơn và phức tạp hơn. Như vậy chỉ bằng cách, ngay từ bây giờ hãy bắt đầu bằng việc học những thách